「チェックリストのアプリを使いたい」
「使いやすいチェックリストアプリを知って、業務に活かしたい」
このような悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか？
業務の可視化や作業効率の向上を実現するためには、タスク漏れを防止できるチェックリストアプリが欠かせません。
そこで本記事では、仕事が多く、業務が漏れてしまうことがある人や、上手くリスト化して業務を確実に遂行したいと考えている人に向けて、チェックリストアプリを選ぶポイントを解説します。また、おすすめのチェックリストアプリも併せてご紹介します。
本記事を読めば、確実に仕事を遂行できる、使いやすいチェックリストアプリを導入できるようになるので、ぜひ最後までご覧ください。
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チェックリストアプリを選ぶ5つのポイント
適切なチェックリストアプリを選ぶことは、タスクの管理や作業の効率化において重要です。ここでは、チェックリストアプリを選ぶポイントを以下５つに分けて解説します。
- チーム内で共有しやすい
- マルチデバイスに対応している
- 誰にでも操作しやすい
- 有料か無料か
- 自分の目的に合った機能を持っている
チーム内で共有しやすい
チェックリストアプリを選ぶ際は、チーム内で共有しやすい機能を搭載したものにしましょう。共有性が高いアプリを選ぶことで、チーム全体がタスクを追跡し、進捗を確認しやすくなります。
もしも、チーム内で共有できていない場合、連携が上手くいかずタスクの進捗状況や優先度に混乱が生じる可能性があります。しかし、チーム内で共有しやすいチェックリストアプリを使用することで、メンバー間でリアルタイムにタスクやコメントを共有でき、見落としや重複作業を防ぐことができます。チーム内で円滑に共有できるようなチェックリストアプリを選ぶようにしましょう。
マルチデバイスに対応している
マルチデバイスに対応していることは、チェックリストアプリを選ぶ際のポイントです。私たちは日常生活の中で多くのデバイスを使用しており、スムーズなタスク管理を行うためには、複数のデバイスでの同期が必要です。
たとえば、あるチェックリストアプリがマルチデバイスに対応していない場合、スマートフォンでリストを作成しても、タブレットやパソコンでそれを確認することができません。これにより、タスクの進行状況が分断され、作業効率が低下する恐れがあります。
マルチデバイスに対応したチェックリストアプリを選べば、いつタスクを追加しても、後で別のデバイスで確認することができます。また、タスクの管理が一元化されるので、作業の一貫性を保つことも可能です。チェックリストアプリを選ぶ際に、マルチデバイスに対応していれば、デバイスの制約にとらわれることなく、いつでもどこでもタスク管理ができるでしょう。
誰にでも操作しやすい
チェックリストアプリを選ぶ際は、誰にでも操作しやすいものを選びましょう。操作性が悪いものを使用すると、タスクの追加や編集が複雑で時間を浪費する可能性があります。また、すぐに操作できないチェックリストアプリは、ストレスを感じる可能性もあります。
初めて利用する社員でも利用できる、操作性の高いチェックリストアプリであれば、簡単にタスクを管理することができるため便利です。使い方に悩んだり時間を浪費することなく、スムーズにタスクをこなすために、誰でも操作しやすいチェックリストアプリを選ぶことがポイントになります。
有料か無料か
チェックリストアプリを選ぶ際のポイントには、有料か無料かも重要です。個人利用の場合は無料でも問題ありませんが、ビジネスで複数人と共有するのであれば、有料版を検討する必要があります。
有料版では、より高度な機能やセキュリティ対策を提供しているため、チームのタスク管理やプロジェクトの進捗管理に役立ちます。しかし、無料版では、誤削除防止機能（ごみ箱）やバックアップデータ保持（編集履歴）などが制限されており、ビジネスには使用できないケースもあります。チェックリストアプリを選ぶ際は、自身や企業にとって無料版と有料版のどちらが適しているかを選択できるようにしましょう。
自分の目的に合った機能を持っている
チェックリストアプリを選ぶポイントは、自分の目的に合った機能を持っているかも重要です。自分の目的に合った機能が備わっているものであれば、確実に業務効率アップにつながります。
次の章では、チェックリストアプリによくある機能を探っていきます。
カレンダー機能
カレンダー機能は、日程管理や予定の把握に役立ちます。カレンダー機能がない場合、重要なタスクを見逃す可能性があります。必要なタスクやイベントの日時をカレンダーに登録しておけば、見逃すことなく素早く対応できます。また、カレンダー機能を使ってタスクの進捗状況や予定の重複を一目で確認することも可能です。
特にカレンダー機能は、「毎週会議を行う」、「毎月1日は前月の報告書を提出」など周期的に予定を組みたい人に向いています。定期的な予定の管理を一から設定することなく登録したい人は、カレンダー機能のあるチェックリストアプリを選択しましょう。
リマインダー機能
予定をついつい忘れてしまう人は、リマインダー機能がおすすめです。チェックリストアプリにリマインダー機能が備わっていれば、あらかじめ指定した時間の数時間前に通知を受けることができます。移動や準備が必要なタスクの前に通知を受けとることで、「やるべきタスクを見逃してしまった」という事態を防止できます。
ラベル分け機能
様々なタスクをまとめて管理したい場合、ラベル分け機能のあるチェックリストアプリを選びましょう。ラベル分け機能を使うことで、複数ジャンルに分かれているタスクでも一つのアプリで管理できます。
例えば、新規プロジェクトの打ち合わせは赤、事務作業の予定は青にするなど、色分けすることで一目で区別できます。仕事や趣味のタスクをまとめたいときは、ラベル分け機能のあるチェックリストアプリを選びましょう。
ウィジェット機能
デバイスでタスク管理を行いたい人は、ウィジェット機能のあるものを選ぶとよいでしょう。ウィジェット機能とは、スマートフォンやパソコンで、アプリの一部の機能をホーム画面に追加し、ショートカットできる機能のことです。
ウィジェットをホーム画面に配置することで、アプリを開かずに直接チェックリストにアクセスできます。これにより、ふとしたときでも目に止まりやすくなります。また、アプリを立ち上げずに情報を得ることができるため「毎回アプリを開くのは手間だけど、確認はしたい」という人に便利です。
おすすめのチェックリストアプリ13選
ここでは、チェックリスト機能があるツールとその特徴を紹介します。先述したポイントに留意しながら、どのツールが自社に合っているかチェックしてみてください。
QiitaTeam
| ツール名 | Qiita Team |
| 料金（月額） | ・Personal:500円/1名 ・Micro:1,520円/3名まで ・Small:4,900円/7名まで ・Medium:7,050円/10名まで ・Extra:15,300円/17名まで ※18人目以降はプラス月額 720円/1人あたり |
| 無料トライアル | 30日間 |
【特徴】
最大の特徴は、誰でも「かんたん」に読みやすい記事が書ける、社内向け情報共有サービスということです。
特にビジネス向けに有効で、Qiita Teamのタスクリストを使えば、自身が今取り組んでいるタスクや進捗状況をチームに共有でき、無駄な時間を省くことができます。グッドデザイン賞やASPIC会長賞の受賞実績もある信頼できる製品です。
Todoist
| ツール名 | Todoist |
| 料金（月額） | ・初心者:無料/ 5 名まで ・プロ:588円/25名まで ・ビジネス:888名/50名まで |
| 無料トライアル | なし |
【特徴】
Todoist はシンプルで使い易い便利なタスク管理アプリです。タスクは複雑な操作不要で素早く追加できるようになっており、定期的に繰り返す予定を登録することができます。セクション間にタスクをドラッグで挿入したり、チームメイトを招待するボードが用意されているので、進捗状況の把握がしやすくなっています。
Google ToDo リスト
| ツール名 | Google ToDo リスト |
| 料金（月額） | 無料 |
| 無料トライアル | ー |
【特徴】
Google ToDoリストは、Googleアカウントがあれば無料で利用できます。Google ToDoリストでは、タスクをチェックリスト形式で管理することができます。これにより、「完了」と「未完了」を簡単に区別することが可能です。さらに、Google ToDo リストはGoogle カレンダーやGmailと同期できます。Google カレンダーと組み合わせることで、設定したタスクをカレンダー上に表示できるため便利です。
Microsoft To Do
| ツール名 | Microsoft To Do |
| 料金（月額） | 無料 |
| 無料トライアル | ー |
【特徴】
Microsoft To Do は、 iPhone、Android、Windows、Webサイト間で無料同期できるタスク管理アプリです。最小限の機能のみを備え、シンプルな機能が搭載されているため、アカウントを作成すれば即座に導入可能になっています。
ToDoリスト
| ツール名 | ToDoリスト |
| 料金（月額） | 無料 |
| 無料トライアル | ー |
【特徴】
ToDoリストは、1リストだけの最もシンプルなタスク管理アプリとなっています。あえてタスクリストが1つになっていることで、複数リストによるToDo漏れを無くすことが可能です。また、右スワイプで削除、左スワイプで色付けの機能など、簡単な操作性になっています。
Checklist
| ツール名 | Checklist |
| 料金（月額） | 無料 |
| 無料トライアル | ー |
【特徴】
Checklistは、シンプルで使いやすいチェックリストアプリです。Checklisを利用すれば、未完了のタスクがあっても、小アイテム数が表示されるためタスク漏れを防ぐことができます。また、項目は階層化できるので、長くなりがちなリストを分かりやすく表示できます。
Stock
| ツール名 | Stock |
| 料金（月額） | ・フリープラン：永年無料（※ノート数は累計20ノートまで） ・ビジネスプラン：1人あたり324円〜 ・エンタープライズプラン：1人あたり960円〜 |
| 無料トライアル | 30日間 |
【特徴】
Stockは、シンプルなノートとフォルダで、簡単に情報を管理できるツールです。Stockの有料プランを使うと、「誤削除防止機能（ごみ箱）」や「バックアップデータ保持（編集履歴）」など、ビジネスで情報共有するうえで欠かせない機能が利用できます。また大手セキュリティ会社も登録している国際セキュリティ資格「ISO27001（ISMS）」を取得しているので、セキュリティ面でも安全です。
Check
| ツール名 | Check |
| 料金（月額） | 無料 |
| 無料トライアル | ー |
【特徴】
Checkは、全機能を無料で利用できるチェックリストアプリです。Checkでは複数のチェックリストを作って一括管理する機能があります。ただし、現在iPhoneとMacのみに対応しているため、Android端末やWindowsのパソコンでは利用できないため注意しましょう。
Focus To-Do
| ツール名 | Focus To-Do |
| 料金（月額） | 無料（※有料プランあり） |
| 無料トライアル | ー |
【特徴】
Focus To-Doは、タイムマネジメント術の1つであるポモドーロテクニックとToDoリストを組み合わせたタイマーとタスク管理ができるアプリです。このアプリは、デスクトップアプリ（Windows、Mac）やモバイルアプリ（iPhone・iPad、Android・Android Tablet）に加え、ウェアラブル端末（Apple Watch）やChrome拡張機能にも対応しており、あらゆるデバイスでの同期・閲覧が可能です。
シンプルToDo
| ツール名 | シンプルToDo |
| 料金（月額） | 無料 |
| 無料トライアル | ー |
【特徴】
シンプルToDoはスライドでの色変更、不要な時間やカテゴリの設定がないなど、シンプルなチェックリストです。1タップでTODOを入力でき、1画面ですべての操作が完結します。Todoの並び替え管理機能もあり、完了したタスクは一括削除できます。同期や期限設定、リスト管理などの複雑な機能なく利用できます。
ticktick
| ツール名 | ticktick |
| 料金（月額） | 無料 |
| 無料トライアル | ー |
【特徴】
ticktickは他のアプリと同様、機能性があり使いやすいウィジェットに加え、自然言語に対応していてWindows / Mac / iPhone / Androidのどれでも利用できます。しかしこの機能だけでなく、1つのタスクにつき複数回通知してくれる機能も備わっているのが最大の特徴です。
Notion
| ツール名 | Notion |
| 料金（月額） | パーソナル:無料チーム:$10~/無制限 |
| 無料トライアル | 30日間 |
【特徴】
Notionは、簡単に用途に合わせたドキュメントの編集ができるビジネス向けのツールです。Notion を使うと、ワークスペースをサービス内で完結することが出来ます。リアルタイムで共同編集ができるだけでなく、メモ機能、タスク管理機能、プロジェクト管理機能、スプレッドシート機能など仕事で使うツールなどを１つにまとめているのが特徴です。
Tain
| ツール名 | Tain |
| 料金（月額） | 無料（※有料あり） |
| 無料トライアル | なし |
【特徴】
Tainは、目標達成を目指す人を応援する管理アプリになっています。無料版はゴールが2個まで、数値目標は3個まで目標設定できます。設定した習慣やToDoを、日々のタスクとして管理することも可能です。
まとめ
この記事では、仕事が多忙でタスクが漏れてしまうことがある人や、上手くリスト化して業務を確実に遂行したいと考えている人に向けて、チェックリストアプリを選ぶポイントを解説しました。また、おすすめのチェックリストアプリも併せてご紹介しています。
業務の確実な遂行を目指すために、「チーム内で共有しやすい」、「マルチデバイスに対応している」、「誰にでも操作しやすい」、「有料か無料か」さらに、「自分の目的に合った機能を持っている」というポイントが重要です。
この記事を参考にして、自分にとって使いやすいチェックリストアプリの導入を検討してみてください。
