「書類が増えるたびに整理が追いつかない」「必要な資料を見つけるのに時間がかかる」と感じているビジネスパーソンや管理者は多いのではないでしょうか？
文書管理アプリは、社内の資料やファイルをデジタル上で整理し、必要な時に迅速にアクセスできる環境を整えてくれます。本記事では、iPhoneやAndroidでも使えるアプリから、専門知識がなくても操作しやすいアプリまで、業務に役立つ文書管理アプリをご紹介します。必要な資料を探し出す手間を省き、効率的な書類管理を目指しましょう。
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文書管理におすすめのアプリ10選
この章では、おすすめの文書管理アプリを10種類ご紹介します。各アプリの特徴や活用ポイントを、スマートフォン（iPhone・Android）対応アプリと、非IT企業でも使いやすいアプリに分けてご紹介します。
iPhone/Androidでも使える文書管理アプリ5選
まずは、iPhoneやAndroidで利用できる文書管理アプリを5つご紹介します。
Documal SaaS
（出典：Documal SaaS）
「Documal SaaS」は、クラウド型の文書管理システムで、インターネット環境があれば場所を問わず文書の閲覧・共有が可能です。外出先や在宅勤務でも手軽にアクセスでき、取引先や仕入れ先との文書共有やデータの承認作業にも活用できます。
また、Documal SaaSは柔軟な導入方法を提供しており、標準的なクラウド型導入に加え、企業の要件に合わせてオンプレミス環境でも運用できるため、企業の運用方針に応じた最適な選択が可能です。
AutoMemo
（出典：AutoMemo）
AutoMemoは、音声データを自動でテキスト化できるアプリで、会議や取材、現場のメモを効率よく管理できるのが特徴です。録音した音声をAIが文字起こしするため、手作業でのテキスト化が不要で作業時間を削減できます。
日本語を含む複数言語に対応しており、海外拠点のある企業や多言語環境でも利用しやすく、ノイズ除去機能により発言内容を正確に記録できるのもメリットです。また、クラウド保存機能を備えているため、記録したデータにいつでもどこからでもアクセスでき、端末に依存しない柔軟な利用が可能です。
FileBlog
（出典：FileBlog）
FileBlogは、企業内のファイルやデータを効率的に管理・検索できる文書管理システムです。ファイルサーバーに保存された文書を一元化し、タグ付けやメタデータを活用して必要な情報を素早く検索できるのが特徴です。
また、アクセス権限の設定やログ管理機能を備えているため、文書のセキュリティ管理も安心です。さらに、ファイルのバージョン管理機能により、過去の文書や修正履歴を簡単に確認でき、業務の効率化とデータの透明性向上に役立ちます。
Zoho Writer
（出典：Zoho Writer）
Zoho Writerは、クラウド上で文書作成ができるため、複数メンバーでの同時編集が可能です。作業内容は自動保存されるので、誤ってファイルが失われるリスクを軽減できます。
作成したドキュメントはリアルタイムで共有でき、チームメンバー全員が最新版の内容をすぐに確認可能です。そのため、ファイルのやり取りやメール送信の手間を省きながら効率的に共同作業が進められます。
MyQuick
（出典：MyQuick）
MyQuickは、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムで、取引データやスキャナ保存に求められる要件を満たしています。タイムスタンプ機能で記録の信頼性を確保し、システム連携やメールアラート機能により、文書管理業務の効率化をサポートします。また、JIIMA認証を取得しているため、安全性の高い証憑管理を実現します。さらに、MyQuickは文書の自動分類機能やOCR検索機能も備え、膨大なデータの整理と迅速な検索が可能です。
非IT企業の方でも簡単に文書管理できるアプリ5選
非IT企業の方でも簡単に文書管理できるアプリを5つご紹介します。
Qiita Team
「Qiita Team」は、社内での情報や知識をかんたんに共有できるサービスです。運営はQiita株式会社が行っており、使いやすくわかりやすい記事が誰でも作成できるのが特徴です。
このツールでは、社員が持つノウハウや知識を一つにまとめて管理でき、検索もすぐに行えるため、業務の効率化に役立ちます。また、コメント機能やタグ付け機能も備えており、業務の進行に合わせて内容をすぐに確認できるため、チーム内でのスムーズな意見交換も可能です。
OneNote
（出典：OneNote）
OneNoteの特長の一つは手書き機能の対応です。広々とした画面スペースに、ペンを使ってメモやイラストを自由に描けます。タッチペン対応のタブレット端末で利用することで、紙に書くような感覚でメモを取り、思い浮かんだアイデアを書き足していけるため、発想をその場で形にできます。
また、OneNoteは文字や画像、リスト、ファイルの貼り付けなど多彩な情報をまとめられ、ページのレイアウトや色分けなどのカスタマイズも可能です。さらに、クラウド同期に対応しているため、どの端末からでも最新の内容にアクセスできる点も魅力です。
Hubble
（出典：Hubble）
Hubbleは、契約書管理に特化したクラウドサービスで、契約書の作成、審査依頼、検討過程・合意文書の一元管理を実現します。 シンプルなUIと使いやすい設計により、法務部門だけでなく、事業部門の方でも直感的に操作できます。また、SlackやGmail、クラウドサインなどのツールと連携し、業務効率を向上させます。
Stock
（出典：Stock）
Stockは、情報を簡単に記録・共有できるクラウド型のツールで、業務に必要な情報をいつでも確認できるのが特徴です。ノート機能でメモや資料を手軽に保存でき、フォルダ分けやタスク管理機能も備えているため、情報が整理され、必要なデータへすぐにアクセスが可能です。また、流れやすいチャット形式の情報ではなく、要点を明確に残せるため、情報が埋もれにくく、チーム全体での効率的な活用が期待できます。さらに、初心者でも簡単に利用できる設計で、スマートフォンやパソコンからもアクセスできるため、いつでもどこでも確認・共有が可能です。
PATPOST
（出典：PATPOST）
PATPOSTは、オリックスが提供する、電子帳簿保存法に対応したオンラインの書類保管サービスです。ビジネス書類をすぐに保存し、すぐに検索できるよう設計されています。ファイルをアップロードするだけで、2024年1月から義務化される電子帳簿保存法の要件を満たすため、余分な手間をかけずに電子取引の書類を保管できます。
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文書管理アプリの5つの選び方や比較ポイント
ここでは、文書管理アプリを選ぶ際の比較ポイントについて解説します。文書管理アプリを選ぶ際に確認すべき主な項目は以下の5つです。
- 誰でも簡単に使いこなせるか
- 検索のしやすさ
- セキュリティ設定・アクセス制限
- 法令や各種制度への対応
- サポート体制
- トライアルの有無
誰でも簡単に使いこなせるか
文書管理アプリを選ぶ際には、社内の誰もが利用できる操作性が欠かせません。日常的に使用するアプリだからこそ、利用者に負担がかからず、直感的に操作できるものが望まれます。
また、ヘルプ機能やガイドの充実も、利用者の理解を助け、習得にかかる時間を短縮する助けとなります。このようなサポートがあることで、利用者は操作に迷うことなくスムーズに文書管理アプリを活用できるでしょう。
日報の必要性を意識して効果的な日報を作成しよう！ 検索のしやすさ
文書管理アプリを選ぶ際は、検索機能の精度や使いやすさが求められます。多くのアプリには、キーワード検索やタグ付け機能、フォルダ整理機能が搭載されており、これにより特定の文書に迅速にアクセスすることが可能です。
また、日付や作成者でのフィルタリング機能を活用することで、過去の資料にもアクセスできる仕組みが整っています。特に文書量の多い環境やプロジェクト単位での利用を想定している場合は、実際の操作感を確認し、検索の精度や速度が用途に適しているかを確認して選ぶとよいでしょう。
セキュリティ設定・アクセス制限
文書管理アプリの導入では、セキュリティ機能やアクセス制限がどの程度備わっているかを確認することが推奨されます。文書管理においては、顧客情報や業務資料といった機密データを扱うことが多く、適切なセキュリティ機能が不可欠です。
たとえば、多くのアプリではユーザー単位での権限設定が可能となっており、特定の部署や業務内容に応じたアクセス範囲の管理が実現できます。さらに、二段階認証やデータの暗号化機能が備わっているアプリもあり、外部からのアクセスリスクを低減する手段として活用されています。こうしたセキュリティ対策機能を比較し、自社の業務環境に合ったアプリを導入することが大切です。
テレワーク時代のセキュリティ対策とは？ルール作り・技術面からの対策を解説！ 法令や各種制度への対応
文書管理アプリを導入する際には、個人情報保護法や労働基準法、業界特有の規制への対応状況を確認することが求められます。例えば、個人情報保護法に関しては、アプリが適切なデータ暗号化を行っているか、情報の取り扱いに関する安全な運用基準を満たしているかを確認するとよいでしょう。
また、ISO27001のような情報セキュリティの認証を取得しているかも判断材料の一つです。こうした基準に沿ったアプリを選ぶことで、法律上の義務や業界の基準を遵守しやすくなります。
サポート体制
文書管理アプリのサポート体制が整っているかは、選定時にチェックしておきたいポイントです。アプリの導入後に操作方法がわからない場合や、トラブルが発生した場合、電話やメール、チャットでのサポートが提供されるかが業務の継続に影響します。
また、サポートの対応時間帯やFAQ、チュートリアルの有無も確認すると安心です。特に24時間対応や専用チャットサポートがあれば、利用者がいつでも問題を解決しやすく、システム活用がしやすくなります。
トライアルの有無
多くの文書管理アプリは、導入前に実際の機能や使い勝手を確かめられるトライアル期間を提供しています。トライアルを利用することで、アプリの検索機能やアクセスの手軽さなど、日常業務に適した使いやすさを具体的に確認できます。
さらに、トライアル中に利用者からの意見を集めることで、正式導入前に操作性や導入後の運用手順を整えやすくなります。トライアル期間を活用して、業務に合った文書管理アプリかどうかを事前に判断することが可能です。
文書管理アプリを導入する前に把握しておきたい注意点
この章では、文書管理アプリの導入にあたり、事前に把握しておきたいポイントを解説します。アプリを効果的に活用するためには、以下の3つの点に留意し、計画的に進めることが重要です。
- 社員に浸透しない可能性
- 効果測定が難しい
- 運用ルールを決めておく
社員に浸透しない可能性
新しい文書管理アプリを導入する際、現場スタッフが操作や管理方法に慣れるまで時間がかかることがあります。とくに既存の方法に慣れているスタッフにとっては、新しいアプリに適応するのが難しい場合もあります。
そのため、導入時にはトレーニングの機会を設けるほか、アプリの使い方や利便性について説明を行うことで、操作の定着を促しましょう。また、導入後の使用状況や不便に感じている点をアンケートなどで集め、改善の参考にすることも効果的です。
効果測定が難しい
文書管理アプリの効果を定量的に測るのが難しい場合があります。業務効率の向上が期待される一方で、導入前後の変化が明確に見えにくいことも考えられます。
効果を確認するには、使用頻度や検索時間、エラー削減率などの指標を設定しておくと良いでしょう。また、利用者からのフィードバックや日々の業務効率の変化を定期的に集計することで、アプリのメリットを把握しやすくなります。これらの記録は、導入後の運用改善にも役立ちます。
日報アプリおすすめ10選！（無料あり）嫌われ者の「日報」も活用次第では業務効率が上がる？ 運用ルールを決めておく
文書管理アプリの導入にあたっては、あらかじめ運用ルールを設定することで、円滑な運用が期待できます。たとえば、文書の作成・更新・削除に関する権限や手順、アクセス制限の範囲を事前に定めることで、情報の取り扱いや管理がより安定します。
また、データの分類方法や取り扱い基準をガイドライン化することで、社員によるアプリの活用が進むでしょう。ルールを明確にしておくことで、混乱や手違いを減らし、一貫した運用を実現しやすくなります。
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まとめ
文書管理アプリは、企業やチームの書類やデジタルファイルを統一して管理し、関係者がファイルへアクセスしやすくするためのツールです。本記事では、iPhoneやAndroidで利用可能なアプリから、非IT企業でも扱いやすいアプリをご紹介しました。また、アプリ選定の際に確認したい機能や、導入時の注意点も解説しています。
文書管理アプリの導入によって、ファイルへのアクセスや情報共有が円滑になり、業務にかかる時間を削減する効果が期待できます。まずは無料トライアルを活用し、業務内容に適したアプリを試して、導入後の運用にスムーズに移行できるか確認してみましょう。
