【状況別】仕事を休むメールの例文5選！作成する際のポイントも解説

「社会人になってはじめて仕事を休むことになったが、メール連絡の方法が分からない」「そもそもメールで連絡していいものなのだろうか？」「適切な欠勤メールを作成して、上司を納得させたい」

など、どのように欠勤の連絡をすればいいか分からないという人も多いのではないでしょうか？

特に社会人になってはじめて会社を休むことになった人は、ビジネスマナーに違反しないか不安に感じるものです。そこで今回は、仕事を休む際に送るメールの書き方を解説します。状況別の例文を5つと、メール作成のポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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仕事を休む際にどうやって連絡すればいい？

体調不良やトラブルなどによって、急に会社を休まなければならなくなった際に悩むのが連絡方法です。以前は電話連絡が社会人としての常識でした。しかし現在ではメールやLINE、チャットツールなどさまざまな連絡手段があります。社会人として、どのように連絡するのが正しいのでしょうか？

以下に、電話とメールの使い分けについて解説していきましょう。

電話で連絡する場合

会社を休むときには、原則、電話で連絡します。メールやSNS、チャットのほうが素早く連絡でき、心理的な負担は少ないでしょう。ただし、よほどのことがない限り、電話連絡をするのがビジネスマナーです。

テキストメッセージは相手がチェックできなかったり、状況を正確に把握できない場合があります。電話であれば、上司や同僚に深刻度や緊急度を正確に伝えられるでしょう。

連絡するタイミングは始業前が基本です。また連絡先は通常は直属の上司です。始業後に連絡すると仮病を疑われるケースもあるので、業務開始の10〜15分前に電話しましょう。もし、上司が出勤前の場合には同僚に伝言を頼みます。

引き継ぎや急ぎの伝達がある場合には、担当の人に直接口頭で伝えるか、「後で詳細を伝えます」として、メールやチャットで連絡すれば、ミスコミュニケーションを防げるでしょう。

メールで連絡する場合

状況によっては、メールで連絡するケースもあります。例えば、体調不良で声が出せない場合や、事故に遭った場合などは、メールやチャットなどで連絡しても構いません。

また、当日の朝に身内に不幸があった場合などは、電話をしている暇や余裕がないかもしれません。その際には、メールやチャットで連絡し、落ち着いたタイミングで電話するのでもいいでしょう。

また体調不良が長く続く場合は、2日目以降はメールで連絡しても、マナー上問題ありません。毎日電話していると、取り次ぐほうも大変なので、臨機応変に対応しましょう。

職場によっては、欠勤連絡をメールなどで行うようにルール化されている場合もあります。そうしたケースでは、社内ルールに則って、メール・チャット・グループウェアなどを使いましょう。

取引先に休む連絡をする場合は電話とメールを併用する

欠勤する日に取引先とアポイントが入っている場合には、電話とメールを併用します。まずは、メールで詳細を連絡します。欠勤するためアポイントの日時を変更してほしい点と謝罪の言葉を記載しましょう。

メールを送った後に、取引先の担当者に電話連絡します。個人携帯が分かる場合には、携帯電話に連絡し、分からない場合には会社に連絡します。担当者が不在の場合には、必ず伝言を頼みましょう。

相手がメールや着信、伝言を確認したら、通常は先方からメールなどで連絡が入ります。しばらくしてもリアクションがない場合、意思疎通がうまくいっていない可能性があるので、再度電話連絡するのがよいでしょう。

「電話したからOK」「メールしたからOK」ではなく、相手がしっかりと状況を把握し、了解したことを確認することが重要です。

仕事を休むメールを作成する際に入れるべき項目

欠勤連絡は原則的には電話ですが、どうしてもメールでしか連絡できない場合や正確な情報を伝達するためにメールを送るケースもあります。また前述の通り、取引先や外部の関係者には「電話＋メール」という方法で連絡します。

不十分なメール内容だと、たとえ体調不良だとしても、上司やクライアントからの評価が下がる可能性もあります。そのため欠勤メールには、抜け漏れなく十分な情報を盛り込みましょう。基本的には、下記の項目を満たしていれば問題ないでしょう。

• 件名は「休む」ということが一目で分かるようにする
• 件名に「所属・名前」を入れる
• 「欠勤理由」を明確に記載する
• 明日以降、「出勤できるかどうか」を伝える
• 引き継ぎがある場合、「業務内容や注意点」を記載する
• 欠勤に対する「お詫びの言葉」を添える
• 通常のメール同様、末尾に「署名（所属・名前・連絡先）」を入れる

なお、アポイントがある取引先に対するメールの場合には、次の項目が必須です。

• 件名は「日程変更のお願い」といった文言を入れる
• 急遽キャンセルせざるを得なくなった「理由」を詳細に書く
• 「代替日」の目安を伝える（もしくは後日連絡する旨を記載）
• 「お詫びの言葉」を添える
• 通常のメール同様、末尾に「署名（社名・所属・名前・連絡先）」を入れる

仕事を休むメールの例文5選

ここでは具体的なシーンを想定して、5つの例文を紹介します。特に、はじめて会社を休むことになった社会人の方はぜひ参考にしてください。

• 体調不良で休む場合の例文
• 身内の不幸で休む場合の例文
• 家庭の事情で休む場合の例文
• 事故により仕事を休む場合の例文
• 取引先へ欠勤の連絡をする場合の例文

体調不良で休む場合の例文

h3：身内の不幸で休む場合の例文

家庭の事情で休む場合の例文

事故により仕事を休む場合の例文

取引先へ欠勤の連絡をする場合の例文

欠勤メールを作成する際に注意すべきポイント6選

欠勤メールを作成するときには、ビジネスマナーを守る必要があります。急用などで休むこと自体は仕方のないことですが、メールが不適切だと周りに迷惑をかけたり、不興を買う可能性もあります。社会人として押さえておくべきポイントは次の6つです。

• なるべく早く連絡をする
• 件名で内容が分かるように書く
• 電話できなかった理由もメールに記載する
• 敬語の使い方に注意する
• 復帰のめどについても記載する
• 業務上で引き継ぐ内容があれば伝える

なるべく早く連絡をする

休むことが決まったらなるべく早くメールを送りましょう。始業間際や始業後だと、受信者は忙しくてメールを見られない可能性があります。また、上司や同僚がその日の業務の計画を組み直さないといけないケースも出てきます。

メールは朝早くても前夜でも構いません。最低限、始業1時間前には送信しましょう。迅速であればあるほど、上司や同僚は業務の調整がしやすくなります。

納期が迫っている急ぎの案件がある場合も、再調整や代替策の検討の猶予が生まれるため、トラブル回避にもつながるのです。

件名で内容が分かるように書く

件名は「欠勤すること」が一目で分かるように工夫しましょう。例文で示したように、「〇〇のため本日お休みいたします（〇〇部〇〇〇〇）」と記載すれば、読み手は一目瞭然です。

逆に、本文が曖昧であったり件名がブランクの場合には、上司や同僚がメールを開封しない可能性もあります。その場合には、チーム全員に迷惑がかかることもあるでしょう。なにより、しっかりと連絡ができない人として評価が下がる懸念もあります。

件名と本文は、明瞭かつ簡潔に記すことを意識しましょう。

電話できなかった理由もメールに記載する

先述したように欠勤の連絡は、原則的には電話で行うべきです。ただし状況によっては電話できないということもあります。その際には、電話ができなかった理由をメールに記載しましょう。

例えば、「事故に遭って病院で診察を受けている」「身内が入院して、電話をかけられる状況ではなかった」など、事情を丁寧に説明すれば信頼関係にヒビが入らずに済むでしょう。

敬語の使い方に注意する

上司にメールを送る場合は正しい敬語を使いましょう。

＜正しい敬語＞

• 休ませていただきます
• 休暇を取得させていただきます

＜間違った敬語＞

• お休みさせていただきます
• お休みをいただきます

※「休む」のは自分なので、尊敬語の「お」を頭には付けるのは誤り

復帰のめどについても記載する

欠勤メールでは本日休むこと以外に、いつ復帰できるかの「めど」を記載しておきましょう。

上司や同僚が復帰のめどを把握できれば、業務の調整や人員の調整がスムーズに行えます。クライアントや関係者に状況共有する際にも親切でしょう。

ただし状況が不明確な場合は「明日は必ず出勤する」などと明言せず、ある程度柔軟性を持たせた日程を伝えることも重要です。先が見通せない場合は、出勤できそうな日が判明次第改めて連絡すると伝えましょう。

業務上で引き継ぐ内容があれば伝える

欠勤中に対応しなければならない業務がある場合には、上司と同僚に共有しましょう。具体的に伝えるべき内容は次の通りです。

• 業務内容
• 進捗状況
• 引き継ぎ先の担当者（社内）
• 社外の担当者（連絡先含む）
• 重要度・緊急度
• 資料の保存場所

自分が不在の間にトラブルが起きたり、代わりの担当者では判断がつかない事案も発生するでしょう。そうしたケースを想定し、自分の緊急連絡先を共有したり、いつ・どの時間帯ならば連絡がつくかも伝達しておきましょう。

まとめ

働く上では欠勤が避けられない場面もあります。自分の体調不良だけでなく、家族の病気や予期せぬトラブルに巻き込まれるケースもあります。

休む際には、なるべく早く電話で欠勤の連絡をするのがビジネスマナーです。ただし、状況によってはメールで連絡したり、メールと電話を併用することもあるでしょう。また、組織によっては、勤怠の連絡はLINEやチャットで行うところもあります。

いずれにしても、素早く正確に連絡し、上司や同僚、取引先の関係者に迷惑をかけないことが重要です。正確な連絡ができれば、業務にスムーズに復帰できます。

メールで連絡するときには、ここで紹介した例文を参考にしつつ、文面を作成してみてください。