組織やチームにおいて情報共有は欠かせないものですよね。
その理由は、情報共有が上手く行われているかどうかが組織やチームの生産性に影響するからです。とは言え、「なかなか情報共有が上手くできない」といった悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。
そこで一つの解決策となるのが、情報共有に特化した「情報共有ツール」です。
この記事では、より良い情報共有を実践するための情報共有ツールについて紹介し、併せて情報共有の際に陥りやすい問題点とツールを使った解決策もご紹介します。
さまざまな種類や機能を持つ情報共有ツール
情報共有ツールにはさまざまな種類や機能があります。
ドキュメント共有、タスク管理、日報などです。
それぞれのツールを使いこなすことで、円滑な情報共有が実現できます。
それぞれの特長を詳しく見てみましょう。
〇チャット（メッセンジャーツール）
チャットはその名の通りグループ内で自由に意見交換できるツールです。
その場にいない人に質問があれば、チャットツールを使って聞くことができます。
また、グループ内でその質問に答えられる人がいれば、誰でもレスポンスすることができます。
チャットの最大の魅力は、その場にいない人達と気軽に連携を取れることです。
チャットやメッセンジャーツールは、普段から使い慣れている方も多いので、簡単に導入できるのもメリットでしょう。
〇ドキュメント共有
日報やマニュアル、議事録などのドキュメントを作成・共有し、いつでも誰でも参照できる環境があれば便利です。
ドキュメントが自分だけでなく、あらゆるメンバーの目に触れることによって、さまざまな視点からのレビューがもらえ、より良い内容にアップデートしていけます。
例として日報の共有について考えましょう。
日報の共有
日報を書くことはチームの生産性においてとても重要な役割を持ちます。
日報には大きく分けて3つの役割があります。
1：作業の進行状況の記録
その日に何をどこまでやったのか記録することでメンバー内で作業を確認できます。
また、その日に何の作業をしたか正確に記録すると、過去を見返すことができ、タスクの中で何をやって、何をやっていないかが明確になります。
同時に、具体的にどの作業にどれくらい時間をかけたか記述することで、新たな発見が得られます。
2：見つかった課題の共有
その日の業務での課題を記録し、チームで共有することは生産性向上につながります。
課題に対してチームで解決に取り組んでいくことで、再び同じ困難に直面しても簡単に乗り越えられます。結果として無駄が省かれて生産性が上がります。
3：翌日の作業目標の設定
作業の進行状況と課題を記録した後、明日はどの程度作業を進めることができるか見積もり、記録します。そうすることで翌日また振り返り、もし予定通り実行できなかったらできない原因は何だったのか考えるキッカケが生まれます。
〇タスク管理
各々の作業状況をメンバーが確認できる環境を作ることで、各自の作業に責任感や連帯感が生まれます。
作業内容に対してあまりにも時間がかかりすぎていると評価を下げてしまうので、メンバーは効率的に作業に取り組むようになります。
また、作業に行き詰っているメンバーのヘルプに回ることもできますので、チーム全体としての生産性もも向上します。
〇ビデオ通話
ビデオ通話によるメリットは、その場にいない相手とでも具体的な情報共有が可能になることです。相手との時間さえ合えば、場所を問わず作業の進行状況などの詳細を伝えることも可能になり、細かな情報共有に向いています。
以上が情報共有ツールを使った情報共有の種類とその特徴やメリットですが、これらは情報共有ツールの一例であり全てを網羅していません。
組織やチームの持っている悩みを解決できる情報共有ツールを探して、検討してみるのもお勧めです。
ここまで簡単に情報共有ツールの紹介をしました。
それでは情報共有ツールは具体的にどのような場面で生じる問題点を解決してくれるのか、次にご紹介します。
情報共有の際に起こりうる問題点とツールを使った解決策
情報共有の際に陥りやすい問題点と情報共有ツールを使った解決策を以下にまとめました。
・情報の伝え漏れが起こりやすいという問題
多くの情報が飛び交う中で「言った」、「聞いていない」など情報の伝え漏れが起こり、何の情報を伝えているか、もしくは伝えていないのか情報が整理できなくなる場合があります。
その結果、チームが混乱するという問題が生まれます。
・解決策
伝えた情報を記録に残すことで伝えた内容が形として残ります。
情報共有ツールであれば、手軽にドキュメントを作成できるので、随時、記録として残しておけば情報の伝え漏れが防げます。
・情報の属人化問題
「ある情報を知っているのがAさんだけ」という状況では、緊急時などにAさんと連絡が取れないと対応できなくなってしまうため、チームとしての生産性が低下してしまいます。
・解決策
情報共有ツールでノウハウを簡単にマニュアル化できます。
特定の人に依存せずとも、業務の課題を解決することができるようにしましょう。
・タスク管理問題
チームの中で誰がどこまで進行しているかメンバー間で把握できていない場合、いちいち確認を取らなければならなくなり、手間がかかるという問題が生じる可能性があります。
・解決策
メンバー各々の作業内容を一つのシートにまとめて、自由に進捗を書き込めるシートを使いタスク管理をしましょう。一つのシートにまとめることでメンバーが情報を共有しやすくなります。
以上、情報共有をするうえで陥りやすい問題点と情報共有ツールを使った解決策の一例を紹介しました。ぜひ参考にしてみてください。
まとめ
情報共有ツールにはさまざまな特徴を持ったツールが存在します。それぞれのツールは場面に応じて多種多様な問題を解決することができます。
情報共有ツールには、お試し期間などで無料で使用することができるものもありますので、まずは利用してみて使い勝手など確認してみるとよいでしょう。
