無料FAQシステム6選！選び方や注意点を解説

「FAQシステムを導入したいが、どのシステムを選べば良いか分からない」、「無料のFAQシステムはどの程度使えるのか知りたい」と思い悩む方は多いのではないでしょうか？

この記事では、FAQシステムの意味や無料で利用できるFAQシステムを紹介し、それぞれの特徴や選び方、導入時の注意点を解説します。ぜひ、ご覧ください。

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FAQシステムとは

FAQシステムとは、よくある質問（Frequently Asked Questions）とその回答をまとめて管理し、利用者が必要な情報をすばやく見つけられるようにする仕組みです。これにより、顧客や社員がもつ疑問や問題を簡単に解決できます。

例えば、企業のウェブサイトや社内システムに組み込まれ、質問をカテゴリ別に整理し、検索機能も備えています。その結果、ユーザーは自分の疑問に対する回答を迅速に見つけることができ、企業側も問い合わせ対応の効率を高めることができます。このように、FAQシステムは企業の業務効率を向上させ、ユーザーの満足度を高めるためのツールです。

株式会社Helpfeelが発表した「エンタープライズサーチ(企業内検索)に関する実態調査レポート」によると、「社内の情報が見つけにくい、整備されていないが故にストレスを感じることはありますか。」という質問に対して、とても感じる（20%）、やや感じる（49%）と半数以上の割合で社内の情報を探すのに苦労していることがわかります。

出典：「エンタープライズサーチ(企業内検索)に関する実態調査レポート」

FAQシステムの活用例3選

FAQシステムは、企業の内部システムやウェブサイトなど、さまざまな場面で利用されています。ここでは、以下3つの活用例を紹介します。

  • 社内ヘルプデスク向けFAQ
  • ユーザー向けFAQ
  • コールセンター向けFAQ

社内ヘルプデスク向けFAQ

社内ヘルプデスク向けのFAQシステムは、社員の問い合わせ対応を効率化するために活用されます。

例えば、経費精算や出張申請の方法、社内システムの使い方やトラブル対処法などをFAQにまとめることで、社員は担当者に質問する必要がなくなります。経費精算や出張申請の方法、社内システムの使い方やトラブル対処法をFAQにまとめることで、社員は担当者に質問する必要がなくなり、社員自身で問題を解決できる環境が整います。

ユーザー向けFAQ

FAQシステムの活用例として、ユーザー向けFAQがあります。これは、企業のウェブサイトやECサイトに設置され、顧客が自分で問題を解決できるようにするものです。

例えば、ECサイトでは「返品について」「発送方法について」「会員登録について」などのカテゴリーごとに質問と回答が整理されています。これにより、ユーザーは問い合わせをすることなく、自分で問題を解決できるようになります。

コールセンター向けFAQ

FAQシステムの活用例として、コールセンター向けFAQもあります。これは、オペレーターが顧客対応を円滑に行うためのツールです。

コールセンターでは通常、オペレーター向けにマニュアルやトークスクリプトが用意されていますが、それだけでは対応できない質問も寄せられます。そこで、FAQシステムに頻繁に寄せられる問い合わせとその回答を登録しておくことで、オペレーターは迅速に正確な対応ができます。また、新しいオペレーターのトレーニングにも役立ち、FAQシステムに登録された回答を利用することで応対品質を均一化できます。

FAQシステムの導入メリット

ここではFAQシステムの導入メリットを３つにわけて解説します。

  • ペーパーレス化
  • 問い合わせ件数・応対時間の削減
  • ナレッジの蓄積・属人化の防止

ペーパーレス化

FAQシステムの導入メリットの一つに、ペーパーレス化があります。従来の紙ベースのマニュアルやガイドラインは、更新作業が手間であり、保管スペースも必要です。

FAQシステムを導入することで、情報がデジタル化され、クラウド上で管理されるため、常に最新情報を提供できます。これにより、印刷コストの削減や物理的な保管スペースの削減が実現し、結果として環境負荷の軽減にも寄与します。

問い合わせ件数・応対時間の削減

FAQシステムの導入メリットの中には、問い合わせ件数や応対時間を削減するメリットもあります。FAQシステムがないと、ユーザーは同じ質問を繰り返し、サポート担当者は毎回同じ対応をしなければなりません。

FAQシステムがあることで、ユーザーは自ら解決策を見つけることができます。また、サポート担当者は個別に対応する時間が短縮されるため、より複雑な問題解決に集中できます。

ナレッジの蓄積・属人化の防止

FAQシステムの導入メリットには、ナレッジの蓄積と属人化の防止も含まれます。これがないと、知識やノウハウが個々の担当者に依存し、担当者の退職や異動によって社内情報が失われる可能性があります。

FAQシステムを導入することで、情報を一元管理し、誰でもアクセスできる状態にするため、属人化を防ぎます。また、蓄積されたナレッジは新しいスタッフの教育にも役立ちます。

おすすめの無料FAQシステム6選

無料で利用できるFAQシステムは、多くの選択肢があり、それぞれ異なる特徴やメリットがあります。

有料プランには多機能なものもありますが、

  • まずは試してみたい
  • シンプルなシステムが欲しい

と考える方には無料のシステムがおすすめです。以下では、無料FAQシステムで代表的なものを6つ紹介します。

Qiita Team｜社内FAQ

【特徴】

Qiita Teamは、社内FAQを簡単に作成・共有できるチーム向けのサービスです。特徴として、技術情報の共有やドキュメント管理がしやすく、エンジニアを中心に多くの企業で利用されています。情報のタグ付けや検索機能が充実しており、必要な情報を素早く見つけることが可能です。また、質問や回答を気軽に投稿できるため、チーム内のナレッジを効果的に蓄積・活用できます。無料トライアルが7日間提供されており、その期間中は無料で利用できます。

Freshdesk｜ヘルプデスク管理

（出典：Freshdesk）

【特徴】

Freshdeskは、問い合わせ管理に特化したFAQシステムで、業務の効率化に役立つ多彩な機能を提供します。問い合わせをチケット化し、トラッキングや優先順位付け、返信を簡単に行うことができます。ナレッジベースを活用し、顧客のセルフサポートを支援する機能も充実しています。また、受信および解決したチケットを分析し、日々のレポートを作成することで業務改善にも役立ちます。すべての機能を試すには、14日間の無料トライアルがおすすめです。

Freshdesk公式サイトへ

Ultimate FAQ｜WordPress用プラグイン

（出典：Ultimate FAQ）

【特徴】

Ultimate FAQは、WordPressの公式プラグインで、FAQシステムを簡単に構築できるツールです。無料会員でも充実した機能を利用でき、ユーザーから高い評価を得ています。閲覧数のカウントや人気順、新着順の表示機能があり、FAQの分類にはカテゴリやタグを使用できます。また、カスタムCSSによるデザインの調整やインポート機能も備えており、サイトの見た目や操作性を自由にカスタマイズ可能です。

Ultimate FAQ公式サイトへ

Notion｜顧客対応管理

（出典：Notion）

【特徴】

Notionは、タスク管理、社内Wiki、ドキュメント作成などを一つにまとめた多機能クラウドツールです。特にNotion AIはテキスト生成機能が高精度で、Q&Aにも優れており、ビジネスシーンでの活用が注目されています。無料プランでも多くの機能を利用でき、SlackやGitHubなどの外部ツールとの連携、7日間のページ履歴、ベーシックなページアナリティクスが含まれています。これにより、日々の情報整理が効率的に行えるのが特徴です。

Tayori｜顧客対応管理

（出典：Tayori）

【特徴】

Tayoriは、カスタマーサポート向けに設計されたFAQシステムで、特に直感的な操作性が特徴です。Web初心者でも簡単にフォームやヘルプページを作成できるテンプレートが用意されており、迅速に顧客対応の強化が可能です。無料プランでは、利用ユーザー1名まで、フォーム、FAQ、アンケートの各1つまで作成可能で、月10件の返信が可能です。シンプルながらも必要な機能が揃っており、顧客対応の効率化に役立ちます。

Tayori公式サイトへ

phpMyFAQ|OSSのFAQシステム

（出典：phpMyFAQ）

【特徴】

phpMyFAQは、オープンソースのFAQシステムであり、FAQサイトの構築に最適です。公式サイトは英語表記ですが、国内のIT企業が提供する日本語マニュアルも利用可能です。phpMyFAQは、ナレッジ共有システムを備えており、FAQをカテゴリ別に管理できます。さらに、高精度な検索機能や既存のFAQを活用した自動回答機能も搭載されています。これにより、ユーザーが迅速かつ効率的に情報を得ることが可能です。

phpMyFAQ公式サイトへ

まとめ

この記事では、社内FAQシステムの基本概要や無料で利用できるFAQシステムの選び方、また導入のメリットについて解説しました。FAQシステムは、企業や組織が顧客対応を効率化し、ナレッジを共有するためのツールです。

社内ヘルプデスクやユーザー向けのFAQ、コールセンター向けFAQなど、多岐にわたる活用例があり、ペーパーレス化や問い合わせ件数の削減、ナレッジの蓄積といったメリットがあります。無料で利用できるおすすめのFAQシステムを試し、自社のニーズに最適なものを見つけましょう。

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