仕事を辞める意思を伝えるメールの例文｜マナーについても解説

「メールで仕事を辞めることを伝えたい」「仕事を辞めるメールで上司に納得してもらいたい」このように思う人の中には、そもそも退職の際にメールを利用することが不適切なのではないかと思い悩む人はいませんか？

今やビジネスの重要なコミュニケーションツールの一環としてメールが広く用いられています。そのため、退職の挨拶や相談にメールを活用することは、一般的には珍しいことではありません。

そこで本記事では、仕事を辞める意思を伝えるメールの例文や押さえておくべきマナーなどを解説していきます。仕事をやめたとしても、将来的に再び共同で仕事をする可能性があるかもしれないので、退職時のメールで良い印象を残せるようにしましょう。

仕事を辞める意思をメールで伝えてもいいのか？

仕事を辞める場合、通常は直接上司に伝えるのが基本ですが、特定の状況下ではメールでの連絡も可能です。この章では、そのケースについて具体的に説明します。

原則として直接伝えるのがマナー

社会人として、仕事を辞める際は原則直接伝えることがマナーです。電話やメールでの連絡は相手に失礼にあたり、印象も良くありません。

具体的な退職希望日は、後任への引継ぎを考慮して上司などと直接話し合って決めることが一般的です。円満退職するためにも、退職までの流れを円滑に進めるためにも、できる限り直接伝えましょう。

ただし、パワハラや病気などのやむを得ない事情がある場合は、退職の申し出をメールで行うことができます。法律でも、必ず対面で伝えなければならないという記載はなく、会社側はメールでの退職届を受領する義務があります。また退職の申し出は、会社の就業規則にもよるので、自身の勤務先の就業規則を必ず確認しましょう。

仕事で辞める意思をメールで伝えてよいケース

退職の申し出は、通常顔を合わせて伝えることが望ましいですが、やむを得ない事情もあるでしょう。次の章では、メールで仕事を辞める意志を伝えても良いとされる「上司が忙しくて面談ができないケース」「既に休職中のケース」の２つのパターンを紹介します。

上司が忙しくて面談ができないケース

直属の上司がいつも忙しく、なかなか面談が難しい場合、メールで連絡しましょう。その際にも、仕事を辞める事をメールで伝えて終わりではなく、面談のアポイントを取ることが一般的です。リモートワークなどが理由で、上司に直接会う機会がない場合にも同様です。

上司が長期不在の場合は、他の管理職や人事部門と連絡をとり、代替面談を設定することができます。一般的には、どのような退職理由に関わらず、適切な手続きに従い、正式に退職を通知することが求められます。

既に休職中のケース

既に休職中である場合、メールで退職の意思を申し出るとよいでしょう。休職中は通常の業務復帰が難しく、体調や精神的な不調が続いている可能性が考えられます。

メールの中で、休職期間中の自身の状態を説明し、復職の見通しが立たないことを述べることが大切です。例えば医師の診断に基づき、職場環境が健康に悪影響を及ぼす可能性がある場合は、詳細に説明しましょう。これにより、会社側はあなたの健康を最優先に考え、協力的な姿勢を見せるでしょう。

メールで伝える場合も面談は申し込もう

退職の意思をメールで伝える場合でも、同時に面談を申し込むことが重要です。メールだけのコミュニケーションでは、お互いの表情や感情が把握しづらく、失礼に当たる可能性があるためです。面談をすることで、状況をより深く理解し合う機会となります。

また、退職には業務の引き継ぎや後任の人事など、多くの調整が必要です。面談を通じて、これらの対応を効果的に進める協議が行われやすくなります。ただし、メンタル的な不調や健康上の理由で面談が難しい場合は、避けても良いでしょう。

仕事を辞めるメールを書く際の5つのポイント

せっかく書いたメール文が、冗長な表現や長々とした文面で綴られていると、相手に言いたいことが伝わりにくくなってしまいます。この章で紹介する5つのポイントを押さえて、退職に納得してもらえる文章を作成できるようになりましょう。

• メールの目的を簡潔に書く
• 退職の意思が固いことを記載する
• いつ退職したいのかを記載する
• 退職希望日の1か月前までに伝える
• メールのみで伝える場合はその理由も記載する

メールの目的を簡潔に書く

まずはメールの目的を簡潔に書きましょう。メールで仕事を辞める相談や報告をする際に、その内容が分かりづらいと上司や同僚との関係悪化を引き起こす可能性があります。

逆に受信者側が文章を読んで、退職の意思をひと目で分かるようにできれば、不必要な誤解や煩雑なコミュニケーションを避けることができます。例えば、退職理由が新たなキャリアの機会を追求するためであれば、それを端的に表現します。明確な目的が相手に伝われば、スムーズなコミュニケーションが促進されるでしょう。

退職の意思が固いことを記載する

退職メールにおいて、退職の意思が固いことを伝えることは重要です。文面に迷いが生じると、上司や会社から「もう少し後押しすれば、退職を諦めるかもしれない」と引き止められる可能性が高まります。

例えば「退職します」「慎重に考えた結果、この決断を下しました」といった表現を使い、退職意思が固いことを表現します。ただし、感情的な要素を押し出しすぎず、失礼のない言葉を遣いましょう。クッション言葉として「誠に勝手ではありますが」「大変ご迷惑をおかけしますが」などを挟むことで、丁寧で配慮のある表現に仕上がります。

いつ退職したいのかを記載する

仕事を辞めるメールを書く際は、いつ退職したいのかも書きましょう。これは、会社側が後任者の引き継ぎ対応に備えるなど、トラブルを起こさず退職するために重要です。

たとえ今の会社を辞めたとしても、人脈は一生続く可能性があります。今後に悪影響を与えないようにするためにも、目安として退職日やスケジュールを記載しましょう。

退職希望日の1か月前までに伝える

退職の申し出をするタイミングは、各会社の就業規則によって異なります。通常、退職を申し出る際には、退職希望の1か月前までの提出が一般的です。

早めに退職の意向を伝えることは、会社や同僚に対するマナーとして重要です。急な退職は他の人に迷惑をかけることになります。「今日限りで辞めます」といった急な連絡は避け、きちんと事前に計画的に行動するようにしましょう。

メールのみで伝える場合はその理由も記載する

メールを使用して退職を伝える際には、その理由を記載することが重要です。なぜ直接面談ではなくメールを選んだのか、その理由を説明することで、相手に納得してもらいやすくなります。

理由には「遠隔地にいる」「急な退職が必要な状況にある」「体調不良が続いていて直接面談することが難しい」などが挙げられます。誠実で説得力のある説明を心掛けましょう。

退職挨拶メールを書く際の3つのポイント

退職が決まった後の挨拶メールを書く際には、いくつかポイントがあります。社内と社外でも異なるため、以下の３つのポイントを押さえておきましょう。

• 社内向けには出勤最終日に送る
• 社外向けには退職日の2週間ほど前に送る
• 一斉送信でOK

社内向けには出勤最終日に送る

まず社内向けの退職挨拶メールは、出勤最終日に送るのが一般的です。これは、最後の出社日に同僚や上司に感謝の気持ちを表し、業務の円滑な引き継ぎをサポートするためです。

メールを最終出社日に送ることで、直接対面での挨拶が難しい状況でも感謝の意を伝えることができます。ただし「定時を過ぎてから送る」「○日前に送る」など社内規則やガイドラインがある場合は、それに従うことが大切です。

社外向けには退職日の2週間ほど前に送る

社外向けの退職通知メールは、遅くても退職日の約2週間前に送るのが適切です。場合によっては、直接出向いて挨拶をした方がよいケースもあるため、先輩や上司などに相談し、判断を仰いだ上で対応してもよいでしょう。

メール内には、連絡先の変更や後任者の情報など、関係者が必要とする情報を明確に伝えることが大切です。後から返信や電話がかかってきた際に「もう退職していて、誰に連絡を取ればいいか分からない」ということを防ぐことにもつながります。

一斉送信でOK

退職挨拶メールに関しては、一斉送信は失礼ではありません。むしろ、情報の整合性を保ち、誤解を防ぐために有効です。ただし、メール文面に感謝の気持ちをしっかりと込めることが大切です。

また、一斉送信を行う場合、宛先には注意が必要です。宛先を「Bcc」にし、念のため自分のアドレスを「To」で送るとよいでしょう。これにより、他の受信者同士でアドレスを知られないように配慮されます。ただし最良の方法は、メールではなく直接お礼を述べることです。退職までに会う機会がある場合、きちんと感謝の意を伝えましょう。

仕事を辞めるメールの例文

ここからは、実際に仕事を辞めるメールの例文をパターン別に紹介します。

要件を伝えずアポイントを取るメールの例文

以下は退職の申し出を伝えずに、アポイントだけ取る場合の例です。

要件を伝えずアポイントを取る言い回しは、上記例文の他にも「近日中にお話できる機会はありますか」「相談があるので、お時間を作っていただけますか」などが有効です。

退職の意思を伝えるメールの例文

外回りや長期出張などで上司が忙しく、直接退職の申し出を報告できない場合があります。その際は、以下のようにメールを通じて上司と面談の日程を確認するようにしましょう。

退職の意思をメールで伝える際には、上司や会社に配慮が必要です。メールで伝えることになっても円満退社できるように、なぜ直接伝えることが難しいのか、その理由を加えるようにしましょう。

さらに、退職を一方的に伝えるのではなく、検討中であることや相談の意向を示すことも大切です。退職による上司や同僚への負担を考慮し、慎重に行動することが求められます。

退職の挨拶メールの例文

下記は、社外向けに退職が決定した後に送る挨拶メールの例になります。

下記は、社内向けに退職が決定した後に送る挨拶メールの例になります。

まとめ

この記事では、仕事を辞めるメールを書く際のポイントや例文、基本マナーについて網羅的に解説しました。

本来、お世話になった同僚や会う機会が多い方には、できるだけ対面で挨拶することが適切です。しかし、直接話すことが難しい場合には、メールを使用することは問題ありません。

退職を伝えるメールは、今までお世話になったことへの感謝の気持ちです。円満退職するためにも、明るく、失礼のないように、最後まで好印象を与えて気持ちよく退職しましょう。