部下と良好なコミュニケーションを取るための7つの方法とNG行動

「部下とのコミュニケーションの方法を知りたい」「部下とコミュニケーションを取るメリットを知りたい」「部下と良好なコミュニケーションを取って業務に活かしたい」このように、年齢や立場の異なる部下とのコミュニケーションに悩んでいる中間管理職の方は多いのではないでしょうか？

そこで本記事では、部下と良好なコミュニケーションを取るための7つの方法とNG行動をご紹介します。また、部下と良好なコミュニケーションを取るメリットについても解説します。

本記事を読めば、部下との適切なコミュニケーションの取り方を理解できるとともに、実践できるようにもなるため、ぜひ最後までご覧ください。

部下と良好なコミュニケーションを取る4つのメリット

組織内で良好なコミュニケーションを築くことは、上司側にとって数々のメリットがあります。この章では、多くの職場で共通する以下4つのメリットをみていきましょう。

部下の成長を促せる
離職を抑制できる
職場環境を改善できる
会社全体の利益を増大できる

部下の成長を促せる

部下との良好なコミュニケーションは、部下の成長を促せるメリットがあります。部下とのコミュニケーションを取るというのは、ただ単に会話の機会を増やすということではありません。

褒めることで部下の自信を育み、叱ることで改善の方向を示すなど、状況に合わせた適切なコミュニケーションを行うことで、部下自身で考える力や問題解決能力は高まるのです。

また、上司とのコミュニケーションを通じて、部下は自己の思考、感情、行動をコントロールするスキルも身につきます。このような成長は、部下の自己管理能力やリーダーシップ力を養う上で重要です。将来の有能なリーダーを育てるためにも、部下との良好なコミュニケーションは欠かせないのです。

離職を抑制できる

部下との良好なコミュニケーションは、離職を抑制できるでしょう。部下とのコミュニケーションが不十分だと、不満や問題が解決されずに蓄積し、最終的には離職に繋がる恐れがあります。さらに、離職に伴う採用コストやトレーニングコスト、業務の停滞なども発生するため、組織全体の効率性や利益にも悪影響を及ぼす可能性があります。

部下とコミュニケーションを深めることで、仕事のモチベーション維持につながります。部下は自分の声が届くと感じると、仕事への満足度が向上し、長期的なキャリアの展望を持てるようになります。部下との円滑なコミュニケーションは、離職を抑制し、組織の成長と成功のために欠かせないのです。

職場環境を改善できる

部下との良好なコミュニケーションを取ることは、職場環境を改善する上でもメリットになります。不明瞭な指示やコミュニケーションの欠如は、情報共有やタスクの認識にミスが生じ、業務効率が低下する可能性があります。

一方、役職や立場に違いはあっても壁を感じない環境であれば、何か問題が生じても、自分の考えを自由に提案できるため、大きな問題を未然に防ぐことができます。オープンなコミュニケーションは、職場環境を改善する上で、重要な要素です。

会社全体の利益を増大できる

部下と良好なコミュニケーションを取ることで、会社全体の利益を増大できます。部下自身のアイデアや懸念を上司と共有する機会がない場合、「どんなことに取り組んでも上司には伝わらない」と、従業員のやる気は低下します。こうなると、新しいイノベーションや創造性の欠如が生じ、競争力の低下にも繋がる恐れがあります。

しかし、部下とコミュニケーションを密にしておくことで、重要な情報や課題を迅速かつ正確に把握することができます。円滑に情報をキャッチできれば、ビジネスのチャンスを逃すリスクを減らすことができるでしょう。会社の利益向上のためには、良好なコミュニケーションが重要なのです。

部下と良好なコミュニケーションを取るための7つの方法

上司と部下の間には、世代や経験の違いなどから、コミュニケーションが難しい場面があります。ここでは、部下とのコミュニケーションを深める具体的な方法を７つご紹介します。

話しかけやすい環境を作る

部下と円滑なコミュニケーションを図るためには、話しかけやすい環境を整えましょう。部下が声をかけにくい状況を作ってしまうと、情報伝達が滞り、意思疎通や業務の効率性に悪影響を及ぼします。部下が自由に質問や相談をしやすい雰囲気を醸成しましょう。

例えば、話しかけやすいようにオープンスペースを活用したり、定期的に席替えを行います。こうすることで、部下が気軽に声をかける機会を増やすことができます。また、常に笑顔で接したり、「そうだね。」と相槌を打つことで、あなたに関心を示していると表現することもできます。部下に自信を持って意見を出してもらうためにも、話しかけやすい環境を整えてあげましょう。

毎日コミュニケーションの時間を取る

部下との良好なコミュニケーションを構築するためには、毎日コミュニケーションの時間を設けることが有効です。コミュニケーションを取る機会が少ないと、期ごとに立てた目標のすり合わせやタスクの調整が困難になります。

毎日話し合える時間を設けることで、業務中では見つけにくい部下の悩みをすぐにキャッチでき、相互理解を深めることができます。また、部下の意見や提案に耳を傾け、フィードバックを行うことも可能です。コミュニケーションの時間を取ることは、部下との信頼関係を築き、業務の効率性やチームの結束力を高めるためにも重要なのです。

お互いのタスクを把握できるようにする

部下と良好なコミュニケーションを築くためには、お互いのタスクを把握できるようにしましょう。部下のスケジュールやタスクを知ることで、上司は空き時間に個人面談や雑談がしやすくなり、コミュニケーションの頻度を上げることができます。

さらに、上司自身のスケジュールも共有することで、部下も相談しやすいタイミングを自身で見つけることが可能です。部下の急な不調や違和感にも気付けるため、コミュニケーションの幅を広げるきっかけにもなります。

例えば、社内のタスク管理には、QiitaTeam（キータチーム）がおすすめです。Qiita Teamがあれば、タスク管理だけでなく、ナレッジや目標管理、社内情報の共有など、多くの情報を一つのツールで把握できます。部下は自身の進捗状況を可視化し、上司とのコミュニケーションを円滑に行うこともできます。良好なコミュニケーションを取るためにも、ツールを活用し、お互いのタスクを把握しましょう。

定期的に目標を共有する

部下と良好なコミュニケーションを取る方法には、定期的に目標を共有することも含まれます。上司側が勝手に目標を作って伝えるのではなく、進捗をみながら部下と話し合って目標を設定することがベストです。

部下と目標を共有しないと、目標を立てただけで曖昧なまま放置されたり、目標から乖離している場合でも適切な行動をとることが難しくなります。しかし、定期的に目標を共有することで、万が一目標に達さない状況であっても事前にすり合わせ、調整することができます。部下とのコミュニケーションを強化するためには、定期的に目標を共有しましょう。

部下を褒める機会を作る

部下を褒める機会を作ることは、コミュニケーションを向上させる効果的な方法です。「君は◯◯もできないのか」と、いつも責め立てていては、部下のやる気はどんどん減っていきます。

部下が優れた成果を上げたり、努力をした際には率先して褒めましょう。部下の成果や努力を適切に認めることで、モチベーションが高まります。

ただし、形式的に褒めたり、褒めすぎてしまうと誠実さが失われ、逆効果になることもあります。バランスを保ちながら、適度に褒める機会を作ることが重要です。

ミスしたときには謝る

部下と良好なコミュニケーションを取るためには、ミスしたときには謝る姿勢を持ちましょう。役職や立場に関わらず、ミスを認めて謝る姿勢は信頼を築くために不可欠です。

自分が常に正しいと思うと、周囲から嫌われたり、信用を失う可能性があります。上司といえども、時にはミスをしてしまうこともあるでしょう。ミスがあった場合は、ごまかしたり責任転嫁をせずに、すぐ謝りましょう。良好なコミュニケーションには、上下関係よりも、人間として尊敬できるかが重要です。

信頼して仕事を任せる

良好なコミュニケーションのためには、信頼して仕事を任せましょう。部下に信頼を置き、自主性を尊重することで、成長とチームのパフォーマンス向上につながります。

上司の役目は、適切なタスクを部下に任せ、部下自身で能力を発揮できるようにバランスを保つことです。ただし、完全に丸投げすると混乱やミスが生じる可能性があります。定期的にフィードバックやサポートを心がけ、信頼して仕事を任せることが大切です。

良好なコミュニケーションのためにやってはいけないNG行動

上司が部下と良好なコミュニケーションをとるためには、やってはいけない、いくつかの要素があります。ここでは、そのNG行動を6つご紹介します。それぞれの特徴を理解し、当てはまるところは改善していきましょう。

人前で叱る
自分のミスを認めない
相手によって態度を変える
ネガティブな発言が多い
責任を取ろうとしない
人の意見に耳を貸さない

人前で叱る

上司が人前で部下を叱るのは避けるべきです。頭ごなしに部下の行動や判断を否定することは、部下のプライドや自尊心を傷つける可能性があります。

相手を思って正しいことを言っていても、部下にとっては、肝心な内容が伝わらず、成長の機会も失われます。指摘を行う場合は、周囲に人がいないことを確認し、頭ごなしに叱るのではなく部下の気持ちを傷つけないように配慮しましょう。

自分のミスを認めない

上司が自分のミスを認めないのは、コミュニケーションに悪影響を及ぼすNG行動です。自分がミスをしたら、相手が部下であろうとしっかり謝りましょう。

自分の過ちを認めない上司は尊敬されません。特に、部下に責任を負わせることは避けるべきです。適切なコミュニケーションを取るためには、上司が素直さと誠実さを持ち、改善策を示すことが大切なのです。

相手によって態度を変える

上司が相手によって態度を変えるのは好ましくありません。上司は公平な態度を持つことが求められます。

好き嫌いや個人の特定の要因で態度を変えると、部下間の不協和や不公平感が生じ、組織の団結力に悪影響を及ぼす可能性があります。ビジネスの上では、全ての部下に対して平等に接しましょう。また、必要な時には率直に意見を述べることも重要です。誠実で公正な姿勢を持ちながら、八方美人にならないよう心掛けましょう。

ネガティブな発言が多い

良好なコミュニケーションのためには、ネガティブな発言が多くなりすぎないように注意しましょう。上司がネガティブな発言を繰り返すと、部下に不安や落胆を与え、社内全体にまん延します。

ストレスが溜まっていると愚痴を言いたくなるかもしれませんが、社内では部下のやる気を引き上げるような発言を心掛けましょう。改善点を指摘する際にも、部下を否定するのではなく、肯定的なメッセージを伝えることでポジティブな気持ちにさせることが重要なのです。

例えば、「これは絶対に無理だ」とか、「君たちはいつもミスばかりだ」といった否定的な言葉はNGです。代わりに「この課題は難しい部分があるけど、一緒に解決策を考えましょう」と、前向きな声掛けをしましょう。部下が失敗したときも、「次回はこの経験を生かして頑張ろう」と励ましの言葉を掛けることも大切です。

責任を取ろうとしない

上司が責任を取らない姿勢は、良好なコミュニケーションにはなりません。困難や失敗が生じた際には、上司がリーダーシップをとり、問題解決することが求められます。

例えば、プロジェクトが失敗したときに「君たちのせいだ」と部下を責めるのは避けましょう。上司自身が「私も責任を感じています。次回はどう改善するか考えましょう」と率先して責任を取る姿勢を示すことで、部下も自身の責任を認識し、改善に向けて積極的に取り組むでしょう。

人の意見に耳を貸さない

人の意見に耳を貸さないことは、やってはいけないNG行動です。上司には、部下の意見やフィードバックに真摯に耳を傾ける姿勢が求められます。

「君たちの考えはまだ未熟だから黙ってて」と、部下からの意見を無視したり、一方的に指示を出すことは避けましょう。代わりに、「君の意見に興味がある。もう少し詳しく教えてくれる？」と、部下の意見に対して関心をもつことが重要です。良好なコミュニケーションのためには、柔軟性を持ち、部下の声に真剣に向き合いましょう。