文書管理システムとは｜導入の5つのメリットと選び方を解説

ビジネスパーソンの中には、「文書管理システムとは何かわからない」「どのツールがいいか選べない」と悩んでいる人は多いのではないでしょうか？

特に紙の文書を扱う場合、必要な文書をすぐに見つけることができず、多くの時間を無駄にしてしまうことがあります。企業のなかには、長期にわたって保存しなければならない文書が増え続け、「不要な文書が混在してっている」ということもあるでしょう。

文書管理システムを導入すれば、必要な情報にいつでも簡単にアクセスでき、効率的に検索することが可能です。さらに、高いセキュリティを誇るため、重要な文書の保管にも最適です。この記事では、文書管理システムの基本から、その選び方、文書管理システムの代表的なタイプやメリットまでを詳しく解説します。これから文書管理システムを利用したいと考えている方は、ぜひご覧ください。

目次表示

文書管理システムとは
- 文書管理システムは文書を適切に管理するためのもの
- 文書管理システムがなぜ必要なのか
文書管理システムで得られるメリット5選
文書管理システムの代表的な5つのタイプ
文書管理システムを選ぶ際の4つのポイント
おすすめの文書管理システム6選
まとめ

無駄を削ぎ落とした情報共有ツール【Qiita Team】
驚くほどシンプルな機能で、PC初心者の方でもスムーズに記事投稿が可能です！
⇒【公式】https://teams.qiita.com にアクセスしてPDFを無料ダウンロード

文書管理システムとは

はじめに、文書管理システムとは何か、そしてなぜビジネスにおいてこれが重要なのかを説明します。

文書管理システムは文書を適切に管理するためのもの

文書管理システムは、企業や組織が日々作成する膨大な量の文書を適切に管理するためのシステムです。このシステムは、社内の書類をデジタル化し、文書の作成から保管、検索、廃棄までのサイクルを一元的に管理します。

一見すると従来のファイルサーバーと似ていますが、文書管理システムはドキュメントに特化した「管理機能」や高度な「検索機能」を備えています。そのため、文書処理の効率が大幅に向上します。また、文書の電子化、セキュリティの強化といった機能を通じて、電子帳簿保存法などの法規制にも対応し、企業のコンプライアンス体制を支えることもできます。

これらの理由から、文書管理システムは「ドキュメント管理システム」とも称され、多くの企業での導入が進んでいます。

文書管理システムがなぜ必要なのか

文書管理システムが必要な理由は、適切な文書管理が企業の情報セキュリティと業務効率の両面で重要だからです。文書管理システムを使用することで、重要な文書へのアクセスを厳格に制御し、誤って情報が外部に漏れ出ることや、不正に改ざんされることを防ぎます。

また、文書管理システムは文書の検索時間の短縮や手間の削減も可能です。これによって業務のスピードと精度が向上します。例えば、新たにプロジェクトを始める際に過去の成功事例や失敗例を参照できるため、質の高い決定を下すことができます。このように、文書管理システムは、情報の安全性を保ちつつ、企業の生産性を大幅に向上させることができる重要なツールです。

無駄を削ぎ落とした情報共有ツール「Qiita Team」
シンプル設計で、情報共有の文化を根付かせたい方に最適です！！
⇒【無料】https://teams-center.qiita.com/new にアクセスして試してみる

実際の画面を見てみる

ホーム画面

エディタ画面

コミュニケーション機能

文書管理システムで得られるメリット5選

文書管理システムを導入することで得られるメリットはいくつかあります。ここでは、代表的な5つのメリットについて解説します。

効率的に文書を探せる
コスト削減につながる
文書の共有がしやすくなる
古い文書を誤って使うミスを防げる
セキュリティを強化できる

効率的に文書を探せる

文書管理システムを導入すると、検索機能が強化されるため、効率的に文書を探すことができます。文書管理システムを使わない場合、手作業で文書を探す手間がかかります。文書管理システムなら、キーワード検索、メタデータ、タグ付けなどの機能を利用して、膨大な量の文書の中から瞬時に必要な情報を探し出すことが可能です。

これにより、従業員が情報を探すために費やす時間が大幅に削減され、その時間を他の重要な業務にあてることができるようになります。

コスト削減につながる

文書管理システムは、保管にかかるコストを減少させます。従来の紙媒体の文書では、用紙代や印刷機の電気代など、あらゆる面でコストがかかります。

しかしデジタル化された文書はオンラインで保管できるため、物理的な保管場所の確保に必要な賃料や管理費が不要です。また、デジタル管理により文書の紛失や損傷のリスクが低減されるため、再作成にかかるコストも削減できます。

文書の共有がしやすくなる

文書管理システムがあることで、場所や端末を問わずアクセスできるメリットもあります。社内外のチームメンバーがどこにいても、重要な情報を共有することができます。

クラウドベースのプラットフォームでは、インターネット接続さえあれば、PC、スマートフォン、タブレットなど、様々なデバイスから文書を閲覧・編集が可能です。この柔軟性により、時間と場所の制約を受けずにプロジェクトが進行し、チーム全体の生産性が向上します。さらに、リアルタイムで情報が共有されるため、作業の重複や認識齟齬を防ぎながら、効率的に作業が行えるようになります。

古い文書を誤って使うミスを防げる

文書管理システムを利用することで、古い文書を誤って使用するリスクを減少させることができます。従来のエクセルなどの管理方法では、文書を更新した際に旧版と最新版が混在することがしばしばあります。このため、情報が古くなっているにも関わらず、誤ったバージョンの文書が使用される可能性があります。

しかし、文書管理システムであれば、文書のバージョン管理が効率的に行われ、常に最新の情報が手元にある状態を保つことができます。すべての変更履歴が記録され、「誰が」「いつ」「どのように編集・更新したのか」を一目で確認できるため、過去のバージョンにアクセスする際も容易です。

このようにシステムで正確な文書管理を行うことで、誤った情報に基づく決定や作業ミスを防ぎます。

セキュリティを強化できる

文書管理システムの導入は、企業の情報セキュリティを強化する効果もあります。このシステムにより、文書へのアクセス権限を厳格に管理できるため、許可されたユーザーのみが特定の文書にアクセスできるように設定することが可能です。

さらに、文書が不正アクセスや外部からの脅威にさらされるリスクを最小限に抑えるため、暗号化技術を用いた保護が施されます。また、不正アクセスの試みや文書の不正利用があった場合には、即座に警告を発するシステムが動作することもあり、迅速な対応が可能です。これらの機能は、情報漏洩やデータ侵害のリスクを減少させ、企業の重要な資産を守るのに重要な役割を果たすでしょう。

文書管理システムの代表的な5つのタイプ

文書管理システムには様々なタイプがありますが、特に多くの企業で採用されているのは以下5つのタイプです。それぞれの特徴を理解し、自社に導入するとしたらどのタイプになるのか考えてみましょう。

【社内文書】保管型

社内文書の保管型は、報告書や社内規定、稟議書など文書の種類を問わず、全般的に適切に保管したいタイプです。文書を整理しやすくするための機能が充実しており、特に文書の検索が簡単です。また、新しい文章が作られた時の管理や、保管期間の設定もスムーズに行えます。

さらに、誰が文書にアクセスできるかを細かく設定できるため、大切な情報が外部に漏れることを防ぎます。一部のシステムでは、文書の申請や承認の流れを効率化するワークフロー機能を搭載した機能もあります。

【社内文書】作成・共有型

社内文書の作成・共有型は、文書をただ保管するだけでなく、作成する過程も効率化することに焦点を当てています。文書の作成から共有、保存に至るまでの一連の流れをスムーズに行えるよう設計されており、特にチームでの協力が必要な作業に適しています。

文書をリアルタイムで更新し、チームメンバー間で瞬時に共有することが可能です。また、画像編集機能やテンプレート機能など文書作成をサポートするための機能も充実しています。

【契約書】保管型

この文書管理システムは、請求書や見積書、領収書といった国税関係の重要書類を管理・保管するのに適しているタイプです。電子帳簿保存法に基づき、法的要件を満たしながらデジタル形式で保存したい場合におすすめです。

保管型の取り扱う文書は、契約書や帳票類に限定されます。企業が税務調査などで必要とされる文書保管を効率的かつ適切に行う機能を備えているのが特徴です。

【契約書】作成・共有型

契約書の作成・共有型は、契約書の作成から管理までのプロセスを一貫させて、契約書の作成を効率化したいタイプにおすすめです。システム内でWord、PDF、HTML形式のテンプレートを利用して契約書を作成できるため、既存の社内テンプレートをそのまま活用することも可能です。

さらに、企業や部署ごとに特定の承認フローを設定できるため、承認がない状態での契約締結のリスクを防ぐことができます。また、メールやURLリンクを用いた通知システムにより、取引先のニーズに応じて迅速に契約を進行させることが可能です。

クラウドタイプ

クラウドタイプの文書管理システムは、インターネットを通じてどこからでもアクセス可能な環境を提供します。このタイプのシステムは、特に設備投資を抑えつつ運用の柔軟性を求める企業に適しています。また、社内外のメンバーや取引先との共有が多い場合にも最適です。

クラウド上で文書を管理することで、時間や場所にとらわれない働き方ができ、リモートワークや分散型チームのサポートが強化されます。さらに、データのバックアップや更新が自動で行われるため、常に最新の情報が保持され、データ損失のリスクも低減されます。

実際の画面を見てみる

ホーム画面

エディタ画面

コミュニケーション機能

文書管理システムを選ぶ際の4つのポイント

文書管理システムを選ぶ際には、いくつかポイントがあります。これらの要素を基準にシステムを選ぶことで、自社のニーズに最も適した文書管理システムを選択することが可能です。以下4つのポイントを覚えておきましょう。

検索がしやすいか
セキュリティ設定を細かく行えるか
法令や各種制度に対応しているか
ワークフロー機能があるか

検索がしやすいか

文書管理システムを選ぶ際、目的の文書にスムーズにアクセスできるかどうかは重要なポイントです。例えば、文書番号の自動カウントアップ、所属部署や作成者の自動入力といった入力支援機能を提供しているかを確認しましょう。

これらの機能は、文書作成や更新時の手間と時間を削減し、ユーザーが容易に正確なデータを入力できるようにします。さらに、いくつかの検索条件を指定し対象を絞り込んで検索できる「絞り込み検索」、誤認識した文字があっても検索できる「あいまい検索」などの多角的な検索オプションを備えているシステムは、業務の効率を大きく向上させることが期待できます。

セキュリティ設定を細かく行えるか

次に、セキュリティ設定を細かく行えるかという点もポイントです。個人情報や機密情報を含む文書を守るためにも、文書やユーザーの属性ごとにアクセス権限を設定できるシステムを選ぶことが大切です。

このような機能により、不正アクセスや情報漏洩のリスクを大幅に減少させることができます。また、データの暗号化、アクセスログの監視、セキュリティポリシーのカスタマイズが可能かどうかも確認しましょう。

法令や各種制度に対応しているか

文書管理システムが、特定の業界の法令や規制に準拠しているかも選択の際の重要なポイントです。例えば、ISO 9001などの顧客満足の向上を目的にした品質マネジメントシステムを取得している企業では、「適切な識別及び記述」「適切な形式」「保管期間」といったISOの指針に則った文書管理が求められます。

また、電子文書に法的効果を持たせるためには、e文書法に基づいてタイムスタンプを付与し、「文書の存在」と「改ざんされていないこと」を担保する必要があります。これらの要件に対応できる文書管理システムを選ぶことで、企業は法的なリスクを避け、運用の透明性を高めることができます。

ワークフロー機能があるか

文書管理システムを選ぶ際には、ワークフロー機能の有無も検討ポイントです。この機能があると、文書の承認やレビュー、更新といった作業を自動で行うことができ、手作業による時間の浪費を削減できます。

またワークフロー機能によって、文書の進行状況がクリアになります。誰が文書を承認したか、どの段階にあるかが一目で分かるため、プロジェクトの透明性が向上します。ワークフロー機能を活用することで、業務の効率化だけでなく、文書の処理過程におけるエラーや遅延を減少させることも可能なのです。

まとめ

本記事では、文書管理システムの基礎知識からその選び方のポイントなどを網羅的に解説しました。適切に文書管理システムを活用することで、企業の情報セキュリティと業務効率の両面で大きな利益をもたらします。

とくに「Qiita Team」では、文書の作成から管理、そして共有までの一連のプロセスをスムーズに一元管理できます。直感的なユーザーインターフェースで、入力補助やショートカット機能があるため、誰でも簡単に読みやすい文書を作成できます。また、アクセス権の詳細な設定もできるため、高度なセキュリティを保つこともできます。

>「Qiita Team」の資料を無料で見る

> 無料で「Qiita Team」を使ってみる

QiitaTeam製品資料ダウンロード