議事録の記述例を紹介。設置すべき項目や、作成時のポイントについても解説

「今日は議事録をお願いします」

そう言われて、どんな内容を書けば良いのかあたふたした、という経験がある方も多いのではないでしょうか？

議事録といえば、会議で話し合われた内容をドキュメントに落とし込むこと、と認識している人も多いでしょうが、実は記載項目を分類して、関係者にわかりやすくまとめることが大切なポイントだと言えます。

本記事では、どんな議事録を作成すれば良いのかという具体的な記述例を紹介しながら、議事録作成のポイントを解説していきます。

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議事録で書くべき項目とは

そもそも、議事録にはどんな項目を記述するべきなのでしょうか？以下、標準的な議事録項目を列挙します。

• 会議名
• 議題・テーマ
• 開催日時
• 開催場所
• 出席者一覧
• 欠席者一覧
• 会議の目的
• 前回からの進捗
• 決定事項
• 会議の内容詳細
• 各自ToDo事項
• 懸案事項・課題など
• そのほか備考

会議名や開催日時・場所のような基本的な情報はもちろん、もっっとも重要な決定事項や各自のToDo事項、そのほかにも前回からの進捗や懸案事項・課題など、その場に参加していなかった人や、前回参加していなかった人でも、問題なく情報を理解できる粒度まで落とし込んでアウトプットすることが大切になります。

議事録作成のコツ

では、具体的にどんなことに気をつけて議事録を作成すれば良いのでしょうか？以下、議事録作成のコツを3つご紹介します。

早く、正確に、そして簡潔に

議事録は、なるべく早く関係者間に共有すべきです。

人間の脳は、時間を追うごとに物事を忘却するようにできています。このことは、エビングハウスの忘却曲線でも証明されています。24時間以内の共有を目標に、正確で簡潔な議事録をシェアすることが、議事録の目的を達成するのに重要なポイントとなります。

アジェンダを事前に確認する

会議にはアジェンダがあるものです。議事録担当者は、事前にアジェンダをチェックして、会議の議題や目的、当日の議論の流れなどを大まかにハックしておくようにしましょう。概要を理解しているだけで、悩むことなく議事録作成を進めることができるようになります。

レコーダーを活用する

会議中の発言内容をリアルタイムで記述していくのは、非常に大変な作業だと言えます。どんなにタイピング能力が高くても、早口の参加者が多かったり、会議中の突発的な対応などで全ての会話内容を記録するのは、難易度が高いと言えます。

書き漏れが発生したとしても、後から議事録として成形するときには確認することができるように、音声を録音するレコーダーを使うと良いでしょう。

ただし、私用のスマホなどの録音機能は絶対に使わないことをオススメします。万が一スマホを紛失した場合に、会議の内容が外部に漏洩するかもしれず、セキュリティインシデントに繋がる可能性があるので、あくまで会社が用意したレコーダーを使うようにしましょう。

議事録の作成例

最後に、具体的な議事録の作成例を確認して、実際に作成する際のイメージを付けてもらえればと思います。

議事録作成例

以下、上記議事録のポイントをお伝えします。

・日付情報は「2021.3.1」などではなく、曜日もわかる形で可読性が高まるように「YYYY年M月D日（曜日情報）」という形式で記述

・出席者のみならず、欠席者も含めた情報を記述する

・要約となる議事録では1枚に収まるようにまとめ、詳細となる内容は別紙でまとめる

・重要な部分はフォントサイズを変えたり、フォントカラーを変えるなどして、読み手の見落としがないようにする

・懸案事項はタスクを担う人物単位で記述する

正確で簡潔な議事録を、早く作成しよう

以上、今回は具体的な記述例を参考にしながら、議事録作成のポイントを見ていきました。議事録はだらだらと長く書くものではなく、関係者が「誰が、何を、いつまでに行えばいいのか」がわかるような簡潔な様式で共有することが望ましいです。

本記事のサンプルを参考に、正確で簡潔な議事録を早く作成して、関係者に共有するようにしましょう。