【2025年版】日報作成ツールの決定版！選び方と活用法

日報作成は、どんな企業でも欠かせない業務管理の基本です。特に、リモートワークやハイブリッドワークが増加する現代では、紙やスプレッドシートを使った手動の報告では効率が悪く、デジタルツールの導入が急務となっています。McKinseyの調査によると、コロナ以降、企業の85%以上がリモートワークを一部取り入れており、デジタルツールを導入した企業は生産性の向上が平均して25%以上見られたと報告されています​。

しかし、日報作成ツールと一口に言っても、無料ツールから有料ツールまで幅広く存在し、どれを選べばよいか迷うことも多いでしょう。

この記事では、無料と有料の両方の日報作成ツールを徹底比較し、各ツールの特長やコストパフォーマンスを詳しく解説します。

日報作成ツールを選ぶための4つのポイント

日報作成ツールを選ぶ際には、次の4つのポイントが重要です。

1. 操作のしやすさ

日報作成ツールは、毎日使うものです。そのため、直感的で使いやすいUIを持ち、作業時間を短縮できるツールが理想です。スマートフォンやタブレットでも操作が簡単にできるかどうかも、選定の際には重要な基準となります。

富士ソフト株式会社では、Qiita Teamを日報・週報の管理ツールとして2年以上使用しています。導入の背景には、当初のGoogleドキュメントやメールを使った管理方法が非効率であり、情報の蓄積と検索が難しかったことが挙げられます。Qiita Teamはテンプレート機能やシンプルなUIにより、日報・週報の一元管理と進捗の可視化を実現しました。特にリモートワークの増加に伴い、情報共有がスムーズになり、人事評価にも役立っています。また、2年間の運用で5,200件以上の投稿があり、解約を検討することなく継続利用されています。

Qiita Teamの導入事例記事はこちら

2. カスタマイズ性

業務内容に合わせて、日報の項目を柔軟にカスタマイズできることが重要です。
例えば、営業チーム向けには顧客対応や商談状況の項目が必要かもしれませんし、開発チーム向けにはタスク進捗や技術的な問題の報告が重要になります。

株式会社プログリットは、英語コーチング事業を展開する企業で、創業時からQiita Teamを利用しています。特にカスタマイズに重点を置いて、以下のような使い方をしています。

・校舎ごとにフォーマットをカスタマイズしており、それぞれの校舎で少しずつ異なるフォーマットを使用しています。
・特に「FIVE GRIT」というミッションを体現するために、日報のフォーマットを「本日のFIVE GRIT」に変更し、5つの指針（Customer Oriented、Go Higher、Own Issues、Respect All、Appreciate Feedback）を体現している人を記述する形式にしています。

参考記事：創業時は社長と副社長の2人で利用。Qiita Teamの導入理由は、信頼関係の構築のためだった!?

3. リアルタイムでの共有機能

リモートワークや外出先での業務が多い場合、リアルタイムで情報を共有できるかどうかは重要です。クラウドベースのツールであれば、データが自動保存され、常に最新の情報にアクセスできます。また、履歴管理や検索機能もあると、後からの確認が容易になります。

”緊密な意思疎通により意思決定が早くなり、住民サービスも含めて迅速な対応が可能になったと評価します。”

引用: Zoom 導入事例 埼玉県

Qiita Teamについて詳しく知る

4. サポート体制と導入のしやすさ

新しいツールを導入する際には、スムーズに導入できるかどうか、そしてサポート体制が充実しているかどうかも選定の際の重要なポイントです。導入時のハードルが低いツールを選べば、チーム全体での運用がスムーズになります。

参考記事：カスタマーサポートの重要性とは？顧客満足度と品質向上の鍵は何か？解説します！

無料で使える日報作成ツール

無料で使える日報作成ツールは、小規模なチームや予算が限られている場合に最適です。以下に、無料で使える日報作成ツールを紹介します。

Googleフォーム + スプレッドシート

特徴：Googleフォームで日報のフォーマットを作成し、Googleスプレッドシートにデータを集積でき、リアルタイムでのデータ共有が可能です。

• メリット：
  • 完全無料で使える。
  • 他のGoogleツールとの連携が容易で、プロジェクト管理にも応用可能。
  • リアルタイムでのデータ共有が可能。
• デメリット：
  • 自動集計機能がなく、手動でのデータ処理が必要。
  • カスタマイズの自由度は高いが、専門的なスキルが必要な場合もある。

有料日報作成ツールの比較

有料の日報作成ツールは、特に業務が複雑でチーム規模が大きい場合や、データ分析や高度なカスタマイズが必要な場合に適しています。

以下に、有料の日報作成ツールを紹介します。

Qiita Team

特徴：Qiita Teamは、誰でも「かんたん」に読みやすい記事が書ける社内向け情報共有サービスです。プロジェクトに関連する情報を蓄積し、ノウハウをチーム内で共有することで、業務効率の向上を図ることができます。また、シンプルなUIが特徴です。

• メリット
  • Qiitaのエディタをベースにしており、Markdown記法で記入することができます。入力補助やショートカットもあり、エンジニアはもちろん誰でも簡単に読みやすい記事を書けます。
  • グループごとに記事を紐づけて、記事をまとめて管理できます。
  • 外部サービスと連携することで、新しい記事やコメントにすぐに気づくことができます。「Slack」や「Chatwork」はもちろん、Webhookを用いて様々なサービスと連携できます。
• デメリット
  • Markdown記法に慣れるまでに、少しだけ時間がかかる。
  • チームの規模が大きくなるとコストがかかる。

導入事例

NTTデータCCSは、SIer特有の課題である社員間のコミュニケーション不足を解消するために、Qiita Teamを導入。お客様先に常駐する社員が多いため、情報共有が難しく、特に新入社員が孤立する傾向がありました。Qiita Teamは、日報の投稿を通じて社員間のコミュニケーションを活性化し、特に新入社員の不安を取り除く役割を果たしました。上司や先輩からのフィードバックにより、安心感が生まれ、技術的な問題についても迅速な対応が可能となり、結果的にコミュニケーションが活発化されました。

参考：SIerに起こりがちな社員間のコミュニケーションロスを解決。日報で新入社員の働く不安も取り除く。

Trello

出典：Trello

特徴：タスク管理ツールとしても広く使われているTrelloは、カンバン方式で視覚的にタスクを管理でき、日報作成にも応用できます。

• メリット
  • 無料で利用可能。
  • カード形式でタスクを管理し、直感的な操作が可能。
  • モバイル対応も充実しており、外出先からも進捗報告が可能。
• デメリット
  • 複雑なプロジェクトや詳細な業務報告には向いていない。
  • 大規模なプロジェクトや複数のチームでの運用には、拡張性が制限される。

導入事例

参考記事の筆者は、ディレクション業務が増える中でタスク管理の課題に直面し、Trelloを導入しました。個人の日報ボードを使って、各メンバーがその日の作業内容を記録し、進捗を可視化。チームの日報ボードでは、全員が一つのボードに日報を記入し、進行状況を共有しました。GitHubとの連携やJSONエクスポート機能も活用し、効率的にタスクを管理。これにより、ディレクターや実装者がプロジェクトの進行状況を把握しやすくなり、作業が円滑に進むようになりました。

参考：Trelloを使った業務管理

Asana

出典：Asana

特徴：プロジェクト管理ツールとして有名なAsanaは、日報作成やタスク管理を一元化でき、進捗報告を可視化します。

• メリット：
  • 無料プランでも豊富な機能を利用できる。
  • プロジェクトの進行状況を一目で把握可能。
  • チームごとのタスク管理ができ、カスタマイズ性が高い。
• デメリット：
  • 無料プランでは機能が制限されるため、大規模プロジェクトには有料プランが必要。
  • 複雑な設定やカスタマイズには、ある程度のIT知識が必要。

導入事例

塩野義製薬株式会社は、HaaS企業への転換を目指し、ITと最新技術を取り入れて高効率なコラボレーションを実現する必要がありました。しかし、プロジェクトの進捗管理や日報・週報の統一が不十分で、セキュリティを確保しつつストレスなくコラボレーションできるプラットフォームが必要でした。Trelloを採用し、報告・共有ツールとしての効率性やプロジェクト管理の容易さを評価。口コミで利用が拡大し、1年間でアクティブユーザが40%増加、生産性が向上しました。

参考：「Asana」導入事例 塩野義製薬株式会社様

gamba!

出典：gamba!

特徴：SNS形式のタイムラインで日報を投稿し、KPIの進捗をリアルタイムで把握できる日報作成ツールです。進捗報告とフィードバックが容易にでき、コミュニケーションの活性化に貢献します。

• メリット
  • KPI管理や進捗状況をリアルタイムで可視化できる。
  • チーム内のコミュニケーションが活性化され、フィードバックがスムーズに行える。
  • 達成率や目標の管理も可能。
• デメリット
  • 小規模なチームにはコストが高い。
  • 社内全体で導入する場合、継続的な費用負担が発生する。

導入事例

株式会社アークスはカレー専門店「100時間カレー」を運営し、全国に35店舗、デリバリー専門店10店を展開しています。社長の米田周平氏はトップダウンで日報アプリgamba!を導入、スタッフの動きや考えを見える化しました。導入の目的はコミュニケーションの取りづらさの解消で、KPI管理によるスタッフの数字意識向上とモチベーションアップも実現できました。日報は社内インフラツールとして活用され、現場との距離が縮まりました。

参考：日報は従業員の”心” が見える。だからマネジメントに熱量が生まれた！

日報くん

出典：日報くん

特徴：クラウドベースで日報管理を行い、プロジェクトごとに稼働状況を集計できるツールです。Excel連携もできるため、データ分析にも強みがあります。

• メリット
  • 顧客別やプロジェクトごとの稼働状況を可視化できる。
  • 日報の自動集計やレポート作成機能が充実している。
  • チームごとに異なるテンプレートを使い分けることが可能。
• デメリット
  • 小規模企業にはコストが高い場合がある。
  • 高度なカスタマイズにはある程度のITスキルが必要。

導入事例

株式会社アルタは愛知県名古屋市にあるICT・Webの総合商社で、従業員規模は約60名です。以前はメールで日報を提出していましたが、「日報くん」を導入したことで案件ごとの制作工数の集計が簡単にできるようになりました。料金の安さ、シンプルな画面、入力の容易さが導入の決め手となり、工数管理や予算管理も期待できました。今後は人事評価システムに取り入れ、成長度合いを数値化して給与に反映する予定です。

参考: 【導入事例】株式会社アルタ（Webマーケティング代行等）

nanoty

出典：nanoty

特徴：活動量を数値化して日報管理ができるだけでなく、人事評価やKPIの進捗管理にも強みを持つツールです。残業削減や生産性向上に役立つ機能が充実しています。

• メリット：
  • KPI管理や数値による活動量の可視化が可能。
  • 社内コミュニケーションを活性化し、モチベーションアップに貢献。
  • 残業削減や生産性向上に直結する機能が豊富。
• デメリット：
  • 大規模チーム向けのツールであり、コストが高め。
  • 高度な機能を使いこなすには、ある程度の社内体制が必要。

導入事例

ＳＯＭＰＯチャレンジド株式会社は東京都西東京市に所在し、事務およびオフィスサポート業務を行う企業です。従業員203名のうち125名が障がい者で、障がい者の安定雇用と成長支援を目的としています。以前は紙やExcelで日報を管理していましたが、nanoty導入により各拠点の日報をタイムリーに把握でき、情報共有が容易になりました。特に遠隔からのメンバー状況の把握や日報管理の統一で業務効率が向上。段階的導入によりメンバーもスムーズに対応しました。

参考：ＳＯＭＰＯチャレンジド株式会社 様

Pace

出典：Pace

特徴：日報作成を簡単にするだけでなく、プロジェクト管理やチームのパフォーマンス評価にも強みを持つツールです。タスクの進捗状況やチームメンバーの活動量をリアルタイムで可視化する機能が充実しています。

• メリット
  • サービス別分析により、“利益がのこるサービス”の特定が可能！
  • 利益目標の達成におけるシミュレーションが可能！
• デメリット
  • カスタマイズや設定に時間がかかる場合がある。
  • システムや機能に慣れるまでに時間がかかる。

導入事例

株式会社リーピーは、2017年からExcelで工数管理を行っていましたが、管理に多くの手間がかかり効率的ではありませんでした。そこで、効率化を図るために開発したのが工数管理ツール『Pace（ペース）』です。Paceの導入により「案件別利益の見える化」が実現し、メンバーの意識改革や業務フローの見直しにつながりました。その結果、前期比で営業利益が5,000万円増加する大幅な増益を達成しました。

参考：https://paces.jp/

日報革命

出典：日報革命

特徴：日報革命は日報作成を簡単にするだけでなく、プロジェクト管理やチームのパフォーマンス評価にも強みを持つツールです。クラウドベースでアクセス可能で、タスクの進捗状況やチームメンバーの活動量をリアルタイムで可視化する機能が充実しています。さらに、使いやすいUIと自動集計機能、他の業務システムとの連携機能も備えています。

• メリット：
  • 分かりやすい分析ツールが充実！
  • 社内通貨の発行が可能！
• デメリット：
  • カスタマイズや設定に時間がかかる場合がある。
  • 初期導入やカスタマイズにはコストがかかる場合がある。

導入事例

南信ビルサービス株式会社は、社内の情報共有とコミュニケーション促進のために「日報革命」を導入しました。従来のツールでは社長だけが日報を見ていましたが、日報革命はランキング機能や社内通貨制度、サンクスカードなど、楽しめる要素が豊富で、社員間のコミュニケーションが活発になり、会社が明るくなりました。

参考：日報革命は遊び心がある社長には最高のツール

kintone

出典：kintone

特徴：ノーコード/ローコードで業務アプリケーションを構築でき、データベース、ワークフロー、レポート作成、カスタムフォームなど、多機能なアプリケーションをドラッグ＆ドロップで簡単に作成することができます。また、モバイル対応で外出先からもアクセス可能です。

• メリット：
  • 業務アプリケーションを簡単に作成でき、業務プロセスの効率化が図れる。
  • ノーコード/ローコード開発により、システム開発コストを大幅に削減できる。
• デメリット：
  • ノーコード/ローコードの限界により、非常に複雑なカスタマイズには向かない場合がある。
  • 特定のプラットフォームに依存するため、他のシステムへの移行が難しい場合がある。

導入事例

神戸市役所の藤原慎之輔氏は、道路維持作業車の管理や日報をkintoneで電子化し、大幅な業務改善を実現しました。紙の日報は年間5,000枚に及び、確認漏れのリスクもありましたが、kintone導入によりこれを解消。車検や保険の管理も自動化し、業務の効率化を達成しました。現在は西区役所で国勢調査の問い合わせ管理にkintoneを活用し、さらなる改革に取り組んでいます。

参考：神戸市役所 様の導入事例

LaXiTera

出典：LaXiTera

特徴：業務プロセスの自動化とデータ管理を支援するクラウドベースのプラットフォームです。ノーコード/ローコードでアプリケーションを構築できるため、プログラミングの知識がなくても簡単に業務アプリケーションを作成できます。データ統合、ワークフロー自動化、レポート作成、カスタムフォームの作成が可能で、直感的なインターフェースで操作できます。また、モバイル対応しており、どこからでもアクセス可能です。

• メリット
  • 営業担当者のレポート作成の負荷を軽減することができる。
  • 顧客の基本情報に、営業担当の活動履歴や案件情報を紐付けて管理することができる。
• デメリット
  • 初期導入のコストが高い。
  • データの移行やシステムの再構築には多くのコストと時間がかかる可能性がある。

導入事例

多田機工株式会社は、営業日報をExcelからクラウド型SFA「LaXiTera」へ移行しました。これにより、商談状況やスケジュールの情報共有が強化され、回答の迅速化や空き時間の有効利用が実現。LaXiTeraは導入ハードルが低く、初期費用も抑えられたため、初めてのSFA導入に適していました。営業部では案件の進捗や受注確度をリアルタイムに把握でき、上司の決裁や取引先への回答が迅速になり、顧客への確認事項漏れも削減されました。

参考：多田機工株式会社様の導入事例

日報作成ツールの選び方

日報作成ツールを選ぶ際には、どのツールが自社の業務に最も適しているかを判断するために、いくつかの重要な基準を考慮する必要があります。ここでは、選び方のポイントを紹介します。

1. チームの規模と業務内容に合ったツールを選ぶ

ツールの選定は、チームの規模と業務内容に応じて決めるべきです。小規模なチームや短期プロジェクトでは、無料ツールでも十分なことが多いですが、複数のプロジェクトや大規模なチームを管理する場合は、有料ツールの方が効率的です。

• 小規模チーム：GoogleフォームやExcelなどの無料ツールが適しています。シンプルな操作性で日報管理ができ、低コストで導入できます。
• 中規模～大規模チーム：Qiita Teamやgamba!、日報くんのような有料ツールが有効です。プロジェクト管理やKPI管理が求められる場面では、これらのツールが提供する高度な機能が役立ちます。

2. 無料ツールと有料ツールの違い

無料ツールは導入コストがかからないため、初期投資を抑えたい企業には適しています。しかし、機能面での制限や、サポートが限定されている点には注意が必要です。特にデータの集計やカスタマイズが手動で行われることが多く、業務が増加するにつれて効率が悪くなる可能性があります。

一方で、有料ツールは高度な機能や自動化、サポートの充実など、業務を効率化するためのメリットが大きいです。例えば、gamba!ではKPI管理や進捗報告を簡単に行えるため、大規模プロジェクトや複数のチームを管理する際に有効です。

3. モバイル対応の有無

リモートワークや外出先での作業が増える現代では、モバイル対応が重要な選定基準となります。スマートフォンやタブレットから簡単にアクセスできるかどうか、または日報をモバイルで作成・共有できるかを確認しましょう。

• Trello：Trelloのアプリは非常に使いやすく、タスク管理や日報の作成が簡単に行えます。外出先からでもプロジェクトの進捗をすぐに把握できるのが強みです。
• gamba!：gamba!もモバイル対応しており、SNS形式で日報が投稿できるため、リアルタイムでの共有が可能です。外出中でもフィードバックを送れる機能は、リモートチームに最適です。

4. データ分析機能

日報作成ツールを単なる報告ツールとして使うのではなく、業務改善や効率化のために役立てるには、データの分析が不可欠です。日報データを集計・可視化し、パフォーマンスを分析することで、ボトルネックを特定しやすくなります。

• 日報くん：日報のデータを自動で集計し、Excel連携も可能。稼働時間やプロジェクトごとのデータ分析に優れており、業務のパフォーマンスを数値で把握できます。
• Googleフォーム + スプレッドシート：データの手動管理が必要ですが、Googleスプレッドシートでデータを集計・グラフ化することで、簡単な分析が可能です。

日報作成ツールで業務効率を最大化するコツ

日報作成ツールを効果的に運用するためには、単にツールを導入するだけでなく、業務フローやチームの特性に合わせた運用が求められます。以下を参考に、業務効率を最大化しましょう。

日報作成の習慣化で得られる効果

日報作成の習慣化が企業に与える効果については、多くの実例とデータが示されています。リモートワークの増加に伴い、日報を使った進捗管理がチームの成功に直結することが明らかになっています。

1. 進捗の可視化: BrightWorkのデータによると、日報などでプロジェクトを定期的にモニタリングすることで、タスクの遅延やリソース不足を早期に発見できる確率が約30%向上するというデータがあります​。特に、チーム全体で日報を共有することで、プロジェクトの進捗をリアルタイムで把握でき、タスクの遅れを未然に防ぐ効果が期待されています。また、HiveDeskの調査によると、日報管理ツールを導入した企業では、タスクの進捗に対する透明性が40%以上改善されたケースも報告されています​。
2. フィードバックの促進: HiveDeskの調査によると、日報の提出が促進されることで、管理者やマネージャーからすぐにフィードバックされる割合が25%増加し、これが業務改善に寄与すると言われています​。特に、リモートワーク環境においては、フィードバックまでの時間が大幅に短縮されることが、チームのパフォーマンス向上に繋がります。
3. 業務の振り返り: BrightWorkの調査によると、日報作成の習慣化は、個人およびチーム全体の業務効率を約20%向上させることが示されています​。日々の業務を振り返り、問題点や改善点を見つけることで、次回のタスクに対するアプローチを改善することが可能です。このようなフィードバックと振り返りのプロセスは、プロジェクト全体の成功率を高める要因となります。

日報データの分析で業務改善を図る方法

日報ツールを活用して得られるデータは、業務改善に欠かせない資産です。日報データを効果的に分析することで、プロジェクトの効率を向上させ、リソースの最適化を図れます。

• データの定期的なレビュー：定期的に日報データをレビューすることで、プロジェクトの進捗状況やボトルネックを早期に発見できます。週次や月次での振り返り会議を設定し、重要なデータをチーム全体で共有しましょう。
• パフォーマンス指標の追跡：KPIやタスクの完了率など、パフォーマンス指標を日報データから抽出し、定量的に評価します。これにより、個人やチームの業務効率を測定し、改善が必要な部分を特定できます。
• 問題点の可視化：日報データを分析することで、頻繁に発生する問題や進行が遅れているタスクを明確化できます。これにより、プロジェクトの調整や人員の再配置が効果的に行えます。

FAQ（よくある質問）

無料ツールでの運用はどのようにすればいいですか？

無料ツールでは、GoogleフォームやTrelloなど、シンプルかつ使いやすいツールが選ばれます。クラウド連携を活用し、チーム全体でデータを共有しやすくすることが重要です。また、フィルタ機能やシンプルなテンプレートを使って、効率的に運用しましょう。

有料ツールの導入にコストが見合うかどうかを判断するには？

有料ツールの導入によって得られる効果、例えば業務効率化やデータ分析機能、フィードバック機能などの価値を考慮し、投資対効果（ROI）を算出します。具体的には、KPI管理や進捗報告が効率化することで、業務時間がどれだけ短縮されるか、リソースの無駄がどれだけ削減されるかを評価しましょう。

リモートワークで使いやすい日報作成ツールは？

リモートワークでは、モバイル対応が充実しているツールが重要です。GoogleフォームやTrelloは、スマートフォンからの操作が簡単で、リアルタイムでのデータ共有が可能です。また、gamba!のようなSNS形式で日報を投稿できるツールも、リモートチームに最適です。

まとめ

最適な日報作成ツールを選ぶことは、業務効率の向上、チーム間のコミュニケーション活性化、そしてデータを基にした業務改善に直結します。無料ツールから有料ツールまで、さまざまな選択肢がありますが、チームのニーズや業務内容に合わせて適切なツールを選定しましょう。

特に、有料ツールでは導入コストがかかるものの、長期的に見てROIが高い場合が多いため、業務の成長に合わせた選定が重要です。ぜひ、このガイドを参考に、貴社に最適な日報作成ツールを見つけてください。

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