大きな組織では社内のコミュニケーションが問題になりがちです。 今回は、そんな大きな組織にうまくQiita Teamを導入され、 しかも社内に拡げていくことに成功されている事例をご紹介します。
おすすめの情報共有ツール「Qiita Team」
Qiita Team（キータチーム） は、誰でも「かんたん」に読みやすい記事が書ける、社内向け情報共有サービス。チームのコミュニケーションを活性化し、ともに成長し合える場をご提供します。登録実績6,278社！！
インタビューのポイント
- Qiita Teamを導入した目的のひとつは”情報発信する文化を社内に根付かせる”こと
- Qiita Teamを導入・浸透させるための方法について話し合い、試行錯誤している
目次
- 会社概要
- 導入の経緯
- 導入前の課題
- メールやファイルサーバーに情報が埋もれてしまっていた
- ファイルサーバーでのドキュメント共有の課題
- メールでのコミュニケーションの課題
- メールやファイルサーバーに情報が埋もれてしまっていた
- 導入時にどんなことをしたか
- 情報発信することに価値を感じてもらうための工夫
- 導入時のノウハウを別の部門に横展開
- 何を載せると良いか、どう使っていくかの試行錯誤
- 徐々に情報発信ができる人を増やすのが大切
- 導入してどうなったか
- 後から入ってきたメンバーにも分かりやすく
- 他にどんな投稿をされていますか？
- 日報
- 議事進行をQiita Teamベースで行う
- 企画書を書く時の頭の整理に使う
- その他
- さいごに
- 編集後記
会社概要
- 今回ご協力いただいた企業：株式会社リクルートジョブズ さま
- 利用人数：合計7チーム (2014年8月25日現在)
- ご利用開始年月日：2014年3月
インタビューにご対応いただいた皆様：
- 林さん（リクルートジョブズ開発責任者）
- 佐藤さん（メディア統括Web開発ディレクター）
- 藤井さん（『フロム・エー ナビ』Web開発ディレクター）
- 吉岡さん（『はたらいく』・『とらばーゆ』Web開発ディレクター）
- 武藤さん（『タウンワーク』Web開発ディレクター）
- 田中さん（パートナー・フロントエンジニア（Qiita Teamの推進役））
導入の経緯
藤井さん： 当時は『フロム・エー ナビ』のチームで開発体制や開発プロセスの見直しを行っていて、 その中でコミュニケーションツールとしてQiita Teamを見つけたことが導入のきっかけでした。 吉岡さん： 『タウンワーク』、『はたらいく』、『とらばーゆ』など他のチームへも徐々に波及していき、 現在は社内の多くの開発チームで導入されています。
導入前の課題
メールやファイルサーバーに情報が埋もれてしまっていた
藤井さん： リクルートジョブズでは基本的にメールでのコミュニケーションが多く、 またファイル共有にはファイルサーバーを使うというのが当時のスタイルでした。
ファイルサーバーでのドキュメント共有の課題
藤井さん： ドキュメントが作られた背景がわかりづらかったり、どれが最新の情報なのか分からなかったりするのが難点 でした。 また異動の多い職場ということもあり、そういったドキュメントが 引き継がれないまま埋没 してしまうこともありました。 結果として業務を進めようと思ったら、 先人に聞いて回るしかない という状況でした。
メールでのコミュニケーションの課題
藤井さん： メールについても、自分に届いてない情報は分からなかったり、 そもそも自分が参加する前のことを知る方法がなかったりして、 情報がどんどん埋もれていってしまい、後から参加したメンバーがキャッチアップするのがものすごく大変 でした。 コミュニケーションとしても一方的なものになりがちで、投げっぱなしになってしまう。
吉岡さん： 『フロム・エー ナビ』以外のチームでも状況は同じでした。 実は前職ではQiita Teamのようなサービスを使っていたので、メールとファイルサーバー中心の環境には、正直「うーん、どうしよう」というところがありました（笑） なので、Qiita Teamの導入を聞いて、待ってましたという感じで。 すぐに『はたらいく』などのチームでも使いたいとお願いしました。
導入時にどんなことをしたか
情報発信することに価値を感じてもらうための工夫
吉岡さん： 今までそういう環境だったので、 情報発信することの価値をいかにチームに感じてもらうか 、 というのが大きな課題でした。
藤井さん： やはり、 書いてもらうのが当たり前の状態にする 、というのに時間がかかりましたね。 例えば『フロム・エー ナビ』では日報をQiita Teamにあげるようにして、 書くことの習慣づけ をするようにしていました。
吉岡さん： 『はたらいく』の方では、 これまでファイルサーバーにあった情報をQiita Teamへ移植して一箇所に集約することで、メンバーに Qiita Teamは見る価値がある場所だと思ってもらい 、徐々に使いはじめるという流れを作ろうとしていました。
田中さん： 他にも 「ランチ」タグを作ってランチ情報を共有しようよ 、というのをやってみたりしました。 どこそこのお店がいいよ、みたいなことを投稿してもらうのですが、 これが結構 「いいね」がつきやすくて、モチベーションになる んですね。 そこからさらにコメント欄で「行ったよ！」とか「このメニューが良かった」みたいなコミュニケーションがあったりして、コンスタントに書かれる記事になっています。
田中さん： あとは 「自己紹介」の記事を書いてもらう ことも工夫の一つです。 プロジェクトページに「はじめて来た人へ」というのをまとめていて、そこに 「自己紹介記事を書きましょう」 と書いています。そうすることで、 Qiita Teamに書く最初のきっかけを作っています。 これも結構数がたまってきて、だいたい自己紹介記事を探して見れば、 その人がどんな人で何に強い人なのか、というのが分かるような状況になっています。
導入時のノウハウを別の部門に横展開
田中さん： チームへの導入についてはそんな形で色々と試行錯誤してきて、 かなりノウハウが溜まっています。 最近では社内の別の部門でQiita Teamの導入をする際に、 そういったノウハウをベースにチームの初期設定のお膳立てをして、軌道に載せるのに役立てています。
田中さん： そしてはじめてきた人がQiita Teamを上手く使えるように、 導入向けの記事を作る ようにもしています。 「 Qiita Teamのここがいい！ 」みたいなものとか、「 アイコンを変えてみよう 」とか。 キャッチーで人目につくようなものを心がけて、メンバーが使い始めるときに取っ付き易いように工夫しています。 それぞれの投稿は、Qiita Teamの導入を推進する施策として 目的を持って作っています 。
導入用「QiitaTips」記事のサンプル
今回特別に、導入用記事のキャプチャーをいただきました！ 作りこまれていてとても参考になると思いますので、 ぜひクリックして大きな画像で御覧ください。
何を載せると良いか、どう使っていくかの試行錯誤
田中さん： もともとQiitaを知っていたのと、書くのが好きなこともあって、 任命されたわけではないんですが導入係みたいな形になっています（笑）
藤井さん： 田中さんとは、Qiita Teamに 何が載せられるかを毎週研究 してましたね。
田中さん： 例えば、元々メールが中心だったので、 そこからQiita Teamに移せそうなやりとりがないか、テンプレート化できるものが無いかを検討したり、どんなタグをつけたらみんな書いてくれるか考えたり。 先ほどの自己紹介記事のプランとかも、そういった流れから生まれたものですね。
徐々に情報発信ができる人を増やすのが大切
藤井さん： こういった活動のおかげで、最近では自発的に書いてくれる人も増えてきました。 ですがまだよく書いてくれる人とそうでない人とあったり、課題もありますね。
田中さん： 例えば、最初は私が「セミナーに出たらレポート記事を投稿する」というのをやるんですね。 そうすると今までQiita Teamに書くことがなかったメンバーでも、 次自分がセミナーに出た時に 「そういえば前レポート書いてる人がいたな」ということで書くきっかけになる 。 急に書いてくれる人を増やすというのは難しいところもありますが、 こういった形で、 徐々に「（情報発信を）やらない」から「やる」に変えていくのがいいステップ なのかなと思っています。
吉岡さん： そうやって投稿してくれた人の記事には 「いいね」「ストック」「コメント」をつけて、 フィードバックを返してあげる といいですね、応援するような気持ちで（笑） 成功体験があるとまた記事を書こうという気持ちに繋がりますしね。
導入してどうなったか
後から入ってきたメンバーにも分かりやすく
―武藤さんは最近配属されたということで、使ってみてどうでしたか？
武藤さん： 配属の少し前からQiita Teamに入れてもらっていて、 社内の用語集みたいな会社の情報や、議事録もあったのでチームで何をやっているかとか、 そういうことが 事前に把握できた のが良かったです。 あとは日報も今Qiita Teamで書いていて、 自分が一週間何やったかを振り返りやすい ですし、 他の人にも見てもらえるのがいい ですね。 これまでは日報もメールだったと聞いているんですが、 それだとやはり埋もれてしまって、そういう風に使うのは難しかったんじゃないかと思います。
藤井さん： 最近、 新しく入ってきた人用やることリスト 、みたいなものも作っています。 入ってきたらまずこれをやりましょう、というものですね。
田中さん： Qiita Team上のことにかぎらず、社内の手続き関係のものも含めてまとめています。 書き出してみると結構多くて、しかもミスすると結構大変だったりして、 後から入ってきた人にとっては分かりにくいんですね。 入社一日目どうしていいか分からない、みたいなときにそれを示す場所 として用意しています。
他にどんな投稿をされていますか？
日報
藤井さん： まずは日報ですね。 所感や困っていることの欄でボケる 文化ができていて（笑） 渾身の所感がスルーされるとつらい！みたいなこともあったり… これまで開発中心であまり接点のなかったメンバーも、 日報で見るとボケてたりして、 良いコミュニケーションのきっかけになっています。
田中さん： ワールドカップの話に皆触れてたりとかね。
藤井さん： これまではそういうコミュニケーションって起こりづらかったんですよね。 所感をざっくばらんに使うのは良い効果が出ているなと感じています。 吉岡さん： 開発中にいきなり天気の話されてもつらいですしね（笑）
議事進行をQiita Teamベースで行う
藤井さん： 打ち合わせの前にアジェンダを書いておいてもらって、 プロジェクターとかで前に映して、それをベースに進めるというのを最近してますね。 喋ったことはそのまま書いていって、最後に確認してそのまま投稿して終わると。 最初に論点が明らかになっているので、 会議の時間短縮 にも繋がります。
吉岡さん： 前職でも同じようなやり方をしていましたが、そのまま議事録になるのが便利ですね。 ブラウザベースなので簡単に文字を大きくできたり、画像を貼り付けられたりするので重宝します。 メモ帳では難しいところです。
企画書を書く時の頭の整理に使う
吉岡さん： 私はMarkdownで書く癖がもうついているんですが、 Markdownだと書きながら 自分の考えをまとめるのにいい んですね。 そのまま企画書のドラフトを書いてQiita Teamにアップしています。
その他
藤井さん： 他にもセミナーのレポートや、良い記事・良いサイトを見つけた時に共有したり、 あとは開発でハマったところを解消した時のTipsや、最新技術を試した記録などが投稿されています。
さいごに
―最後に、導入してみてどんなところが良くなったか、お一人ずつ聞かせていただいてもよいですか？
林さん： 立場上のこともあって毎日開発者全員と話せるわけではないので、例えばその日の雰囲気であったりとか、 チーム内でこれまで認識していなかった部分がQiita Teamを見ることで何となく分かるようになった のは良かったですね。
佐藤さん： 開発者も含めるとかなりの大所帯なので、中にはあまり人となりを知らない人もいたのですが、 日報などを通してそういう部分が見えてきたおかげで、 絡みやすくなった なぁと思っているところがあります。
藤井さん： 私もコミュニケーションの部分が大きくて、日報をみてると、 この人こんな人だったんだ、趣味同じだ！ とか、そういう気付きがあって。見た後に 話がしやすくなったり しましたね。
吉岡さん： プロジェクト外の情報で面白いものをQiita Team上にまとめる、ということをやっているんですが、そうすると社内から結構レスポンスがあったりして、その辺がSNSのようでいいなぁと思っています。 自分で書いたものをベースにして別の人が発展させた情報を書いていってくれたりとか、 共同作業が生まれてるところ も、やってていいなーと思っているところです。
武藤さん： ナレッジがQiita Teamに蓄積されていて、 検索すれば出てくる状態になっている のがいいですね。 新人の立場で知らなきゃいけないことがたくさんあるなかで、それが一箇所に集約されているのはとても助かります。
田中さん： 私はパートナーという立場で業務に参加しているのですが、 自分のことを発信できる場所がある というのは面白く、 また大声で話すわけでもなく 気軽に情報を発信できる というのが新鮮でしたね。 普通だったらどこが社内の情報の発信源かというのを把握するのに半年とかかかってしまうところが、Qiita Teamならすぐに分かりますし。 書きやすくて、後から入ってきた人にも分かりやすい のもいいですね。
編集後記
リクルートジョブズの皆さんは、メールやファイルサーバーで行っていたやりとりを移行しただけではなく、社内のコミュニケーションツール としてもQiita Teamをご活用いただいているようでした！ メンバーに情報共有の意識を根付かせるために、様々な 導入時の工夫 をされているのが印象的でした。 人数が増えることで直接コミュニケーションをとれる人ばかりではなくなってしまう大規模チームでこそ、Qiita Teamのようなツールは役立つのかも、と感じました。 実際に使われている記事もご提供いただいたので、 皆様もぜひ参考にしてみてください！
セキュリティが気になる方へ
Qiita Teamでは、IPアドレス制限や二段階認証の機能もご用意しています。 企業内でご利用になる際には、ぜひご検討ください。
