「社内メールの書き出しの例文を知りたい」
「社内メールをどのように書きだすべきか知りたい」
「適切な社内メールを作成して、上司に評価されたい」
とくに初めて社内向けのメールを作成することになった新入社員は、このような悩みを抱えているのではないでしょうか？
社外メールとは違い、社内メールの書き出しにもマナーがあり、いきなり本題を書き出すのは失礼とされています。
本記事では、冒頭で悩まないために、社内メールの書き出し例文をご紹介します。また、基本のマナーについても詳しく解説します。
「このパターンの時はなんて書き出せばいいの？」という悩みを解消できる内容になっているため、ぜひ、最後までご一読ください。
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社内メールの書き出しの基本マナー
まず始めにこの章では、ビジネスの中で基本とされる社内メールの書き出しのマナーについて解説します。基本マナーとされる要素は、以下の6つです。
- 「件名」は簡潔に書く
- 「前置き」は必要ない
- 「宛先敬称」を入れる
- 冒頭のあいさつ
- 自分の名前を名乗る
- 要件の前にお礼やお詫びを書く
とくに社会人デビューした新入社員は、メールの冒頭でどのように始めればいいのか迷うのではないでしょうか。
ビジネスメールにはいくつか決まったパターンやルールがあります。そのため、慣れてしまえば難しいことはありません。さまざまな目的に応じた表現を使い分けていきましょう。
「件名」は簡潔に書く
メールの件名は、要件を簡潔にまとめた内容を記載しましょう。ビジネスメールの件名は、内容が一目で理解できるように書くことが重要です。
たとえば、「ご報告」という件名では、相手が何に関して報告したいのかが不明瞭のため、読んでもらえない恐れがあります。具体的な内容が分かるように、「◯月◯日の報告会についての相談」といった書き方にしましょう。社内メールの件名は簡潔かつ具体的に、わかりやすく書くことがマナーです。
「前置き」は必要ない
社内メールの書き出しでは前置きは不要です。手紙で使用するような拝啓や時候の挨拶などの前置きは省略しましょう。ビジネスメールでは要件をすぐに理解できるような分かりやすさが求められます。
例えば余計な前置きがあることで、急ぎの要件が伝わりにくく、対応が後手に回る可能性があります。しかし、前置きを省くことで、伝えたい内容がすぐに目に止まります。前置きがない社内メールは、緊急性の高い業務でも素早く対処できるでしょう。
「宛先敬称」を入れる
社内メールの書き出しのマナーでは、宛先に敬称を入れることも重要です。宛先敬称を記載せず、いきなり要件から入ってしまっては、誰宛のメールなのか分かりません。
宛名が正しく記載されていることで、受信者は「たしかに自分宛に来たメールだ」と認識できます。また、基本的な宛先の書き方は、「名字＋役職」です。社内ルールがある場合もあるため、最初に上司などに確認するといいでしょう。
次の章では、パターン別で宛先の書き方を解説します。
上司ひとりに宛てた場合
上司ひとりに宛てた場合の宛先敬称は、「○○課長」と記載します。よく間違えられる例として「総務部 山田課長 様」など、役職に「様」を重ねてしまうケースがありますが、これは間違いです。
「課長」や「部長」などは、役職名自体が敬称として扱われます。宛先を入れる際は、役職名の後に「様」を書かないように注意しましょう。
先輩や同僚に宛てた場合
先輩や同僚など、役職のない人の宛先敬称は、「名字＋さん」が一般的です。「田中さん」や「山田さん」のように、名字に敬称をつけて呼びかけましょう。ただし、親しい関係性や部署内での習慣によっては、名前のみで呼びかけることもあります。敬称の使い方に迷った場合は、周囲の人に倣うことも良いでしょう。
また、企業によっては「苗字＋様」を宛先にするケースもあります。このあたりの書き分けについては、企業文化に合わせると良いでしょう。
複数人に宛てた場合
宛先に複数名を指定してメール送信する場合は、苗字を横並びもしくは縦並びで書きましょう。このとき記載する順番は、必ず上位職の人から順番に記載します。
また、To、ccを含め同じ役職の人が複数名いた場合は、メールの内容に関係の深い人から順に書き出すのが基本マナーです。
冒頭のあいさつ
社内メールの冒頭のあいさつにはいくつかパターンがあります。
最初のあいさつで迷わないように、この章で基本とされる５つのパターンについて理解していきましょう。
- 定番のあいさつ
- 忙しそうな相手へのあいさつ
- 休憩や休暇中の相手へのあいさつ
- 早朝や夜分でのあいさつ
- 初めての相手へのあいさつ
定番のあいさつ
社内メールの定番のあいさつといえば、「お疲れ様です。◯◯です。」が一般的です。朝の最初のメールであれば、「おはようございます。」を使用します。これは、相手がどういった役職の場合でも、汎用的に使うことができます。
また、電話で話した後にメールのあいさつを行うのであれば、「先程はお電話ありがとうございました。」から始めると良いでしょう。ただし、「ご苦労様です。」というフレーズには注意が必要です。「ご苦労様」という言葉は目下の立場の人に対して使う言葉のため、上司や同僚には使わないのが無難です。
忙しそうな相手へのあいさつ
忙しそうな相手へのあいさつも、基本ルールがあります。主に月末や月初などの繁忙期にメールを送る際に使われるフレーズです。この場合、「お忙しいところ恐れ入ります。」と書き出すのが良いでしょう。配慮を書き出しに加えることで、受信側の心理的負担を和らげることにつながります。
休憩や休暇中の相手へのあいさつ
社内メールの書き出しの基本マナーの中には、休憩や休暇中の相手へのあいさつも含まれます。相手が休憩や休暇を取っていると分かっている日にメールを送る時は、その状況を尊重し配慮の言葉を添えましょう。
例えば、「お休みのところ失礼します。」「休憩中に恐れ入ります。」などが無難です。休みの間は原則連絡を行わないことが望ましいですが、緊急の要件や、やむを得ない事情がある場合に限り、冒頭のあいさつで一言配慮の気持ちを添えた上でメールしましょう。
早朝や夜分でのあいさつ
早朝や夜分などの営業時間外に送るメールの書き出しのマナーも覚えておきましょう。例えば早朝にメールをする場合は、「早朝に失礼します。」とあいさつします。また夜分にメールを送る場合は、「夜分遅くに失礼します。」と書きましょう。こうすることで、相手のプライバシーや仕事を考慮している気持ちを表現できます。
ただし、本来、時間外のメールは禁止となっている企業が多いです。社内メールはできるだけ業務時間内に済ませるように心がけましょう。
初めての相手へのあいさつ
初めての相手への冒頭のあいさつにも基本マナーがあります。社内とはいえ、初対面の場合は「はじめまして」、または「◯◯から紹介いただきました、山田です。」と書き出すと相手もスムーズに受け入れられるでしょう。連絡をしてきた人は誰なのかを明示し、自己紹介や関係性の確立を行うことで、好印象になります。
自分の名前を名乗る
宛先を書いた後は、メールの冒頭で自分の名前を名乗りましょう。メールアドレスだけでは、誰から来たメールなのか把握しにくく、返信をもらえない可能性があります。
メールの差出人が誰であるかを把握できれば、メールの内容に関する信頼性も高まります。例えばビジネスメールでは、「◯◯部 〇〇課の◯◯です。」と名乗ります。もしくは、「◯◯（プロジェクト名）を担当している◯◯です。」とするのも良いでしょう。
要件の前にお礼やお詫びを書く
社内メールの書き出しの基本マナーには、要件の前にお礼やお詫びを書くパターンもあります。お礼や謝罪メールの場合は、まず冒頭でその旨をきっちりと伝えましょう。
まず、以下はお礼メールのあいさつ部分の例です。
- 誠に、ありがとうございます。
- 心より感謝いたします。
- 感謝申し上げます。
資料作成や打ち合わせのお礼、また急に相談に応じてもらった場合にお礼を伝えるときの書き出しは、何に対するお礼なのかを記載します。お礼は、次につなげるきっかけにもなるため、感謝の気持ちを具体的に伝えましょう。日頃の感謝や心遣いなどを表すためにも、一言感謝を挟むことで、好印象です。
続いて、以下はお詫びメールのあいさつ部分の例です。
- 誠に、申し訳ございませんでした。
- 大変、失礼いたしました。
- 心よりお詫び申し上げます。
お詫びメールの書き出しは、先に理由を記載しないように心がけましょう。理由や経緯を先に書いてしまうことで、相手には言い訳のように受け取られる場合があります。また、お詫びのメールは、具体的な内容よりも迅速な謝罪が求められます。メールの書き出しは、相手の心情を配慮するつもりで、要件の前にお詫びをし、迅速に対応しましょう。
社内メールの書き出し例文
ここではビジネスメールで役立つ書き出し例文を5つご紹介します。社内メールの適切な書き出しを知って、実際のメール作成に活用してみてください。
- 上司や先輩宛てのメールの書き出し例文
- お礼メールの書き出し例文
- お詫びメールの書き出し例文
- お願いメールの書き出し例文
- 届いたメールの返信の書き出し例文
上司や先輩宛てのメールの書き出し例文
下記は、上司や先輩宛てのメールの書き出しのパターンです。上司や先輩宛てのメールの場合、社外宛てのようにかしこまった挨拶は不要です。「お疲れ様です。」以外にも、状況や時間帯によって「おはようございます。」、「お忙しいところ、恐れ入ります。」など、適宜使い分けましょう。
宛先 ◯◯group-info@gmail.c0.jp 件名 【回答お願いします】事例記事の出演承諾書の内容統合について質問 ◯◯課長
お疲れ様です。○○（プロジェクト名）を担当している山田です。
電話でお伺いしていた承諾書の件について、改めてメールにて相談です。
【相談事項】
既存の事例記事用出演承諾書の内容を統合したい
【背景】
◯◯という会社の事例記事の企画で、採用を担当した方に2つの記事に出演いただくことになっています。
（以下略）
お礼メールの書き出し例文
以下は、社内でお礼メールを書く際の書き出しのパターンです。お礼メールは、率直に感謝を伝えることが欠かせません。今後の業務を円滑に進めるためにも、何に対するお礼なのかを明確に伝えましょう。
宛先 ◯◯group-info@gmail.c0.jp 件名 【お礼】申込書の規約修正_◯◯株式会社の件 ◯◯さん
お疲れさまです、Qiitaの山田です。先程は定例MTGありがとうございました！
このたび申込書の規約修正を予定より早く仕上げていただき、大変助かりました。
（以下略）
お詫びメールの書き出し例文
以下は、お詫びメールの書き出しのパターンです。まずは迷惑をかけたことについて謝罪し、必要に応じて理由や再発防止策を書きましょう。
宛先 ◯◯group-info@gmail.c0.jp 件名 【お詫び】◯◯社の請求書の誤発注について ◯◯ 部長
お疲れ様です。◯◯グループの鈴木です。
このたび、私の不手際でトラブルを招くことになり、大変申し訳ございませんでした。
幸いにも、先方からは事情をご理解いただき、大きな問題は回避できました。本当にありがとうございます。
（以下略）
お願いメールの書き出し例文
以下は、お願いメールの書き出しのパターンです。お願いをするときに、曖昧な表現や要領を得ない文面、また、一方的な態度は相手に不快感を与えてしまいます。そうならないためにも、感謝を伝え、なぜ依頼したいのかを明確に書くようにしましょう。
宛先 ◯◯group-info@gmail.c0.jp 件名 【ご依頼】◯◯広告の売上が不足している件について ◯◯さん
お疲れ様です。Qiitaの田中です。
昨年は記事広告制作の際に◯◯についてレクチャーいただきありがとうございました。
毎度大変申し訳ないのですが、今期◯◯広告事業部で売上が足りておらず、△△さんにご協力いただけないかと思い、ご連絡させていただきました。
（以下略）
届いたメールの返信の書き出し例文
以下は、届いたメールに返信する際のパターンです。メールに返信するときの書き出しの基本は、「ご連絡ありがとうございます。」としましょう。
また、ほとんどのメールアプリでは件名の頭に「Re:」と付きます。これは、基本的に削除しないで返信します。また、「＞」や「＞＞」という引用マークを文頭におき、返信内容をわかりやすくすることも基本マナーです。
宛先 ◯◯group-info@gmail.c0.jp 件名 Re3:◯◯の打ち合わせ日程について ◯◯ 課長
お疲れ様です。鈴木です。
ご連絡ありがとうございます以下、ご質問に回答いたします。
> 先日確認したお打ち合わせの日程について問題なければご返信ください。→問題ありません。
当日はどうぞ、よろしくお願いいたします。
鈴木
まとめ
本記事では、社内メールの書き出しで悩まないために、社内メールの書き出し例文をご紹介しました。加えて、基本のマナーについても網羅的に解説しました。
ビジネスメールの書き出しには、ある程度のパターンがあります。定型化された例文を覚えておくことで、新入社員の人でもスムーズにメールを作成することができるでしょう。
また、状況や時間帯に応じたあいさつを取り入れることで、相手に良い印象を与えることができます。この記事を参考にして、適切な書き出しを理解し、日々の業務に活かしてください。
