有給休暇の申請メール例文2選｜取得時に抑えておくべき6つのマナーも解説

「有休をとるときのメールの書き方を知りたい…」「メールで有給取得を確実に行いたい…」このような悩みはありませんか？

有給休暇を取得することは、労働者の権利ですが、メールで申請する際には適切なビジネスマナーを守る必要があります。

この記事では、初めて上司に有給取得メールを作成する人のために、申請メールの書き方とマナーを解説します。また、実際の場面で使える例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

有給休暇の申請メールを書く際のポイント

有給休暇を申請する際、メールの書き方にはいくつかのポイントがあります。この章では、特に押さえておきたい以下3つのポイントを説明します。

• 件名を分かりやすく書く
• 結論から簡潔に書く
• 当日申請の場合はなるべく早くに書く

件名を分かりやすく書く

有給休暇の申請メールの件名は分かりやすく書くことがポイントです。受信者が一目で内容を理解できるように分かりやすく書きましょう。

例えば、「有給休暇申請【□□】」や「有給休暇取得のお伺い【□□】」とすることで、相手に何についてのメールかがすぐに伝わります。冗長な表現や曖昧な表現は避け、簡潔で明瞭な件名を心がけましょう。

結論から簡潔に書く

メールの本文は時系列で長々と書くよりも、結論を簡潔に伝えます。結論から書くことで、メールの末尾まで読まなくとも内容が理解でき、効率的なコミュニケーションが図れます。忙しい上司が短時間で状況を把握できるようにしましょう。

また、覚えておくべきことは、メールで済ませることが非礼と受け取られないようにすることです。メールやチャットで休暇申請が一般的な組織や職場では不要かもしれませんが、職場によって「有給申請をする際は、事前に電話や直接伝えるべきだろう」というケースもあります。一言、配慮の意を示すことも欠かさないようにしましょう。

当日申請の場合はなるべく早くに書く

有給休暇を当日に申請する場合、できるだけ早くメールを書くことがポイントです。急な休暇申請は、組織や同僚に影響を及ぼす可能性があるため、早急に上司や関係者に知らせることが礼儀です。具体的な理由や対応策も含め、できるだけ迅速に連絡を取るよう心がけましょう。

有給休暇を取得するためのメールの例文

ここでは、実際に活用できる有給休暇を取得するためのメール例文を２つ紹介します。

事前に有給取得を申請する場合の例文

有給休暇を事前に申請するときの理由は「私用のため」と記述することが一般的です。例えば、病気、家庭の事情、冠婚葬祭、またはレジャーなどが理由であっても「私用のため」と表現して問題ありません。

体調不良の欠勤を有給消化する場合の例文

事前に計画された休暇以外の場合（遅刻や急な体調不良で欠勤をする）、一般的に「私用のため」だけでなく、具体的な理由を説明することが礼儀です。

詳細な説明を記載することで、上司や同僚は休暇を取る理由が分かり、安心や信頼につながります。体調不良などの欠勤を有給消化する場合は、事情を十分に説明しましょう。

有給休暇を取得する際に押さえておくべき6つのマナー

この章では、有給休暇を取得する際に押さえておくべきマナーを６つ解説します。

• 留守の際にも仕事が回るように段取りをしておく
• 休暇取得日までにできるだけ余裕を持つ
• 事前に有給取得の旨を相談しておく
• 有給取得の権利を主張しすぎない
• 当日取得の場合は就業規則を確認する
• 有給取得の理由は伝えなくてもOK

有給休暇の取得は、就業規則によって労働者に与えられているものであり、それを利用すること自体はなんら問題ありません。一方で、休みをもらう立場として、事前の顧客対応や業務の引継ぎなどの社内共有は欠かせません。休む際に周りに迷惑をかけないように、この章で基本マナーを理解しましょう。

留守の際にも仕事が回るように段取りをしておく

有給休暇中でも仕事が滞らないように、留守になる前に適切な段取りをしておきましょう。

例えば、業務の引継ぎや代理担当者の指定、緊急時の対応方法などを整え、チームや同僚にも休暇中の業務が円滑に進行できるようサポートすることがマナーです。

休暇取得日までにできるだけ余裕を持つ

有給休暇を申請したい日がわかっている場合は、できるだけ余裕を持って申請しましょう。前日などの急な有給休暇の申請は、組織や同僚にとって迷惑になるだけでなく、調整が難しい場合があります。

休暇取得を考えている際は、上司や関係者に早めに計画を伝えることがマナーです。例えば、予定された休暇やプロジェクトに影響を与えないよう、数週間前から上司やチームと連絡を取りましょう。

事前に有給取得の旨を相談しておく

有給休暇を取得する際は、事前にその旨を相談しておくことがマナーです。たとえば事前に「この日は有給を取得したい」という旨を伝えておくとスムーズです。

事前に有給を使うことを伝えておくことで、上司や同僚はあなたの休暇計画を予測し、業務スケジュールの調整や代替策などを準備できます。また業務の中断や遅延を最小限に抑え、組織全体の効率を高めることもできるでしょう。

特に、特別な理由でその日に有給を取得しなければならない場合でも、事前のコミュニケーションにより、状況に応じて別の日に変更するなどの柔軟性が生まれます。原則的には希望通りの日程で有給取得が可能ですが、予期せぬ状況に適切に対処できるよう、相談しましょう。

有給取得の権利を主張しすぎない

有給休暇は労働者の権利であり、その利用は当然というべきですが、節度を持つことも大切です。たとえば「当然休む」というスタンスはできるだけ避けるべきです。

「申し訳ありません…」などと過度にへりくだる必要はないですが、有給取得の権利を主張しすぎないことも、社会人のマナーであることを念頭においておきましょう。

当日取得の場合は就業規則を確認する

有給休暇を当日取得する場合、企業によっては制限がある可能性があります。有給取得のルールは就業規則に明記されていることが多いため、確認が必要です。

当日取得が許可されているかどうか、就業規則を確認し、適切な手続きを踏むことで、トラブルを避けることができます。

有給取得の理由は伝えなくてもOK

一般的に、有給取得の理由は伝える必要はありません。本人が伝えたい場合に限り伝えても問題ありませんが、原則として理由を述べなくてもOKです。

休暇を取得する際は、組織の方針や就業規則に則り、適切な手続きを守ることを心がけましょう。

h2：有給休暇の申請が通らなかった場合の対処法

有給休暇の申請が通らなかった場合、対処する方法はいくつかあります。この章では、代表的な３つの対処法を解説します。

有給休暇が取得できない理由を確認する

有給休暇の申請が通らなかった際に最初にすべきことは、有給休暇の申請がなぜ通らなかったのか、その理由を確認することです。上司や人事部とコミュニケーションを取り、具体的な理由を明らかにすることが重要です。理由が明確であれば、対策を練るのに役立ちます。

別の日にでも取得できないか交渉する

有給休暇の申請が拒否された場合、別の日程で有給を取得できないか交渉しましょう。上司や組織の都合に合わせて調整することで、休暇の取得が可能になることもあります。コミュニケーションを取り、適切な日程を見つける努力を怠らないことが重要です。

どうしても拒否される場合は労働組合に相談する

有給申請が何らかの理由で頑なに拒否される場合、最終手段として労働組合に相談しましょう。労働組合は労働者の権利を保護し、問題解決のサポートを提供します。しかし、この手段は最終的な選択肢として検討し、慎重に進めるべきです。

有給休暇は労働者の権利であり、正当な理由がある場合は取得できるべきです。冷静に対処し、組織とのコミュニケーションを重視しながら、適切な解決策を模索しましょう。

まとめ

この記事では、有給休暇を取得する際に役立つメールの書き方とマナーなどを網羅的に解説しました。

有給休暇を申請する際には、件名を分かりやすく書き、結論から簡潔に伝えることが重要です。また事前に計画的に申請し、上司や関係者に相談することで、円滑な休暇取得が可能となります。

万が一、申請が通らない場合は、代替日程を提案したり、労働組合に相談することも一つの手段です。冷静に対処し、適切な手続きを踏むことで、休暇取得に関するトラブルを最小限に抑えることができます。

この記事を参考にして、適格な有給休暇の申請メールを作成し、上司に受理してもらうスキルを身につけましょう。