情報共有ツール導入のメリットとは

情報共有ツールメリット

情報共有ツール導入する最大のメリットは生産性の向上です。

近年私たちのビジネス環境は、日々生産性の向上を求められています。指示としてやってくる要件は売り上げのアップであったり、コストカットであったり様々です。それらは、全て生産性の向上で解決できるものです。

しかしながら、単に売り上げを上げろと言われても、時代の変化が激しい近年では、単純な過去の成功体験は通用しにくくなっています。何をすればよいのか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

どのようなビジネス的アクションをとればよいのかが見えにくい現代ですが、最終的に生産性の向上とは、成果物の増大とコストカットの2つに集約されます。そして、生産性を向上させる最大の助けとなるのが情報共有ツールの導入です。

当記事では、情報共有ツールの導入がもたらすポジティブな効果をご紹介します。

情報をチームに広げる意味

情報共有ツールで情報をチームに広げることは、それだけでチームに成長をもたらします。

なぜなら、アクセス可能な情報は、チームが使用できるリソースという意味があるからです。また、チームメンバーがアクセス可能な情報リソースの多寡は、メンバーの裁量そのものをあらわしています。つまり、組織においてアクセス可能な情報とは、メンバーの裁量と比例すると考えてください。

仕事における裁量は重要な要素です。裁量はメンバーの成長に影響するからです。
裁量が少なく、いつも決まった業務しかこなしていないメンバーは、ずっと同じ業務しかこなせません。成長機会と経験が得られないからです。一方で、様々な情報にアクセスでき、情報リソースを持っているメンバーは、新しい業務を学習し成長する余地があります。

情報共有は仕事の裁量につながり、仕事の裁量は結果的にメンバーの成長につながります。

情報の蓄積とノウハウの共有

情報の蓄積とノウハウの共有

私たちは情報共有ツールを使ってあらゆる情報をどんどん投稿することを勧めています。なぜなら、蓄積された情報はノウハウになるからです。

最初に投稿された際は小さな情報でも、メンバーが情報を育てていくことで価値のある情報、ノウハウになります。

個人に留まっている1人のノウハウが、チームの他のメンバーへも広がれば、チームの生産性は向上します。チームでできる業務の余地は増えているからです。

また、情報共有ツールには機能としてのメリットがあります。例えば、紙に書かれた手順書ならば修正するのにも手間がかかります。しかし、情報共有ツールでは編集は簡単です。情報共有ツールは元々データを編集しやすく設計されているため、誰でも気軽に編集することができます。

情報共有ツールには、蓄積された情報をバージョンアップして育てていくための機能が予め備えられているのです。

信頼と心理的安全性が後押しする成長

信頼と心理的安全性が後押しする成長
情報共有がチームにもたらす効果や、情報共有ツールのメリットについてご紹介してきましたが、チームメンバーに情報を共有して託すということは、メンバーを信頼するということでもあることを覚えておいてください。
チームメンバーに信頼感を感じてもらうことは非常に重要です。なぜなら、チームから信頼を感じているメンバーは、信頼感が少ないメンバーよりもずっと良い仕事をしてくれるからです。

情報共有ツールを導入することは、メンバー同士を信頼することであり、信頼することがメンバーの良い仕事、メンバーの成長につながります。

さらに、信頼がある組織は、「アイデアや問題・問題点」などを情報共有ツールにシェアしてもいいのだという心理的安全性の組織と言えます。私たちは信頼とともに、メンバーへ心理的安全性を与えることを大切だと考えています。

自立的なチームがもたらす成長

自立的なチームがもたらす成長

最後にまとめとして、自立的なチームについてご紹介します。

仕事において生産性を向上させ成果を出すには、自立的に成長できるチームであることが欠かせません。

自立的なチームとなるために必要な要素として、3点あります。

  • メンバーの裁量
  • 情報へのアクセス権
  • 信頼されている雰囲気

これらはいずれも情報共有ツールの導入から得られるメリットです。情報共有ツール導入は、メンバーの裁量、情報へのアクセス権、信頼を向上させるものであり、それは、自立的に成長するチームを生み出し、最終的には生産性を向上させます。

当記事では情報共有の重要性と、ツールの導入から得られるメリットについてご紹介しました。