議事録作りと聞くと、面倒なイメージを持っている人も多いことと思います。会議に必須の議事録は、実は日々の業務の生産性を向上させるための資料になります。議事録作りを効率化し、業務に役立つ議事録を作るコツをご紹介します。
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そもそも議事録の目的とは？
議事録を作る一番の目的とは、会議の内容を周知・共有することです。そのため、決定事項や打ち合わせた内容について、誰が読んでも分かるように書くことが大切です。 業務上の決定事項や、変更点、改善点などが明確に記載されている議事録は、共有した人にとって分かりやすく、業務に活用しやすくなります。
分かりやすい議事録を書くためのポイント「5W1H」
誰がみてもわかりやすい議事録を書くためには、「5W1H」を意識すると良いでしょう。 いつ ＝ 会議をした日時 どこで ＝ 会議を開催した場所 誰が ＝ 出席した人 何を ＝ 会議のテーマ なぜ ＝ 会議の目的 どのように＝ 会議の内容 下記のようなテンプレートを参考にして、各項目を埋めていくとスムーズに議事録の作成ができます。
- 会議のテーマ
- 日時
- 場所
- 出席者
- アジェンダ
- 決定事項
- 共有事項
- 討議事項
- 懸案事項
- 備考
内容は「決定事項」、「討議事項」、「懸案事項」の順に書きます。議事録は報告書と同じで結論が先行します。これに続き、決定に至った経過である「討議事項」を書き入れます。最後に持ち越しの議題や、次回の会議の日程といった懸案事項で締めます。 「決定事項」とは、期限が定められていない事項として記載し、期限のあるものは「To Do」として記載します。この時、担当者と期限を明示するようにしましょう。期限は「○月×日」と具体的に表示します。 「討議事項」には発言者の名前も記載します。このとき、役職名がある場合は役職名を表記し、それ以外は三人称敬称を表記します。こうすることによって、誰がどんな発言をしたかということがハッキリと分かり、責任の所在も明らかになります。
効率よく会議を進めるために、会議前にやっておきたいこと
効率的に会議を進めるためには、どんな会議が行われるかを事前に把握することが大切です。効率的に会議が進めば、議事録の作成もはかどります。 まずは、どのような会議が行われるのか、会議の目的をはっきりさせ、どのようなことを話し合い、その結果がどのようになれば会議の目的を達成できるのかを明確にしておきましょう。 そこで活躍するのがアジェンダといわれる資料です。アジェンダには、会議のテーマ、会議の開催日時、会議の目的などをまとめた資料です。こうした資料を用意しておくことにより、スムーズな会議の進行が可能になります。
議事録を出すタイミングは24時間以内
議事録は会議が終わってから24時間以内に共有するのが一般的です。情報の共有を素早く行うことが重要ですので、議事録作りにはあまり時間をかけるべきではありません。会議の前に分かる箇所（日程や会議テーマなど）を埋めておくなどの段取りをしておきましょう。 議事録は正確な記録として共有する必要がありますので、時間に追われるあまり内容に間違いがあってはいけません。提出前には必ず上司にチェックをしてもらい、内容に間違いがないか確認してから共有を行いましょう。
まとめ
会議の内容を共有するために必要な議事録は、誰もがすぐに目を通すことができる場所にあるのが理想的です。情報共有ツールを使うことによって、議事録の共有だけでなく、アジェンダや各種資料を簡単に共有することができます。 気軽に書いて、素早く共有することによって、情報の伝達を正確に伝えることができる情報共有ツールを、ぜひ業務に取り入れてみてはいかがでしょうか？
