「マニュアルの目次の作り方を知りたい」
「マニュアルの目次の作り方を知って、効率的にマニュアルを作成したい」
と悩む方は多いのではないでしょうか。
一般的にマニュアルにとっての目次はないがしろにされがちですが、目次はマニュアルの骨組みであり、その構成がマニュアル全体の仕上がりに大きな影響を与えます。
そこで本記事では、初めてマニュアル作成を任せられた担当者に向けてマニュアルの目次作成の手順をご紹介します。そしてさらに、マニュアルの目次を作成する際の注意点や、マニュアルの目次構成がなぜ必要とされているのかを網羅的に解説します。
マニュアル作成の前にこの記事を読んで、適切な目次構成を学び、わかりやすいマニュアルを作成しましょう。
マニュアルの目次作成4つのステップ
この章では、マニュアルの目次作成を以下４つのステップに分けて詳しく解説します。
- マニュアルに入れる情報を整理する
- 情報を分かりやすく並べる
- 見出しを作成する
- 全体を見て調整する
マニュアルにおいての目次は、必要な情報を素早く入手するために欠かせない、重要な役割を担っています。
しかし、目次の作り方を熟達している人とそうでない人が作成したマニュアルでは、情報の検索に関する能力（検索性の能力）に大きな差が生じる恐れがあります。
そうならないためにも、どのような目次であればマニュアルの検索性が高められるのか、この章でその作成方法を確認していきましょう。
マニュアルに入れる情報を整理する
マニュアルの目次を作成する前に、マニュアルに入れる情報を整理する必要があります。
マニュアルに入れる情報を整理するためには、マニュアルの目的、対象読者、カバーするトピックなどを考慮して、必要な情報を特定し、それを適切なカテゴリに分類します。このステップにより、マニュアルの目次には「どのような情報が必要か」「何を伝えたいのか」などの入れるべき情報が整理され、目次に含める内容を正確に特定できます。
情報を分かりやすく並べる
次に、マニュアルの目次を作成する際は、情報を分かりやすく並べて構成を考えましょう。
目次は、読者がマニュアル全体を理解するための道標であり、構成を考えることが重要です。論理的に並べた文書を箇条書きにすることで、読者にとって読みやすい目次となります。
また情報を分かりやすく並べるためには、階層構造を持つことも欠かせません。例えば章、節、項などを決めて、それぞれの内容を分類することで、その情報の重要度や順序を示すことができ、読者が目的の情報を探しやすくなります。
見出しを作成する
マニュアルの見出しを作成します。
見出しは、目次に表示される各項目のタイトルであり、目次全体の質を決定する重要な役割を担っています。
そのため、各セクションの内容を簡潔に要約し、適切なレベルの見出しを使い分ける必要があります。例えば、読者のレベルに合わせて専門用語を多用しないようにし、短い文書を心がけることで誰でも読みやすいマニュアルの目次を作成できます。
全体を見て調整する
最後に、マニュアルの全体を見て調整しましょう。
とくに、以下の点に留意するとよいでしょう。
- 目次の順序が論理的であること
- タイトルの長さが一定であること
- 見出しの言葉遣いや見た目に一貫性があること（例：フォントサイズ、太字・斜体の使用など）
これにより、マニュアル全体が統一され、読者が迷わずに情報を理解できるようになります。
例えば、よくあるケースに、「マニュアル自体の内容は更新したけど、目次の追加・修正は忘れてしまった」ということがあります。
マニュアルは一度作成したらそれで完了するのではなく、会社の状況や業務内容の変化に応じて定期的に調整する必要があります。
マニュアルはその内容だけでなく、目次も含めすべての情報を最新にしておくことで、欲しい情報をすぐに目次から探しやすくなります。そのため、日頃から全体を見て調整するよう心がけましょう。
マニュアルの目次の5つの注意点
ここからは、マニュアルの目次を作成する際に注意すべき点を５つに絞って解説します。
- 階層構造を正しく作る
- 時系列で作成する
- 冗長な見出しにしない
- 不必要な項目入れない
- テンプレートを活用する
階層構造を正しく作る
目次を正しく作成するためには、階層構造を正しく作るようにします。
階層構造とは、情報を階層化することで情報を整理し、構造的に分かりやすくしたものを指します。
適切に構成されていない目次は、読み手を混乱させ、必要な情報を見つけるのに時間がかかる原因になります。
階層構造を正しく作成することによって、大まかな内容を理解した後に、詳細な情報を探すことができます。これにより、読み手がマニュアル全体の構成を把握しやすくなります。
例えばセクション、サブセクション、などの項目を1.1、1.2、1.3のように正しく分類することで内容を簡潔かつ明確に表現し、正しい階層構造が作れます。
時系列で作成する
マニュアルの目次を作成する際は、読み手が理解しやすくするために、時系列に沿った順序で作成しましょう。
目次に記載された順序通りに内容が展開されることで、読み手はマニュアルの流れを追いやすくなり、手順を追う際にも混乱を回避できます。
例えば「今どの工程に取り組んでいるのか」、抜け漏れがあった際は「実際にどこでつまづいたのか」などを容易に把握でき、作業を効率的に進めることができます。
そのためマニュアルの目次を作成する際には、必ず時系列を考慮し、読み手が理解しやすい構成にすることが大切です。
冗長な見出しにしない
マニュアルの目次を作成する際には、一文が長くなりすぎないように注意する必要があります。長い見出しは読みにくく、利用者が必要な情報を素早く見つけることが難しいため、短く簡潔な表現にすることが望ましいです。
以下の例をご覧ください。
例1：冗長な見出し
「製品の機能や性能に関する詳細な説明を提供するためのユーザーガイドの作成方法」
この見出しは、読むこと自体が疲れるだけでなく、何を表しているのかも分かりにくいです。これを短くすると、次のようになります。
例2：簡潔な見出し
「ユーザーガイドの作成方法」
このように、短く簡潔な見出しにすることで、読み手がマニュアルの内容を把握しやすくなり、内容も一目で把握できます。
また目次においては、短い見出しの方が目立ちやすく、読み手が情報を記憶する際にも適しています。このように、一文が長い見出しは、読み手にとってストレスになり、情報の把握が難しくなるため、避けるようにしましょう。
不必要な項目入れない
マニュアルの目次には、必要最低限の項目のみを含めることが欠かせません。
不必要な項目を入れてしまうと、読み手にとって分かりにくく煩雑に感じられたり、重要な情報を見落としてしまう可能性があります。
そのため、マニュアルの内容をよく把握し、目次に必要な項目だけを選び出しましょう。
例えば、カスタマーサポートを提供する際に含めるべき項目は「よくある質問」、「トラブルシューティング」、「お問い合わせ先」となります。一方、「会社概要」や「取締役一覧」などは、読み手にとっては必要のない情報となり、目次に含めるべきではありません。
このように、マニュアルの目次には、必ずしも全ての項目を記載するのではなく、必要最小限の項目を選び、読む人にとって重要な情報に素早くアクセスできるようにすることが求められています。
テンプレートを活用する
マニュアルの目次には、テンプレートを活用することがおすすめです。
テンプレートを活用しない場合、同じようなマニュアルでも一から作成する必要があり、無駄に時間を浪費してしまう恐れがあります。
しかし、テンプレートを使用することで、作成するマニュアルの種類や目的に合わせて、適切な構成を選択することができます。また、マニュアル全体に一貫性のある目次を手間ひまかけずに提供することも可能となります。
したがって、マニュアルの目次を作成する際には、テンプレートを活用し、効率的な作業を行うようにしましょう。
※関連記事
「おすすめのマニュアルテンプレートサイト5選！効率的に作成しよう」
マニュアルの目次の必要性とは
目次がきちんと整理されているマニュアルを作ることで、作り手にも読み手にもメリットがあります。
この章では、マニュアルの目次がなぜ必要なのかについて解説します。
マニュアルの構成を理解できる
マニュアルの目次が必要な理由の一つに、マニュアルの構成を理解できる点が挙げられます。
一般的なマニュアルは情報が多く、目次がないマニュアルの場合、必要な情報を探すために多くの時間をかける必要があります。
しかし、読み手にとって理解しやすい目次があることで、読み手だけでなく製作者側も情報の整理がしやすくなります。
また、目次があることにより、マニュアルを改訂する場合や、新しい項目を追加したり削除したりする際に全体の構成が分かりやすくなります。
目的の情報を素早く発見できる
マニュアルに目次を付ければ、目的の情報を素早く発見できます。
目次がない場合、必要な情報を探すために手当り次第文書全体を読み返す必要があり、業務効率が低下します。
しかし、目次を使用することで、マニュアルに含まれる情報の概要を提供し、ユーザーが必要な情報に簡単にアクセスできるようになります。
例えば、探したい情報がある場合、マニュアルの章やセクションのタイトル一覧から検索でき、すぐに欲しい情報にジャンプすることができます。
これにより、ユーザーはマニュアル全体を読み通す必要がなく、マニュアルの使用性に合わせた情報を素早く見つけることができます。
※関連時期
「マニュアル作成の6つのコツとは？使いやすいマニュアルの特徴も解説」
「分かりやすいマニュアルの書き方6選！作成ステップについても解説」
まとめ
本記事ではマニュアルの目次作成のステップや作成時の注意点、また、何故マニュアルには目次が必要なのかという点を解説しました。
多くの企業はマニュアルを作成する際に、情報を網羅することや、見やすいレイアウト、分かりやすい表現などの「本文」の作成に注力してしまいがちです。
しかし、読み手だけでなく、そのマニュアルの製作者側も理解しやすく、現場で活用できるマニュアルにするためには、マニュアルの骨格である目次をしっかり決めてから作成することが重要です。
マニュアル作成の前にこの記事を読んで、目次の構成をしっかり練り上げて、利用価値の高いマニュアルを制作しましょう。前の記事ナレッジ活用の極意とは？ナレッジの活用メリットや3つの注意点も解説次の記事ガイドラインとは？マニュアルとの違いを意識して分かりやすい資料を作ろう
