日報が書けない！新入社員が日報を書くときのポイントとは？

新入社員の皆様の中には、このような日報の書き方について悩まれている方も多くいらっしゃることでしょう。

本記事では、日報の書き方に悩む新入社員の方たちに向けて、下記の4点を紹介します。

• まずは理解したい日報の2つの役割
• 日報に含むべき項目
• 分かりやすい日報を書くための4つのポイント
• ワンランク上の「評価される日報」を書くための3つのポイント

日報は、業務時間中に少しづつ書くことで質の良い日報を書くことができます。
ぜひ普段の日報作成時にお役立てください。

まずは理解したい日報の2つの役割

まずはこの章で、日報作成時において理解すべき２つの役割について解説します。

• 一日を振り返り業務を分析するためのもの
• 部署やチームに状況を共有するためのもの

一日を振り返り業務を分析するためのもの

日報には、個人でその日一日を振り返り、業務を分析するための役割があります。
自身で一日の業務の振り返りを行わなかった場合、仕事のミスや未完了のタスク、改善したほうが良い業務などが見落とされるなど、仕事の質の低下につながる恐れがあります。
しかし一日の振り返りを行うことで、その日の課題にすぐに向き合えるだけでなく、自分自身の業務の達成度や進捗度合いを把握でき、次の日以降の業務に活かすことができます。
そのため、一日を振り返ることができる日報は、日常的に自己評価・分析できるツールとして、私たちにとって欠かせない役割を果たしています。

部署やチームに状況を共有するためのもの

日報は、部署やチームで共有することで、上司や同僚などに進捗状況を伝える役割を果たします。

例えば普段業務で関わっていないメンバーであっても、日報を共有しておけば、誰がどんな業務を行っているか把握しやすくなります。そうすることで万が一何か問題が発生しても、事前情報の元、スムーズに連携できるでしょう。
また、部署やチームに問題点を全体共有することで、議論する機会が増え、解決策を考えるきっかけを作る役割もあります。

日報に含むべき項目

日報に含むべき項目は主に以下4つとなります。

• その日に行った業務内容
• 業務で得られた成果
• 見つかった課題や対策
• 所感

ここでは、それぞれの特徴について解説します。

その日に行った業務内容

日報を書く際にまず必要な項目は、その日に取り組んだ「業務内容」です。
日報は客観性を求められることから、だらだら文章にするのではなく、誰が見てもすぐ内容が理解できる5W1Hを意識し、具体的に短い文章で書くようにしましょう。
また、時系列に沿ったり業務内容ごとにまとめたりすることで、書き忘れを防止することができます。

例文

・14:00 – 14:15：挨拶およびプロジェクト概要の説明
・14:15 – 14:45：要件のヒアリングと質疑応答
・14:45 – 15:00：次回のアクションアイテム確認およびミーティング終了
・15:00 – 15:30：問題の再現と原因の特定
・15:30 – 16:30：コード修正とテスト
・16:30 – 17:00：修正内容のレビューとデプロイ

業務で得られた成果

その日の業務でどんな成果を生み出すことができたのかを、具体的に記載するようにしてください。
例えば数字などを使って定量的に成果を記録することで、上司は業務の評価や把握がしやすくなり、自分自身も後から仕事を振り返りやすくなります。
成果が思い浮かばない場合、学んだ点やGOODだった点を書くのもおすすめです。

例文

・新機能のユニットテスト
成果：10件のテストケースを作成し、8件のバグを発見・修正。
学び：詳細なシナリオを事前に考えることで、バグの発見率が向上することを学びました。また、テストケースの作成プロセスを通じて、テストの重要性と効果を再認識しました。

・クライアントとのミーティング
成果：新プロジェクトの要件15項目を具体的にまとめ、クライアントからの合意を得た。
学び：クライアントのニーズを詳しく聞き取ることが、プロジェクトの方向性を明確にし、効率的な進行を可能にすることを実感しました。質疑応答での対応力も向上しました。

見つかった課題や対策

一日の業務を通して見つかった課題、またその課題に対してどのような対策を行ったのかを記載します。
例えば業務を行っていると、良い面ばかりだけではなく「目標達成ができなかった」「スキルが足りなかった」などのような事象が発生します。
このような場合、どうしても悪い面は書きにくく感じてしまいますが、自分の課題を隠さずに書き出し、対策を思考することで客観的に自己分析する機会を作ることができます。
また、自身が困っていることや見つかった課題を日報に記載することで、上司や他メンバーからフィードバックをもらうことも容易となります。

例文

・新機能のユニットテストの進行が遅れた
原因：テストケースの作成に時間がかかりすぎた。
対策：テストケースの作成前に詳細な計画を立て、効率的に進めるためのテンプレートを作成しました。また、次回からはペアプログラミングを導入し、他のメンバーと協力して進行を早めることを検討しています。

・クライアントとのミーティングで質問に即答できなかった
原因：プロジェクトの詳細な仕様についての理解が不足していた
対策：次回のミーティング前にプロジェクト仕様の復習を徹底し、想定される質問への回答を事前に準備することにしました。また、ミーティング後に振り返りの時間を設け、次回に活かすためのフィードバックを集めるようにします。

所感

日報を書く際は、ただ単純に心に感じたり思ったりしたことを述べる「感想」ではなく、心に感じた事に対してさらに自分の意見を加えた、「所感」を含むようにしましょう。
所感というと「感想」と混同されがちですが、いわば日報のまとめにあたる部分を指します。
所感を書くときは、その日に感じたことを自分なりに考察したことを記述します。
そうすることで、業務の課題や改善点を後になって見返すことができ、同じ失敗を防ぐことに役立ちます。

例文

今日の業務を通して、新機能のユニットテストの進行が遅れたことが課題として浮き彫りになりました。テストケースの作成に多くの時間を費やしてしまったことで、計画通りに進めることができませんでした。この経験から、事前に詳細な計画を立てることの重要性を再認識しました。今後は効率的に進めるためのテンプレートを作成し、ペアプログラミングを導入することで、進行を早める工夫をしていきたいと考えています。

また、クライアントとのミーティングで質問に即答できなかったことも反省点です。プロジェクトの詳細な仕様についての理解が不足していたため、スムーズな対応ができませんでした。次回のミーティング前には仕様の復習を徹底し、想定される質問への回答を事前に準備することで、よりプロフェッショナルな対応を目指します。

日報全体の例文

例１

その日に行った業務内容：
・09:00 – 11:00 新機能のユニットテスト
・11:00 – 12:00 クライアントとのプロジェクト進捗ミーティング
・13:00 – 17:00 バグ修正

業務で得られた成果：
・成果：10件のユニットテストケースを作成し、8件のバグを発見・修正。
　・学び：詳細なシナリオを事前に考えることで、バグの発見率が向上することを学びました。また、効率的なテストケース作成の重要性を再認識しました。

・成果：クライアントとのミーティングで新プロジェクトの要件を具体的にまとめ、合意を得た。
　・学び：クライアントのニーズを詳しく聞き取ることで、プロジェクトの方向性を明確にし、効率的な進行が可能になることを実感しました。


見つかった課題や対策：
・課題：ユニットテストの進行が予想以上に遅れた。
　・対策：詳細なテスト計画を事前に立て、ペアプログラミングを導入することで進行を早める。
・課題：ミーティングでクライアントの質問に即答できなかった。
　・対策：次回ミーティング前に仕様の復習を徹底し、想定される質問への回答を事前に準備。

所感：
今日の業務を通じて、時間管理の重要性を強く感じました。ユニットテストの進行が遅れたことで、他の業務にも影響を及ぼしてしまいました。詳細な計画を立てることと、ペアプログラミングの導入が進行を早める鍵だと考えています。また、クライアントとのコミュニケーションにおいても、事前準備の重要性を再認識しました。今後は仕様の復習を徹底し、スムーズな対応を心がけたいと思います。バグ修正においても、再発防止策を講じることで、品質向上に努めていきたいです。同じ課題を繰り返さないように、これらの対策を実践していきます。

例2

その日に行った業務内容：
・09:00 – 11:30 データ分析
・11:30 – 12:30 コードレビュー
・13:30 – 15:00 新規機能の設計会議
・15:00 – 17:00 バグ修正

業務で得られた成果：
・成果：過去1年間の売上データを分析し、売上向上のための具体的なアクションプランを作成。
　・学び：データ解析の効率化が今後の課題となるため、定期的にデータを整理し、ツールの導入を検討する必要があるこを学びました。
・成果：チームメンバーのコードを5件レビューし、改善点を3つ提案。
　・学び：チェックリストを使用することで、細かい部分も見落とさずにレビューできることを学びました。

見つかった課題や対策：
・課題：データ分析に予想以上の時間がかかった。
　・対策：データ解析を効率化するツールを導入し、定期的にデータを整理する習慣をつける。
・課題：コードレビューで細かい部分の見落としがあった。
　・対策：チェックリストを作成し、レビューの際に細部まで確認できるようにする。

所感：
今日はデータ分析に多くの時間を費やしましたが、その結果として具体的なアクションプランを作成することができました。データ解析の効率化が今後の課題となるため、ツールの導入や定期的なデータ整理を心がけたいと思います。また、コードレビューにおいて細かい部分の見落としがあったため、チェックリストを作成し、次回からはより精度の高いレビューを目指します。設計会議では意見がまとまりにくかったことを反省し、事前準備の重要性を再認識しました。今後は議題を明確にし、各メンバーが準備をしやすい環境を整えることで、スムーズな議論を促進していきたいです。

日報で書くことがないとき、ネタ切れの時に使えるアイデア

日報を書く際に「今日は特に何もなかった」と感じる日もあります。しかし、以下の12個のアイデアを活用することで、ネタ切れに陥っても日報を有意義に書き続けることが可能です。毎日の振り返りを大切にすることで、自己成長や業務改善に繋げることができます。

1. 業務の振り返り
   • 特に進展がなかった日でも、どのようなタスクを行ったかや、その中で効率を上げるためにどうすればよいかを考え、記載する。
2. 学びや気づき
   • その日の業務や会議で新たに気づいたこと、学んだことを書き出す。たとえ小さなことでも、自分の成長を意識するために記録する。
3. 次の日の計画
   • 次の日に取り組むべきタスクや優先順位を考え、それを日報に書く。次の目標を明確にしておくことで、モチベーションを高めることができる。
4. 業務の効率化提案
   • 普段の業務を振り返り、もっと効率よく進めるための改善点や提案を考える。たとえ小さな部分でも、今後の作業効率を上げるための工夫を記載する。
   • 例えば、日常的にデータ入力に時間がかかっているなら、ExcelのマクロやGoogle Apps Scriptを使って自動化する方法を提案。また、会議が長引く場合は、アジェンダを事前に共有し、発言時間を制限するルールを作ることで効率化が図れるかもしれません。
5. フィードバックをもとにした改善策
   • 上司や同僚からのフィードバックを思い返し、それに基づいてどう改善していくかを具体的に書く。
   • 例えば、上司から『報告が遅い』という指摘を受けた場合は、毎朝進捗を共有する朝会を提案したり、報告のテンプレートを作成して迅速に情報をまとめる工夫を取り入れることで改善できます。
6. トラブルや課題の整理
   • その日には発生しなかったとしても、過去のトラブルや課題を振り返り、なぜそれが起きたか、どうすれば防げたかを分析する。
   • 例えば、過去に納期遅れが発生した場合、その原因がタスクの優先順位付けのミスだったのか、情報共有の不足だったのかを具体的に分析し、改善策として『毎日の進捗確認ミーティングを設ける』や『タスク管理ツールを導入する』などの提案を含めると良いでしょう。
7. 感情やモチベーションの振り返り
   • その日の気持ちやモチベーションの変動を振り返り、なぜそう感じたのか、どう改善できるかを考える。
   • 例えば、会議で自分の意見がうまく伝わらず落ち込んだが、同僚にアドバイスをもらって翌日のプレゼンで成功したなどのエピソードがあると、モチベーションの変化が具体的にわかります。また、ストレスを感じた原因として、複数タスクを抱えた場合や、長時間の会議が続いた場合などを挙げることも有効です。
8. チームメンバーの働き方を参考にする
   • 他の人の働き方や進め方を見て、そこから学んだことや気づいたことを記録する。これにより、自分自身のスキルアップにもつながる。
   • 例えば、チームメンバーが会議後すぐに議事録をまとめて共有していたのを見て、自分もすぐに書き留める習慣を真似した。また、メンバーがGoogleスプレッドシートを使ってリアルタイムで進捗を共有しているのを見て、効率的な情報共有を学び、同様の手法を取り入れたなど。
9. 業界のニュースやトレンドに関する考察
   • 業務に直接関係なくても、業界の動向やニュースで気になったことがあれば、それが自分の業務にどう影響するか、またはどう活用できるかを考える。
   • 例えば、デジタルマーケティング業界での最新のGoogleアルゴリズムアップデートに気づいた場合、それが自社のSEO戦略にどのように影響するかを考え、具体的な対策として、サイトのモバイル対応やコンテンツの品質改善を提案すると良いでしょう。
10. 体調やコンディションの共有
    • 体調や仕事のパフォーマンスに影響を与えた要因を記録する。特に、疲れやストレスが溜まっている場合、それを上司に知らせることで、今後の業務調整に役立つ。
11. ミーティングや会話での気づき
    • 日常の会話やミーティングの中で気づいたことを記載。新たな発見や視点があれば、それも記録に残しておく。
12. 小さな成功や改善点の報告
    • たとえ小さなことであっても、その日にできたことや改善できたことを報告することで、達成感を持つとともに、日報の内容を充実させる。
    • 例えば、『前日は30分かかっていた業務を、テンプレートを導入することで15分に短縮できた』や、『クライアントからのフィードバックに即座に対応し、次の日には問題を解決したことで、顧客満足度を向上させた』といった具体的な事例を挙げるのも良いでしょう。

分かりやすい日報を書くための4つのポイント

この章では、分かりやすい日報を書くためのポイントを以下4つに絞って解説します。

• 簡潔にまとめる
• ケアレスミスに気を付ける
• テンプレートを利用する
• 業務時間中に少しづつ書いておく

簡潔にまとめる

わかりやすい日報を書くためには、簡潔にまとめることが鉄則です。
書き手側からすると「あれもこれも伝えたい」という思いに駆られるかもしれません。しかし、ダラダラした文章は読み手の負担になったり、目的が伝わりにくくなったりする可能性があります。
1文は50字程度になるように工夫し、長文にならないように意識することが大切です。
また、日報は上司や同僚などの貴重な時間を割いて見てもらうものとなります。
そのため、できるだけ短時間で内容を把握してもらうためにも、箇条書きができる部分には活用するなどでシンプルにまとめましょう。

ケアレスミスに気を付ける

日報は業務として上司や社内の人に提出するビジネス文書のため、「名前に誤字脱字はないか」「固有名詞や数字は正確か」などのケアレスミスに気を付ける必要があります。
誤字脱字があったり、固有名詞や数字が一つでも誤っていたりすると、日報自体の信頼度が下がってしまう恐れがあります。
日報を提出する前は、必ず一度内容を確認してから提出するよう心がけましょう。

テンプレートを利用する

日報を書く際に「書く内容に悩んで、時間をかけてしまっている…」という方は、テンプレートを利用する方法があります。
日報はあくまで上司への報告と自分の業務改善を目的としているため、作成時間をできるだけ短縮し、効果的な日報を仕上げる必要があります。
日報で記載する内容はその日の業務内容によって変わりますが、書くべき項目は同じことが多いです。
そのため、記載事項はあらかじめテンプレートにしておくことで、日報作成の手間を減らすことができます。
コピペの繰り返しは日報を意味のないものにしてしまうため注意が必要ですが、不必要なことを省くことで、日報の質も向上します。

業務時間中に少しづつ書いておく

日報は、業務時間中に少しづつ書いておくようにしましょう。
日報といえば、1日の終わりに「今日は何をしたかな？」と振り返りながら書くという人が多いかもしれません。しかし、業務の終了付近に日報を書き始めてしまうと、意外と細部を忘れてしまっている場合があるのです。
業務のスキマ時間に少しづつ書き始めると、時間の無い中で書くよりも、情報が十分に蓄積されて分かりやすい日報が書けるようになり、書き忘れも防ぐことができます。

ワンランク上の「評価される日報」を書くための3つのポイント

ビジネスマナーを抑えた日報を作成できるようになれば、次はワンランク上の日報を作成することができます。
ここでは、ワンランク上の「評価される日報」を書くための3つのポイントを解説します。

• 具体的かつ定量的に書いているか
• 所感と感想の違いを理解して書いているか
• 新人ならではの視点や考えを投げかけているか

具体的かつ定量的に書いているか

ビジネスシーンで評価される日報の書き方は、具体的かつ定量的に書くことがポイントです。
例えば具体的に書くとは「どのタスクをどのくらい行ったのか」また「どのように行ったか」「その結果何を得たのか」などを明確に記載することを指します。
また具体的な内容に加えて、さらに数値やグラフを用いて書き出すことも重要です。
具体的かつ定量的に日報が書けると、上司や同僚は状況を理解しやすく、評価されやすい日報となります。

所感と感想の違いを理解して書いているか

ワンランク上の評価される日報を書くためには、所感と感想の違いを理解して書いているかも重要なポイントとなります。
所感と感想は、同義語と捉えられがちですがビジネス上では少し違います。
感想は「自分の思ったことや感じたことを書く」ことであり、所感とは、「感想」に加えて「今後の業務に活かせる点・課題・改善点」などさらに踏み込んだものになります。

例

【感想】 ○○の手順が複雑で難しかったです。

【所感】○○の手順が参照する資料が多く複雑で混乱しました。なので次回からは資料を印刷しペンでチェックを入れながら作業しようと思います。

日報はビジネス文書ですから、「感想」に留まることなく、「所感」を書くようにしましょう。

新人ならではの視点や考えを投げかけているか

新人であれば、日報を書く際に新人ならではの視点や考えを投げかけているかも欠かせないポイントとなります。
新入社員の強みは、新人ならではのフレッシュな発想や斬新な考え方です。

会社のカラーに染まっておらずまっさらな新入社員は、社員の中で最も顧客・ユーザーに近い存在とも言えます。そのため、もし面白いアイデアや、何か疑問を感じることがあればどんどん提案していきましょう。
自分が出した意見が何らかの形になる可能性もありますし、「上司や先輩の目を引くような意見を言いたい」と貪欲に考えること自体が、ビジネスパーソンとしてプラスになることは間違いないでしょう。

まとめ

本記事では、日報が書けない新人でも分かりやすい日報を書ける4つのポイントや、日報の2つの役割、日報に含むべき項目などについて解説しました。
日報は、個人で一日を振り返り、業務を分析するための役割や、部署やチームで共有して上司や同僚などに進捗状況を伝える役割を果たします。
例えば日報に書く際に含むべき適切な項目を理解していれば、業務の課題や改善点を後になって自身で見返すことができ、同じ失敗を防ぐことにつながります。
「日報が書けない…」と悩む新入社員は、まずこの記事を参考にして日報の書き方を見直してみてはいかがでしょうか。

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