会社での会議で必ず登場する議事録係。その日に話し合われた内容を適切に理解し、紙やデータに落とし込んで関係者に共有するという、重要な役割を担っている存在と言えます。
いざ、あなたが議事録係になったら、どんな内容で作成を進めますか？
本記事では、議事録に記載すべき項目や、一般公開されている議事録フォーマットについて紹介していきます。
おすすめの情報共有ツール「Qiita Team」
Qiita Team（キータチーム） は、誰でも「かんたん」に読みやすい記事が書ける、社内向け情報共有サービス。チームのコミュニケーションを活性化し、ともに成長し合える場をご提供します。登録実績6,278社！！
そもそも議事録って何？
そもそも議事録とは、社内外のさまざまな会議や打ち合わせ、商談で話し合われた内容や経緯、そして決定事項と次回までのToDoなどを記録してまとめ、それを関係者間で共有するための文章のことを示します。
つまり、単純なメモなのではなく、場合によっては意思決定を下すための重要な社内文書であるので、「議事録だから適当に書けばいいや」という意識でいると、思わぬ事故やミスにつながる可能性があるものだと言えます。
議事録を作る2つの理由
議事録を作る理由は、大きく分けて2つあります。以下、それぞれ見ていきましょう。
1.決定事項の適切な共有
先ほどもお伝えした通り、議事録作成の最も大きな意味の一つが、決定事項の適切な共有です。
ここでのポイントは「適切である」ということ。極端な話として、会議で出てきた言葉を一言一句共有したとしても、多くの人にとっては不要なセンテンスがほとんどで、かつ読破するのに時間がかかるので、議事録としての役割を適切にになっているとは言えません。
適切な粒度で必要な情報を関係者にもれなく伝えることが、議事録の目的であり、作成する意味でもあります。
2.関係者間の意識の統一化
議事録を作成するということは、口頭で進む会議を文字にして落とし込むということです。それによって、記憶にぼんやりと残っていた内容を、明確に認知することが可能となります。
特に大事なことが、誰がどのタスクに責任を持って取り組んでいくかという、責任の所在の明確化にあります。誰がその件に関して最終的な責任を持つのか、あいまいなままで進むと、結局次回の会議までに進捗がなくプロジェクトが滞ってしまうリスクが発生します。
関係者間で意識を統一化させ、プロジェクトや商談が滞りなく進むようにするツールとして、議事録があることになります。
記載すべき議事録項目
そんな議事録で記載するべき項目は以下の通り。
- 会議名
- 議題・テーマ（★）
- 開催日時
- 開催場所
- 出席者一覧
- 欠席者一覧
- 会議の目的
- 前回からの進捗
- 決定事項（★）
- 会議の内容詳細
- 各自ToDo事項（★）
- 懸案事項・課題など
- そのほか備考
特に、（★）で記載された3点は、会議を端的に表す重要なポイントであると言えます。
議題・テーマ
その会議が何のために開催されたものなのか、そしてどういうテーマで話し合われたものなのか。これらの情報は、議事録で最初に目につく部分であり、全員にとっての前提条件となるので、議事録の最初にしっかりと明記するようにしましょう。
決定事項
会議の目的でもある決定事項は、上述の議題・テーマと並んで非常に重要な項目です。今後のチームの方向性と密接に絡んでくる部分なので、こちらも他項目と比較して、より文字を大きくしたり装飾するなどして、強調するべき箇所だと言えます。
各自ToDo事項
関係各位のToDo事項も、次回以降に向けた重要な記載事項です。ここの内容がもれていたり間違っていたりすると、必要なタスクが適切に行われないリスクが発生することになります。
人のアクションに関わる部分なので、ここも特に間違いがないように記述すべき箇所になります。
議事録フォーマットサイト3選
最後に、一般的に流通している議事録ドキュメントフォーマットを紹介・ダウンロード提供しているサイトを2つご紹介します。今後の議事録作成の際の参考になれば幸いです。
Officeの議事録テンプレート
https://templates.office.com/ja-jp/%e8%ad%b0%e4%ba%8b%e9%8c%b2
こちらはMicrosoft社が公式で配布している議事録フォーマット集となります。
シンプルなものから教育機関向けのもの、定例会議用のものまで、複数のフォーマットが用意されているので、Officeがパソコンにインストールされているかたは、ぜひ参考にしてみると良いでしょう。
文例書式テンプレート集
https://www.template-sozai.com/
こちらは「文例書式テンプレート集」というサイトが公開している議事録の一覧です。Microsoft OfficeのWord、Excel、そしてPowerPointの3種類でそれぞれ多数のフォーマットが用意されているので、チームに適した形式を探すのに最適です。
柔軟に議事録項目を設定できるQiita Team
以上、今回は議事録のフォーマットについて解説しました。
情報共有ツール「Qiita Team」は、Markdown記法に対応したプレーンテキスト作成ツールとなっているので、今回お伝えした必要項目や、フォーマットで盛り込むべき内容を、柔軟に設定することが可能です。
特に、自分のチーム用のテンプレートを作成する機能も搭載されているので、議事録の運用や共有で悩まれているチームは、ぜひ導入をご検討ください！
