2020年春に実施された第1回目の緊急事態宣言以降、テレワークは多くの企業に採用され続けています。そんなテレワークには「ナレッジの共有がしにくい」「情報共有が難しい」といった問題が常に付きまといます。そんなお悩みを解決するのが社内wikiの存在ですが、社内wikiには様々な種類があり、選ぶのは非常に難しいですよね。今回は、お困りの皆さんにぜひおさえておきたい5つの選定ポイントとおすすめの社内wikiツールをご紹介します。
絶対に抑えておきたい5つの選定ポイント
ひとことで社内wikiと言っても、様々な種類があります。むやみに導入しては、役に立たなかったり、かえって邪魔になってしまうケースも。そうした失敗導入事例を作らないために、絶対におさえておきたい５つの選定ポイントをご紹介します。
1.使いやすさ
社内wikiは全ての社員が使うツールです。
「導入されたはいいけど、どうやって使うのかがわからない…」となってしまっては意味がないですよね。社員の中にはPCの操作が苦手な人もいます。そんな人がストレスなく利用できることでこそ、社内wikiでの生産性の向上が見込めるのです。そのため、誰にでも使いやすいツールであることが大切です。機能の充実度にも注目してください。
2.検索のしやすさ
社内wikiは、検索しやすいことが重要です。
なぜなら、社員は分からないことがあるから社内wikiを活用するからです。「検索すること」が目的ではありません。「必要な人が、必要な時に、必要な情報を」探しやすくすることで仕事の効率が上がります。社内wikiで解決した疑問点をすぐに業務で活かせるような検索のしやすさを意識しましょう。
3.機能の充実度
社内wikiは機能性が求められます。
テレワークやリモートワークが主流となり、スマートフォンで簡単に調べられると社員は便利でしょう。電車の中でぼんやりしているときに、急に仕事のことを思い出したことが1度くらいはあるでしょう。いちいちPCを開くのが面倒でついつい疑問をそのままにしてしまったことはありませんか？そんな時、スマートフォンで気軽に調べられたら便利ですよね！
また、利用する社員の人数を考えて、その人数で使うことに適した社内wikiであるかどうかも導入前に確認しましょう。
機能性の点では、Slack・Trelloなど、会社が導入している別のツールと連携したサービスを選ぶことも重要です。
4.料金
適正な料金であるかどうか検討しましょう。
社内wikiは利用する人数によっても料金が変わります。どの規模で社内wikiを導入するのかによって適した価格も変わってくるのです。
5.セキュリティの安全性
会社の大事な情報が漏洩する問題がたびたび発生しています。
社内wikiを利用する場合も、情報漏洩のリスクを考えなければなりません。会社の保有している情報は貴重な「財産」です。どのようなセキュリティシステムが採用されているツールかをよく確認することが大切です。
おすすめ社内wiki15選
ここからは、編集部がおすすめする社内wikiツール15選をご紹介いたします。
Qiita Team（キータチーム）
【特徴】
- 誰でも簡単に書けて、簡単に共有できる
- APIが豊富
- 日本最大級のプログラミング特化情報共有コミュニティ「Qiita」の社内版
- グッドデザイン賞やASPIC会長賞の受賞実績がある
- ベンチャー企業から大手上場企業まで幅広い利用実績がある
【料金】※税込み
- Personalプラン：月額 500円/1名まで
- Microプラン：月額 1,520円/3名まで
- Smallプラン：月額 4,900円/7名まで
- Mediumプラン：月額 7,050円/10名まで
- Largeプラン：月額 15,300円/17名まで
- Extraプラン：月額 15,300円/17名以上 ※18名以降はプラス月額 720円/人
※すべてのプランで無料トライアル期間は30日間
NotePM（ノートピーエム）
【特徴】
- 情報共有に特化
- 検索に強い
- PDFやExcelの中身まで検索可能
【料金】※税込み
- スターター：月額 1,000円/3名
- ベーシック：月額 3,600円/8名
- スタンダード：月額 5,700円/15名
- プラス：月額 9,500円/25名
- プロ：月額 17,500円/50名
- プレミアム：月額 30,000円/100名
- プレミアム上限：月額 250,000円/1000名
※1001名以上は別途お問い合わせください。
esa（エサ）
【特徴】
- 情報を公開後も編集できる
- 情報や記事を外部に公開できる
- デザインがカワイイ
【料金】※税込み
- 月額 500円/人
※無料トライアル期間は2ヶ月
Notion（ノーション）
【特徴】
- 機能が充実（メモ機能タスク管理機能、プロジェクト管理機能、スプレッドシート機能）
- Mac、Windowsどちらにも対応
- 無料プランがある
【料金】※USドル
- 個人向けプラン：無料
- 個人向けプロプラン：月額4ドル(400円程度)/人
- チーム向けプラン：8ドル(800円程度)/人
- 企業向けプラン：要相談
Confluence（コンフルエンス）
【特徴】
- トレロを提供しているAtlassian（アトラシアン）が運営
- 大人数での共有に適している
- アクセス権限が柔軟
【料金】
- 無料プラン：月額 0円/人（10名まで）
- スタンダードプラン：月額 600円/人（11名～）
- プレミアムプラン：月額 1,190円/人（11名～） ※管理者機能/無制限のストレージ/分析機能等あり
- 企業向けプラン：要相談
Scrapbox（スクラップボックス）
【特徴】
- リアルタイムに情報を共有できる
- 複数のユーザーが同時に編集できる
- 個人ユーザーは無料
【料金】
- 個人向けプラン：無料
- ビジネス向けプラン：月額 1,000円/人（2名～29名）
Dropbox Paper
【特徴】
- ファイル共有・保存をDropboxと連動させられる
- プレゼンテーション機能付き
【料金】
- 個人向け：月額1,500円
- 小規模チーム向け：月額1,500円/人
- 大規模チーム向け：月額2,400円/人
Kibela
【特徴】
- ブログと似た手軽さ
- メンバーの顔がわかることで円滑なコミュニケーションが取れる
【料金】
- 無料プラン：5名まで
- スタンダードプラン：月額550円/人 ※無料トライアル期間は14日
- エンタープライズプラン：月額1,650円/人 ※無料トライアル期間は2ヶ月(年間契約のみ対応)
DocBase（ドックベース）
【特徴】
- タグ機能が充実
- アクセス権限が柔軟
【料金】
- スターター：月額 990円/3名まで
- ベーシック：月額 4,950円/10名まで
- レギュラー：月額 9,900円/30名まで
- ビジネス100：月額21,450円/100名まで
- ビジネス1000：月額 199,500円/1000名
※1000名以上の場合は別途お問い合わせください。
※無料トライアル期間：30日間
Qast（キャスト）
【特徴】
- Q&A機能つき「yahoo!知恵袋の社内版」
- 社内業務に貢献しているかを可視化できる
【料金】
- フリープラン：月額 0円/人（10名まで）
- 月額 720円/人（20名～）
- 月額 1,080円/人（20名～）※セキュリティ/サポート体制充実のプラン
Guru（日本語版なし）
【特徴】
- Slackとの連携
- AI suggest機能で従業員が求める情報を自動で表示
【料金】※ドルはUSドル
- スタータープラン：月額 0円（3名まで）
- ビルダープラン：月額 16.80ドル /人
- エキスパートプラン：月額 28.80ドル/人
Knowledge（ナレッジ）
【特徴】
- オープンソースソフトウェア
- モバイル対応でどこからでもアクセス
- タグやキーワード検索機能で情報をすぐに見つけ出せる
【料金】
- 無料
Dokuwiki（ドクウィキ）
【特徴】
- 使い方が簡単
- 50ヶ国以上の言語に対応
- 900種類以上のプラグイン
【料金】
- 無料
PukiWiki（プキウィキ）
【特徴】
- 誰でもサイト内のページを編集・削除・新規作成出来る
- ブラウザ上でサイトの構築が可能
- blog、書評、簡易掲示板、投票などもプラグインで簡単に出来る
【料金】
- 無料
社内wikiのメリット
さて、ここまで社内wikiの選び方や個々の製品をご紹介してきました。
では、こうした社内wikiを実際に導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか？
導入前にはなかなか気づけない導入のメリットをご紹介します。
社内情報の一元管理
社内情報を一元管理することで、マニュアルやナレッジが分散することを防ぐことができます。紙でまとめてあったり、ドライブで管理してあると、どうしても見つかりづらく、社内wikiに全ての情報をまとめておけば、わからないことをいつでも・誰でも簡単に検索して知ることができるでしょう。
情報の属人化防止
社内wikiを導入すれば、情報の属人化を防ぐことができます。
「〇〇さん、コレどうしたらいいですか？」そんな質問が、きっと日本中のほとんどの会社で毎日繰り広げられていることでしょう。時には、その回答待ちで何日も仕事が進まないことも…。社内wikiは、そうした情報の属人化を是正し、ビジネスをより円滑に進めていくお手伝いをします。
業務の効率化
社内wikiを導入することで、業務を効率的に行うことができます。
例えば、仕事をしていく上でわからないことは常に発生します。その「わからないこと」は、過去に似たようなケースが発生していて、過去の記録を見れば簡単に解決することかもしれません。
社内wikiを活用して、日常的に情報の記録・共有を行っていれば、業務の効率化を図ることができるでしょう。
社員の働きやすさ向上
社員の働きやすさ向上にも、社内wikiは存分に寄与します。
上司に以前質問した事が聞きにくくて、自分で解決しようとして逆に時間を食ってしまった、というような経験をされたことがある方も多いはず。
また、テレワークになると、そもそもコミュニケーションが取りづらく、なかなか知りたい事を知れないというケースも。
社内wikiにナレッジやマニュアルを共有しておけば、誰もがwikiを見れば仕事が効率良くできる体制作りができるので、余分なコミュニケーションも不要で社員の働きやすさの向上が期待できます。
自社にあった社内wikiを導入しよう
いかがだったでしょうか？
社内wikiにはたくさんの種類があり、それぞれ異なる特徴を持ちます。
- 使いやすさ
- 検索のしやすさ
- 機能の充実度
- 料金
- セキュリティの安全性
- 利用実績（運営会社の信頼性）
の6点に注意して、ぜひ自社にあった社内wikiを導入してください！