コミュニケーション不足や業務効率の低下を防ぐ方法のひとつに「社内SNS」の導入があります。
社内SNSを導入することで、社内コミュニケーションが活性化されるだけでなく、企業理念や経営状況の発信もスムーズに行えます。
しかし、企業側から正しい運用ルールを周知できていないと「導入したはいいが、結局使われなかった…」という事態になりかねません。
社内SNSを導入すると解決できる課題やメリット・デメリットなどを十分に理解し、自社の問題解決に適したコミュニケーション用ツールの導入を検討しましょう。
そこで、本記事では以下のことについて解説します。
【この記事で分かること】
- 社内SNSが注目される背景
- 社内SNSの成功事例
- 社内SNS導入のメリットと効果
- 社内SNSを導入するデメリットと注意するポイント
- 社内SNS導入で解決できる課題
この記事を参考にすると、社内SNSを導入する際の具体的なメリット、デメリットを網羅的に理解することができます。
社内SNSの導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
社内SNSが注目される背景
社内SNSが注目されるようになった背景には、コミュニケーション手段の変化や企業理念、経営状況の周知手段の変化が要因となっています。
この章では、上記の特徴について解説していきます。
コミュニケーション手段の変化
社内SNSが注目されるようになった背景には、働き方の多様化によりコミュニケーション手段が変化したことが挙げられます。
社内SNSは従来からビジネスで使われているメールや電話より気軽に情報を発信でき、リアルタイムに意見交換ができます。
そのため、社員一人ひとりが持つノウハウやナレッジの共有や、社員同士の一体感を作りやすいといった点が期待されています。
また、ここ数年の感染症拡大の影響でテレワークの普及が進み、対面でのコミュニケーションが減りました。それにより、様々な企業で社内コミュニケーション不足が問題視されています。
このような状況もあって、オンラインでコミュニケーションできる社内SNSが近年注目を集めています。
企業理念や経営状況の周知手段の変化
企業理念や経営状況をすべての社員に周知する手段として、社内SNSが注目されています。
企業理念をうたう企業は多いですが、組織が大きければ大きいほど全社員に理念を周知し、浸透させることは容易ではありません。
しかし、社内SNSを積極的に活用すれば、経営のトップ層から一社員の意見でさえも簡単に発信することができます。社員がただ目の前の業務をこなすのではなく、自ら考え行動する社員を増やすためにも、社員が使い慣れているSNSを活用した企業理念や経営状況の周知は重要になっています。
社内SNSの成功事例
Qiita Team（キータチーム）を導入した企業について、どのようにして課題解決へと至ったのかという経緯を含めて、成功事例を3つご紹介します。
導入事例を参考に自社に合った社内SNS運用の具体的なイメージを策定しましょう。
成功事例①株式会社一休
株式会社一休は知識の属人化やメンバー間のコミュニケーションの偏りを解消するためにQiita Teamを導入しました。
導入してからは雑談から真面目な情報まで、自由に書くことで社内のコミュニケーションの垣根がなくなりました。
メンバーからの情報共有の範囲を広げ、サービス改善に活用しています。
Qiita Teamを活用して情報を発信をすることで、周囲を巻き込みやすくなり、社内での交流が広がったと言います。
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社内の空気がオープンになって世界が広がったように思います。株式会社一休さまの事例
成功事例②NTTコミュニケーションズ株式会社
NTTコミュニケーションズ株式会社は、「チームとしての情報発信の頻度を増やしたい」という意見からQiita Teamを導入を決めました。
同社は技術TipsやノウハウをQiita Teamに蓄積しています。Qiita Teamを導入して、最大の成果は「人となりの共有」です。導入の結果として従業員満足度も全社でトップクラスになりました。
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4年半で4800超の記事数。「人となりの見える化」でチームを盛り上げるNTTコミュニケーションズの事例
成功事例③株式会社カカクコム 食べログ システム本部
株式会社カカクコムは「もっと気軽に情報を共有できて、社内のどんな人でも閲覧できる場所が欲しい」という背景からQiita Teamを導入しました。ルールは決めず、自由な場としてQiita Teamを活用しています。リアクションをするよう心がけることで、利用がより促進されました。
他の人の知見や人となりが知れることも一つのメリットです。
シンプルな機能で、「使いたいように使える自由さ」があるのも魅力だと言います。
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ルールを作らなくてもちゃんと使える。自由な情報共有の場としてQiita Teamが機能する食べログ（カカクコム）の事例
社内SNS導入のメリットと効果
この章では、上記の項目に対して社内SNSを導入するとどのような効果をもたらすのかを解説していきます。
円滑なコミュニケーションの機会が生まれる
社内SNSを導入することで、部署内や部署外、別のプロジェクトなどの垣根を問わず円滑なコミュニケーションの機会が生まれます。
コミュニケーションをとる手段は様々ありますが、例えば従来からあるメールの場合、やりとりは一対一になりがちです。
社内SNSであれば複数人で簡単にグループを作成し、効率的かつ手軽にやり取りを行えます。またメールのようなかしこまった定型文で返信する必要がないため、コミュニケーションが活性化しやすいです。
情報共有や伝達スピードがアップする
社内SNSを活用することで、企業にとって重要な情報を共有することや伝達スピードをアップさせることができます。
社員同士で情報共有が正しく行えていない場合、困った時は情報を知っている人に聞きに行ってしまいがちです。
しかし、これを繰り返してしまうと、情報を持っている人の業務量が増えてしまったり、属人化されていることで思わぬ伝達ミスやトラブルが発生したりする恐れがあります。
社内SNSはこのような場合に、必要な情報を一元管理できるため、情報伝達ミスやコミュニケーション不足を補うことができ伝達スピードもアップすることができます。
情報管理やマネジメントに役立つ
社内SNSはスケジュール管理、タスク管理といった情報管理やマネジメント管理に役立ちます。
社内SNSを活用することで、外出先でも社員と連絡を取りたい時にリアルタイムで連絡をすることができ、情報管理がスムーズです。
また、スケジュールを管理する機能も備わっているため、いつどんな会議を誰と行うかなどを一目で確認できるため、予定を失念してしまうということを未然に防ぐことができます。
その他にも、複数チームに属している人やマネジメントをする立場の人であっても、同時進行しているプロジェクト管理がしやすくなるといった効果もあるでしょう。
社内SNSを導入するデメリットと注意するポイント
社内SNSを利用すれば社内のコミュニケーション不足改善だけでなく、業務の属人化、情報管理不足を補うことができますが、デメリットもあるので注意しましょう。
この章では、社内SNSを導入するデメリットとその時に注意すべきポイントをまとめています。両者をしっかり把握した上で社内SNSを導入するか検討すると良いでしょう。
盛り上がらないと導入コストが無駄になる
社内SNSを導入しても盛り上がらなかった場合、導入コストが無駄になる恐れがあるので注意しましょう。
一部の人だけが使用していたり、業務外のプライベート情報が投稿されたりする場合、社内のコミュニケーションを達成するという目的を達成しているとは言えないでしょう。
なるべく多くの人が使いやすく、また、誰でも投稿できるような雰囲気を作る工夫をすることが重要です。
ストックすべき情報の共有には向いていない
社内SNSのデメリットの一つに、業務連絡などのメッセージが増えるとストックすべき情報の検索や共有が難しくなる点が挙げられます。
特に、企業規模が大きくなったり複数のグループチャネルに属したりしている場合、常にチャット上に膨大な量のメッセージが流れてきます。
多くの情報が共有されている環境は情報を常に可視化できるためメリットでもありますが、自分自身で必要な情報とそうでない情報を区別し管理する必要があります。
この点も社内SNSを導入する際は注意すると良いでしょう。
SNSをストレスに感じる可能性がある
社内SNSを活用すると投稿自体にストレスを感じ、社内コミュニケーションが活性化しない可能性があります。
例えばビジネスチャットでは、メールに比べて気軽にメッセージを送ることができます。
しかし、それゆえに連絡頻度やメッセージの確認回数が増えてしまい、結果的に通常業務よりチャット上でやりとりすることに時間を取られてしまうといったことも考えられます。
業務に支障をきたさないためにも、業務に集中したいときは不必要なチャネルの通知をオフにしたり自分宛のメンション以外は業務後に確認するなどの工夫をすると良いでしょう。自身に合った社内SNSの向き合い方を模索することで、ストレス軽減に繋がります。
社内SNS導入で解決できる課題
最後に、社内SNSの導入で解決できる3つの課題について解説します。
ノウハウの構築、蓄積、気づきをオープンにできる
社内SNSは業務の属人化を防止し、ノウハウの構築や蓄積ができたり、気づきをオープンにすることができます。
業務の属人化とは特定の担当者がいないとその業務が回らなくなる状況を指します。
社内SNSを活用すれば、オンライン上にノウハウや必要な情報が蓄積されていくため、社員の休暇や退職があっても、情報が属人化されていて代理で対応ができないということは減るでしょう。
また、オンラインでコミュニケーションがとれる環境は、情報格差を埋めることができるだけでなく、その場で質問や相談をしやすくなるため、新たな課題や気づきを積極的に発信できます。
経営陣やメンバーからの情報発信がしやすくなる
社内SNSは、経営陣だけでなくメンバーからの情報発信もしやすくなります。
企業規模が大きくなると、経営層の考えが伝わりづらくなったり一般社員からのボトムアップがしにくくなったりするなど、情報格差が発生することもあるでしょう。
社内SNSを活用することで、経営陣は企業理念などを定期的に投稿しやすくなり、メンバー間・レイヤー間で発信することのハードルが下がるでしょう。
エンゲージメントの高い組織が作れる
社内SNSを導入しコミュニケーションが活性化されるとエンゲージメントの高い組織を作ることができます。
人材の流動性が高い昨今では、会社への帰属意識が低く、企業と自分との考え方の違いからモチベーションが低下している社員も少なくありません。
社内SNSがあれば企業の理念やビジョンを意識しやすく、社員同士で協力しあって問題に取り組めます。
社員は仕事に対するやりがいを実感しやすく、会社の一員という当事者意識をもって働ける組織になるでしょう。
まとめ
この記事では「社内SNS導入で解決できる課題とは？導入メリットとデメリットを紹介」というタイトルで以下のことについて解説しました。
- 社内SNSが注目される背景
- 社内SNSの成功事例
- 社内SNS導入のメリットと効果
- 社内SNSを導入するデメリットと注意するポイント
- 社内SNS導入で解決できる課題
社内SNSは活性化することさえできれば、コミュニケーション不足や情報共有不足などを防ぐことができる有能なツールです。
本記事で解説したように社内SNSにはデメリットもありますが、導入することで多くのメリットや効果が期待できます。
組織の課題解決のために、コミュニケーションツールの導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
