社内コミュニケーションの活性化は企業にとって、生産性の向上や業務効率化を図る上で重要です。
しかし、そう分かっていても、いまいち対策が分からず組織内での交流などに課題を感じている担当者は多いのではないでしょうか。
社内コミュニケーション不足に陥ると「社員のモチベーションが低くなる」「精神的ストレスが増加する」などといった様々な悪影響を引き起こすため、未然に防止できるツールなどの導入が必要になります。
そこで本記事では、社内コミュニケーション不足が抱えるよくある課題について紹介し、またその原因や、具体的な解決策についても解説します。
この記事を通じて、コミュニケーション活性化を図るために解決すべき課題を見つけていきましょう。
社内コミュニケーション不足が抱える課題は主に4つ
まずこの章ではそのような問題を引き起こさないためにも、社内コミュニケーション不足が抱える課題を下記4点に絞って解説します。
- 課題1：部門間や他部署でスムーズに連携が取れない
- 課題2：社員のモチベーションが低くなる
- 課題3：精神的ストレスが増加する
- 課題4：信頼関係が構築できない
課題1：部門間や他部署でスムーズに連携が取れない
社内コミュニケーション不足が抱える課題のひとつに、部門間や他部署間での業務が滞ることによる問題があります。具体的には、コミュニケーション不足に陥ることで会社全体でスムーズな連携が取れず、業務効率の低下を招いてしまうなどの問題です。
会社には各メンバーが担当するタスクがあり、業務によっては連携する必要があります。社内コミュニケーション不足に陥ると情報共有が円滑に進まず、他部署との連携はもちろんのこと、自分が所属しているチーム内であっても必要な情報が遮断される危険性があります。
個々がもっている情報や進捗が共有されないと、結果的に何か問題が発生しても、メンバー同士でスムーズに連携できないず、業務効率や生産性の低下を引き起こしてしまうでしょう。
課題2：社員のモチベーションが低くなる
社内のコミュニケーション不足は社員のモチベーションの低下を招くこともあります。
メンバー同士や上司と部下の間で日頃からコミュニケーションが行われていれば気軽に相談や質問ができるため、仕事を進めやすくなり社員のモチベーションの維持に繋がります。
しかし、コミュニケーション不足に陥ると、個人が抱えている悩みなどに他の社員が反応しにくくなってしまいます。
また、コミュニケーション不足の状態では、同僚と協力して業務遂行したり、上司からアドバイスやフィードバックを受けたりする機会が減少します。
そのため、社員のスキルアップに繋がりにくく、やりがいにも悪影響が出てくるかもしれません。
仕事のやりがいは、社員のモチベーション維持に大きく関わるため、コミュニケーション不足に陥っている企業は注意が必要です。
課題3：精神的ストレスが増加する
社内コミュニケーション不足は社員の精神的ストレスを増加させる可能性もあります。
働く社員一人ひとりの性格や仕事の進め方をメンバー間で理解し合える雰囲気や、互いの個性を認め合える関係性がなければ、社員によってはストレスを抱えてしまいます。
業務で問題が発生しても同僚や上司などからのサポートやアドバイスを求めにくくなるため、職場の人間関係に悩み、精神的なストレスを抱えてしまうでしょう。
従業員のメンタルヘルスの維持は組織全体の活力向上を図る上で欠かせません。社内コミュニケーションにおける課題の解決は、社員の健康を守ることにも繋がると言えます。
課題4：信頼関係が構築できない
円滑な社内コミュニケーションが行われていない職場では、社員同士の信頼関係が構築できず、業務を円滑に進められないことも起こり得ます。
信頼関係の程度や信頼関係が築かれていることによる効果は客観的に評価することは難しいですが、生産性の向上や企業の発展、成長に欠かせない重要な要素です。
チームに信頼関係がないと、効率的なタスク配分ができなかったり、ミスを打ち明けにくくなったりする環境になってしまうかもしれません。
社内コミュニケーション不足の原因となりやすい組織の特徴
社内コミュニケーションに課題がある企業の中には、コミュニケーション不足になりやすい原因や組織の特徴があります。
この章では、以下4つの項目に分けてそれぞれ解説します。
- コミュニケーションが取れるきっかけが少ない
- 相談や悩みを口にしにくい環境である
- 社員同士や部署間での情報共有がしにくい
- 口頭での指示や確認が多い
コミュニケーションが取れるきっかけが少ない
社内コミュニケーションに課題がある企業の中には、そもそもコミュニケーションを取るきっかけが少ない傾向があります。
例えば、過度に個人で業務を進める体制が敷かれており、チームで仕事をする環境がないという場合です。もしくはチーム間で業務をする体制があったとしても、交流する機会がないなどの例もあります。
また、社内の心理的安全性の確保もコミュニケーションを円滑に行う上で重要になります。
具体的には、何気ない会話ができない、業務中にちょっとした休憩も許さないなど閉鎖的な雰囲気が企業に漂っている場合、新たなコミュニケーションの機会は創出できません。
業務効率だけを過度に追い求めている組織は、業務以外の会話が広がらず雰囲気も悪くなりがちです。
社員の何気ない雑談やアイスブレイクは、社員が今どんな状態にあるのかを測るまたとない機会となります。コミュニケーションを促進する上でも、そのきっかけが多い環境を作ることが欠かせません。
また、何気ない会話は新しいアイディアやイノベーションを生み出すきっかけにもなり得るため、ちょっとした会話を無駄だと切り捨てる必要はないでしょう。
相談や悩みを口にしにくい環境である
社内コミュニケーション不足に陥る要因のひとつに、相談や悩みを口にしにくい環境であることもあります。
相談や悩みを打ち明けにくいと、社員個人の成長に繋がらなかったり、失敗が放置されてしまい大きな問題に発展してしまったりすることになってしまいます。
目の前の業務効率や生産性のみに集中させるように仕向けてしまうと、いざ相談や悩み抱えていたとしても、そうした話題を後回しにせざるを得ないと感じる人も出てくるでしょう。
社員同士や部署間での情報共有がしにくい
社員同士や部署間での情報共有があまりされていないと、社内全体でコミュニケーション不足に陥りやすくなってしまいます。
業務の中には一人で行うタスクもありますが、大抵他の部署や社員同士と協力して行うものが多く、相互理解が欠かせません。
組織内での情報共有をスムーズに行うためには、普段から部署間でコミュニケーションをとる機会を増やすことが、結果的に会社の組織力の強化や生産性の向上の鍵となるでしょう。
社員同士や部署間でのコミュニケーション不足が原因で、情報共有しにくい体制の組織は、互いに誤解を招き思わぬトラブルが発生する可能性があるため、改善する必要があります。
口頭での指示や確認が多い
組織内でのコミュニケーションの際、口頭での指示や確認が多いと、細かい内容を把握しにくく、社内コミュニケーション不足になりやすい特徴があります。
口頭での指示は、聞いた直後であれば覚えていられるものですが、時間が経つと詳細を忘れてしまったり、お互いの認識がずれてしまい結果水掛け論になってしまうなど、トラブルを起こす可能性もあるため注意が必要です。
また、口頭での指示は業務内容を確実に伝えたり記録しておく面ではリスクが大きいため、重要な伝達事項はメールや書面で行うと良いでしょう。
社内コミュニケーションの課題解決にはツールの導入がおすすめ
この章では、社内コミュニケーションの課題解決に役立つツールについて解説します。
社内コミュニケーションツールの導入後に「想像していた機能がなかった」とならないためにも、各ツールのポイントを把握し、自社に合ったツールを見つけましょう。
情報共有ツールを導入する
社内コミュニケーションにおける課題の解決策として、情報共有ツールを導入する方法があります。
情報共有ツールとは、社員間でそれぞれ有している業務に関する情報をチームや社内などの組織全体で共有する際に用いられるツールで、ツール上での資料の作成やファイルの共有を行うことができます。
情報共有ツールを活用すれば、リアルタイムに場所を問わず会議の議事録やプロジェクトのスケジュール・タスク管理が行えるため、ナレッジの蓄積やノウハウの共有に役立ちます。
コミュニケーション不足に陥っていると感じる組織や企業におすすめです。
ビジネスチャットを導入する
コミュニケーションをとる際に、口頭での指示や確認が多く「大事な情報が記録として残らず振り返ることができない」といった組織は、ビジネスチャットの導入をおすすめします。
ビジネスチャットを導入すれば、いつでもリアルタイムに連絡を取り合うことが可能です。
また、メールのような形式文は不要なため、気軽に社員同士でコミュニケーションが取れるようになります。
ビジネスチャットを使えば、1対1のやり取りだけでなく、複数人でのやり取りができるため、拠点が離れていても密なコミュニケーションを取りやすく、チーム力強化に繋がるでしょう。
Web会議システムを導入する
Web会議システムを導入すれば、オンライン上で動画や音声を通じてリアルタイムにコミュニケーションが取れるようになります。
テレワークの実施によって対面で話せる機会が減少してしまった企業でも、円滑なコミュニケーションが取れるようになります。
Web会議システムは、文章では伝わりづらい表現や情報、相手の表情や声を認識しながらコミュニケーションがとれる便利なツールです。
そのため、1 on 1や社内イベントなどの相手の表情や気持ちを汲み取る必要がある場面であっても、対面に近い距離感でコミュニケーションが取れるでしょう。
タスク管理ツールを導入する
コミュニケーション不足により「誰が今どんな業務を行っているか分からない」という企業は、タスク管理ツールの導入がおすすめです。
タスク管理ツールとは、プロジェクトを完遂するための業務内容を、進行度合いに細かく分けて管理するツールを指します。
これにより、業務量やスケジュールの見込みなどの進捗具合を可視化できるだけでなく、時間配分も把握できるようになるため、無駄な業務時間をカットできます。
チーム内で進捗やタスクを共有できると、その時々の状況を把握しやすくなり、漠然と業務を行うことを防ぐことが可能になります。社員の業務量やタスクの消化スピードなどが可視化されるため、生産性の向上や業務効率化に繋がるでしょう。
まとめ
社内コミュニケーション不足に陥ると「社員のモチベーションが低くなる」「精神的ストレスが増加する」などといった様々な課題が発生するため、未然に防止できるツールなどを導入する必要があります。
この記事では、
- 社内コミュニケーション不足が抱える課題
- 社内コミュニケーション不足の原因となりやすい組織の特徴
- 社内コミュニケーションの課題解決に役立つツール
について解説しました。
この記事を通じて、今一度自社のコミュニケーション活性化を図るために解決すべき課題と向き合っていただけたら幸いです。
