問合せメールの例文6選！書くべき項目と4つの注意点も解説

「問合せのメールの例文を知りたい」「適切な問合せメールを作成して疑問を解消したい」初めて問合せのためにメールを打つことになった人や企業への問合せメールで営業をかけたいと思っている人は、このような悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか？

問い合わせメールを作成する際にポイントを押さえなければ、「自分が求めてたことと違う回答がきた」と求めている情報を得られず、やり取りが煩雑になり解決に時間がかかる可能性があります。

そこで本記事では、実際に使える問合せメールの例文と書き方、ポイントについて解説していきます。ビジネスシーンではメールひとつのミスによって信用を大きく失いかねません。ぜひ、この記事を参考にしてみてください。

問合せメールに書くべき6つの項目

ビジネスの上で、問合せメールで書くべき項目はいくつかあります。まず始めに、この章では、その中でも代表とされる６つの項目を解説します。

・件名
・宛名・挨拶
・名乗り

• 件名
• 宛名・挨拶・名乗り
• メインの質問
• 質問の詳細
• 結び
• 署名

件名

メールの件名は、見て内容が分かるように書きましょう。ビジネスパーソンは業務の中で、毎日多くのメールを受信し、確認を行っています。件名がわかりにくいことで、重要な問い合わせが見落とされ、対応が遅れる場合があります。また問い合わせだと気づかれず、メールを開かないまま削除される可能性もあります。

相手が一目で内容を理解できる件名であれば、読むべき内容かどうかを素早く把握でき、業務効率アップにつながります。件名は、受信ボックスに並べられている段階で、読み手が宛名や要点を把握できるように設定しましょう。たとえば「製品Xの○○の不具合について質問」「来週○月○日の会議日程についての問合せ」のように、要点を明示することで相手にとっても分かりやすくなります。

宛名・挨拶・名乗り

ビジネスメールの書き出しの基本的な構成は、宛名・挨拶・名乗りの順番です。問い合わせメールを書く際も、上記の情報をすべて入れるようにしましょう。

また、時候の挨拶は省略しても問題ありません。できるだけ簡潔かつ丁寧に記述しましょう。例えば「宛名」としてメールの宛先人の名前を記載した後に「お世話になっております、〇〇株式会社の□□です。」とすることが一般的です。宛名・挨拶・名乗りを含めることで、相手が誰からのメールかをすぐに把握でき、信頼性が高まります。

メインの質問

メール本文には、中核となるメインの質問をシンプルに書きましょう。曖昧な質問をしてしまうと「自分が求めてたことと違う回答がきた」となる恐れがあります。質問をするときは、具体的に質問内容を決めることで相手に伝わりやすく、的確な回答を得ることができます。

以下は具体的な例です。

• 製品Aの新バージョンについて質問です。
• 先日注文させていただいた○○商品について3つ質問があります。
• 今月の売上報告の○○の部分について2点質問があります。

複数の質問がある場合は、メインの質問の後に箇条書きでリスト化することで、相手にとって明確で回答しやすいメールになるため、工夫しましょう。

質問の詳細

質問の詳細は、メインの質問を補足し、その背景や理由を説明する部分です。相手になぜその質問をする必要があるのか、その背後にある情報を提供しましょう。

以下は具体例です。

• 製品Xの新バージョンについて質問です。現行のバージョンで○○の問題が発生し、○○の使用が制限されています。この問題の原因を教えていただけますか？

• ○○サービスに関して2点質問があります。
  • 一点目：導入段階でのセキュリティ認証方法についての詳細を教えていただきたいです。
  • 二点目：○○リンクが24時間経過してしまい、リンクが切れました。再度リンクを確立できる方法はありますか？

このように質問の背景や目的を伝えることで、相手はより適切な回答を提供しやすくなります。また、回答期日の設定も、スケジュール調整に役立ちます。

結び

結びは、メールの締めくくりにあたります。相手に対する礼儀正しい表現が求められます。結びの部分では、相手に配慮する言葉を添え、回答をお願いする言葉で締めましょう。

一般的な結びの表現は以下です。

• お手数をおかけしますが、ご教示いただければ幸いです。
• ご検討のほど、お願い申し上げます。
• お忙しいところお手数をおかけしますが、ご回答のほどよろしくお願いいたします。

署名

最後に署名を記載しましょう。メールの署名は、差出人の情報を明示し「このメールは、私自らが作成したものです」ということを示す証拠です。

メールに署名が入っていることで、すぐに回答をしたいときに、電話番号やメールアドレスを探さずに済みます。一般的にビジネスメールの署名には、氏名、所属組織名、連絡先情報（電話番号、メールアドレス）、役職を記載します。わずか数行の記述ではありますが、署名を入れて相手に配慮した問合せメールを作成しましょう。

問合せメールの例文6選

ここでは、問い合わせメールの例文を6つのシーン別に紹介します。初めて問合せのためにメールを打つことになった人や、企業への問合せメールで営業をかけたい人などはぜひ参考にしてみてください。

• 社外に商品価格の問合せする場合の例文
• 社外への追加納品が可能か問い合わせる例文
• 就活の際の問合せメールの例文
• 上司へ打ち合わせの詳細を問い合わせる例文
• 問合せメールへの返信の例文
• 問い合わせ対応メールへのお礼メールの例文

社外に商品価格の問合せする場合の例文

社外への追加納品が可能か問い合わせる例文

就活の際の問合せメールの例文

上司へ打ち合わせの詳細を問い合わせる例文

問合せメールへの返信の例文

問合せ回答メールへのお礼メールの例文

問合せメールを作成する際の4つのポイント

問い合わせメールを作成する際は、以下の4つのポイントを押さえましょう。

• 聞きたいことを明確に記載する
• 必要に応じて質問した経緯を記載する
• 返答の期日を伝える
• 相手の状況に配慮した言葉を添える

聞きたいことを明確に記載する

問い合わせメールを作成するときは、聞きたいことを明確に記載することがポイントです。回りくどい表現や曖昧な言い回しでは、内容を解読するのに時間がとられてしまい、メールのラリーも増えてしまいます。

例えば、複数質問がある場合は箇条書きで記載します。また、関連する情報があれば資料を添付することで、相手が全体の文脈を理解しやすくなります。相手がメールを開いてすぐに内容を把握できるようにすることが重要です。

必要に応じて質問した経緯を記載する

問合せメールを作成するポイントとして、質問の背景や経緯を記載することも大切です。相手に何故その質問をする必要があるのかを説明することで、質問の意図が明確になり、より適切な回答を得ることができます。

また、質問した経緯を記載することは、相手が問い合わせの文脈を理解しやすくするだけでなく、信頼関係を築く基盤ともなります。例えば、新しいプロジェクトに関する質問をする場合、プロジェクトの背景や目的、関連する課題などを説明することで、相手は具体的なアドバイスや情報を提供できるでしょう。

確認事項や疑問点を抱えた際には、質問の背景をしっかりと説明し、相手とのコミュニケーションを深めてみてください。

返答の期日を伝える

問合せメールを書く際は、返答の期日を伝えましょう。返答期日を伝えることで、双方のスケジュールを調整しやすくし、円滑なコミュニケーションを実現します。

企業の状況は常に変化するため、繁忙期や予期せぬ問題によって返答が遅れることもあります。この点を考慮し、柔軟性を持って相手に伝えることが大切です。特に緊急な場合は、具体的な日時だけでなく、状況に応じて「できるだけ早急に」「○日以内に」などの表現を使うことで、相手に緊急性などを伝えやすくなります。

相手の状況に配慮した言葉を添える

問合せメールを作成する上で、相手の状況に配慮した言葉を添えることもポイントです。相手が忙しい場合や特別な事情を抱えている場合、配慮のある表現を使うことで、相手との信頼関係を構築しやすくなります。

たとえば、相手が繁忙期であれば、「お忙しいところ恐縮ですが」「お手数おかけいたしますしますが」といったクッション言葉が有用です。相手の負担を理解し、感謝の意を示します。

相手の立場や状況を尊重する言葉遣いは、円滑なコミュニケーションを確保し、良好なビジネス関係を築く上で欠かせません。ただ質問するのではなく、相手の立場に立って考え、相手の状況に配慮した言葉を添えましょう。

まとめ

この記事では、実際に使える問合せメールの例文とその書き方やポイントについて、網羅的に解説しました。

問合せメールを作成する際は、件名や宛名、具体的な質問内容や背景の説明、そして返答期日の設定をすることで、円滑に意思疎通を図ることができます。また、ビジネス関係を築く上では、相手の立場や状況を考慮した言葉を用いることで信頼関係を築くこともできます。

問い合わせメールの作成にお悩みの方は、ぜひこの記事を参考にして、スムーズなコミュニケーションを実現してください。