仕事での振り返りの書き方3選｜実例と注意点も解説

「仕事での振り返りの書き方を知りたい」「仕事での基本的な振り返りの方法を知りたい」このような悩みはありませんか？

仕事の振り返りを怠ると、業務効率の低下や成長の停滞、チーム内のコミュニケーションの不足など、さまざまな問題が生じる可能性があります。一方で、振り返りを行うことにより、自身の強みと弱みを理解し、業務の質を向上させることができます。

この記事では、仕事の振り返りに役立つ代表的なフレームワークとその書き方などを分かりやすく解説します。効果的な振り返り方法を身につけることで、日々の業務において成果を最大化し、キャリアの成長を加速させることができるでしょう。

これから振り返りを始める方、または振り返りのスキルを磨きたいと考えているビジネスパーソンは、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

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仕事での目標の振り返りの必要性とは

はじめに、仕事における目標の振り返りの必要性について解説します。主に４つあります。

  • 結果に対する原因を考察できる
  • 次に何をすべきかアクションを明確化できる
  • 仕事の成果を上がりやすくなる
  • コミュニケーションが活性化する

振り返りは、「自己の成長」「効率的な目標設定」そして「業務の質の向上」に不可欠です。仕事の振り返りは、単に過去を振り返ること以上の意味を持ち、将来の成功への道しるべとなります。それぞれ詳しく押さえておきましょう。

結果に対する原因を考察できる

仕事の振り返りを行う理由の一つに、結果に対する原因を考察できることが挙げられます。これにより、成功した場合も失敗した場合も、客観的に分析することができます。

成功体験からは、何が効果的だったのかを学び、それを今後の業務に応用することができます。一方、失敗からは、間違いや見落としていた点を洗い出し、同じ過ちを繰り返さないための教訓を得ることが可能です。何が上手くいき、上手くいかなかったのかを理解することは、その結果に至った原因を考察するために必要なのです。

次に何をすべきかアクションを明確化できる

仕事の振り返りを行うことで、次に取り組むべき行動や方向性が明確になります。具体的な目標や改善策が見えてくると、効率的に業務を進めるための道筋が立てやすくなります。

振り返りがない場合、方向性が定まらず、仕事における重要な決定やアクションを取りづらくなる可能性があります。これは時間の浪費や生産性の低下につながるだけでなく、モチベーションの減少にも影響します。しかし、定期的な振り返りにより、日々の業務で何をすべきか理解でき、明確な計画を立てることにつながります。

仕事の成果を上がりやすくなる

日常的に振り返りを行うことは、仕事の成果を向上させる効果があります。仕事の振り返りがなければ、達成した成果の質や量を理解することが難しくなり、目標達成が困難になる可能性があります。さらに、適切なフィードバックや自己評価が得られないため、必要なスキルや知識の向上が見過ごされる恐れもあります。

一方、進捗を定期的にチェックし、目標に向けた戦略を調整することで、効率的に成果を出すことが可能です。仕事での目標の振り返りは、仕事の成果を上げやすくするために、欠かせないのです。

コミュニケーションが活性化する

仕事での目標の振り返りを行うことで、コミュニケーションを活性化する点もメリットです。各メンバーが自身の成果や課題について話し合うことで、相互理解が深まり、お互いの強みを活かす方法や課題解決のためのアイデアが共有されるのです。

振り返りがない場合、チームメンバー間の認識齟齬や「この件は、知らなかった…」といった事象が生じやすくなります。また、個々人の視点やアイデアが十分に共有されないため、チームの能力が阻害されることもあります。

定期的な振り返りを通じて、チームメンバーはお互いの業務に関する理解を深め、より効果的な協力関係を築くことが可能です。このように、仕事での目標の振り返りは、コミュニケーションを活性化するためにも大切なのです。

代表的な振り返りのフレームワーク3選と書き方の例

仕事の振り返りを行う際、フレームワークを利用することで、思考を整理し、効果的に自己評価を行うことができます。この章では、代表的な3つのフレームワーク「YWT」「KPT」「PDCA」について、それぞれの特徴と書き方の例を紹介します。

YWT

ここでは、YWTについて説明します。

YWTとは

YWTは、「Y（やったこと）」「W（わかったこと）」「T（つぎにやること）」の3つの要素で構成される振り返りフレームワークです。この方法は、行動（やったこと）、その結果得られた学び（わかったこと）、そしてその学びをどのように将来の行動に活かすか（つぎにやること）を考えることに焦点を当てています。これにより、個人の成長と業務改善を促す効果的な自己反省が可能です。

YWTの書き方の例

以下はYWTフレームワークを使用する際の例です。

Y（やったこと）

  • ミーティングで新製品のプレゼンテーションを実施
  • 週報の作成とチームへの共有
  • 新入社員のトレーニングプログラムを開発・実施

W（わかったこと）

  • ○○ミーティングにて、市場のニーズに合わせたの○○の重要性が理解できた
  • 週報によりチーム内のコミュニケーションが改善され、問題解決がスムーズになった
  • 期限内にレポートを提出するためには、事前の時間管理が不可欠だった

T（つぎにやること）:

  • 次のミーティングでは、クライアントのフィードバックを反映したオプションを提案する
  • 週報にプロジェクトの進捗状況や成果を詳細に記載し、チームの透明性を高める

KPT

ここでは、KPTフレームワークについて解説します。

KPTとは

KPTは「Keep – Problem – Try」の略です。この方法は、継続すべき良い点（Keep）、問題点（Problem）、次に挑戦すべきこと（Try）の3つの観点から振り返りを行います。KPTはチーム活動やプロジェクトの振り返りに有効で、良かった点と改善が必要な点の両方を明確にし、将来に向けた具体的な行動計画を立てることを目的としています。

KPTの書き方の例

以下はKPTフレームワークを使用する際の例です。

Keep（継続すべき点）

  • チーム内での積極的なコミュニケーションがプロジェクトの透明性を高め、問題を早期に発見できた
  • フィードバックを積極的に求める文化は、新しいアイデアの発見に貢献している

Problem（問題点）

  • プロジェクトの進行において、リソース不足が見受けられる
  • 決定プロセスが長引き、業務効率が低下していた

Try（試すべきこと）

  • 次回のプロジェクトでは、納期の1週間前には全てのタスクを完了させ、品質チェックの時間を十分に確保する
  • 決定プロセスを簡略化するために、より明確なガイドラインを設ける

PDCA

以下はPDCAフレームワークを使用する際の例です。

PDCAとは

PDCAは「Plan（計画」「Do（実行）」 「 Check（評価）」 「 Act（改善）」の4つのステップで構成されるフレームワークです。この手法は、業務の効率化、品質向上、目標達成のプロセスを継続的に改善するために用いられます。

またPDCAは業務の問題点を特定し、解決策を策定し、その効果を評価することで、継続的な改善を促進することを目的としています。PDCAは、あらゆる業界や職務において成果をもたらすマネジメント手法として広く受け入れられています。

PDCAの書き方の例

以下はPDCAフレームワークを使用する際の例です。

Plan（計画）

  • 四半期の売上目標を20%増加させる計画を立てる
  •  新しいマーケティング戦略を策定し、ターゲット顧客層を拡大する

Do（実行）

  • 新プロジェクトのターゲット層を中小企業に絞り、広告キャンペーンを開始する
  • セールスチームに対して、○○市場へのアプローチ方法をトレーニングする

Check（評価）

  • 実施したマーケティング戦略の効果を分析し、売上と顧客の反応を評価する
  • セールスチームのパフォーマンスと市場からのフィードバックを収集し、評価する

Act（改善）

  • マーケティング戦略の改善点を特定し、より効果的なキャンペーンを計画する
  • セールスチームのトレーニング方法を見直し、より効果的な営業技術を導入する

振り返りの書き方の4つの注意点

最後に、効果的な振り返りの書き方における4つの注意点を解説します。

  • フォーマットを利用して書きやすくする
  • 数字などを使って定量的に書く
  • 事実と所感を分けて記載する
  • 失敗について相手を責めない

フォーマットを利用して書きやすくする

仕事の振り返りをする際は、フォーマットを利用して書きやすくするように注意しましょう。フォーマットがないと、重要な要素を見落としたり、考察が散漫になる恐れがあります。

一貫したフォーマットを使用することで、時間をかけずに効率的に振り返りが行えるようになります。

数字などを使って定量的に書く

仕事の振り返りにおいて、数字や具体的なデータを使用することは非常に有効です。たとえば、目標達成率、売上げ、顧客満足度などの数値を記載することで、自己の業績を客観的かつ明確に示すことができます。

定量的なデータを用いることで、主観的な評価に偏らず、実際の成果や行動を正確に反映させることが可能です。逆に、数値を用いないと、漠然とした印象に基づく評価になるリスクがあります。

事実と所感を分けて記載する

仕事の振り返りの書き方は、事実と所感を明確に区別して記載するように注意しましょう。自己の成長や改善点を客観的に特定することが容易になります。

事実と所感が混ざると、自分の業績や行動を客観的に評価することが困難です。客観的な事実に基づいて反省点や成功体験を考察することで、自己の業務を事実に基づいて評価できます。

例えば、事実として「第三四半期の売上目標達成率が95％だった」「プロジェクトの完了日が予定より2週間遅れた」などの具体的なデータや出来事を挙げ、それに対する所感では「売上目標にはほぼ達したが、さらなる改善の余地がある」「プロジェクト遅延の原因はリソース管理の課題にあった」といった点を述べると良いでしょう。

失敗について相手を責めない

仕事の振り返りにおいて、「失敗について相手を責めない」という姿勢は重要です。失敗を他人のせいにすると、チーム内の信頼が損なわれ、オープンなコミュニケーションが妨げられます。しかし、失敗を個人の責任ではなく、学びの機会として捉える文化を育むことで、組織全体の成長につながります。

例えば「このプロジェクトはスケジュール管理に課題があった。今後は進捗確認を定期的に行い、リソースの再配分を検討する」といったように、具体的な改善策に焦点を当てましょう。このアプローチにより、チームメンバーは失敗を恐れずに新たな挑戦を行い、組織全体の効率と生産性が向上します。

まとめ

本記事では、仕事の振り返りの必要性と、効果的なフレームワークの使用方法を解説しました。YWT、KPT、PDCAなどのフレームワークを通じて、業務の客観的な評価、自己の強みと弱みの把握、そして具体的な行動計画の立案が可能です。

これらの手法を活用することで、ビジネスパーソンは自己成長を促進し、業務効率を向上させることができます。これらのテクニックを実践し、日々の仕事の質を高め、キャリア成長を図りましょう。

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