ビジネスマンが会社生活を営む上で、避けては通れない「議事録」の作成。普段から議事録担当担っているならいざ知らず、久々に作成する場合は「どんなことを書けば良いんだっけ？」と悩む方も多いのではないでしょうか？
本記事では、効果的な議事録を作成するコツとして、議事録を作る意味や事前準備の内容、会議中に意識すべきことなど、それぞれポイントとなる内容を解説していきます。
議事録を作る意味
そもそもなぜ、ビジネスマンは議事録を作る必要があるのでしょうか？以下、議事録を書くことの意味を、大きく2つにまとめました。
情報共有のため
議事録を作成する最大の意味は、情報共有にあります。会議や打ち合わせの目的や前回からの進捗状況、次回までの決定事項とメンバー各位のToDo事項など、何かしらのプロジェクトを進めるための情報を、関係者間で適切に共有することにあると言えます。
適切な情報共有がなされることで、まずはタスクの優先順位を明確化することができます。打ち合わせでは様々なタスク事項が出てくることになるので、それらの優先順位を明確化して関係者全員で共有・理解することで、認識の齟齬をなくし、プロジェクトが円滑に進むようになります。
またそれに付随して、様々な決定事項の責任の所在も明確化できます。誰がどのタスクに対して責任を持っているかを明確にすることで、「言った、言わない」に起因するトラブルを未然に防止できます。
文章力＆情報整理力の強化のため
もう一つ、別の観点として、チームメンバーの文章力および情報整理のスキルを養うために、議事録をとらせているという会社が多いのも事実です。
まず、議事録を適切に作成しようとすると、膨大な会議の情報を整理し、適切な情報の粒度でドキュメントに落とし込んでいく必要があります。後述する5W1Hに沿った整理を重ねることで、議事録にかかわらず、様々な情報の整理と取捨選択のスキルが身についていくことになります。
また、相手にとって読みやすい文章を書くトレーニング、という観点でも議事録は最適なツールだと言えます。関係者が目を通すことになるので、文章として成り立っていないと、議事録としての役割を全うできません。相手にとっての読みやすさとはなんだろう、ということを意識して作成することで、ビジネスドキュメント全般での読みやすさも向上していくことになります。
議事録は事前準備が大切
そんな議事録ですが、会議中のメモや整理以上に、会議前の事前準備が大切となります。
まずは会議のアジェンダを事前に確認し、どんな流れで会議が進んでいくのかを頭に入れておくようにしましょう。アジェンダを事前チェックすることで、当日の流れを把握できるので、議事録作成作業もスムーズになります。
また、記入用のフォーマットも用意しておくと良いでしょう。先ほどお伝えした通り、5W1Hに沿った内容で会議の内容を整理しながら書き進めるだけで、議事録として成形する際の作業が圧倒的に楽になります。
- Who（だれが）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- What（なにを）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
会議中の議事録作成のコツ4点
以上の事前準備を前提に、会議中の議事録作成を進める際のコツをご紹介します。
レコーダーを活用する
どんなにキーボード操作に慣れていても、早口の参加者が多かったり、突発的な対応で全ての会話内容を記録することは難しいものです。
メモ漏れが発生したとしても後から確認して必要な部分を追記できるように、音声を録音するレコーダーを使うことは非常に大切なので、忘れずに準備するようにしましょう。
紙を使う
工数削減のために会議の内容をパソコンに打ち込んでいく方は多いでしょうが、例えばホワイトボードなどで図がかかれたりなどした場合、即座にパソコンで表現するのは難しいものです。
そんなときは、従来から活用されている紙とペンを使うのが一番です。パソコンでは表現しにくいような内容を残したい場合、まずは紙に落とし込むのが一番なので、ぜひ事前に書けるものを用意しておくと良いでしょう。
カメラを用意する
先ほどの紙とペンの準備の延長として、カメラを用意するのも手です。ホワイトボードや投影資料など、重要なものはカメラに収めて、あとでまとめる時の参考にしたり、場合によっては議事録にそのまま画像を貼り付けるということも良いでしょう。
ただし、私用のスマホなどを使うと、万が一スマホを紛失した場合にセキュリティ事故に発展するリスクがあるので、あくまで会社のものを準備するようにしましょう。
議事録担当者は不明点をすぐに確認する
議事録担当者の理解が追いつかないままに議事録を作成してしまうと、間違った内容が残ってしまうリスクがあります。
議事録を書く上でわからないことがあったら、担当者は遠慮なく関係者に確認するようにしましょう。
ビジネスに有効な議事録を作成できるようにしましょう
以上、今回は効果的な議事録を作成するコツとして、議事録を作る意味や事前準備の内容、会議中に意識すべきことなど、それぞれポイントとなる内容をご紹介しました。
本記事を読んで、ビジネスに有効な議事録を作成できるようになりましょう。
