スケジュール調整メールの例文7選｜各項目の書き方や3つの注意点も解説

「スケジュール 調整 メールの例文を知りたい」「スケジュール 調整 メールの書き方を知りたい」このような悩みはありませんか？

ビジネスにおいては、社内外を問わず、会議や商談などのスケジュール調整をメールで行う機会が頻繁に訪れます。しかし、相手の顔が見えないメールでのやりとりは相手への配慮が欠かせません。

そこで本記事では、スケジュール調整メールの正しい書き方や、押さえておくべきポイント、注意点などを解説します。ぜひ、参考にしてみてください。

スケジュール調整メールの各項目の書き方

まずはじめに、目上の方全般に使えるスケジュール調整メールの書き方を4つの項目に分けて解説します。

• 件名
• 宛名・挨拶・導入文
• 本文
• 結び・署名

件名

スケジュール調整メールを書く際は、分かりやすく件名を入れましょう。内容が分かりづらいメールは、見落とされてしまったり、迷惑メールに間違われる可能性があります。

件名を見ただけで、本文の内容が一目で理解できるようにすることが大切です。例えば、相手に時間を確保してもらうことを踏まえ、「〜のお願い」「〜のお伺い」「〜のご相談」などのフレーズを入れることで開封してもらいやすくなります。

宛名・挨拶・導入文

スケジュール調整メールでは、宛名・挨拶・導入文も重要です。宛名は「会社名・部署名・苗字」を明示します。万が一、担当者の部門や氏名がわからない場合は「会社名＋ご担当者 様」「会社名＋営業部 御中」などの表記でも問題ないです。役職の表記は、「○○部長」とするのが適切です。「○○部長 様」と、役職に様をつけるのは誤用なので避けましょう。

また、メールの本題に移る前にクッション言葉を挨拶や導入文で挟むことが一般的です。相手との関係性や状況に応じて、「お世話になっております」「ご無沙汰しております」「初めてご連絡いたします」など、シーンに合わせて使い分けましょう。

本文

本文では、日程調整の目的を明確に伝えましょう。件名と同じように、まずは「何について」の「日程調整」をお願いしたいのか端的に説明します。

相手が会うことに同意済みの場合は、最初から候補日を提案します。しかし、そうでない場合は、希望日程だけを伝えるような一方的な連絡は避けましょう。まずは状況に応じて相手の都合を尋ねるメールを送ることで、コミュニケーションを円滑に進めることができます。

結び・署名

最後は、結びと署名で締めくくります。結びでは、相手の都合が合わない場合に備えて「他の候補日も承り可能ですので、ご一報いただければ幸いです」といった一言を添えると良いでしょう。この一言があることで、相手に選択肢を持たせ、柔軟性を示すことができます。

また、署名は送信者が誰なのかを確認するために重要です。一般的に、会社名（URL）、所属部署名、氏名、電話番号、メールアドレス、住所を箇条書きします。多くのメールサービスには署名登録機能が付いているため、事前に登録しておくことで、記載漏れを防ぐことができます。

スケジュール調整メールの3つのポイント

スケジュールを調整する際のメール作成のポイントは、次の3つです。

• スケジュール調整したいことを件名に記載する
• 日時や所要時間を記載する
• スケジュール調整をしたい理由を記載する

スケジュールの調整率を高めるためには、ただこちらの都合を押し付けるのではなく、相手が返信しやすい対応を心がける必要があります。この章で、それぞれ詳しくポイントをおさえていきましょう。

スケジュール調整したいことを件名に記載する

はじめに、メールの件名にはスケジュール調整したいことを書きましょう。メールの件名は、相手が最初に目にする部分です。一般的に受信者は件名を見て、何に関するメールかを判断し、優先順位をつけます。

しかし、冗長な表現や曖昧な件名では相手に適切な印象を与えません。スケジュール調整の要望を具体的に件名に記入することで、相手はメールの重要性を迅速に理解し、効率的な対応が可能となります。例えば、「来週のプロジェクトミーティングの日程調整ついて」「明日○月○日のご契約について最終のご確認」といった表現を用いることで、返信をもらえる可能性がが向上します。

日時や所要時間を記載する

スケジュール調整メールにおいて、日時と所要時間の明示は非常に重要です。数値的な目安を記述することで、相手は都合を確認しやすくなります。また、複数の候補日を提示することは、相手の都合に配慮することができます。。

例えば、「来週○日（火）または○日（木）の午後2時から3時半までの間でお会いできる日程をご検討いただけますか？」などと提案することが望ましいです。または「来週の日中で2時間程度ミーティング可能でしょうか」など、所要時間を幅広く明記するとよいでしょう。

もし相手からの提案日程が都合が悪い場合でも、再度候補日や所要時間を提示することで、円滑な調整が可能です。

スケジュール調整をしたい理由を記載する

スケジュール調整メールは、その背後にある理由を説明することがポイントです。相手にとって、なぜその日程が重要なのかを理解させることは協力を得る上で不可欠です。具体的な理由を述べることで、相手は協力しやすくなり、信頼関係が築きやすくなります。

たとえば「プロジェクトの進捗レビューを行うために、全メンバーの参加が必要です。適切な日程を調整することで、プロジェクトの効率化と品質向上に貢献できると確信しています。」といった理由を記述することで、相手に調整の重要性を伝えることができます。

スケジュール調整メールの例文7選

ここでは、スケジュール調整メールを実用的に使いこなせるように例文を紹介します。主に、以下の７つです。

• ミーティングのスケジュール調整メールの例文
• 就職活動におけるスケジュール調整メールの例文
• 候補日を相手に挙げてもらいたい場合のメールの例文
• 相手から提示された候補日を承諾するメールの例文
• 相手から提示された候補日に対応できないメールの例文
• 既に決定した日程を変更したい場合のメールの例文
• 既に決定した日程をキャンセルしたい場合のメールの例文

ミーティングのスケジュール調整メールの例文

ビジネスにおいて、ミーティングのスケジュール調整は欠かせません。まずは、ミーティングを行う際に必要な日程調整のメール文例から見ていきましょう。

就職活動におけるスケジュール調整メールの例文

下記は、就職活動におけるスケジュール調整メールの例文です。

就職活動（または転職活動）において、スケジュール調整は重要な選考プロセスのひとつです。日程調整をスムーズにできるかどうかも見られているつもりでメールを作成しましょう。

候補日を相手に挙げてもらいたい場合のメールの例文

下記は、候補日を相手に挙げてもらいたい場合のメールの例文です。

こちら側が比較的スケジュールが空いていて日程調整しやすい場合は、相手に候補日をあげてもらうのも良いでしょう。

相手から提示された候補日を承諾するメールの例文

下記は、相手から提示された候補日を承諾するメールの例文です。

相手から提示された候補日に対応できないメールの例文

下記は、相手から提示された候補日に対応できないメールの例文です。

既に決定した日程を変更したい場合のメールの例文

下記は、既に決定した日程を変更したい場合のメールの例文です。一度日程を調整したにもかかわらず、都合が悪くなることはビジネスシーンでは起こります。調整済みの日程を変更する場合には、以下を参考にしてください。

一度日程を調整したにもかかわらず、都合が悪くなることはビジネスシーンでは起こります。調整済みの日程を変更する場合には、以下を参考にしてください。

既に決定した日程をキャンセルしたい場合のメールの例文

下記は、既に決定した日程をキャンセルしたい場合のメールの例文です。

スケジュール調整メールを書く際の3つの注意点

スケジュール調整メールを書く際には、以下の3つの注意点を押さえましょう。

• 候補日を少なく設定しない
• 相手から返信があったら早めに対応する
• 最初から日時の提案をすべきかどうか検討する

候補日を少なく設定しない

候補日はできるだけ3つ以上用意するよう心掛けましょう。相手に多くの選択肢を提供することで、スケジュール調整がスムーズに進み、円滑なコミュニケーションが促進されます。

万が一出張などが重なり、場合によっては候補日が限られていることもあります。その際には、なぜ候補日が少ないのか、その理由を簡潔に説明しましょう。相手に誠実さと理解を示すことで、協力を得やすくなります。候補日を選ぶ際には、相手の都合や予定にも注意し、候補日を少なく設定しないようにしましょう。

相手から返信があったら早めに対応する

相手からの返信が届いたら、迅速に対応するように注意しましょう。相手から返信があったということは、既にコミュニケーションを取る意思を示しています。

即座に返信することで、「この人はすぐに返信してくれて仕事がやりやすいな」と信頼性を高めることに繋がります。例えば、毎日メールを開きっぱなしにしておくことが難しい場合は、通知設定をONにしておくことで返信スピードを高めることができます。

最初から日時の提案をすべきかどうか検討する

メールを送る前に、最初から日時を提案すべきかどうかを検討することは重要です。相手や状況によっては、日時を提案することが適切でない場合もあります。以下のポイントを考慮しましょう。

具体的な日時を提案すべき場合：

• 相手との関係が密で、ある程度の信頼関係が築けている場合
• 早めに会議やアポイントメントを設定する必要がある場合
• 相手のスケジュールが既知で、特定の日時が適している場合

日時の提案を避けるべき場合：

• 初対面で、具体的な提案が早すぎる場合
• 相手のスケジュールが不透明で、提案が難しい場合
• 相手が忙しく、柔軟性を持たせた方が良い場合

などです。

最終的には、相手の状況や関係性、コミュニケーションの目的に応じて、最適なアプローチを選択しましょう。

まとめ

スケジュール調整メールはビジネスコミュニケーションにおいて不可欠です。この記事では、スケジュール調整メールの基本から、具体的な書き方のポイント、そして実際に活用できるメール例文を紹介しました。

スケジュール調整メールの成功には、件名から始まり、宛名・挨拶、本文、結び・署名といった各項目の工夫が必要です。相手からの返信にも迅速に対応し、円滑なコミュニケーションを心がけましょう。

さらに、候補日を設定する際には、できるだけ3つ以上の選択肢を用意し、相手からの返信に迅速に対応することが大切です。また、最初から日時の提案をするかどうかも検討し、相手の状況に合わせたアプローチが求められます。

これらのポイントを押さえ、自分らしいスケジュール調整メールを書く際の参考にしていただければ幸いです。スムーズなスケジュール調整が、ビジネスの成功に繋がることでしょう。