「OJTの計画書のテンプレートが欲しい」「テンプレートを使って効率的にOJTの計画をしたい」初めてOJTの計画をすることになった担当者の中には、このような悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか？
企業におけるOJT（On the Job Training）は、実務を通じて即戦力を育成するための重要なプロセスです。しかし計画なきOJTは効果を半減させる可能性があります。
この記事では、OJT計画書の必要性から作成ポイント、役立つテンプレートまで網羅的に解説します。これを読めば、すぐに実際の業務に役立つ内容になっているので、ぜひご覧ください。
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OJT計画書の必要性
ビジネスシーンにおけるOJTの計画書の必要性とは何でしょうか。OJT計画書には大きく 3 つの目的があります。
- 人材育成を効率的に行える
- 伝えるべき情報を漏れなく伝えられる
- 人材育成を振り返ることができる
現場での実務を通じて行うOJT（On the Job Training）は、即戦力となる人材を育成する上で欠かせない手法です。しかし、トレーニングの目的や内容が不明確だと、成果を最大化することは難しくなります。それぞれ確認していきましょう。
人材育成を効率的に行える
OJT計画書が必要な理由の一つに、人材育成を効率的に行える点があります。計画書によってトレーニングの目的や手順が明確化され、受講者はスムーズに必要なスキルを習得できます。
OJT計画書がなければ、トレーニングは担当者の裁量に委ねられ、結果として教育内容にばらつきが生じ、時間と努力が無駄になる恐れがあります。一方、OJT計画書を備えていれば、トレーニングは事前に定められたルートに沿って進行し、受講者は各ステップで何を学ぶべきか、どのように応用すべきかを正確に理解できます。これにより、効果的な人材育成が可能となり、受講者は確実に業務遂行能力を高めることができます。
伝えるべき情報を漏れなく伝えられる
OJT計画書は、伝えるべき情報を漏れなく伝えることができます。計画書には、習得すべき業務の詳細、必要なスキルや知識、そしてそれらを習得するための具体的な方法が記載されています。そのため計画書を事前に作成すれば、トレーニングの全体像が洗い出され、受講者に伝えるべきポイントを見落としてしまう可能性を防ぐことが可能です。
特に新入社員や異動によって新しい職務に就いた従業員の場合、業務の全体を把握することは重要です。OJT計画書があれば、初めての業務でも、トレーニング担当者は計画書に従って、必要な情報を段階的に、かつ体系的に伝えることができます。
また、OJT計画書はトレーニングの進行に合わせて随時更新することができ、新たに発生した業務の変更や追加も柔軟に対応できます。このように、OJT計画書を活用することで、教育担当者と受講者間で情報の漏れなく技術を身に付けていくことができるでしょう。
人材育成を振り返ることができる
OJT計画書を作成することにより、人材育成を振り返ることもできます。OJT計画書は、単に現時点でのトレーニングを管理するだけではありません。
組織の人材育成の歴史を積み重ね、将来に渡って使える貴重な資料となります。OJT計画書を活用すれば、どの教育内容が効果的だったか、どの部分が理解しにくかったかなど、詳細なフィードバックを得ることができます。また、受講者ごとの成長の軌跡を確認することで、個々の従業員に最適なサポートを提供するための洞察を得ることもできます。
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OJT計画書を作成する4つのポイント
ここからは、実際にOJT計画書を作成する際の重要なポイントを4つに分けて解説します。
- 目的を明確にする
- 教育する内容を整理する
- フィードバックをおこなう
- 運用しながら修正する
目的を明確にする
OJT計画書を作成する際の最初のポイントは、その目的を明確にすることです。目的が明確であれば、何を達成する必要があるかがはっきりします。例えば、「新入社員が特定の業務を自立して遂行できるようになること」また、「異動した従業員が新しい職務で必要なスキルを習得すること」などが目的となり得ます。
また、目的を明確にすることで、トレーニングの成果を評価する基準も定まります。トレーニングの終わりに、設定した目標が達成されたかどうかを評価することができ、それに基づいてさらなる改善点を見つけ出すことが可能です。このプロセスは、OJTの質を徐々に高めていく上で重要なポイントなのです。
教育する内容を整理する
OJT計画書作成時に欠かせないポイントは、教育する内容の整理です。これを怠ると、トレーニングの方向性を見失ってしまったり、重要なスキルが漏れる恐れがあります。
内容を明確にすることで、トレーニングの焦点が定まり、受講者に必要な知識とスキルを効率的に伝えられます。各タスクの重要性と緊急度を評価し、優先順位を設定することが肝心です。これにより、限られた時間内で成果を最大化し、トレーニーが確実に成長する土台を築きます。
フィードバックをおこなう
OJT計画書においても、フィードバックの役割は重要なポイントです。計画書には、日次や週次、月次といった具体的なフィードバックのサイクルを設定します。これにより、定期的なチェックポイントが設けられ、受講者の成長を段階的に支援できます。
フィードバックは個別セッションでの業務指導やメンタルサポート、月次の集団セッションでの全体的なフォローアップなど、状況に応じて柔軟に行うことが重要です。このようにフィードバックを計画的に実施することで、受講者は自身の成長を実感しやすくなり、OJTトレーナーも教育の効果を把握するために役立ちます。
運用しながら修正する
OJT計画書を作成する際は、運用しながら修正していくこともポイントです。OJT計画書の運用は一度作成したら終わりではありません。継続的な見直しと修正が重要です。
なぜなら、企業の目標や市場環境は常に変化し、それに伴って求められる人材像も変わるからです。OJT計画書を柔軟に修正することで、これらの変化に対応し、組織としての成長と個々の従業員の発展を促すことができます。計画の見直しは、フィードバックを受けて、トレーニングの内容や方法を改善する良い機会でもあります。トレーニングの目的が達成されているか、より効果的な方法はないかを定期的に評価し、必要に応じて計画を更新することが、成功につながります。
OJT計画書のテンプレート
下記は、OJTを行う際に実際に使える計画書です。育成目標の立て方のポイントなどを記載しています。ぜひ、参考にしてみてください。
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OJT計画書に役立つ！厚生労働省の「職業能力評価基準」
「職業能力評価基準」とは、厚生労働省が提供する、職業に関する能力やスキルを体系的に整理したガイドラインです。この基準を利用することで、OJT計画書の策定が格段にスムーズになります。
この基準には、職種ごとに求められる具体的な能力や知識、職務行動などが網羅されており、それを基に人材育成の方向性を定めることができます。特に、以下のような要素が盛り込まれています。
- 必要とされる職務スキルと業務内容
- 目標達成に寄与する行動パターン
職業能力評価基準を活用することで、従業員一人ひとりのスキルアップはもちろん、組織全体の成長にも繋がります。職業能力評価基準は、個々の成長が見える化され、より効果的な人材育成が可能となるのです。
まとめ
この記事では、OJT計画書の作成の必要性とその作成における重要ポイントを解説しました。OJT計画書は、人材育成を効率化し、教育の漏れを防ぎ、育成過程を振り返る基盤を提供します。
明確な目的設定から内容の整理、フィードバックの実施、そして運用しながらの修正に至るまで、各ステップは人材育成の質を高め、組織の成長を促進します。また、厚生労働省の「職業能力評価基準」を活用することで、更に計画書の具体性と効果を高めることが可能です。OJT計画書の策定と実施は、組織にとって投資であり、その成果は長期的に従業員と組織に利益をもたらします。またOJTを実現するためには、パワーポイントやエクセルなどのツールだけでなく、OJTやナレッジ共有に特化している「Qiita Team」のようなツールを活用することもおすすめです。ぜひ、活用してみてください。
