フィードバックメールの例文3選｜書き方の4つのポイントも解説

「部下へのフィードバックメールをどのように書けばいいのかわからない」「例文を参考にフィードバックメールを作成したい」「適切にフィードバックをして部下のやる気やパフォーマンスを向上させたい」

と考えている管理職の方は多いのではないでしょうか？

フィードバックメールは上司が部下に送るケースもあれば、メンバー同士でフィードバックし合うケースもあります。フィードバックメールにはポジティブな内容もあればネガティブな内容もあるので、適切に作成しないと相手を不快にさせたりやる気を減退させたりする可能性があります。

そこで今回ははじめてフィードバックメールを送ることになった上司や会社員に向けて、書き方の4つのポイントを解説します。あわせて、フィードバックメールの種類や例文3選なども紹介するので、ぜひ業務に生かしてください。

フィードバックメールの目的とは

ビジネスシーンでは、上司が部下を評価したり指摘する「フィードバック（略してFB）」がよく行われます。またチームのメンバー同士でフィードバックし合うこともあります。

通常は対面で行われるフィードバックですが、状況によってはメールで行われるケースもあります。

例えばリモートワークを導入している組織や拠点が離れている組織、他部署の同僚にフィードバックを行うケースなどです。また多忙でまとまった時間が取れない場合にもメールでフィードバックを行うことがあります。

そもそもなぜフィードバックを行う必要があるのでしょうか？　主な目的を3つ紹介して解説していきましょう。

• 商品やプロジェクトのブラッシュアップのため
• 人材育成のため
• パフォーマンス向上のため

商品やプロジェクトのブラッシュアップのため

フィードバックを活用することで、商品開発に生かしたり、プロジェクトの成功確率を高められます。

例えば開発途中の商品やサービスに対して、上司や別部署の社員が客観的なコメントを与えることで、適切な改良が可能になります。フィードバックによって、開発側が予期してなかった問題や捉え損ねていたニーズをリリース前に把握できるのです。

またプロジェクトの立ち上げ段階や企画書の作成段階での上司からのアドバイスや修正点の指摘は、プロジェクト全体の精度向上に役立ちます。初期段階で大局的な視点で物事を捉えられる上司にレビューしてもらい、フィードバックを受けることはプロジェクトを軌道に乗せるために不可欠です。

人材育成のため

人材育成を目的としたフィードバックメールもあります。通常、フィードバックメールは上司から部下に送られます。これは、経験や実績がある人材のほうが、より客観的で的確な評価や意見が言えるためです。

例えばある業務で思うような成果が出ていない部下に対しては、労いの言葉を伝えた後に、「問題点」「改善策」などを伝えます。受け取った部下は、上司からのフィードバックをもとに、やり方や考え方を修正します。そうすることで少しずつ成長を遂げていくのです。

また具体的な手法だけでなく、モチベーション向上のためのフィードバックメールもあります。部下がやる気をなくしていたり、不安を感じているときにフィードバックメールを送ることで、部下は安心して業務にのぞめるようになるのです。

上司から気にかけてもらっていると感じた部下は会社や仕事に対するエンゲージメントが高まります。その結果、離職率や休職率が下がり、長期的な視点で人材育成ができるようになります。

パフォーマンス向上のため

メンバーのパフォーマンス向上のためにもフィードバックメールはかかせません。フィードバックメールは怒ったり褒めたりすることが目的なのではなく、改善を通して、成長を促すことが目的なのです。

個人が成長することはチーム全体の成長にもつながります。上司もマネジメントスキルの向上を図れます。結果として会社全体のパフォーマンスも上がることが期待できるのです。

フィードバックメールの3つの種類

業務で送る実際のフィードバックメールは次の3つに大別できます。部下やチームのメンバーに送る際には、この3つを使い分けましょう。

• ポジティブなフィードバックメール
• ネガティブなフィードバックメール
• ポジティブ・ネガティブの両方の要素があるメール

ポジティブなフィードバックメール

ポジティブなフィードバックメールとは、相手（部下・同僚など）を褒めたり、感謝したり、労ったりする文面のメールです。

例えば、提出物がクライアントから評価された際などに、「〇〇さんのおかげでクライアントに喜ばれた」と伝えれば部下や同僚は喜びモチベーションも上がるでしょう。

また部下や同僚に依頼していた作業が予想以上にレベルが高かった場合、「〇〇さんの作業した▲▲のやり方が従来の方法よりも効率的だったので、次回からはチーム全体で採用する」と伝えれば、チーム全体の業務効率アップにもつながります。

ネガティブなフィードバックメール

ネガティブなフィードバックメールでは、注意点や修正点などを伝えます。ビジネスシーンではほとんどの場合、怒ったり、不満を表明するメールは送りません。そのようなメールを送っても、部下や同僚のやる気を削ぐだけです。感情的なネガティブメールはチーム全体の雰囲気も悪くなるので、生産性にも悪影響を与えます。

一方で、注意点や修正点を客観的に伝えて、相手に改善を促すフィードバックメールは、部下や同僚の今後の成長につなげられるものです。受け取った側は、必ずしもいい気はしないかもしれませんが、改善のためには有益なフィードバックになります。

また経験の浅い新入社員や若手社員は、業務の基本的なやり方やビジネスマナーが間違っている可能性もあります。フィードバックせずに、そのままにすると本人の成長につながらないばかりか、チームメンバーや顧客に迷惑をかけてしまうリスクにもなり得ます。

上司側もできればネガティブなフィードバックはしたくないかもしれませんが、若手社員のことを尊重しながら成長を促すフィードバックメールを送ることは、長期的な視点で考えれば意義のあることです。

ポジティブ・ネガティブの両方の要素があるメール

ビジネスシーンで送るほとんどのフィードバックは、ポジティブとネガティブの2つの要素を内包しています。

フィードバックの目的は、商品の品質を高めたり、成長を促したり、パフォーマンスを向上させるためです。当然、良い指摘もあれば悪い指摘もあります。良い指摘によって相手のやる気を引き出し、悪い指摘で課題点を明確化して、次につなげます。

どのような社員でも強みと弱みがあるので、上司は部下の強みを伸ばし、弱みを克服するようなフィードバックメールを送るべきでしょう。

フィードバックメールの書き方の4つのポイント

部下や同僚と良好な関係性を維持しながら、相手のやる気やパフォーマンスを向上させるには、次の4つのポイントを守る必要があります。

• 前半でポジティブなフィードバックを行う
• 修正したい点は後半に記載する
• 修正したい理由を丁寧かつ明確に記載する
• 相手に配慮を忘れない

前半でポジティブなフィードバックを行う

フィードバックメールでは、前半部分でポジティブな内容を記載します。

例えば納品物の良い点に触れて、「〇〇の部分について正確に対応してくれてありがとうございます」「〇〇の視点は▲▲さんならではで、とても参考になりました」など、相手を立てるコメントを入れるのが重要です。そうすることで、後段のネガティブなフィードバックに続けやすくなります。

ただし、通常のフィードバックメールは部下や同僚に対して、修正をお願いしたり、改善を促すものです。つまりメールの後段にはネガティブな内容を含むものになります。前半部分で、あまりにも長々とポジティブな内容を続けると、後半の内容が相手に伝わりません。

そのため、前半部分は要点のみを簡潔に伝えましょう。

修正したい点は後半に記載する

相手に修正をお願いする部分は、メールの後半に記載します。相手にとっては、ネガティブな内容になります。時間をかけて納品したものに対して、修正をお願いされて良い気分になる人はいないでしょう。多くの場合、気が重くなったり、人によっては気分を害することもあります。

メールの前半でポジティブな内容を記載するのは、こうしたマイナス面を和らげる効果があります。「良い部分が多いけれど、ここだけは修正してください」と伝えれば、相手も応じてくれるはずです。部下も腐らずに、上司や先輩からの親切な指摘として前向きに受け取ってくれるでしょう。

修正したい理由を丁寧かつ明確に記載する

相手に修正をお願いしたい場合には、理由を丁寧かつ明確に記載しましょう。理由や背景をあいまいに書くと相手は納得しないものです。また修正箇所が分かりづらいと、そもそもその修正が必要なのか不審に思う可能性もあります。

相手に修正を依頼するときには、修正すべき合理的な理由や背景があることと、どこをどう修正すると改善するのかという点を明確に書き出します。

例えば、販促物の内容を大幅になおしてもらいたいときには、「クライアント主催のイベントが〇月〇日に変更になりました。イベント内容にも修正が入ったため、□月□日までに▲▲を反映させた内容に修正してください」と記述すれば部下は納得して修正作業にとりかかるでしょう。

逆に、理由を述べずに「▲▲に修正してください」と書くと、部下は「なぜ？」と疑問に感じ腑に落ちないまま作業にとりかかります。そうなると、修正案の質にも影響が出てくるでしょう。

相手に配慮を忘れない

部下と上司、またはチームメンバーとの関係性を壊さないためにも、相手への配慮を忘れないようにしましょう。

フィードバックが自分勝手だったり、自分のミスを隠して修正を依頼すると、相手は気分を害するでしょう。上司であっても部下に敬意を持って、修正をお願いしましょう。

また部下や同僚に仕事のやり方に対して改善を促す場合も、押しつけるのではなく、相手がなぜそのやり方でやっているのかを考える必要があります。その上で、修正したほうが良い場合には明確に指摘します。

部下なりに理由があって、不合理なやり方をしている場合には、しっかりとヒアリングして相手を納得させる作業も時には必要になるでしょう。

フィードバックメールの例文3選

ここでは業務ですぐに使えるフィードバックメールの例文を3つ紹介します。

• デザインのフィードバックメールの例文
• 企画書のフィードバックメールの例文
• プレゼンのフィードバックの例文

デザインのフィードバックメールの例文

企画書のフィードバックメールの例文

プレゼンのフィードバックの例文

まとめ

本記事でははじめてフィードバックメールを送ることになった人に向けて、目的や種類、ポイントなどを、例文を交えて解説しました。

フィードバックは、部下の成長を促したり、パフォーマンスを向上させるために必要な業務です。また商品開発やサービスの品質向上にも役立つため、管理職はとくメール作成のポイントや注意点を理解しておくべきでしょう。

さらに同僚同士でフィードバックしあうケースもあります。そのときにも、相手への敬意を忘れずに、ポジティブ・ネガティブ両方の内容を的確に伝える必要があります。

フィードバックメールによって個人が成長することは、チームや組織全体の成長にも寄与します。フィードバックメールを有効活用し、若手社員の育成やモチベーション向上につなげていきましょう。

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