営業報告書のテンプレートと記入例｜書く時の4つのポイントも解説

「使いやすい営業報告書が欲しい」「営業報告書のテンプレートが欲しい」そう思っていても、実際は何気なく記入していませんか。

リモートワークの普及と働き方改革の波が高まるにつれ、効率的な業務管理の方法がますます注目されています。このような環境下で重要な役割を果たしているのが、「営業報告書や営業日報」の作成です。

本記事では営業報告書の基礎を解説します。また、実践的なテンプレート、営業報告書を記入する際のポイントなども併せてご紹介します。営業報告書を書く業務を効率的に進めたいと考えている方は、ぜひ参考にご覧ください。

目次表示

営業報告書・営業日報とは
営業報告書の3つの目的
営業報告書のテンプレート
営業報告書を記入する4つのポイント
まとめ

無駄を削ぎ落とした情報共有ツール【Qiita Team】
テンプレート機能を使って、フォーマットが揃ったマニュアルや作業手順書を作成しよう！
⇒【無料】https://teams.qiita.com にアクセスしてPDFをダウンロード

営業報告書・営業日報とは

営業報告書・営業日報は、業務の進捗、成果、課題を記録し共有するために用いられます。営業報告書は、特定の期間にわたる営業活動の成果をまとめた文書です。これには、達成された売上、取引の状況、市場の動向、顧客からのフィードバック、そして将来の営業戦略に関する提案が含まれます。通常、営業報告書は週間、月間、四半期ごと、あるいは必要に応じて作成することが一般的です。

また営業日報は、1日の営業活動を社内で共有するために活用します。この日報には、その日に行われた営業訪問の数、実施した打ち合わせの数、新規リードの獲得数、クローズした契約の詳細などが記されます。営業日報を通じて、営業チームの日常の動きをリアルタイムで把握し、潜在的な問題点や課題を明らかにすることができます。

無駄を削ぎ落とした情報共有ツール「Qiita Team」
シンプル設計で、情報共有の文化を根付かせたい方に最適です！！
⇒【無料】https://teams-center.qiita.com/new にアクセスして試してみる

営業報告書の3つの目的

この章では、営業報告書がビジネスにおいて果たす目的を3つに分けて解説します。

【管理者】社員の作業を把握または評価するため
【営業担当者】営業の振り返りを行うため
【両方】これからの戦略を立てやすくするため

営業報告書は単に業務の記録を残すためだけではなく、管理者と営業担当者双方にとって有益なツールです。その使い方を理解することで、より効率的な営業活動と戦略的な意思決定が可能です。それぞれ覚えていきましょう。

【管理者】社員の作業を把握または評価するため

営業報告書は、管理者が社員の作業内容や成果を把握する目的があります。管理者が社員の活動を正確に理解しないと、チームのポテンシャルが十分に活かされず、生産性の低下やモチベーションの低下を招く恐れがあります。また、パフォーマンスが適切に評価されなければ、優秀な社員の貢献が見過ごされ、報酬やキャリアアップの機会が不公平になる可能性もあります。

営業報告書を活用して社員の作業を適切に把握し、公正に評価することで、個々の社員のパフォーマンスを公平かつ客観的に評価することができます。また必要に応じてフィードバックや指導を行うことも可能です。管理者が営業報告書を活用して社員の作業を把握し、適切に評価することは、個人の成長を促し、チームの士気を高め、組織全体の成功に貢献するのです。

【営業担当者】営業の振り返りを行うため

営業担当者にとって、営業報告書は自身の営業活動を振り返り、自己評価を行う目的も含まれます。営業担当者は、営業報告書を通じて、自らの強みや改善点を客観的に分析できます。これにより、営業スキルの向上につなげるだけでなく、成功事例を再現し、過去の失敗から学ぶ機会を得ることも可能です。

【両方】これからの戦略を立てやすくするため

営業報告書には、これからの戦略を立てやすくする目的があります。営業報告書は管理者と営業担当者の両方にとって、将来の営業戦略を立案する際の貴重な情報源です。

市場の要求や競合の動きを見落とし、ビジネスのチャンスを逃す恐れがあります。しかし、この報告書を活用することで、過去のデータから学び、将来の戦略を効果的に立てることができます。例えば市場の動向、顧客のニーズ、競合の状況など、報告書に記載されたデータを分析することで、より効果的な営業戦略を立てることができます。組織全体として市場での競争力を高め、長期的な成功を目指すためにもこれからの戦略を立てやすくする営業報告書は欠かせない要素です。

営業報告書のテンプレート

テンプレートを活用することで、必要な項目を簡単に整理できます。また、情報の抜け漏れを防ぎ、報告の質を向上させることも可能です。ここでは、営業報告書の運用に役立つクラウドツール「Qiita Team」で作成したテンプレートと共に、営業報告書の基本項目と書き方のサンプル・例文を押さえましょう。

（テンプレートへのリンクはこちら）

営業報告書を記入する4つのポイント

この章では営業報告書を記入する際のポイントを４つ解説します。これらのポイントを押さえることで、読み手の理解を深め、営業活動の成果を最大化することができます。

要点をまとめて分かりやすく書く
できるだけ数字を用いて客観的に記載する
所感と感想を分けて書く
振り返りを十分に行う

要点をまとめて分かりやすく書く

営業報告書を記入する際は、要点をまとめて分かりやすく書くことがポイントです。読み手が報告書を素早く理解できるよう、核心となる情報や成果をまとめます。

具体的には、重要なデータや課題を箇条書きやリスト形式で提示すると良いでしょう。こうすることで、報告書の主要なメッセージが際立ち、読み手の注意を引きやすくなります。また、情報の優先順位を設定し、最も重要なポイントから順に記載することで、報告書の明瞭性と効果をさらに高めることができます。

できるだけ数字を用いて客観的に記載する

営業報告書を書く時はできるだけ数字を用いて客観的に記載しましょう。正確な数字やデータがない場合、報告書の説得力が低下する恐れがあります。しかし、売上高、訪問数、成約率などのデータを記載することで、成果や問題点が明確になり報告書の信頼性が高まります。読み手が状況を正確に把握できるようにするためにも、できるだけ推測や主観的な表現を避け、データに基づいた記載を心がけましょう。

所感と感想を分けて書く

営業報告書では、所感と感想をはっきり区別して記載することもポイントです。感想とは、ある物事についてただ単に心に「感じたり思ったこと」を表します。また所感とは、物事に触れて心に感じた事に対してさらに「自分の意見を加えたもの」を指します。

所感と感想が混在してしまうと、報告の客観性が損なわれ、読み手が事実と意見を区別しにくくなります。報告書の透明性や信頼性を高めるためにも、所感と感想は分けて書きましょう。

関連記事：評価される日報にしたいなら「感想」ではなく「所感」を書こう！

振り返りを十分に行う

営業報告書は、振り返りを十分に行うことも大切です。振り返りを怠ると、同じ失敗を繰り返すリスクが高まり、成長の機会を逃すことになります。

振り返りすることで、「何が上手くいったのか」「どのような課題があったのか」などを自身で明確にでき、次回の営業戦略を効果的に立てることができます。また、振り返りを通じて得られた洞察は、チーム内での知識共有にも役立ち、組織全体の営業力向上に寄与します。振り返りを行うことで、持続可能な成長と継続的な改善の文化を確立することができるのです。