社内ルールとは？作成する3つのステップと注意点を解説

「社内ルールの作り方がわからない」「どうやったら効率的に社内ルールを作成できるのだろう」という思いを抱えている担当者は多いのではないでしょうか？

社内ルールを適切に作成すると組織力が向上したり、社員のモチベーションがアップします。一方で経営層が独りよがりで作ったり、抽象的な内容であったりすると、遵守されなかったり社員のやる気が削がれるおそれもあります。

そこで今回は社内ルールを策定する理由や具体的な作り方、周知の方法、作成の注意点などを網羅的に解説します。担当者の方はこれを読めば、適切な社内ルールの作成が可能になるでしょう。

目次 表示

無駄を削ぎ落とした情報共有ツール【Qiita Team】
⇒【無料】https://teams.qiita.com にアクセスしてPDFをダウンロード

社内ルールとは

社内ルールとは、組織内での行動やコミュニケーションに関する規則のことです。法的に定められた規定ではなく、会社が独自に定めることができます。主な目的は会社のビジョンを共有することや、組織全体での意識の統一を図るためです。

通常社内ルールは文書にまとめて配布したり、掲示板やグループウェアなどに記載することで全社に共有します。中には社風や風土のように、暗黙のルールも社内ルールに含まれているケースもあります。

ただし、暗黙のルールは解釈・認識違いが生まれるリスクがあります。そのため、全社で意思統一を図るためにもすべて明文化するほうが望ましいでしょう。また社内ルールをいつでもどこからでも閲覧できるように、共有の仕組みを構築しておく必要もあります。

社内ルールの遵守は、健全な組織運営を図るためにも非常に重要といえます。

社内ルールと就業規則の違い

社内ルールと就業規則は異なります。

社内ルールは前述のように、会社が独自に設けるものです。法的な規制はなく、作成義務はありません。

一方、就業規則は常時10人以上の労働者が働いている職場では、法律で作成が義務づけられています。労働者のなかにはパートやアルバイトも含まれます。就業規則の中身は、賃金や労働時間などの労働条件、組織の規律に関するものです。就業規則を定めることで、労使間でのトラブルを未然に防ぐ狙いがあるのです。

就業規則は労働者が知っておく必要があるため、作成・変更の際には労働者の意見を聞いて同意を得る必要があります。そうして作成された就業規則は所轄労働基準監督署に提出されます。

また、就業規則は周知の義務もあります。見やすい場所への掲示や回覧などで社員に知らせる必要があるのです。

社内ルールを定める4つの理由

社内ルールを定める理由は次の4つです。

  • コンプライアンスを向上させるため
  • 企業理念を浸透させるため
  • 働きやすい職場環境を整備するため
  • 生産性や品質を向上させるため

コンプライアンスを向上させるため

一つ目はコンプライアンスの向上です。社内ルールには、セキュリティ遵守への心構えや機密情報の取り扱い、パソコンやスマートフォンなどの持ち出しルールなども記載します。情報漏洩は企業にとって大きなリスク要因になるため、ルールを定めて社員の行動を制限したり意識を高める必要があるのです。

他にもハラスメントに関する規定や協力会社や外部スタッフとの付き合い方などを記載することで、トラブルの未然防止につなげられます。

企業理念を浸透させるため

二つ目は企業理念を浸透させるためです。企業の理念やビジョン・ミッション・バリューを社内ルールに明文化し、浸透させることで全社員が共通の目的意識をもって行動できるようになります。

理念などを共有することで、全社員が統一的な行動を取ることができます。そうすることで、行動の一貫性を担保でき、結束力を高められるのです。全社が一丸になることで目標達成へ注力でき、売上・利益の最大化も可能になるのです。

働きやすい職場環境を整備するため

三つ目は働きやすい職場環境を整備するためです。わかりやすい社内ルールを整備することで社員は納得感を持って業務にのぞめます。

柔軟な働き方を可能にする仕組みや公正な評価制度、円滑なコミュニケーションによって、従業員の働きやすさが向上し、仕事に対する満足度も増加します。

風通しのよい職場環境は、コラボレーションを促進するため、新しいアイデアも生まれやすくなるでしょう。

生産性や品質を向上させるため

四つ目は生産性や品質を向上させるためです。社内ルールの整備によって、業務効率化や業務の標準化を推進できます。ミス防止に役立ち、業務属人化も解消可能です。ベテランと新人の間で業務のバラツキがなくなることで、高い品質を維持できるのです。

また社内ルールに基づいて、社員間で建設的に議論できるため、改善策が生まれやすく、業務のムリムダムラの解消にもつなげられます。

社内ルールを作成する3つのステップ

ここでは社内ルールを作成する際の一般的な方法を解説します。次の3つのステップを参考にしてみてください。

  • 現状の課題を把握する
  • 課題と業務内容を考慮してルールを作成する
  • 運用しながら修正を加える

現状の課題を把握する

まずは社内アンケートやヒアリングなどを通して、組織が抱えている現状の課題を把握します。社員が課題に感じていたり、不満を持っている要素を特定しましょう。その際、特定のメンバーだけでなく、全社員に一律にアンケート・ヒアリングを実施しましょう。

就業形態や部署ごとに直面している課題は異なります。また子育て世代や新人・ベテランなど、家族構成や社歴などによっても課題感はさまざまでしょう。不公平感がでないように課題を抽出することが大事です。

課題と業務内容を考慮してルールを作成する

次に、ピックアップした具体的な課題と業務内容を考慮してルールを作ります。社内ルールの目的は、社員と会社の間での意識や行動の統一です。ルールを遵守することで、組織と個人が成長できなければ意味がありません。

そうした目的を達成できるようなルール作りを目指しましょう。例えば特定の集団のみの利益になったり、企業理念から逸脱するようなルールを設定する必要はありません。社内ルールの整備によって、企業目標が達成できるか、社員のパフォーマンスや満足度が向上するかなどを考えましょう。

運用しながら修正を加える

社内ルールを作ったら、全社に共有し運用を開始します。周知方法は冊子として配ったり、デジタルデータをメールやチャットなどで共有する方法があります。また社内wikiやグループウェアで共有するのも効果的です。

運用後は定期的にモニタリングして、社員がルールを遵守しているか確認しましょう。わかりづらい部分や間違っている部分を見つけたら都度修正することで、精度を高めていきます。社内環境や社会環境に大きな変化があった場合には改訂版を作成することも忘れないようにしましょう。

社内ルールを周知する4つの方法

社内ルールを全社に周知する主な方法は次の4つです。それぞれの特徴やメリット・デメリットを解説していきましょう。

  • 口頭で伝達する
  • メールで伝達する
  • 社内回覧や資料を配布する
  • 情報共有システムで周知する

口頭で伝達する

口頭で社内ルールを伝える方法はもっとも簡単なやり方といえます。すべてのルールを口頭で伝えるのは現実的ではないものの、不文律や重要な社内ルールのみを伝えることはできます。また入社後の研修やオリエンテーションなどで社内ルールの概略を伝える際にも役立つ手法です。

ただし、口頭での伝達で正確に伝えるのは難しいでしょう。認識の違いや誤解を生む可能性があります。正確な情報共有を目指す場合には口頭での伝達は不向きといえるでしょう。

メールで伝達する

メールは関係者に一斉送信できるので、発信者にとっては手間が削減できる手法です。送信先を間違えなければ、すべての社員に一斉通知が可能です。

ただし、メールの受信者が開封しなかったり、読み飛ばしてしまうリスクはあります。多くのメールを受信していると埋もれてしまうリスクが高いので、重要な内容をメールで伝達するのは適していないでしょう。

また、送信先を間違ってしまった場合は機密情報が外部に流出してしまうおそれもあります。さらに送信先が漏れていると、「言った言わない問題」に発展するリスクもあるので注意しましょう。

社内回覧や資料を配布する

紙媒体で社内に回覧したり、部署ごとチームごとに資料を配付する方法もあります。もっともオーソドックスな周知方法なので、やり方に戸惑うこともないでしょう。デジタルに明るくなくても対応できるので、ベテラン社員やITに苦手意識をもっている人材にもストレスなく周知できます。

一方で印刷代やインク代のコストがかかる点はデメリットでしょう。またホッチキス留めしたり、回覧しなければならないのは手間といえます。さらに、紛失による情報漏洩リスクも高まります。

また掲示板の場合には能動的に閲覧しにいく必要があります。多忙であったり、面倒がって社内ルールを確認しない人材も出てくるでしょう。そうなると全社員への周知が難しくなります。

情報共有システムで周知する

情報共有システムを活用すれば、いつでも・どこからでも社内ルールを閲覧できます。また内容の修正や追加なども簡単にでき、更新のたびに全社に通知も可能なので、閲覧漏れも防止できます。

アンケート機能やコメント機能を備えているシステムもあるので、社員の意見を集めやすいというメリットもあります。部署ごとや記事ごとに閲覧状況を確認できるので、ちゃんと確認されているか、周知できているかも把握できます。

一方システムの導入コストやランニングコストがかかる点はデメリットです。使い方を社員にレクチャーする必要もあるので、管理者にとっては負担が増す懸念もあります。

社内ルールを作成する際の5つの注意点

社内ルールはうまく運用できれば社員のモチベーションアップやパフォーマンスアップにつながります。一方、ルールに問題があると、社員のやる気を奪ったり、生産性が低下するリスクもあります。そうならないためにも、作成者は次の5つの点に注意しましょう。

ルールの内容を具体的にする

ルールは具体的に記載しましょう。社内ルールは行動規範となるべきものなので、抽象的であったり、あいまいな表現では認識の齟齬が生じます。新人でもベテランでも同じように理解してアクションできるような文言で記載する必要があります。

企業理念に合ったルールにする

社内ルールは企業理念にあった内容を盛り込みましょう。自主性、創造性、顧客主義、公益性など、会社によって重視するポイントは異なります。自社のビジョン、ミッション、バリューなど、根幹となる理念と逸脱していると、社員が意思決定や行動するときに困惑するケースがあるでしょう。

例えば、創造性や先進性を重視する企業の社内ルールが、旧来型の価値観や伝統を重んじるような内容ばかりだと、社員は違和感を感じるでしょう。

ルールを増やしすぎない

ルールを増やしすぎないのも重要です。社内ルールが多すぎると、社員の行動が制限されます。新しいものを生み出したり、チャレンジする意欲が削がれてしまいます。

自発性や創造性を損なわない程度に余裕をもってルール作りを行いましょう。

ルールの周知方法を統一する

ルールの周知方法は会社で統一しましょう。部署間やチーム間で独自の方法を採用していると、周知漏れが生じる可能性があります。

紙媒体での回覧や掲示板、メールなどの場合には、どうしても漏れや宛先ミスなどが発生してしまいます。最近は各人がパソコンやスマートフォンを使用しているケースが多いので、チャットや情報共有システムなどを活用して、全社に一斉通知できる仕組みを取り入れたほうがいいでしょう。

一部の社員だけでルールを作らない

社内ルールは一部の社員だけで作らずに、全員の意見を取り入れましょう。経営層だけでルールを作ると、現場の意向や要望が反映されません。ルールが経営層からの押しつけになると、定着しないおそれがあります。

社内ルールの実効性を高めるためにも、アンケートやヒアリングを実施して、広く意見を集めましょう。納得感のある内容であれば、社内ルールは遵守されるでしょう。

まとめ

今回は、社内ルールについて、定める理由や作成方法、周知するための手法や作成の注意点などを解説しました。

社内ルールは社員と組織の意識の統一を図るためにも重要です。また適切なルールを設けることは、社員のモチベーションや満足度向上にも寄与します。

一方で、抽象的なルールや経営層が独りよがりで作ったルールは社員の不評を買うおそれがあります。作成したルールは適切な方法で周知することも大事です。作りっぱなしにせず、運用後に修正や追加も適宜行いましょう。

働きやすい職場を構築するためにも、社員にとって納得感のある社内ルールを作成しましょう。

前の記事

研修の振り返りを効果的に行う3つの方法とおすすめフレームワーク

次の記事

1on1ミーティングとは｜聞くべきことや成功の5つのポイントを…