「社内用のメルマガのテンプレートが欲しい」
「良いメルマガを作成し、多くの人に読まれたい」
初めて社内メルマガを作成することになった担当者は、このような悩みを抱えているのではないでしょうか？
社内メルマガは、効果的な情報共有手段として企業内で広く利用されています。しかし、毎回初めから大きな時間をかけてメルマガを作成するのは非効率的です。
そこでこの記事では、社内メルマガの基本知識や作成をスムーズに行えるテンプレートサイトをご紹介します。加えて、社内メルマガの構成要素やテンプレートをおすすめする理由についても網羅的に解説します。ぜひ参考にしてください。
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社内メルマガとは
まず始めに、社内メルマガの基本的な知識を解説していきます。ビジネスの中で、どうして社内向けのメルマガが必要なのか、またその課題は何か探っていきましょう。
社内メルマガは社内向けに情報を伝えるための手法
社内向けのメールマガジンとは、社員に重要な情報をメールで提供する手法です。発信者が配信スケジュールやコンテンツを柔軟に設定できる特徴があります。
社内メルマガを活用すれば、経営方針やプロジェクト進捗などをわかりやすくまとめて、定期的に配信することが可能です。その上、メール配信のため、紙媒体よりもコストや手間がかかりません。全社員に共通の情報を伝えるためには、社内メルマガは欠かせないのです。
社内向けメルマガの必要性
社内向けメルマガはなぜ必要なのかを考えてみましょう。
企業の重要な取り組みなどを継続的にメルマガ配信することで、「会社は今この方向を目指しているのか」と、社員の帰属意識や関心度が高まります。また、普段目に見えない他部署で起きている情報などもメルマガ配信されれば、社内からの意見や感想が増え、より深いコミュニケーションが生まれるでしょう。
通常企業の情報を掲載する場所といえば、ポータルサイトが思い浮かびます。しかし、多くの社員が日常的にチェックする電子メールでも情報発信することで、社員の確認率を高めることができます。新しい取り組みやサービスなどを複数の場所で確認できる機会が増えれば、社内情報の透明化につながります。社内向けのメルマガは、組織全体の活性化のために必要なのです。
社内メルマガの課題とは
社内向けメルマガが課題とされる理由は、次の２つです。
- 開封されない場合がある
- 流し読みされる可能性がある
これらの課題を理解し、クオリティの高い社内メルマガを効率的に作れるようになりましょう。
開封されない場合がある
社内メルマガの課題の一つは、開封されない場合があることです。社内のメールボックスは日々多くのメールで溢れており、従業員が全てのメールを開封するわけではありません。
メールの件名や送信元が魅力的でない場合、受信者は開封をスキップする傾向にあります。開封されないメールは情報伝達の障害となり、効果的な社内コミュニケーションに支障をきたす可能性があるため、注意しましょう。
流し読みされる可能性がある
もう一つ社内メルマガの課題として挙げられるのは、流し読みされる可能性がある点です。忙しい業務の合間にメールをチェックするため、従業員はメルマガを速読したり、どうしても軽視してしまう傾向にあります。その結果、重要な情報やポイントは見落とされることがあります。
特に、メルマガが長文（または冗長な表現）であったり、専門用語の過多などは、読み手にとって負担となります。メールのフォーマットやデザインが一様でつまらない場合も、注意を引くことは難しいでしょう。社内メルマガは、流し読みされるか、そもそも読んでもらえない場合もあることを、念頭におきましょう。
社内メルマガの基本的な構成
この章では、社内メルマガの基本的な構成と、各パートの書き方についてご紹介します。一般的にメルマガの構成は、以下５つのパートに分けられます。
- 件名・差出人
- 導入部分
- 見出し・本文
- エンディング
- 署名
社内メルマガを効果的に配信するためには、この基本構成を守ることが重要です。それぞれの基本の書き方を詳しく見ていきましょう。
件名・差出人
メルマガの件名と差出人は、開封率に大きな影響を与える重要な要素です。件名は、受信者の目を引き、開封を決める要素の一つになります。また、差出人は信頼性や親近感を与える役割を果たします。
件名を考える際は、短くてわかりやすいフレーズを選びましょう。具体的な内容や魅力を端的に伝えることが求められます。たとえば、件名の冒頭に「【要回答必須】」、「【7月30日開催】」など、読者が興味を引かれるようなワードや数字を使うことが効果的です。セールスコピーの４つの型（お得・新情報・好奇心・簡
単）を意識すると開封したくなる件名になるため、おすすめです。
また、メールやスマートフォンでは、件名よりも差出人が大きく表示される場合があります。例えば、Gmailでは差出人が優先的に表示されます。そのため、メルマガの件名だけでなく、差出人にも工夫を凝らしましょう。
導入部分
社内メルマガの導入部分は、先述した件名や差出人に続いて目にする大切なパートです。この部分は、読者の興味を引くきっかけになります。
効果的な導入部分を作成するためには、重要な情報や注目すべき点を強調しましょう。例えば、社内イベントの締切日やプロジェクトの進捗状況など、読み手が知っておくべき事項を明確に提示します。
とくにメルマガの上位部分は、クリック率が高い傾向にあります。重要な情報やリンクは導入部分に配置して、コンバージョンにつながるようにしましょう。
見出し・本文
社内メルマガは、見出しを書いてから本文を書くことが大切です。本文中に見出しがないと、文章が一つにまとまり過ぎて煩雑になり、訴求効果が薄れてしまいます。見出しを設定しておくことで、読者は興味のある部分だけを拾い、限られた時間の中で読むことができます。
例えば、見出しにはテンプレートを活用し、統一感を持たせましょう。またメルマガ本文を改行する際は、空行を入れましょう。１段落ごとに空行があることで、どの端末でも綺麗なレイアウトに見えます。
エンディング
本文を作成できた後は、エンディング（まとめ文）です。
ここまで順序を追って作成していれば、あとは社内メルマガの末尾に締めくくりの言葉を記載します。
エンディングを書くときは、箇条書きを使用し、読みやすさを意識しましょう。
締めの挨拶は、「◯◯グループからのお知らせは以上となります。引き続き、よろしくお願いいたします。」などが無難です。また、次回の社内メルマガの内容が既に決まっている場合は、その情報を簡単に告知すると、次回以降への期待感を高めるこができるでしょう。
署名
最後に署名を記載します。署名は、社内向けメルマガの最後に記載するもので、メルマガを発行している部署や担当者を明示します。
例えば、以下のような署名が適切です。
- 部署名：〇〇部
- 作成者名：〇〇担当
- 連絡先：〇〇メールアドレス
- 配信停止方法：〇〇手続きについてはこちらをご覧ください（配信停止ページへのリンク）
メルマガの内容によっては、情報セキュリティ上の観点から、配信停止ページへのリンクやその他の安全対策に関する情報を記載することも考慮してください。社内のルールやガイドラインに沿って、効果的な情報伝達を促すように注意しましょう。
社内メルマガにテンプレートをおすすめする3つの理由
ここでは、社内メルマガにテンプレートをおすすめする理由を３つに分けて詳しく解説します。
- 社内メルマガ作成の時間を短縮できる
- 統一感を出しやすい
- 誰でもメルマガ作成をしやすい
社内メルマガ作成の時間を短縮できる
社内メルマガにテンプレートを活用すれば、作成時間を短縮できます。毎回メルマガを一から考えてしまっていては、手間がかかってしまいます。しかし、メルマガ配信の基本の構成や書き方のコツが分かるテンプレートを活用すれば、それを元に作業ができるため、時間短縮につながります。作業効率をあげるためにも、テンプレートを使いましょう。
統一感を出しやすい
テンプレートがあることで、社内向けメルマガの統一感を出しやすくなります。メルマガを配信する際に、レイアウトやデザインが毎回部署ごとで異なると、視覚的なイメージが希薄になります。「このメルマガはどの部署のものだろう？」と、ブランドイメージが定着しにくくなるでしょう。
メルマガは、統一感を持たせることで「この部分に知りたい情報が書いてある」と、読み手に覚えてもらうことができます。情報の信用性や満足度向上のためにも、テンプレートを活用し、統一感を出しやすいメルマガにしましょう。
誰でもメルマガ作成をしやすい
テンプレートがあれば、専門知識がなくとも、誰でもメルマガ作成が可能です。テンプレートを活用しない場合、作成する人のレベルや知識量によって内容に偏りが起こります。しかし、テンプレートがあれば、特別な専門知識がなくとも決められたフォーマットに沿って一貫したメルマガを作成できます。誰でも作成できるように、社内メルマガはテンプレート化することが重要なのです。
社内メルマガの例文
ここでは、社内メルマガのテンプレートの文章例として、セミナー用のメールテンプレートをご紹介します。セミナー案内の文章では、参加して得られるメリットや分かりやすい情報提供が成功のカギとなります。
宛先 info@qiita.cOm 件名 【7/31開幕】SaaS EXPO｜参加無料｜テクノロジーで描く10年後の働き方 差出人 ◯◯株式会社/Qiita 太郎
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◯◯株式会社のQiita 太郎です。
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皆さまのご参加をお待ちしています！
◯◯運営チームより
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主催：SaaS 運営事務局（◯◯株式会社）
お問い合わせ： it_info@qiita.cO.jp
※本メールは、◯◯にメールアドレスをご登録いただいた方にお送りしております。
※本メールの内容は◯◯株式会社にご提供いただきお送りしています。
社内メルマガで使えるテンプレートサイト5選
ここでは、社内用のメルマガとしてアレンジ可能なテンプレートと、その特徴をご紹介します。自社の目的や用途に適したサービスを見極める際の参考にしてみてください。
BECKMARK
【特徴】
BECKMARKは、わかりやすいエディターでHTMLメールが簡単に作れることが特徴です。ドラッグ＆ドロップを使えば、難しいコードを打ち込まずに直感的にHTMLメルマガを作成できます。また500種類以上のメルマガ用のデザインテンプレートがあります。デザインの知識がなくてもハイクオリティなものを作成できるため、便利です。
BECKMARK公式サイトはこちら
SATORI
【特徴】
SATORIは、マーケティング施策をサポートするMAツールとして活用できます。メルマガ配信システムに加えて、Webでの行動履歴によるセグメントやターゲティング、Web接客などの機能も備わっています。社内メルマガと併用してOneToOne施策を実施できるのが魅力です。
SATORIの公式サイトはこちら
Canva
【特徴】
Canvaは、無料（一部有料）のオンライン画像加工ツールです。メルマガではイメージ画像がとても重要な役割を果たしますが、ガイドラインや色彩サジェスト機能があるので、バランスを崩さず編集できます。テンプレートが豊富（有料版では61万点のテンプレートと1億点の素材）なので、初めてデザインを行う人でもきれいで見やすい社内メルマガを作ることができます。
Canvaの公式サイトはこちら
99designs
【特徴】
99designsは、社内向けのメルマガだけでなく、ニュースレターやイベントなどのプロモーションに使えるテンプレートも用意している、ビジネスに活用できるツールが揃っています。これらのテンプレートは、それぞれグリーン、ブルー、オレンジ、グレーの4色から選択できます。記載のリンクからHTML形式でテンプレートをすぐにダウンロードすることが可能です。
99designs公式サイトはこちら
ZURB
【特徴】
ZURBはWEBのデザインなどを手掛けてきた企業で、「Foundation」というフロントエンド向けのフレームワークを提供しています。カスタマイズ性が高いことから、企業向けのCSSフレームワークとして認知されています。基本機能として使用される「ボタン」、「フォーム」などのパーツのテンプレートが豊富に用意されています。
ZURB公式サイトはこちら
まとめ
本記事では、社内メルマガの基本知識や作成をスムーズに行えるテンプレートサイトをご紹介しました。また社内メルマガの構成要素やテンプレートをおすすめする理由についても網羅的に解説しました。
社内メルマガは、社内向けに情報を伝えるための手法として重要な役割を果たしています。しかし、メルマガ作成には時間や手間がかかる上に、開封されずに埋もれてしまったり、流し読みされてしまう可能性もあります。
読んでもらえるメルマガにするために、テンプレートを活用して有益な情報を届けられるクオリティの高いメルマガを目指しましょう。
