情報共有ツール導入のメリットとは

情報共有ツールの重要性が叫ばれるようになり久しいものです。情報共有ツールにはどのようなメリットがあるのでしょうか。この記事では、下記のような悩みを持った人に向けて、ベストな情報共有ツール導入につなげるためのメリットをご紹介していきます。

情報共有ツールのメリットがわからない!
情報共有ツールの導入でどんな効果があるか知りたい！
情報共有ツールの選択で迷っている!

情報共有ツール導入する最大のメリットは生産性の向上です。近年私たちのビジネス環境は、日々生産性の向上を求められています。指示としてやってくる要件は売り上げのアップであったり、コストカットであったり様々です。それらは、全て生産性の向上で解決できるものです。しかしながら、単に売り上げを上げろと言われても、時代の変化が激しい近年では、単純な過去の成功体験は通用しにくくなっています。何をすればよいのか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。どのようなビジネス的アクションをとればよいのかが見えにくい現代ですが、最終的に生産性の向上とは、２点に集約されます。

成果物の増大
コストカット

そして、この生産性を向上させる最大の助けとなるのが情報共有ツールの導入です。当記事では、情報共有ツールの導入がもたらすメリット、つまりポジティブな効果をご紹介します。 [toc]

情報をチームに広げる意味とメリット

情報共有ツールで情報をチームに広げることは、それだけでチームに成長というメリットをもたらします。 なぜなら、アクセス可能な情報は、チームが使用できるリソースという意味があるからです。また、チームメンバーがアクセス可能な情報リソースの多寡は、メンバーの裁量そのものをあらわしています。つまり、組織においてアクセス可能な情報とは、メンバーの裁量と比例すると考えてください。仕事における裁量は重要な要素です。裁量はメンバーの成長に影響するからです。裁量が少なく、いつも決まった業務しかこなしていないメンバーは、ずっと同じ業務しかこなせません。成長機会と経験が得られないからです。一方で、様々な情報にアクセスでき、情報リソースを持っているメンバーは、新しい業務を学習し成長する余地があります。つまり、情報共有は仕事の裁量につながり、仕事の裁量は結果的にメンバーの成長につながります。

情報の蓄積とノウハウの共有から得られるメリット

私たちは情報共有ツールを使ってあらゆる情報をどんどん投稿することを勧めています。なぜなら、蓄積された情報はノウハウになるからです。最初に投稿された際は小さな情報でも、メンバーが情報を育てていくことで価値のある情報、ノウハウになります。 個人に留まっている１人のノウハウが、チームの他のメンバーへも広がれば、チームの生産性は向上します。チームで処理できる業務の余地が1人からチームへと増えているからです。また、情報共有ツールには単純に機能としてのメリットを提供します。例えば、紙に書かれた手順書ならば修正するのにも手間がかかります。しかし、情報共有ツールでは編集は簡単です。情報共有ツールは元々データを編集しやすく設計されているため、誰でも気軽に編集することができます。情報共有ツールには、蓄積された情報をバージョンアップして育てていくための機能が予め備えられているのです。

信頼と心理的安全性が後押しする成長

情報共有がチームにもたらす効果や、情報共有ツールの機能としてのメリットについてご紹介してきましたが、チームメンバーに情報を共有して託すということは、メンバーを信頼するということでもあることを覚えておいてください。チームメンバーに信頼してもらうことは非常に重要です。なぜなら、チームから信頼を感じているメンバーは、信頼が少ないメンバーよりもずっと良い仕事をしてくれるからです。情報共有ツールを導入することは、メンバー同士を信頼することであり、信頼することがメンバーの良い仕事、メンバーの成長につながります。さらに、信頼がある組織は、「アイデアや問題・問題点」などを情報共有ツールにシェアしてもいいのだという心理的安全性の高い組織と言えます。私たちは信頼とともに、メンバーへ心理的安全性を与えることを大切だと考えています。

自立的なチームがもたらす成長

最後にまとめとして、自立的なチームについてご紹介します。仕事において生産性を向上させ成果を出すには、自立的に成長できるチームであることが欠かせません。 自立的なチームとなるために必要な要素として、３点あります。

メンバーの裁量
情報へのアクセス権
信頼されている雰囲気

これらはいずれも情報共有ツールの導入から得られるメリットです。情報共有ツール導入は、メンバーの裁量、情報へのアクセス権、信頼を改善させる効果があります。その効果は、自立的に成長するチームを生み出し、最終的にはチームの所属する組織の生産性を向上させるというメリットをもたらします。当記事ではご紹介した情報共有ツールの重要性と、ツールの導入からメリットを手に入れるために、情報共有ツールをぜひお試していただければと思います。