情報共有のツールとして活用される業務日報。日報は、個人の行動記録として活用されることが多く、のちのち見返すものではないと考えている方もいるかもしれません。ですが、日報は、社員一人一人の知見が詰まった価値ある情報そのもの。その内容は“会社の宝”と言っても過言ではないのです。
日報を十分に活用するには、すべての社員が各自の作成した日報にアクセスできる仕組みが必要になります。それが日報の「データベース化」です。
この記事では、日報を有効活用できず困っている経営層・リーダー層に向けて
- 日報の「データベース化」のススメ
- 日報をデータベース化するメリット
- 日報を「データベース化」するには？
の3点を紹介します。
日報の「データベース化」のススメ
日報の「データベース化」とは
日報を有効活用し、会社の宝にするには、日報の内容を「データベース化」する必要があります。「データベース化」とは、社員の誰もが、必要な時に、簡単に、欲しい情報にアクセスできる仕組みです。この仕組みによって、日報が業務に役立つ情報として価値となります。
「データベース化」する方法は、有料の日報管理システムを契約する方法と、無料のオープンソースを使ってオリジナルの日報管理システムを開発する方法があります。（それぞれのメリット・デメリットについては後述します）
ワード日報、エクセル日報、メール日報のデメリット
ワードやエクセルを利用した『ワード日報』や『エクセル日報』は、テンプレートさえあれば簡単に始められるという利点があるため、日報作成においてよく使われる方法です。
ですが、ワード日報やエクセル日報のデメリットは、中身を参照したい時に、ひとつひとつファイルを開けなくてはならないこと。欲しい情報を探すにも、時間がかかってしまうのです。つまり、ワード日報やエクセル日報は、日報のデータベース化という観点においては不適応と言えます。
メールの本文に日報を書いて送る『メール日報』も、時間とコストをかけることなく簡単に導入できるという強みがあるため、導入している会社は多いでしょう。
ですが、メール日報は、当然ながらメールの宛先に入っている人しか内容を確認できません。そのため、もし日報の中に有益な情報が書かれていたとしても、身近な上司や先輩が読むだけで、その情報を必要としている社員に展開されない可能性もあります。
このように、メールはクローズドなツールであることから、日報のデータベース化は難しいでしょう。これは情報活用という点において悪手だと考えられます。
日報を「データベース化」するメリット
そこで、最近では、日報をデータベース化し、情報を活用している会社が増えてきています。メリットを見ていきましょう。
知識の属人化を防ぐことができる
社員が自身の業務で得た専門知識やノウハウが記された日報は、会社にとっての宝。これまでは、上司と部下、チーム内など、クローズドな環境でしか展開されていなかった情報が、より多くのメンバーや組織に対してオープンに共有されます。
つまり、ごく一部の人にしか共有されていなかった知識やノウハウが共有されることになるので、社内の情報がまるごと会社の宝となるのです。もちろん、秘匿性の高い情報に関しては、閲覧権限のフィルターをかけることもできます。
業務生産性が向上する
日報が「データベース化」されていると、共有されている日報すべてに対して横断的にキーワード検索が可能となります。「何か参考になる知識やノウハウを探したい」と思った時に、情報を探す時間や手間を省くことができ、業務の効率化が図られます。
また、「データベース化」されている場合、投稿者を見れば、自分が知りたい情報を誰が知っているかが分かります。有識者に直接教えてもらうことで、知識も深まるでしょう。
情報を入手する時間が削減できれば、本来必要な業務に力を入れることができるようになります。日報の「データベース化」は、時間をかけたい業務に時間を割く環境を提供し、業務生産性の向上が見込める手段となるのです。
日報を「データベース化」するには？
前述のとおり、日報をデータベース化するには、主に二つのやり方があります。有料の日報管理システムを契約する方法と、無料のオープンソースを使ってオリジナルの日報管理システムを開発する方法です。それぞれのメリット・デメリットを見ていきましょう。
有料の日報管理システム
有料の日報管理システムは、月額費用を払えばすぐに利用することができるのが最大のメリットです。さまざまなベンダーがシステムとして提供しているため、保守やセキュリティについても考えなくてすみます。
一方、多くの選択肢の中から選定する手間がかかること、ランニングコストが毎月かかってしまうことはデメリットでもあります。しかし、多くのサービスがお試し期間を設けているため、一度使ってみて導入を決めることができます。お試し期間中に自社に必要な機能が実装されているかを確認すると良いでしょう。
無料のオープンソースを使った日報管理システム
無料のオープンソースを使い、自社でシステムを開発した場合、ランニングコストがかからず、結果的にコストを抑えることができるというメリットがあります。また、自社ならではのオリジナル機能を実装することも可能です。
ただ、当然ながらシステムの要件定義、開発、運用、保守をまかなう必要があるため、そこに社内の人材をアサインすることになり、業務負担が増えるでしょう。
まとめ
このコラムでは、日報の「データベース化」のススメ、メリット、方法を紹介しました。
ただのレポートとしてしか日報を活用しないというのは、会社として非常にもったいないことです。もし日報を有効活用されていないようであれば、日報の「データベース化」を検討してみてください。
