日報は手書きノートに作成すべき？注意点とおすすめアプリ＆オンラインツールも紹介

こんな悩みを抱えていませんか？

手書きの日報ノートは、書く行為を通じて理解を深める効果があり、業務の見直しや改善点に役立ちます。一方で、情報共有や検索の面で課題も存在します。本記事では、日報をノートに書く意味やメリット、注意点に加え、日報管理に使えるおすすめのクラウドツールも紹介します。

参考：デジタル時代に手書きを学ぶ理由

5社に1社が手書きで書類作成

近年、テレワークの普及とともに書類作成のデジタル化が進んでいますが、手書きの日報や申請書類を利用している企業も少なくありません。

株式会社ビズオーシャンが2019年に行った調査によると、「営業報告書や各種申請書類の作成方法」に関して、「指定用紙に手書きして提出」と回答した企業が22％に上りました。つまり、5社に1社以上の割合で手書き文化がまだ残っているという実態が浮き彫りになっています。

(出典：報告書・申請書を「紙で保管・管理」している企業は約6割いることが判明|経営PROQ)

手書きの書類は、温かみを感じられるという理由から、好む経営者もいるかもしれません。しかし、紙ベースの報告書は情報の共有に時間がかかり、管理に手間がかかるため、現場では負担を感じている従業員も多いのが現実です。また、アドビの調査によると、事務系職員の70％が「業務のデジタル化は重要」と回答しており、効率化の面からも手書き文化の見直しが必要とされています。(出典：業務効率化に関する実態調査|アドビ)

日報をノートに書くメリット

先述したように、デジタル化が進む中でも手書きにこだわる企業が多い理由には、手書きならではのメリットが存在します。ここでは、手書きの日報がもたらす利点について解説します。

手書きによる記憶の定着

日報をノートに書くことは、記憶の定着に効果的です。紙に書くことで、キーボード入力とは異なる脳の働きが促され、自分の業務内容や振り返りをより深く考えながら記録することができます。

例えば、重要なポイントを強調するために、マーカーで色をつけたり、図表を描くことで視覚的に情報が整理され、頭に入りやすくなるのが特徴です。また、手書きの作業には自身の感情や思考が反映されるため、内容をただ記録するだけでなく、自己分析の機会として活用できます。

他にも、手書きの日報ノートは、100均で手軽に手に入るアイテムを活用することもできます。自分用にカスタマイズしたノートや、専用のテンプレートを組み合わせることで、さらに使い勝手が向上します。

電源不要で常に使える

ノートに手書きするメリットとして、電源やデバイスを気にせず、いつでも記入できる点が挙げられます。現場作業が多い職種や、会議の場など電源の確保が難しい場面では、ノートが役立ちます。

急なトラブルや気づきをすぐに記録したいとき、紙とペンだけで対応できるため、効率的に情報を書き留められます。この柔軟性が、手書きの日報を続ける理由の一つとなっているのです。

効果的な日報ノートの書き方とは

日報ノートは、業務の進捗を記録し、自己改善のための重要なツールです。この項目では、日報ノートを効果的に活用するための書き方について解説します。

書き方の基本ルール

具体的な数値を用いる

日報には具体的な数値を含めることが大切です。例えば、「本日の売上: 500件/目標700件、達成率: 71%」のように記載することで、他の日との比較や進捗管理が容易になります。

PDCAサイクルの活用

日報ノートには、Plan（計画）、Do（実行）、Check（検証）、Action（改善）のPDCAサイクルを組み込みます。これにより、業務の改善が効率的に行えます。

日報ノートに含めるべき項目

日報を書く際には、業務の振り返りだけでなく、PDCAサイクルのステップを意識して記録することが重要です。これにより、日々の業務が計画的に進行し、改善点が明確化されやすくなります。

以下に、日報に含めるべき項目とその具体的な内容について説明します。

その日の目標 (Plan)

業務開始前に、明確な目標を設定しましょう。目標設定は、一日の優先順位を明確にし、効率的に業務を進める手助けとなります。

その日の業務内容及び成果 (Do)

業務内容を時系列または箇条書きで記録します。具体的な成果を数値化し、誰でも理解できるように記載します。

良かった点と学び (Check)

その日の業務で特に良かった点や学んだことを振り返ります。これにより、自己成長を実感し、次のステップに活かします。

改善点と次へのアクション (Action)

業務の中で見つけた改善点や次回へのアクションプランを記載します。これにより、継続的な業務改善を促します。

日報ノートの記入例

以下は日報ノートの具体例です。この構成に従って記事を書くことで、日報ノートの重要性と具体的な書き方が読者に伝わりやすくなります。

日報を手書きする4つの注意点

手書きの日報にはメリットがありますが、一方で運用時に注意すべき点も存在します。ここでは、手書きの日報を利用する際の4つの課題を解説します。

• 情報共有スピードが遅い
• 集計や管理に時間がかかる
• 履歴を検索しにくい
• 雛形やテンプレートが使い回せない

情報共有スピードが遅い

手書きの日報では、情報の共有に時間がかかりがちです。紙に記録した内容を共有するためには、実際にノートを手渡すか、コピーを作成して配布する必要があります。

複数の関係者が確認を必要とする場合、情報伝達が遅れる原因となります。また、テレワークやリモートワークの普及により、オフィス外からの情報共有が難しくなる点も考慮すべきです。そのため、緊急の情報や迅速な意思決定が求められる現場では、手書きの日報が対応しにくい場面も出てきます。

集計や管理に時間がかかる

手書きの日報は、集計やデータ管理の効率を下げる場合があります。例えば、売上や作業時間などの数値データを分析する際、手書きの内容をデジタル化するための入力作業が必要です。

このプロセスには時間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも生じます。加えて、集計結果を他の資料やシステムに反映する際も手作業が必要になるため、結果的に効率が低下します。効率的なデータ管理が必要な場面では、この点が課題になるでしょう。

履歴を検索しにくい

紙のノートでは、過去の記録を探すのが容易ではありません。特に長期間にわたって使用する場合、ページ数が増え、目的の情報にたどり着くまでに多くの時間を費やします。

また、手書きでは情報の整理が難しく、同じ内容を繰り返し確認する際に不便さを感じることがあるでしょう。キーワード検索ができないため、データの蓄積と活用に制約が生じます。

雛形やテンプレートが使い回せない

手書きでは、日報のフォーマットやテンプレートを毎回作成する必要があります。これは、時間と労力の面で効率的とはいえません。

デジタルツールではテンプレートを簡単に複製し、状況に応じて修正・活用できますが、手書きの場合はそのたびに同じ内容を記入し直さなければならないため、業務効率の低下を招く可能性があります。そのため、内容を統一したい現場では特に不便さを感じるでしょう。

日報を電子化する3つのメリット

日報を電子化することで、業務効率や情報管理の向上が期待できます。ここでは、日報をデジタル化する3つのメリットを解説します。

データの保管・検索が容易になる

電子化された日報は、クラウドや専用ツールを活用することで保管できます。保存場所が一元化されるため、どのデバイスからでもアクセスが可能です。

加えて、日付やキーワードで検索する機能があるため、過去の記録や特定の情報に素早くたどり着くことができます。紙の日報のように膨大な記録の中から手作業で探す手間が省け、業務の効率化につながります。さらに、データのバックアップも容易で、万が一の紛失リスクも軽減できます。

紙の管理が不要になる

電子化することで、紙の日報の管理が不要になります。紙の日報では、ファイリングや保管スペースの確保が必要であり、保管期間が長くなるほどスペースの問題が顕著になります。

一方、デジタル日報はサーバーやクラウドに保存するため、物理的なスペースを節約できます。さらに、クラウドツールなら必要に応じて情報の整理や分類も行えるため、管理の効率化にもつながります。

記入漏れ・記入ミスの防止につながる

日報を電子化すると、テンプレートや入力フォームが整備されているため、記入漏れやミスを防ぎやすくなります。手書きの日報では、項目の書き忘れや記入ミスが発生しやすく、内容の不備が確認作業の手間を増やします。

電子日報には入力必須項目の設定や自動保存機能が備わっているため、ミスを事前に防ぐことができます。また、データの自動集計や計算機能が搭載されている場合もあり、正確な情報を提供するのに役立ちます。

日報ノートとして使えるクラウドツール3選

Qiita Team

【特徴】

Qiita Teamは、誰でも簡単に読みやすい記事が書ける社内情報共有ツールです。シンプルで使いやすいエディタを搭載し、日報のほか、ノウハウや技術情報の蓄積にも最適です。Markdown記法での書き込みが可能で、コメント機能を活用して、チームメンバー同士のやり取りもスムーズに行えます。さらに、情報がリアルタイムで共有されるため、チーム全体の進捗を把握しやすく、プロジェクトの効率化にも役立ちます。8,500以上のチームで採用されている信頼性の高さもポイントです。

Stock

【特徴】

Stockは、誰でも簡単に使える情報管理ツールです。シンプルなインターフェースで、ノート感覚で日報を作成できるのが特長です。フォルダごとに日報を分類し、直感的に整理・保管することが可能です。また、検索機能が充実しており、必要な情報にすぐにアクセスできます。チームメンバー間のメッセージ機能も備わっているため、日報の共有だけでなく、ちょっとしたコミュニケーションにも活用できます。導入が簡単で、ITに不慣れなユーザーにも使いやすい設計です。

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日報くん

【特徴】

日報くんは、日報作成と共有に特化したクラウド型ツールです。パソコンやスマホ、タブレットなどのマルチデバイス対応で、いつでもどこでも日報の入力・閲覧が可能です。シンプルなテンプレートで日報作成をスムーズに行え、さらに稼働状況の集計機能やカレンダー表示で、業務の進捗を一目で確認できます。また、CSV出力にも対応しているため、データ分析や報告書の作成も効率的に行えます。操作が簡単で、現場のスタッフでも手軽に利用できるのが特徴です。

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まとめ

この記事では、日報をノートに書くことの意味やメリット、電子化する利点について解説しました。手書きは、視覚的・身体的なプロセスを伴うため、思考を深める効果があります。

しかし、情報共有のスピードや検索性を考えると、デジタル化には大きなメリットがあります。ノートと電子ツールの特徴を踏まえ、自分に合った方法で日報を活用してみてください。

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