会議をするときに、粒度を問わず必ず作成することになるのが議事録でしょう。会議の内容を備忘し、関係者に適切に共有するための習慣として、多くの方が一度は作成したことがあるのではないでしょうか。
そんな議事録の「書き方」に悩んでいる方は多いものです。どうやったら上司に褒められる議事録を作れるのか。どうやったら認識の齟齬が発生しない議事録を作成できるのか。
本記事では、理想的な議事録の条件や、作成するための手順について解説していきます。
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理想的な議事録とは
そもそも、理想的な議事録とはどんなものでしょうか？
以下5点のポイントを全てカバーしたものが、理想的な議事録であると言えるでしょう。
決定事項がもれなく共有されている
議事録を作成する最大の目的は、決定事項の共有です。会議の参加・不参加を問わず、関係者であれば誰でも同じように情報をもつことができるよう、決定事項がMECE（ミッシー）に共有されていることが必要です。
平易な文章＋適切なまとめ方で読みやすい
せっかく共有された議事録が、硬い文章だったり、何が結論かわからないような整理のされ方だと、読み手が適切に理解をしてくれないリスクが高まります。なるべく平易な文章で書き、また書かれる情報も適切なまとめ方がなされていることが、議事録作成のポイントであり、共有先へのマナーであるとも言えます。
優先順位が明確化されている
議事録では多くのタスクについて話し合われることになりますが、そのタスクの優先順位が明確化されていないと、次回までに必要なタスクが終わらず、プロジェクトの遅延などにつながる可能性が出てきます。
議事録にて、会議で話し合われたタスクを明記することで、それらの優先順位を関係者全員で理解し、認識の齟齬をなくことも、議事録作成のポイントだと言えます。
会議後の早いタイミングで共有されている
議事録は共有するまでがミッションです。せっかく作成しても、共有されるのが1ヶ月後などになってしまうと、情報の鮮度が失われ、議事録としての意味も圧倒的に低くなってしまうでしょう。
理想は24時間以内のなるべく早いタイミングで共有することも、大事なポイントの一つです。
責任の所在が明確化されている
最後は、関係者の責任の所在が明確になっているか否かです。
誰がその件に関して最終的な責任を持つのか。そこがあいまいなままでは、先ほどの優先順位と同様で、プロジェクトの進捗が滞ってしまうリスクが発生します。
誰がどのタスクに対して責任を持っているかを明確にして、プロジェクトを円滑に進めることが、議事録の大きなポイントだと言えます。
議事録の作成手順6ステップ
以上のようなポイントを抑えた議事録は、具体的にどのように作成を進めていったら良いのでしょうか？
以下、作成の流れをご紹介します。
1.アジェンダの事前確認
まずは会議のアジェンダを事前に確認し、どんな流れで会議が進んでいくのかを事前確認しましょう。アジェンダを事前に確認することで、当日の作成作業をスムーズに進めることができます。
2.記入用フォーマットの事前準備
こちらも事前準備として、会議中にメモをするフォーマットをあらかじめ用意するようにしましょう。ポイントは、5W1Hでまとめること。あらかじめ以下の枠を作っておくだけでも、会議中のメモが楽になりますよ。
- Who（だれが）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- What（なにを）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
3.レコーディングしながらとにかくメモ
会議中は、とにかく漏れがないように、全ての会話内容をもれなくメモすることを意識しましょう。
この際の注意事項として、議事録担当者は勝手に情報を取捨選択しないこと。もしも議事録担当者の判断が間違っていて、必要な情報が削ぎ落とされてしまっていると、関係者によっては重要な事項が議事録に記載されないことにもなりかねず、後から問題になっる可能性が出てきます。
会議中は、とにかくあらゆる会話内容のメモを優先し、漏れのないように気をつける必要があります。
4.会議終了後に整理
とにかく散文のようにメモした会議内容は、会議後にしっかりと議事録フォーマットへと落とし込みましょう。具体的に以下の項目を明記し、必要な情報を過不足なく整理することで、読み手にとって必要な議事録になります。
- 会議名
- 議題・テーマ
- 開催日時
- 開催場所
- 出席者一覧
- 欠席者一覧
- 会議の目的
- 前回からの進捗
- 決定事項
- 会議の内容詳細
- 各自ToDo事項
- 懸案事項・課題など
- そのほか備考
5.上長確認
フォーマットへの落とし込み作業が完了したら、その内容をしっかりと上長に確認してもらいましょう。
間違っても、議事録担当者の判断で、そのまま関係各位に送ってはいけません。万が一、会議の内容とは異なる内容が記載されたままだと、そのままプロジェクトが進行してしまい、意図しない結果を招いてしまう恐れもあります。
よりマネジメントの視点で各種タスクを見ている上長に確認してもらうことで、そのリスクを最小化しましょう。
6.関係者へのシェア
最後は関係者へのシェアです。会議の場にいた参加者に内容を共有し、内容の認識に齟齬がないかを確認してもらい、必要であれば修正をしてもらいましょう。
先述した通り、理想は24時間以内のなるべく早いタイミングで共有することです。遅ければ遅いほど、記載事項の情報戦どが失われる上に、そもそも全員の記憶が曖昧になっていくため、早くの対応が必須と言えます。
事前準備や会議後の対応までが、議事録担当者のタスク
以上、今回は理想的な議事録の条件や、作成するための手順について、6ステップに分けて説明していきました。
会議の当日に作成するだけではなく、事前準備や会議後の対応までが、議事録担当者のタスクであると言えます。
本記事を参考に、理想的な議事録を作成していきましょう。
