「社内文書をどうやって書けばいいのかわからない」
「どうやったら効率的に社内文書が書けるんだろう」
という思いを抱えているビジネスパーソンも多いのではないでしょうか？
適切な社内文書を作成することで、円滑な情報共有が可能になります。その結果社員の業務効率がアップしたり、コミュニケーションの促進にもつながります。また、分かりやすい社内文書が作成できれば、上司や経営層からの評価も高まるでしょう。
本記事では、社内文書の作成に不安を感じている社員などに向けて、社内文書の基本や書くべき項目を解説していきます。あわせて作成のポイントも紹介するので、きちんと理解して業務に活かしていきましょう。
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社内文書とは社内で情報共有するための文書のこと
社内文書とは、社内で情報共有するために作成される文書のことです。社員に情報を周知するための文書や上司などから承認を得るための文書などさまざまな種類があります。よく使われる社内文書としては、報告書や契約書、指示書、議事録、マニュアル書などが挙げられます。
社内文書は社員同士が円滑にコミュニケーションを図るための重要なツールであり、健全な組織運営を行う上で不可欠な文書といえるでしょう。新入社員から中堅・ベテラン社員まで、社歴を問わず提出する機会があるため、作成のためのポイントを押さえておく必要があります。
社内文書の代表的な5つの種類
ここでは、社内文書の中でも特に作成機会の多い5つの種類を紹介します。
- 報告書
- 契約書
- 指示書
- 議事録や記録
- マニュアルや手順書
報告書
報告書は業務内容やプロジェクトの進捗状況などをまとめた文書のことです。また勤怠に関する申請書なども報告書に含まれます。ビジネスシーンで使われる報告書の例は次の通りです。
- 日報・週報・月報
- 休暇・早退・有給申請書、休職・退職届
- 始末書・クレーム報告書・顛末書
- 研修・セミナーの受講報告書
- 調査・アンケート報告書
報告書は、提出相手に正確な情報を提供することが求められます。そのため、事実関係や時系列、数値、結論などを明確に記述することが重要です。
契約書
社内文書における契約書の例としては、「雇用契約書」などが挙げられるでしょう。雇用契約書は法律で作成が義務づけられているわけではありません。ただし、使用者と労働者の間でのトラブルを回避するためにも作成しておいた方が無難です。
契約書には、誰が・いつ・どのような内容で契約したかが明瞭に記載されている必要があります。また、契約書の内容が適用される期間や、権利・義務の範囲についても明確に記載しましょう。
指示書
指示書は、上司や経営層が一般社員に指示・命令するための文書です。人事部や法務部などが発信するケースもあります。また作業現場で、管理者が作業員に指示する社内文書もよく使われます。指示書の例としては下記が挙げられます。
- 人事に関する辞令
- 業務指示書
- 製造指示書
- 残業指示書
指示書には、明確な指示内容や期限、担当者などを記載する必要があります。指示書を受け取った社員が迷わずに迅速に行動できるような内容が求められます。的確な指示書を作成することで、品質の平準化が実現し、業務効率化やスピードアップも期待できます。一方、命令口調や威圧的な文体にならないように注意する必要もあります。
議事録や記録
報告書と並んで作成する機会が多いのが、議事録や記録のための文書です。例としては下記のようなものがあります。
- 会議議事録
- 人事考課文書
- 社員名簿
- 売上データ
議事録は出席者や会議のテーマ、目的、議題、意見や決定事項、課題などついて、詳細を記載します。後から議事録を見返して、内容が明瞭に分かるようにする必要があります。
また社内リソースに関わる書類や営業データなどは、適切な人材活用や今後のビジネス戦略を立案する上で重要な文書となります。そのため、正確性や速報性などが求められます。
マニュアルや手順書
マニュアルや手順書は、特定の業務や作業を行う時に使う文書です。内容は、手順、方法、使用する機械・ツール、注意点などです。
マニュアルや手順書は、誰がみても理解できるような分かりやすさが重要です。そのため平易な文章を心がけ、専門用語の使用は避けましょう。図表や写真などを活用することもポイントになります。
社内文書に書くべき項目
社内文書は、種類によって異なりますが、以下のような項目が一般的には必要となります。
- 発信日
- 宛先
- 発信者
- タイトル
- 本文（内容）
- 担当者（問い合わせ先）
「発信日」は文書の右上に記載します。文書を作成した日ではないため、もし作成日時が記載されている場合には発信日や報告日に修正しましょう。
「宛先」は左上に記載し、社員全員に通達する場合には「社員各位」「関係者各位」などとします。報告書や申請書など、特定の個人に提出する社内文書の場合には、「〇〇殿」「〇〇部長」などと記載します。
「発信者」の項目には、所属部署と名前を記載します。文章を作成した人と発信者が別の担当者のケースもあります。例えば、特定の部署から全社に通達する報告書の場合、一般社員が作成し、発信者は部署長の名前を記載するパターンが考えられます。
「タイトル」は、文書の上部中央に目立つように記載します。文書の内容がひと目で分かる文言を使いましょう。
「本文（内容）」は社外文書とは異なり、冒頭の挨拶は不要です。すぐに本題に入って構いません。通常、文体はですます体です。
「担当者（問い合わせ先）」は右下に記載します。社内文書は発信者と作成者、担当者が異なるケースがあります。例えば社内イベントの告知に関する問い合わせ窓口などが考えられます。担当者は実務面を担う社員の部署名・名前・連絡先を載せます。
社内文書を作成する際の6つのポイント
社内文書は上司や経営層、あるいは全社に情報共有するための重要な文書です。そのため「分かりやすさ」が重要なポイントとなります。社内文書の作成になれていない人や不安を感じている人は、次の6つのポイントを意識してみましょう。
- 結論から書く
- 一文を長くしない
- 敬語を過剰にしない
- 事実と所感を明確に区別する
- 誤字脱字に注意する
- 数字を用いて具体的に書く
結論から書く
まずは結論から書くことを常に意識しましょう。結論ファーストは、ビジネス文書の作成でもっとも重要なことです。相手に何を伝えたいのか、テーマと結論を最初に記述することで、読み手の理解促進にもつながります。
文書によってはPREP法（Point：結論、Reason：理由、Example：具体例、Point：結論）を使って、最初と最後に結論を記載することで、より伝わりやすい書類が作成できるでしょう。
また全社に通知する文書の場合には、宛先をみて、社員は「自分に関係があるか」「すぐに対応する必要があるか」などを判断します。読み手の立場を考えた書き方や構成を意識しましょう。
一文を長くしない
文章は簡潔に表現することが重要です。冗長にならないようにセンテンスを短くしましょう。一文が長い場合には、読み手にとって理解しにくくなります。
社内文書は情報共有が目的なので、回りくどい表現は使わず、端的に伝えましょう。具体的には、「一文一義」を意識すると良いでしょう。一文一義とは、一文の中に一つの情報だけを盛り込むことを指します。こうすることで読み手の理解が進み、誤読のリスクを軽減できます。
敬語を過剰にしない
社内文書は文字通り、社内向けの書類です。そのため過剰な敬語や、時候の挨拶などは不要です。
基本的には、ですます体を遵守して書けば問題ありません。
事実と所感を明確に区別する
社内文書では事実と所感を明確に区別しましょう。特に、議事録や記録には客観的な事実を記載することが求められます。事実なのか主観に基づいた意見なのかが不明確な場合、社員の間で認識のズレが生じる可能性があります。その場合にはミスやトラブルの発生原因になりかねません。
もし、所感や意見を記述する場合には、小見出しを付けるなど、体裁を工夫しましょう。
誤字脱字に注意する
誤字脱字があると、文書の正確性が疑われます。作成者の評価に影響するだけでなく、読み手の誤読につながるリスクもあります。
作成した文書を複数回にわたって入念に読み返したり、他の社員に校正してもらうなど、ミスが発生しないような工夫が必要です。特に重要な文書は、部署内でミス防止のための仕組みを構築しましょう。
数字を用いて具体的に書く
社内文書は数字を用いて具体的に書きましょう。例えば、売上報告書を作成する場合には、数値の上限や時間の経過など、具体的な数値を用いることで、相手に説明しやすくなります。また、数値に基づいた客観的な記述のほうがより説得力のある文書になります。
まとめ
社内文書は情報共有に欠かせない重要な文書です。分かりやすい社内文書は、業務効率化や円滑なコミュニケーションにもつながります。
種類によって異なりますが、本記事で紹介したような書くべき項目や作成する際のポイントを押さえて、適切な文書を作成しましょう。
