部下が休職する場合に上司が対応すべきこと4選！防ぐ方法も解説

「部下が休職した場合に上司がすべきことを知りたい」「部下が休職しないようにする方法を知りたい」このような悩みを持つ人は多いのではないでしょうか？

現代の職場において、部下の休職は避けて通れない課題となっています。場合によっては、仕事が原因で心を病んでしまうといった事もあるかもしれません。上司が適切な対応を取ることで、部下の健康と職場環境を守ることができる可能性が高まります。部下の休職を未然に防ぐためには、とにかく初動が大切です。

この記事では、部下が休職する場合に上司が対応すべきことを紹介します。さらに、部下が休職しないようにするための対策などにも踏み込んで解説します。

これを読めば、部下が休職する場合の対処法を理解した上で、今後休職者がなるべく出ないように動けるようになります。ポイントを押さえて、休職防止や早期の復職を目指しましょう。

部下が休職する場合に上司が対応すべきこと4選

部下が休職する場合、上司は部下の休職手続きを行わなければなりません。そして、復職時には、復帰の可否を判断し、関係者と連携して復帰後のサポートなどを行います。この章で、部下が休職した場合の対処法を詳しく理解していきましょう。

人事部または労務部に連絡する

まずはじめに、部下が休職を希望する場合、上司は迅速に人事部または労務部に連絡しましょう。このとき、もしも部下から主治医の診断書が提出された場合は、休職の必要性を確認するために重要です。

診断書提出時には、具体的な休職理由や療養期間の見込みの情報を記載してもらうことが望ましいです。また、休職中の経済的・将来的な不安を軽減するために、傷病手当金などの給付金制度や休職支援制度などの説明を行い、部下を配慮することも重要です。

具体的な情報提供としては、厚生労働省が以下のように定めています。

部下が安心して休職できるような情報提供
- 傷病手当金をはじめとした経済的な保障
- 不安、悩みの相談先の紹介
- 民間・公的の職場復帰支援サービス
- 休職制度の説明、休業の最長（保障）期間（会社の就業規則による）など

（出典：心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き|厚生労働省）

上司や人事労務担当者の適切な情報提供とサポートにより、部下は休職期間中に安心して療養し、円滑な職場復帰に向けた準備を進めることができるでしょう。

休職中にも定期的にコミュニケーションを取る

部下が休職中にも、できるだけ定期的にコミュニケーションを取りましょう。休職期間中、上司は部下とのコミュニケーションを途切れさせないよう心掛けるべきです。

例えばメールやオンラインでの面談を行うことで、部下の状況を把握し、必要なサポートや理解を示します。定期的なコミュニケーションにより、上司と部下の信頼関係を維持することができ、円滑に職場復帰を促進できます。

ただし、プライバシーを考慮し、過度な干渉は避けるようにしましょう。適切なタイミングでのコミュニケーションは、部下との信頼関係を築く上で重要です。

復帰時期の判断を行う

復帰時期の判断は、上司にとって重要な役割です。部下が休職していた期間や診断書の内容、医師の意見などを総合的に考慮し、部下が適切な療養を終え、職場に復帰できる状態にあるかどうかを判断する必要があります。

部下の復帰時期を判断する際には、主治医による診断を参考にします。しかし、その診断は、日常生活における病状の回復程度に基づいて行われるため、必ずしも職場で求められる業務遂行能力まで回復しているとは限りません。

復帰時期を適切に決定することは、部下の健康と職務遂行の両面に影響を及ぼします。上司は、部下が職場での業務を安全に遂行できるかどうか、適切に見極められるようにしましょう。

復帰後のサポートについて決める

部下の復帰後に必要なサポートについて決めておきましょう。職場復帰後は、管理監督者による観察と支援のほか、事業場内産業保健スタッフ等によるフォローアップを実施し、復帰後のサポートを行います。

このサポートには、復職後の業務サポートの内容や方法、業務内容や量の変更、段階的な就業上の配慮、そして治療上必要な配慮など、多岐にわたる要素が含まれます。

具体的な計画を作成する際には、部下に必要な情報収集を行い、評価をすることが重要です。また、人事・労務担当者や産業保健スタッフと連携しながら進めることも大切です。部下の状況やニーズを理解することで、適切なサポートを提供することができます。

部下が休職に至る一般的な理由4選

業界や会社規模に限らず、部下が休職に至ることは多々あります。

この章では、その理由を以下４つに分けて解説します。

人間関係が良くない
長時間労働である
人事評価に納得ができない
仕事以外の理由

人間関係が良くない

部下が休職に至る背景には、人間関係の問題が挙げられます。

株式会社メンタルヘルステクノロジーズでは、メンタル不調を原因に休職した経験がある会社員を対象に調査を行いました。その結果、休職した理由の最も多い要因が「人間関係不和」であると発表しています。

（出典：【メンタル不調で休職経験のある会社員110名に調査】休職をした理由は「人間関係不和」が56.4%で最多｜PR TIMES）

このデータから、職場内の人間関係が部下のメンタルヘルスに及ぼす影響が示唆されています。職場内でのコミュニケーションの摩擦や対立、いじめや嫌がらせなどの問題が生じることで、ストレスや精神的な負担が増大し、最終的に休職を選択するケースがあります。

人間関係の問題は、部下の働きやすさや職場環境に大きな影響を及ぼします。上司や同僚との良好なコミュニケーションや信頼関係の構築は、部下の心の健康と休職率を下げる上で重要なのです。

長時間労働である

部下が求職する理由には、長時間労働であるということも多くあります。

先述した企業の同調査結果によると、人間関係が良くないことに続いて、2番目に「長時間労働」であることが休職する理由につながると発表しています。

過度の仕事の負荷や残業は、部下のストレスを引き起こし、体力や精神的な健康に影響を及ぼします。長時間労働が継続すると、過労やうつ病などの問題が生じ、部下が休職を余儀なくされる場合もあるでしょう。

こうした事態を避けるために、上司は過労を防ぐための対策を講じる必要があります。例えば、適切な労働時間の管理と労働負担の配分、効率的な業務プロセスの見直しを心掛けましょう。働き方改革の推進やワークライフバランスの促進が、部下の健康と生産性の向上に寄与するでしょう。

人事評価に納得ができない

部下が休職に至る理由の中には、人事評価に納得ができないことも含まれます。職場において、優れた成果を上げていると認められる人は、その実績に見合った評価を期待します。

しかし一部の企業では、年功序列の慣習が残っているなど、年齢や経験による偏見が影響する場合や、公正な評価基準が欠如していることがあります。これらの理不尽な評価は、優れた人材が直面する不満や疑問を引き起こし、休職につながるリスクがあるため、注意しましょう。

仕事以外の理由

部下が休職に至る理由には、仕事とは無関係な要因による場合もあります。これは、部下のプライベートや個人的な状況のために休職を選択するということです。

例えば、家庭内でのトラブルや育児負担などが部下の心にストレスをもたらすことが考えられます。これらの問題が積み重なると、部下の心理的な負担が増大し、最終的には休職を余儀なくされるでしょう。

また、個人的な健康問題も休職の理由となることがあります。急な病気や体調不良の場合、医療的な処置やリカバリーに専念する必要が生じ、休職を選択します。

上司は、部下とのコミュニケーションを通じて、仕事以外の要因にも気を配り、理解を示すことが重要です。柔軟な対応や適切なサポートを提供することで、部下のストレスを軽減し、休職防止につながります。

部下が休職しないようにするための3つの対策

社員の休職防止への取り組みは、企業にとって重要です。この章では部下が休職しないようにするための対策を3つに分けてご紹介します。

相談しやすい環境を作る
ストレスサインに注意する
産業医との面談を進める

相談しやすい環境を作る

部下が休職しないようにするために、相談しやすい環境を作りましょう。話しにくい環境では、部下はストレスや不安を内に抱え込む可能性があります。

部下が安心して相談できる雰囲気が整っていれば、問題を共有し解決策を見つけることができるかもしれません。たとえば、定期的に個別面談を行いアドバイスする機会を設け、部下が自分の状況やニーズを共有できる環境を整えてあげましょう。

ストレスサインに注意する

部下の休職を防ぐためには、早期にストレスサインを察知し、適切な対応をとることが不可欠です。やる気の低下、イライラ、集中力の散漫化など、これらの兆候はストレスが蓄積しているサインかもしれません。観察力を養い、部下の様子を注意深く見守りましょう。

次の章で、一般的に見られるストレスサインを解説します。

仕事の仕方に変化があるか

部下のストレスサインを見逃さないようにするためには、普段から仕事の仕方に変化がないか観察しましょう。微細な変化にも敏感に対応する必要があります。

たとえば、業務のペースが以前よりも遅くなった場合、部下が過度な負担やストレスを感じている可能性があります。逆に、急激な業務の変更や増加に対して部下が追いついていない場合も、ストレスサインかもしれません。

上司は部下の業務の変化に注意を払い、その背後にある要因を探りましょう。部下の仕事の変化が長期的なものであれば、適切なサポートや調整を行いながら、部下が持続可能な方法で業務を遂行できるよう努力する必要があります。

行動に変化があるか

部下の行動に変化がないかも見ていきましょう。業務に対し前向きな行動をとっていない場合、それは仕事に対する熱量が下がっている兆候かもしれません。

例えば、以前は活発だった部下が突然無関心になったり、協力的だった態度が不機嫌に変わったりすることがあります。これらの行動の変化は、ストレスや不安、自己評価の変動などを示唆しています。上司は部下の行動パターンに注意を払い、部下が休職しないように適切な対応をとりましょう。

勤務中の態度に変化があるか

部下の勤務中の態度や行動に変化があるかも見逃さないようにしましょう。協調性の低下、業務への取り組みの減少、会話を避けたり距離を取るようになっていたらストレスサインの可能性があります。部下が安心して本音を話せる雰囲気を作り出し、前向きに業務に対応できるよう調整しましょう。

見た目に変化があるか

部下の見た目に変化が見られる場合、ストレスサインの可能性があります。例えば、元気だった部下が疲れた表情をしている、身だしなみが乱れている、体重や体調に変化があるなどが考えられます。

ストレスや健康問題は一見すると問題なく見える場合があります。しかし、見た目に変化が見られることもあるため、これに気付くことが重要です。状況を注意深く観察し、変化に気付いたら、安心して話せる環境を整えてあげましょう。

※関連記事「部下がストレスを感じている4つのサインと対処法」

産業医との面談を進める

部下の休職を未然に防ぐためには、必要に応じて産業医との面談を進めましょう。産業医は専門知識を有し、部下の健康に関するアドバイスやサポートを提供できます。

心身の状態を自己判断に任せてしまうと、実際は疲弊してしまっているのに気づけず判断が遅れる恐れがあります。また、復職への焦りや回復への期待などの感情が交錯し、客観的な評価が難しくなる場合もあります。部下の安全と健康を守るために、専門家のアドバイスを活用して最善の判断をしましょう。

まとめ

部下の休職は、職場において避けて通れない課題ですが、適切な上司の対応がその影響を軽減する鍵となります。この記事では、部下が休職する際に上司が取るべき4つの対応策などを網羅的に解説しました。

人事部への連絡から始まり、休職中のコミュニケーション、復帰の判断、そして復帰後のサポートまで、上司の役割は多岐にわたります。また、部下の休職を未然に防ぐためには、相談しやすい環境を整え、ストレスサインに敏感になることが重要です。

さらに、部下の仕事の変化や行動、態度、見た目にも目を向け、変化に気付いたら対話を通じてサポートする姿勢が求められます。

部下との信頼関係を深め、適切なサポートを提供することで、部下の健康を守りつつ、職場の復帰効率を向上させることができます。円滑な職場運営を実現するために、今回の知識を活用してみてください。

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