日報で差をつける！【テンプレート付き】5つの目的と書き方のコツ

そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？日報の目的とその必要性をしっかりと理解することが、より良い報告書作成への第一歩です。

日報を書いて得られる効果（目的）には、主に以下5つがあります。

• その日の業務の振り返りができる
• タスクの進行確認ができる
• 業務の中で得たノウハウのメモがとれる
• これまでの自分との比較ができる
• コミュニケーションのフックにできる

しかし、ただ日報を書くことには意味がありませんし、その必要性を理解しなければこうした効果は得られません。

そこで本記事では、日報とは何か、日報の目的や意味がイマイチよく分かっていない社員に向けて、日報を書く目的や具体的に日報に書くべき項目をご紹介します。また、その際のポイントも併せて解説します。

本記事を読めば、日報の目的とその必要性を明確に理解し、積極的に日報作成ができるようになるので、ぜひ最後までご覧ください。

日報とは？日報を書く5つの目的（意味）

ビジネスマンが日報を書く目的には、業務内容や進捗状況を記録することの意味など、いくつかの理由があります。この章では、その中でも特に重要な5つの目的について、日報とは何かを考えながら解説します。

• その日の業務の振り返り
• タスクの進行確認業務
• 業務の中で得たノウハウのメモ
• これまでの自分との比較
• コミュニケーションのフックにする

その日の業務の振り返り

日報を書く目的の一つは、その日の業務を振り返ることです。
業務を振り返ることで、何がうまくいったのか、何がうまくいかなかったのかを備忘録として残しておくことができます。また、振り返りを通じて自己評価を行い、業務の課題や改善点を見つけることができます。

これにより、次の日に同じ業務を行う際には、前日の反省点を踏まえた改善を行うことができ、自己成長や業務効率化につながります。

タスクの進行確認

日報には、過去に書いた日報を見返すことができるという利点があります。過去を振り返ることで、既に終わった業務、未着手の業務、優先してやるべき業務が整理されるため、タスク管理のツールとしても利用できます。
タスク管理で業務が整理されれば、進捗状況が遅れている場合には、早急に対処することができます。逆に、進捗状況が順調であれば、その日の成果を確認することも可能になるため、効率的に仕事に取り組めるようになります。

たとえば株式会社SheepDogが運営しているSTRATE（ストラテ）の調査によると、「日常的にはタスク管理をしていない」と回答した人が最も多く、全体の約35%を占めています。次いで、PCやスマホのメモ帳で行っている人が26%、タスク管理ツールで行っている人が22%、紙で行っている人が17%でした。

これらの結果から、タスク管理を日常的に行っている人は少なく、改善の余地があることが分かります。また、調査に参加していない人も含めると、実際にはもっと多くの人がタスク管理をしていない可能性があることにも注意が必要です。日報はタスクの進行確認をすることができ、効率良く業務に取り組めるようになるため、多くの人が取り組むことが望まれます。

業務の中で得たノウハウのメモ

日報は、その日の業務で発見したノウハウや気付きをメモするという点でも大きな役割を果たします。
業務中には多くの情報が入り交じり、忘れてしまうことが多々あります。しかし日報に書き留めることで、自分の成長につながる知見を失うことなく、自己成長のために役立てることができます。

​​​​​​​例えば、その日の業務でつまずいた場面と、その状況に対してどのように対処したかを日報にメモすることで、翌日以降に同じ場面に遭遇した際は素早く対処でき、作業効率が向上します。

これまでの自分との比較

日報は記録として残るため、過去の自分と比較することができます。
過去の日報と現在の日報を比べてみることで、「自分が達成したこと」、「改善したことや苦手だったこと」を確認できるだけでなく、少しずつ克服できていれば、それが記録として確認できるため、自分自身の成長を実感することにもつながります。

たとえば、効率が上がっていれば日報の効果が表れていることになり、逆に効率が下がっているならば、その原因を過去の日報から洗い出すことができるでしょう。過去の日報と比較することで、自分自身の業務に対する認識を深めることができるのです。

コミュニケーションのフックにする

日報はコミュニケーションのフックにもなります。
日報を共有することで、同僚や上司とのコミュニケーションのきっかけを作ることができます。また、自分が達成した成果や解決した課題を客観的に共有することで、周囲の人々に自分の存在感をアピールでき、仕事の効率化や信頼関係を築くことができます。これにより、自分自身の評価や信頼度も高めることが可能になります。

日報に書くべき3つの項目

この章では、日報に書くべき項目を３つに分けて詳しく解説します。

• 基本内容
• 業務内容や結果
• 所感

日報には、その日の業務内容や進捗状況、問題点や改善案などを記載することが求められます。しかし、日報を書く際には何を書けばよいのか迷ってしまうことがあるかもしれません。ここで、それぞれの内容について詳しく確認しましょう。

基本内容

日報には必ず書くべき基本内容があります。
具体的には、日報作成日、報告者名、部署名、プロジェクト名、作業内容などです。これらの項目は、管理者が業務状況を正確に把握し、適切な指示を出すために必要になります。

また、報告の形式や送信先、添付ファイルの有無なども明記することで、誰が報告したのか、どのような業務内容なのかがすぐに分かり、上司や同僚がその基本的な内容を把握しやすくなります。

例文（書き方）

業務内容や結果

業務内容や結果として、日報の中心的な項目であり日々の業務やプロジェクトの進捗状況、成果、課題などについて報告することが求められます。

​​​​​​​具体的にはどのような業務を行い、どのような結果を出したかを記述します。
たとえば、新規のクライアント獲得やプロジェクトの進捗状況などを報告します。このような情報は、上司やチームメンバーと共有することで、チーム全体の進捗状況を把握しやすくなり、結果的に業務の改善や問題解決につながります。

例文（書き方）

所感

所感は、自分自身がその日に感じたことや学んだことに、さらに自分の意見を記述して書く項目です。

たとえば、何か新しい知識やスキルを身につけた場合や、業務の中で感じた課題や改善点などを挙げることができます。
また、達成感や課題を克服したときの自身の考えなども具体的に書くことができます。所感を書くことで、自己成長や業務改善のためのアイデアを得ることにつながるでしょう。

例文（書き方）

日報の書き方の5つのポイント

日報を書くためには、いくつかのポイントがあります。
この章では、そのポイントを5つに絞って解説します。

• 5W1Hを意識する
• 具体的な数値を記入する
• なるべくシンプルに書く
• 感想で終わらせず所感を書く
• チーム内で共有する

5W1Hを意識する

日報で業務内容を報告する際は、5W1Hを意識して書きましょう。
5W1Hとは、いつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、何のために(why)、どのように(how)です。これらを意識することで読みやすい文章になり、自身の置かれている状況を的確に報告できます。とくに「何のために」を意識することはとても重要です。その日の業務がどのような目的で実行されたかチェックすることで、業務の方向性を見失わないですみます。

具体的な数値を記入する

日報には具体的な数値を記入するようにしましょう。
プロジェクトの進捗状況や売上高など、数字で表せる成果や実績を記載することで、報告内容が客観的になります。また、数値という事実を記入することで、日報に具体性が加わり、その日の進捗を振り返る際に読み手も書き手も把握しやすくなります。
これによって、自身の目標や業務内容を数値を通して認識でき、仕事への評価や改善点を見つけやすくなります。

例文（書き方）

なるべくシンプルに書く

日報は、なるべくシンプルな文体で書くことが大切です。
一般的に日報は報告書ではなく、日々の業務を上司やチームメンバーに共有するためのものとなります。そのため、書き手以外の人が読みやすく理解しやすい文体にすることが望ましいです。

具体的には、冗長な文章や説明が必要ない情報は省略し、要点を端的にまとめると良いでしょう。

感想で終わらせず所感を書く

感想で終わらせず、所感を書くことも日報を書く際のポイントになります。

所感とは、その日の業務を通じて得た気づきや、今後の課題について自身の考えを加えて記載することを指します。ビジネスシーンなどで、日報に所感ではなく、ただ感じたことや気づいたことのみ記載してしまうと、単なる感想文のように見えてしまいます。

日報は、客観的な事実と照らし合わせることで、適切な評価が得られるようになるのです。

チーム内で共有する

日報はただ書くだけでなく、チーム内で共有することがポイントとなります。
日報を共有することで、チームメンバーは互いの進捗状況や問題点を知ることができ、助け合いやサポートの機会が生まれます。
また、プロジェクトの進捗状況や課題点が共有されることで、全体的な状況把握ができ、計画の見直しや改善点の発見につながります。

日報はチーム内で共有されることで、プロジェクトの成功に大きく貢献する重要なツールです。適切な書き方と共有の仕方を心がけ、チーム内で有効に活用するようにしましょう。

共有に便利なクラウドツールのご紹介

Qiita Teamは、社内の知識やノウハウを効率よく共有するための情報管理ツールです。日報作成だけでなく、業務に役立つ情報やナレッジをチーム全体で蓄積・共有できるのが特徴です。

シンプルなエディタと直感的なデザインで、専門知識は不要。誰でも簡単に操作できます。コメントやリアクション機能により、日報へのフィードバックや意見交換が活発になり、「いいね！」やコメントの気軽さが、投稿者の継続的な共有意欲を高めます。さらに、Slackなどの社内ツールと連携することで、業務の進捗確認や迅速なフィードバックが可能になり、リモートワーク環境でもスムーズに活用できるのが魅力です。

▼投稿された日報の例

日報テンプレートダウンロード

先に紹介したクラウドツールを活用することが理想的ですが、まだ導入に至っていない方や、まずはシンプルに始めたい方のために、汎用性の高い日報テンプレートをご用意しました。以下のリンクからダウンロードして、日々の業務報告にぜひご活用ください。

シンプルな業務日報テンプレート

「シンプルな業務日報」テンプレートは、最も基本的な形式のものです。日付、作業内容、問題点や課題、改善点など、必要最低限の項目だけを含んでおり、どんな業務にも柔軟に対応可能です。このテンプレートは、特に業務日報の記入に慣れていない方や、日々の業務が複雑でない場合に適しています。

シンプルな作業日報テンプレート

このテンプレートは、現場作業や外出業務が多い職種向けに設計されています。作業内容を時系列で記録できる項目をメインとしており、工事現場、フィールドワーク、イベント運営などの作業が中心の業務に最適です。

FAQ（よくある質問）

日報 意味ない？

日報は、PDCAサイクルを日々実践するための重要なツールであり、個人の取り組み方次第で、計画（Plan）の確認、実行（Do）の記録、振り返り（Check）の場、改善（Act）のアイデアを生む機会として活用でき、結果として個人とチームの成長を大きく支える役割を果たします。

営業日報とは？

営業日報とは、営業担当者が日々の業務活動を報告するためのドキュメントです。訪問件数や商談内容、進捗状況、次のアクションプランなどが含まれます。これにより、上司やチームが進捗を把握し、戦略的な意思決定を支援します。

作業日報とは？

作業日報は、日々の業務内容と進捗を記録するドキュメントです。エンジニアや建設作業員、製造業の作業員などが、それぞれの業務内容や達成状況、問題点を記録します。これにより、効率的な進捗管理と情報共有が可能になります。

日報と週報の違いとは？

日報と週報はどちらも情報共有と振り返りのためのツールですが、その目的や内容、頻度において異なります。
日報は毎日の活動を記録し、即座の振り返りと短期的な改善を促進します。週報は1週間の成果をまとめ、長期的な視点での目標整合性と戦略調整を行います。それぞれ異なる視点での成長を支えます。

まとめ

日報を書くことには、業務を振り返り、改善点を見つけるという重要な意味があります。日報を正しく書くことで、作業効率が大きく向上します。

また、日報をチームで共有することも非常に重要です。共通の情報を持つことで、コミュニケーションが円滑になり、迅速な意思決定が可能になります。これにより、問題解決のための協力体制が強化され、生産性が向上します。

さらに、デジタルツールを活用すれば、情報を素早く共有でき、チーム全体での意思疎通の必要性を効果的に満たすことができます。ぜひ、これらのツールを使って日報共有のメリットを体験してみてください。

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