テレワークでの業務報告メールの例文3選｜書く際の4つの注意点も解説

「テレワークの際の業務報告をしたい」「テレワークで問題なくコミュニケーションを取りたい」このような悩みを抱える人は多いのではないでしょうか？

テレワークという働き方は、従来のオフィス勤務と異なり、自分がどのように業務を遂行しているかが相手に見えにくい性質を持っています。そのため、テレワーク時には適切な業務報告メールを通じて、自身の業務状況や成果を明確に伝えることが重要です。

この記事では、テレワークでの業務報告メールに書くべき基本事項や例文、注意点を解説します。これを読めば、テレワークをしていることを周りに伝えるメールの例文を知ることができたり、メールを送る際のマナーについても網羅できます。ぜひ、参考にしてください。

【社内向け】テレワークでの業務報告メールに書くべき内容

まずはじめに、テレワークでの業務報告メールに書くべき内容を解説します。主に、以下４つのポイントを押さえましょう。

• 勤務開始・勤務終了の報告
• 本日行う業務内容や目標の報告
• 本日行った業務の内容や成果の報告
• 翌日の予定や目標の報告

注意点としては、上記４つの内容を一つのメールにまとめるのではなく、状況に合わせて情報を過不足なく伝えましょう。例えば、勤務開始を伝えるメールを送る場合、今日の目標や行う業務内容を一緒に書いて伝えることで相手に理解されやすくなります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

勤務開始・勤務終了の報告

テレワークでの業務報告メールにおいて、勤務開始と勤務終了の報告は基本です。これによってテレワーク業務をしていることを外部に知らせ、直接見ていなくてもチーム内のコミュニケーションを円滑にすることができます。

また、勤務終了時には、連絡が取れない時間帯も明示しましょう。これによって、他のチームメンバーは緊急の連絡を避けたり、スケジュール調整を効果的に行うことができます。このような報告を怠らないことで、チーム全体の業務がテレワークでも円滑に進行し、業務の透明性が高まります。

本日行う業務内容や目標の報告

テレワークでの業務報告メールにおいて、本日行う業務内容と一緒に目標を報告することは欠かせません。報告がないと「誰が今どの業務をしているのだろう」と、進捗が分かりにくく、タスクの重複や誤解が生じる可能性が高まります。

しかし、単に業務内容を報告するだけでなく、その業務の目標も併せて伝えることで、チーム全体が共通の目標に向かって協力し、優先順位をつけることができます。報告メールには業務内容と目標を含めるようにし、チーム内の透明性を高めるようにしましょう。

本日行った業務の内容や成果の報告

テレワークでの業務報告メールを書く際は、本日行った業務内容とその成果を報告しましょう。他のメンバーや上司に自身の貢献や業務進捗を明示し、プロジェクト全体の透明性を高めることができます。

何に取り組んでいたのかを共有することで、必要な場合はサポートしてもらう機会を作ることもできるでしょう。また、具体的な成果を挙げることで、直接見ていなくとも貢献度の評価に繋げることができたり、課題があればフィードバックを提供できます。したがって、本日行った業務の詳細と成果を的確に報告することは、テレワーク環境でも不可欠な要素と言えます。

翌日の予定や目標の報告

業務報告メールにおいて、翌日の予定や目標を報告することは、テレワーク環境において大切です。次の日になって「今日はまず何をしよう」と、業務計画を考えてしまうと業務開始が遅くなるだけでなく、業務効率も低下する恐れがあります。

翌日の予定を共有し目標を報告しておくことで、タスクの優先順位を考慮し、すぐに業務にあたることができます。とくにテレワークでは、翌日の予定や目標を報告する習慣をつけることで、スムーズな業務開始とタスクの効率化を実現できるでしょう。

テレワークでの業務報告メールの3つの例文

この章では、テレワークでの業務報告メールで実際に使える３つの例文を紹介します。

• 勤務開始を伝えるメールの例文
• 勤務終了を伝えるメールの例文
• 具体的な成果を伝えるメールの例文

勤務開始を伝えるメールの例文

勤務開始を伝える場合は、併せて「業務の予定」も記載しましょう。以下は、勤務開始を伝える場合のメール例文です。

勤務終了を伝えるメールの例文

勤務終了を伝えるメールと併せて、「行った業務」「翌日以降に持ち越す業務」を報告しましょう。下記は、業務終了の場合に伝える例文です。

具体的な成果を伝えるメールの例文

具体的な成果を含めた業務報告をする際は以下のメール例文を参考にしてください。

テレワークで業務報告をおこなう場合の4つの注意点

この章では、テレワークで勤怠連絡をメールする際に注意すべき点を解説します。注意すべき点は、主に以下の４つです。

• 件名で内容を分かりやすく伝える
• 毎日の報告はシンプルに行う
• 箇条書きなどを使って分かりやすく書く
• できるだけ数字を使って具体的に書く

件名で内容を分かりやすく伝える

件名で内容を分かりやすく伝えましょう。メールの件名は、受信者が一目で内容を理解できるよう工夫する必要があります。メールの内容が読み取れない件名だと、受信者に後回しにされたり、見てもらえない可能性があります。

例えば、「○月○日の業務報告」と具体的な件名を記載することで、何についてのメールなのかが一目で分かり、受信者の興味を引くことができます。

毎日の報告はシンプルに行う

毎日の業務報告はシンプルにまとめることが大切です。特に、業務開始や終了の報告は定型的な内容でも問題はありません。

冗長な表現を省き、必要な情報を簡潔にまとめましょう。報告内容が簡明であれば、受信者もスムーズに理解しやすく、迅速な対応が期待できます。

箇条書きなどを使って分かりやすく書く

業務報告の内容を分かりやすく伝えるために、箇条書きなどを使って分かりやすく書くように注意しましょう。情報が整理されていないと、要点を見逃しやすくなりますし、読み手に伝わりづらくなります。

箇条書きにすることで、メールの構造が整い、視覚的に迷わずメールの内容を理解できます。多くのメンバーのメールに目を通さなければならない上司や同僚の負担を軽減するためにも、長文や遠回しな表現は避けて簡潔にまとめましょう。

できるだけ数字を使って具体的に書く

業務報告メールでは、具体的な数字やデータを活用することも欠かせません。とくにテレワークでは、日々の業務内容が直接上司に伝わりにくく、評価が難しい場合があります。

達成したタスクの数、プロジェクトの進捗率、成果物の数値データなどを報告に含めることで、受信者は勤務状況を数値で判断することが可能です。定量的な表現を交えることは、報告の信頼性も高まるため、積極的に取り入れましょう。

テレワークを導入する旨を伝えるメールの例文

最後に、テレワークを導入することを社外に伝えるメールの例文を紹介します。業種や業務内容により異なりますが、テレワークは通常のオフィス勤務に比べて、柔軟性やスピードに欠ける恐れもあります。

テレワークが始まることで、クライアントへの対応方法に変化が生じることも考えられます。働き方が変わってもクライアントとの円滑な関係を維持するために、要点を押さえたメールの作成をできるようにしましょう。

以下は、テレワークを導入する旨を伝えるメールの例文です。

まとめ

テレワークにおいて、業務報告やコミュニケーションは重要な要素です。

この記事では、テレワークでの業務報告メールの基本事項や具体的な例文、注意点を詳しく解説しました。これを参考にすることで、テレワーク中に自身の業務状況や成果をクリアに伝え、円滑な業務遂行を実現できるでしょう。

テレワークを導入し、周りにその成果や進捗を適切に伝えるスキルを磨くことは、現代のビジネス環境でますます重要です。ぜひ、この情報を活用し、テレワークにおいても効果的なコミュニケーションを築いてください。