社内報を効率化するツール6選｜「いらない」と言わせない成功事例も解説

「社内報が読まれない」「作成に時間がかかる」など、社内報の運用に課題を感じていませんか？

社内報は、情報共有やエンゲージメント向上のために欠かせないツールですが、制作に手間がかかることや、社員に届きにくいことがよくある悩みです。本記事では、社内報の課題を解決し、効率化するためのポイントやおすすめツール、さらに成功事例を詳しく解説します。手間を減らし、社員に「読まれる」社内報作りのヒントを見つけてください。

社内報の役割

はじめに、社内報が企業においてどのような役割を果たしているのかを解説します。単なる業務連絡だけでなく、会社全体の目標や方向性を共有する媒体として、多くの企業で活用されています。

その役割は主に以下の3つです。

• 社内の情報共有を促進する
• 社員のエンゲージメントを高める
• 経営理念の浸透

それぞれの役割について、詳しく見ていきましょう。

社内の情報共有を促進する

社内報は、全社的な情報共有を進めるうえで欠かせない役割を担っています。特に、異なる部門やチーム間で情報が行き渡りにくい場合、社内報が共通の情報プラットフォームとして機能します。

例えば、新しいプロジェクトの進捗状況や成功事例を紹介することで、他部門の活動内容を知るきっかけになります。また、全社員が同じ情報をタイムリーに把握することで、誤解や情報の行き違いを減らし、一体感を生むことが期待できます。

さらに、日常的に発信される社内報が社員間の話題を提供することで、直接顔を合わせる機会が少ないチーム同士のつながりを深める助けにもなります。これにより、情報の共有だけでなく、コミュニケーション全体の活性化にもつながります。

社員のエンゲージメントを高める

社内報を通じて、社員のエンゲージメントを高めるきっかけを提供できます。例えば、定期的に開催される社内イベントや社内で共有された工夫が、社員同士の相互理解や協力を促進します。

また、組織全体の目標を共有する中で、チームや個人がその一員としての役割を理解し、自身の働きが会社にどのように貢献しているかを実感する場を作り出します。

これらの取り組みを通じて、社員一人ひとりのモチベーションや「この会社で働きたい」という意識が強化され、結果的にチーム全体の一体感を生むことができます。

経営理念の浸透

社内報は、経営理念や企業ビジョンを社員に伝える役割を担っています。理念や戦略を掲げるだけでは、社員がその意図を理解しづらい場合がありますが、社内報を通じて背景や具体的な実例を共有することで、理念を身近に感じられるようになります。

例えば、新たに導入された施策やプロジェクトがどのように理念に基づいているのかを解説する記事を掲載することで、理念が抽象的な概念としてではなく、具体的な行動として捉えられるようになります。

また、日常業務において理念を実践している社員の取り組みを紹介すれば、他の社員がその姿勢に共感し、自分の業務への取り組みを考えるきっかけにもなります。社内報を活用して理念を繰り返し伝え、具体例を共有することは、理念を社員全体の行動指針として定着させ、企業文化を形成する土台となります。

社内報はいらない・めんどくさいと言われる理由4選

社内報は、多くの企業で情報共有やエンゲージメント向上の手段として活用されていますが、一方で「読まれない」「作成が大変」といった声が挙がることも少なくありません。これらの課題が解消されない場合、せっかくの社内報が効果を発揮しにくくなる可能性があります。

例えば、株式会社Voicyが実施した「社内コミュニケーションに関する調査」では、従業員の7割が社内報を重要視している一方、3割が「開かない」と回答しています。また、社内報に求める改善点として最も多かったのは「業務連絡だけでなく、親しみやすい内容になること」という意見でした。さらに、同調査では「社内コミュニケーションの機会が少ない」ことが「人的資本経営」の評価を下げる主要因の一つとして挙げられています。

こうした背景を踏まえ、ここでは社内報が「いらない」「めんどくさい」と言われる主な理由を4つに分けて解説します。それぞれの課題を理解することで、適切な解決策を見つけるヒントになるでしょう。

作成に時間がかかる

社内報の制作には、時間や手間がかかることが課題として挙げられます。特に、内容の企画立案や取材、編集、デザイン、配信準備といった各工程を手作業で進める場合、担当者の業務負担が増大します。

さらに、複数の部署や関係者と確認や調整を繰り返す中で、予定よりも作業が長引いてしまうことも少なくありません。たとえば、記事の確認や修正に時間がかかり、最終的な配信スケジュールが遅れてしまうと、情報の鮮度を保つことが難しくなる場合があります。

情報が古くなりやすい

社内報は、その性質上、発行までのタイムラグが生じやすい媒体です。この遅延によって、掲載した情報が配信時には既に古くなっているケースもあります。

例えば、紙媒体の社内報では、印刷や配送にかかる時間があるため、リアルタイム性を求められる内容には適さないことがあります。また、発行頻度が低い場合、プロジェクトの進捗状況や最新のニュースを迅速に共有できず、情報の鮮度が失われてしまうことも課題です。その結果、社員にとって「今さら感」のある内容になりやすく、社内報が読まれなくなる一因ともなっています。

コミュニケーションの一方通行感

社内報が「読むだけ」の情報伝達手段として運用されている場合、社員が自分の意見や感想を発信する機会が少なく、一方通行のコミュニケーションと感じられることがあります。このような状況では、社内報に対する興味や関心が薄れ、読者離れにつながることもあります。

例えば、管理職や広報部門から一方的に情報が発信されるだけでは、社員は受け身の立場にとどまり、内容を自分事として捉えにくくなります。また、社員からのフィードバックが反映されない場合、社内報が組織全体の活性化に寄与しにくくなることが課題として挙げられます。双方向のコミュニケーションを実現するためには、社内報内でコメント機能や意見募集のコーナーを設けるなど、社員が参加できる仕組みを取り入れることが有効です。

情報が埋もれて探しづらい

社内報に掲載される情報が多岐にわたる場合、目的の情報を見つけるのに時間がかかり、結果的に利用頻度が低下することがあります。特に、過去の記事や特定のトピックを探そうとした際に、適切な検索機能がないと、社員にとって負担となります。

例えば、PDF形式で配布される社内報や、紙媒体のバックナンバーを保存している場合、必要な情報を探すのに手間がかかることが一般的です。また、情報が整理されていない場合、どの号に何が掲載されているのかが分からず、社員が社内報を利用するモチベーションが下がる原因になります。

社内報作成を効率化するポイント

社内報の作成に時間や手間がかかるという課題を解決するには、効率的な運用方法を取り入れることが大切です。ここでは、特に効果的な3つのポイントについて解説します。

• テンプレートを活用する
• コンテンツ管理ツールの導入
• 外部リソースの活用

テンプレートを活用する

社内報の構成やデザインをゼロから作成するのは、多くの時間を必要とします。テンプレートを活用することで、作業工程を大幅に簡略化し、一貫性のあるデザインを維持することが可能です。

例えば、記事のレイアウトやフォント、配色などを統一したテンプレートを用意しておけば、内容を埋め込むだけで完成度の高い社内報が作成できます。また、テンプレートを定期的に更新することで、新しい要素を取り入れながらも作業することができます。さらに、オンラインで提供されるテンプレートサービスを利用すれば、業種や目的に合ったデザインを選ぶことができ、担当者の負担を軽減できます。

コンテンツ管理ツールの導入

社内報の情報が分散している場合、収集や編集の作業に時間がかかることがあります。コンテンツ管理ツールを導入することで、記事や素材を一元的に管理し、効率的に作業を進めることが可能です。

Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージを利用すれば、複数の担当者が同時にアクセスして作業を進められます。また、CMS（コンテンツ管理システム）を活用することで、記事の作成、編集、公開までを一括で管理できるため、作業プロセス全体の見通しが良くなります。

外部リソースの活用

社内報の作成するためには、外部リソースを活用することも有効な手段です。自社のリソースだけで完結しようとすると、情報収集やデザイン作成などに多くの時間と労力を要することがあります。外部の専門家やサービスを取り入れることで、品質を保ちながら作業負担を軽減できます。

例えば、デザインや編集を専門とする外部企業に依頼することで、プロフェッショナルな仕上がりが期待できます。また、フリーランスのライターやデザイナーを活用すれば、短期間で必要なコンテンツを揃えることも可能です。さらに、クラウドソーシングサービスを利用すれば、特定のニーズに合った人材を柔軟に確保できます。

一方で、外部リソースを効果的に活用するためには、社内でのコミュニケーションを円滑に行い、指示内容や目的を明確にすることが大切です。このような連携がスムーズに進めば、内製と外注のバランスを取りながら効率的に社内報を作成することができます。

社内報を効率化するツール7選

この章では、社内報作成にかかる手間や時間を削減して運用できるツールを7つご紹介します。それぞれのツールは、情報の一元管理やデザインの簡略化、社員とのコミュニケーション促進など、異なる特徴を持っています。ぜひ自社のツールを選ぶ際の参考にしてください。

• Qiita Team
• クロジカ社内掲示板
• ザ 社内報
• KYO-YU
• SOLANOWA
• TUNAG

Qiita Team

Qiita Teamは、企業内のナレッジをチーム単位で管理・共有するためのツールです。Markdown記法を用いて記事を簡単に作成でき、テンプレート機能により日報や議事録の作成も効率的に行えます。コメント機能を通じてフィードバックを得ることができ、情報共有の活性化に寄与します。また、グループ機能の追加により、特定のメンバー間での情報共有も柔軟に対応可能です。

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クロジカ社内掲示板

クロジカ社内掲示板は、組織内の重要な情報を簡単に連絡・共有・蓄積できる業務管理クラウドです。掲示板の公開範囲を拠点や部署、部門など柔軟に設定でき、情報の出し分けが可能です。また、シンプルな機能で直感的な操作ができるため、ITに不慣れな社員でも使いやすく、チーム全体での情報共有を円滑に進めることができます。

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ザ 社内報

ザ 社内報は、Web社内報の作成・配信を支援するツールです。直感的な操作で記事の作成や編集が可能で、テンプレート機能を活用することでデザイン性の高い社内報を短時間で作成できます。また、閲覧状況の分析機能を備えており、どの記事がどれだけ読まれているかを把握することで、今後のコンテンツ作成に役立てることができます。

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KYO-YU

KYO-YUは、カスタマイズ性がある社内ポータルサイト型ツールです。社内報や社内Wikiなど、メインで使いたい機能に合わせた使い方ができるため、ユーザーの希望にツール側が合わせてくれる柔軟さがあります。初期コストのみで運用できるのも魅力であり、ランニングコストがネックという場合でも導入しやすいプラン設定になっています。

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SOLANOWA

SOLANOWAは、全国企業の社員80万人以上が利用するWeb社内報ツールです。記事を公開させる上での承認フローの設定、特定の記事の固定、予約投稿、共同編集、編集権限の管理など運用者にとって必要な機能が備わっていることと、従業員側も未読記事の一覧化、ハッシュタグ検索、キーワード検索、絵文字スタンプなど、機能が充実しています。

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TUNAG

TUNAGの社内掲示板機能では、社内通達やマニュアルなどの業務ナレッジの共有、日報など企業に合わせた運用を行えます。タイムラインの機能では、社内掲示板への投稿やお知らせなどが一覧化されており、視認性も高く使いやすいです。Web社内報として、社長コラムや従業員へのインタビュー、社内イベントの報告などその企業に合わせて誰もが編集・投稿を行えます。

詳細はこちら

社内報の成功事例

ここでは、Qiita Teamを利用している企業がどのように社内報を運用し、課題を解決したのかを事例として紹介します。実際の利用者の取り組みを見ることで、自社での活用方法を検討する材料になるでしょう。

自由な情報共有の場としてQiita Teamが機能する_株式会社カカクコムの例

浸透しないWikiから乗り換え。4000記事が投稿される日常ツールに_クローバーラボ株式会社の例

容量を気にせず情報共有。分厚いマニュアルを不要_朝日新聞デジタルの例

まとめ

本記事では、社内報の役割や作成に伴う課題やポイントについて解説しました。社内報は情報共有やエンゲージメントの向上、経営理念の浸透といった役割を果たす一方で、「作成に時間がかかる」「情報が古くなる」などの課題も存在します。

こうした課題を解決するためには、テンプレートの活用やコンテンツ管理ツールの導入、さらには外部リソースを取り入れるといった効率化の方法が効果的です。社内報をより良い形で運用し、社員に「読まれる」媒体にするためにも、本記事を参考に一歩踏み出してみてください。

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