【営業日報攻略】無料テンプレートと書き方ポイントで業績向上

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営業日報の作成にお悩みのマネージャーやリーダーの皆様へ。

といったお声をよく耳にします。

営業報告書としての営業日報は、営業成績を向上させるために欠かせないものです。単なる業務の記録にとどまらず、目標達成のための行動計画を立てたり、ノウハウをチームで共有したりと、多くの効果が期待できます。しかし、フォーマットや書き方が統一されていないと、その効果を十分に引き出せない場合もあります。

そこで今回は、営業チームのマネージャーやリーダーの皆様に向けて、営業報告書としての日報の必要性や、取り入れるべき項目、便利なテンプレート、作成のポイントについて詳しくご紹介いたします。営業の効率化と成果向上を目指す皆様に、ぜひお役立ていただきたい情報をお届けします。

営業日報の4つの必要性

まずは営業日報の必要性を次の4つの視点から説明します。

• 営業の記録を残すことができる
• 個人へフィードバックしやすくなる
• 営業の振り返りができる
• 営業を均質化できる

営業の記録を残すことができる

営業日報を作成することで、日々の営業活動の記録を残すことができます。この営業報告書は、担当者が営業記録を参照し、営業戦略の立案に生かすことができます。

また、上司は部下の営業報告書を確認することで、進捗状況や営業活動の中身を把握できます。課題に直面していたり、イレギュラーなことが発生している場合、すぐにアドバイスを送れるようになります。

個人へフィードバックしやすくなる

詳細な営業日報があれば、上司は部下に対して適切なフィードバックができるでしょう。

また、部下は他者からのフィードバックによって、自分のスキルや現状を客観視できるようになります。何が足りないのか、どのような方法で営業すると成約につなげられるのかについて、把握できるようになるでしょう。

フィードバックの重要性

フィードバックは、チーム全体のパフォーマンス向上に不可欠な要素です。Microsoftの創業者であるビル・ゲイツは、「私たちはみんな、フィードバックをくれる人を必要としています。それが私たちが成長するための方法です」と述べ、フィードバックの重要性を強調しています。

このように、アメリカの著名な経営者もフィードバックの重要性を強く感じていることからもわかるように、フィードバックを行うことは、チーム全体のパフォーマンスを向上させるための効果的な手段となります。

営業の振り返りができる

営業日報は自分自身の行動や判断、提案内容を振り返る際にも効果的です。また、目標に対する進捗状況を把握し、必要な調整を加える良い機会にもなるでしょう。

何が成功し、何が失敗だったかを分析し、次に生かすことができれば営業成績の向上も期待できます。記録がないと勘に頼ったり、思い込みで営業活動するケースもあります。実際に検証しながら行動計画を立てることは営業効率の向上にも寄与するはずです。

営業を均質化できる

全員が同じフォーマットを使って日報を作成することで、チーム内の営業活動を均質化できます。
失敗した理由や成功要因を分析し、ナレッジやコツを共有すれば、営業担当者のスキルアップにつなげられます。成果の上がらない担当者がハイパフォーマーの手法を真似ることで、営業力の底上げが期待できます。

また、ナレッジを共有しておけば、担当者が退職した後でも引き継いだ人が同じクオリティの提案を維持できます。

営業日報に入れるべき6つの項目

ここでは営業日報に入れるべき6項目について、解説していきます。テンプレートを作成する際には必ず盛り込みましょう。

• 営業目標
• スケジュール
• 業務内容
• 成果
• 反省や所感
• 翌日の目標

営業目標

営業目標は、その日の営業活動で達成すべき具体的な数値を記載します。例えば、訪問件数や提案件数、成約件数、アポイントメント件数などです。目標を具体化することで、日々の営業活動の方向性や意図が明確になります。


また、営業目標は個人だけでなくチーム全体の目標達成にも重要です。期間ごとの目標について進捗と実績を可視化することで、チームの目標達成を支援します。

営業目標が未達の場合、マネージャーやリーダーは日報に記載された目標値が適切かを判断し、進捗が芳しくない担当者には適切な指導やアドバイスが必要になります。そのため、現状を正しく把握するための定量的な表現が重要です。

▼例文

スケジュール

その日に予定している営業活動を時間単位で記入します。訪問先や会議、その他の作業内容なども詳細に書き出します。そうすることで、時間管理が効率化され、パフォーマンスも安定するでしょう。

「13:00　A社と商談」「15:00　営業会議」「17:00　提案資料作成」など、シンプルに記載すると、上司や同僚にとって読みやすい報告書となります。

▼例文

業務内容

この項目では、実際に行った営業活動の詳細を記録します。具体的には、営業先の企業名、担当者名、提案内容、顧客の反応、次回のアポイントメントについて記載します。

営業内容を詳しく記述することで、自分自身の振り返りが可能になり、上司や同僚からの適切なフィードバックも受けやすくなります。提案内容にズレがある場合は、軌道修正を行うことができます。

また、顧客の反応が良かった場合は、より積極的な営業に結びつけることが可能です。
失敗と成功を振り返り、PDCAサイクルを回すことで成果を最大化させるために、この項目は重要です。

▼例文

④成果

その日の営業成果を数値で記録します。具体的には、成約数、訪問数、アポイントメント数などの実績値を記載し、目標との差を明確にします。

達成度が低い場合は改善策を考え、目標を上回った場合は成功要因を抽出します。これは、自分自身で成果を客観的に評価するのに役立ちます。また、上司が部下を管理する際にも有益です。成果の上がらない部下には、課題と解決策をアドバイスすることで成長を促せます。

さらに、大きな成果を上げた場合は、チーム内で共有することでモチベーションアップにつながります。成功事例やノウハウの共有は、チーム力の強化にも役立ちます。

▼例文

反省や所感

営業活動の反省点や所感を記録することで、次の営業活動に役立てます。提案内容や行動を振り返り、成功や失敗の原因を明確にすることで、自己成長につなげられます。また、チーム内で営業スキルを共有する際にも有益です。

顧客の反応や温度感を記録しておくことで、次の提案内容の方向性を決めやすくなります。たとえ失注しても、他の担当者が次回の営業時に参考にできます。

反省や所感は、次の営業につなげるためのものです。単なる感想ではなく、気づきや洞察、分析を記載するよう心がけましょう。

▼例文

翌日の目標

営業活動の結果をもとに、翌日の具体的な目標を設定しましょう。具体的な目標を立てることで、行動計画が明確になり、営業活動に一貫性を持たせることができます。

その日の反省点や気づきを翌日に生かすことで、営業担当者は成長を続けることができます。

目標は成約数、提案数、アポイントメント数、電話営業数など、数値で具体化することが大切です。これにより、行動内容が明確になり、タイムマネジメントにも役立ちます。

▼例文

営業日報のテンプレート4選

営業活動をより効率的に管理し、成果を上げたい方のために、営業報告書テンプレートを無料でご提供しています。このテンプレートは、営業担当者が日々の活動を整理し、効果的に日報を作成するための書き方をサポートします。

営業日報テンプレート①

このテンプレートには、作成者、所属、氏名、時間、業務内容、進捗・成果、その他伝達事項を記入します。1日の営業活動をシンプルにまとめる際に役立ちます。

営業日報テンプレート②

このテンプレートには作成日、部署、氏名の他に、訪問先の顧客情報や営業内容、次回のアポイントメントなどを記入します。具体的な成果や営業活動で感じた所感を記載することで、気づきや洞察を得られます。

営業日報テンプレート③

このテンプレートには作成日、所属、氏名のほかに、時間ごとの作業内容を記載します。いつどのような営業活動を行ったのかを記載すれば、マネージャーやリーダーは部下の行動を正確に把握できます。

営業日報テンプレート④

このテンプレートは、目標から活動内容、そして明日の予定など、具体的な内容を落とし込みやすいように設計されています。汎用性が高く、業種を問わず、営業全般の日報や報告書としてご利用いただけます。

営業日報を記入する際の4つのポイント

営業担当者が日報を書く際には、次の4点を意識すると良いでしょう。

• 事実と意見を分けて記載する
• 上司が読みやすい文章にする
• PDCAを意識する
• 長期的な視点で考察する

事実と意見を分けて記載する

営業日報を書く際には、事実と個人の意見を明確に区別して記載することが重要です。これは、客観的な情報と主観的な分析の両方から、より深い洞察を得るためです。

例えば、「A社の〇〇部長に△△製品を提案し、□□円の契約を得た」というのは事実ですが、「A社の〇〇部長に△△製品を提案し、好感触を得たので受注につながる可能性が高い」というのは主観的な意見です。

読み手である上司や同僚が事実を誤認すると、チーム全体の営業活動に影響を与えかねません。意見が悪いわけではありませんが、事実と意見を明確に分けることが必要です。現場の営業担当者にしかわからない肌感覚や見込みなどがあることも事実です。

ですので、事実以外の主観や感想、所感については、営業日報の適切な項目に記入することを心がけると、誤解や勘違いを避けることができるでしょう。

上司（マネージャーやリーダー）が読みやすい文章にする

上司がすぐに情報を理解できるように、書き方には注意を払いましょう。重要なのは、要点を簡潔かつ明確にまとめることです。箇条書きや見出しを使って、視覚的にわかりやすく表現することを心がけましょう。

文章を組み立てる際には、5W1H（When＝いつ、Where＝どこで、Who＝だれが、What＝なにを、Why＝なぜ、How＝どのように）を意識することが、ビジネス文書の基本です。すべての情報を盛り込む必要はありませんが、過不足のない情報伝達を行うために役立つので、覚えておきましょう。

PDCAを意識する

Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Act（改善）のPDCAサイクルを意識した日報を書きましょう。

PDCAを回し続けることで、課題の改善が可能になり、成果につなげやすくなります。例えば目標が未達の場合に何が原因か分析し、改善策を探ります。次に実際に改善策を実行し、どのような成果が上がるかを評価します。

改善策が期待通りの成果をもたらした場合には、その営業手法を継続することが最適な判断です。一方で成果が思うように上がらない場合には、再度検証する必要があります。提案内容に問題があったのか、営業手法が間違っていたのか、決済担当者やキーパーソンが別の人だったのかなど、精査する必要があります。

営業日報をただの記録に終わらせるのではなく、自己成長とチーム全体のパフォーマンス向上につなげることを意識することが何よりも重要といえます。

長期的な視点で考察する

営業日報を作成するときには、長期的な視点をもつことが求められます。短期的な成果だけをみると自己成長につながらないおそれがあります。

成長を実現するためには、将来に向けた具体的な行動計画やスキルの習得が必要になります。例えば、提案力を高めるためには自社商品・サービスへの理解を深めるだけでなく、業界全体の知識を蓄えることも大切です。また顧客ニーズの分析や競合他社の調査なども重要でしょう。そうした知識やスキルの習得は一朝一夕ではかないません。

単に上司や先輩社員に言われたことを提案し、成果を得ても今後につながらないので、自分に足りないものを自己分析して理解することが肝要になるのです。そのためには、長期的な視点を持って、将来的にどのような営業パーソンとして自立したいのか、理想像を描くことも重要です。

単なる営業報告書にとどめず、自身の成長、チームの成果向上に資するツールとして営業日報を活用することを心がけましょう。

まとめ

今回は、営業日報の必要性や入れるべき項目、テンプレート、書き方のポイントを紹介しました。営業日報を適切に活用することで、営業担当者の成長につなげられます。さらにノウハウの共有によって営業スキルの平準化にも寄与するのです。

マネージャーやリーダーは、営業チームのパフォーマンス向上のために営業日報をいかに活用していくかが求められます。営業パーソンは、自分の成長とチームの協力体制を醸成するためにも、内容に抜け漏れがなく読みやすい日報を作るべきでしょう。

そのためにはテンプレートを活用したフォーマットの活用が不可欠です。本記事で紹介した4つのテンプレートを活用すれば、営業現場で使える効果的なフォーマットを作成できるでしょう。

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