失敗しない1on1のやり方5つのステップ！話すべきテーマも解説

「1on1のやり方を知りたい」「1on1を始める方法を知りたい」このように、どうやったら効果的に進められるか不安に思っている人も多いのではないでしょうか？

本記事では、1on1のやり方・進め方について、具体的なステップや話すべきテーマを解説します。さらに実際にご活用いただけるテンプレートも併せてご紹介します。

本記事を通じて、失敗しない1on1のやり方を覚えて、実りのある1on1を実施することができるようになるでしょう。ぜひ、最後までご覧ください。

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失敗しない1on1のやり方5つのステップ

1on1は、上司と部下間のコミュニケーションを深め、個々の成長と組織の成功を促進するために欠かせません。しかし、これを効果的に実施するためには、適切なステップを踏むことが重要です。この章では、失敗しない1on1のやり方を5つのステップに分けて解説します。

  • 1on1を導入する目的を共有する
  • 1on1の実施スケジュールを決める
  • 1on1で話すテーマを決める
  • 1on1を実施する
  • 継続的に実施する

1on1を導入する目的を共有する

はじめに、1on1を導入する目的を共有しましょう。1on1の時間は、上司が指導したり、評価を下す場ではありません。部下のキャリア成長、スキルの向上、業務上の課題解決について共有する場です。

目的を共有することで、部下と上司の双方が1on1の価値を理解し、ミーティングに積極的に参加できます。また目的意識を共有しておけば、部下が自発的・自立的な行動を取りやすくなります。まずは1on1を導入する目的を共有することから始めましょう。

1on1の実施スケジュールを決める

次に、1on1の実施スケジュールを決めます。1on1ミーティングは、継続性がその成果を左右します。例えば、「毎週金曜の午後」や「毎月第一金曜日」のように、具体的な日時を予め定めておくと、事前に準備しやすいです。

またスケジュールを決める際は、部下の業務スケジュールや個人の都合も考慮する必要があります。上司と部下が協力してスケジュールを調整することで、1on1は効果的になります。さらに、予期せぬ業務の変更や個人的な事情にも対応できるよう、備えておきましょう。そうすることで、緊急の場合にすぐにスケジュール調整が可能です。

1on1で話すテーマを決める

1on1で失敗しないために、あらかじめ話すテーマを決めておきましょう。一般的な1on1は1回あたり30分程度であり、限られた時間の中で行われます。このステップを怠ると、話の方向性を失ってしまったり、結論がでないまま時間が過ぎてしまう恐れがあります。

事前にテーマを設定することで、その内容に焦点を絞って話すことが可能です。時間を無駄にしないためにも、話すテーマを決めて望みましょう。

1on1を実施する

前述したステップが完了したら、1on1を実施します。1on1を行う際は、時間内に複数のアジェンダを用意しておくのも手です。

例えば、プライベートの話題から健康・体調の話題、キャリアサポート・目標の話題など、ざっくりでも良いのでミーティングの流れを考えておくことをおすすめします。こうすることで、話題がなくなってしまっても、違う話題を備えておくことができます。また、どうしても伝えておきたかったことを忘れないようにすることもできるため、1on1を実施するときは、事前に用意しておくと良いでしょう。

継続的に実施する

1on1は継続的に実施しましょう。定期的にミーティングがあることで部下のモチベーションアップや成長促進につなげることができます。

継続的な1on1の機会があることで、従業員は日々の業務で直面した課題を気軽に相談でき、解決策を見つけやすくなります。また、部門間の協力が必要な場合、上司への直接的な働きかけもしやすくなります。

さらに、キャリアの進展や個人的な話題を共有することで、従業員は上司が自分を理解し支持していると感じ、信頼関係が深まります。このように、1on1を定期的に行うことは、お互いの理解と信頼を築くための基盤となるのです。

1on1で部下と話す4つのテーマ

1on1で部下と効果的に話し合うためには、特定のテーマに焦点を当てることが重要です。「何を話そう」と悩まないためにも、この章で1on1で取り上げると良い主要なテーマを探り、それぞれのテーマがなぜ重要なのか、どのように話し合うべきか確認しましょう。

仕事について

1on1では、部下が仕事についてどう感じているかを尋ねてみましょう。

以下のテーマを参考にしてください。

  • 現在のプロジェクトの進捗
  • 目標達成に向けた課題とサポートの必要性
  • チーム内の協力関係
  • 仕事の量とバランス

業務の進捗や課題について話し合うことで、部下が直面している課題を理解し、必要な支援を提供することができます。また、チーム内の協力やプロセスの改善に関する提案を促進することで、業務の効率化と働きやすい環境を作ることもできます。

キャリアについて

1on1で部下のキャリアについて話し合う際には、以下のテーマを取り上げると良いでしょう。

  • 目指しているキャリアや役割
  • 学びたい新しいスキル

これらのテーマを通じて、部下が自分のキャリアをどのように感じているか、どんなことに挑戦したいのかを知ることができます。また彼らの目標を知ることで、適切なトレーニングや支援を提供し、キャリア成長に障壁があった場合も取り除く手助けができます。

健康状態やメンタルについて

1on1で健康状態やメンタル面で気になることはないか話すことも大切です。

以下のテーマを取り上げてみてください。

  • 業務におけるストレスの要因
  • 人間関係で困っていることの確認
  • 睡眠の質と量
  • 家でのリラクゼーションと休息の質

これらのテーマを掘り下げることで、部下が業務中にどのようなストレスを感じているか、またプライベートで十分な休息を取れているかを理解できます。人間関係に関する問題は、職場での満足度に直接影響するため、特に注意を払うべきです。こうした定期的なチェックを通じて、部下が心身ともに健康で、仕事に集中できる環境を整えましょう。

プライベートについて

1on1ミーティングは、仕事に関する話だけではなく、部下のプライベートな話題にも耳を傾ける絶好の機会です。以下のような話題は、部下との信頼関係を築くのに役立ちます。

  • 趣味や興味があること
  • 家族や親しい人との関わり
  • 日常生活での小さな出来事

部下が自分の趣味や家庭の話をすることで、彼らの個性や価値観が見えてきます。共通の興味があれば、会話はさらに盛り上がり、自然と関係が深まります。このような対話を通じて、部下は自分が大切にされていると感じ、職場での満足度が高まります。

1on1を効果的に進める3つのポイント

この章では、1on1を効果的に進めるための3つのポイントを解説します。

  • ある程度長期で実施する
  • 傾聴を心がける
  • テンプレートを利用する

ある程度長期で実施する

1on1は、ある程度長期で実施することがポイントです。1度や2度の1on1では部下の本質を見たり育てることは困難です。

例えば、半年から1年といった期間を設けて1on1を定期的に実施することをおすすめします。そうすることで、部下の成長や課題解決の過程をじっくりと観察し、支援することができます。また中長期的なキャリアについて考える機会を増やすことで、部下自身が自分の適性や可能性に気づくきっかけにもなるでしょう。

傾聴を心がける

1on1を効果的に進めるためには、傾聴を心がけることもポイントです。傾聴は、単に相手の言葉に耳を傾けるだけでなく、相手の意見や感情を深く理解しようとする姿勢を意味します。

傾聴を通じて相手を理解しようとする態度は、信頼関係の構築につながります。上司は部下の話を最後まで傾聴し、寄り添う姿勢を見せましょう。

テンプレートを利用する

1on1を効果的に進めるためには、会話の要点や議論内容を記録するテンプレートの利用が推奨されます。テンプレートは、ミーティング中の重要な話題を整理し、何が議論されたかを明確に追跡するのに役立ちます。

これにより、会話の流れをスムーズに把握し、重要なポイントの見落としを防ぐことができます。テンプレートはオンラインで簡単に入手でき、カスタマイズして自分たちのニーズに合わせることも可能です。以下のツールを無料ダウンロードして、積極的に利用してみてください。

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1on1でやってはいけない5つの注意点

1on1は部下の成長をサポートするために役立つ手法ですが、その効果を最大限に引き出すためには、避けるべき一定の行動もあります。この章では、1on1でやってはいけない５つの注意点を解説します。

  • 部下を評価しない
  • アドバイスをしすぎない
  • 無理に話をさせようとしない
  • 話しやすい雰囲気を作る
  • 仕事の進捗や連絡をしない

部下を評価しない

1on1の際に、部下を評価しないように注意しましょう。1on1は部下を評価する場ではありません。

この時間を使ってパフォーマンス評価や批判を行うと、部下は防御的になり、オープンなコミュニケーションが難しくなります。そのため、部下の意見や感じていることを理解し、サポートすることに焦点を当てましょう。

アドバイスをしすぎない

1on1ではアドバイスをしすぎないようにしましょう。経験豊富な上司ほど、ついついサポートやアドバイスをしたくなってしまうかもしれません。

しかし、部下自身が自分で考え、解決策を見つける機会を与えることが大切です。彼らの自立性と自信を育むことにもつながります。アドバイスは控えめにしましょう。

無理に話をさせようとしない

1on1では、部下に無理に話をさせようとするのは避けるべきです。部下が自由に意見を述べ、心を開けるような雰囲気を作ることが重要です。

話したくないことについて無理に話を強いると、部下は不快感を感じ、信頼関係が損なわれる可能性があります。安心して話せる環境を提供し、部下が自分のペースで話せるようにしましょう。

話しやすい雰囲気を作る

1on1を実施する際は、話しやすい雰囲気を作ることにも注意しましょう。1on1は、部下が安心して自分の考えや感情を表現できる場であるべきです。

例えば、部下から話を引き出すために、相槌を打ちながら、彼らの話に耳を傾け、関心を示す姿勢を取ると良いです。また話に詰まっているようであれば、フォローを入れてみてください。上司は部下が話しやすいと感じる雰囲気を意識することが大切です。

仕事の進捗や連絡をしない

1on1は、仕事の進捗や連絡をしないこともポイントです。仕事の進捗状況を確認する場になってしまうと、本来の目的から離れてしまいます。。

仕事の進捗を確認する際は、別の時間を設け、1on1では部下の個人的な成長やモチベーションをサポートするようにしましょう。例えば、目標達成のために正しい方向を向けているのか、何かつまづいていることはないのかなどを確認すると良いでしょう。

まとめ

この記事では、1on1の基本的なステップから話すべきテーマ、さらには効果的な進め方までを網羅的に説明し、実用的なテンプレートもご提供しました。これらを活用することで、部下の成長をサポートし、組織全体のコミュニケーションとパフォーマンスを向上させることができるでしょう。

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