容量を気にせず情報共有。分厚いマニュアルを不要にした朝日新聞デジタルの事例

最新ニュースは、WEBで簡単に手に入れられる時代に。
今回は、朝日新聞社の中でもデジタルサービスの開発に関わっている、デジタル・イノベーション本部のみなさまにお話を伺いました。

サマリー

ポイント

・散らばっていた情報がイチ早く探せるように
・部署間の情報共有が業務効率化にもつながった

今回インタビューに答えていただいた皆さま

都田崇（みやこだたかし）Takashi Miyakoda

朝日新聞社デジタル・イノベーション本部商品企画事業部次長

岡本佑一朗（おかもとゆういちろう）Yuichiro Okamoto

朝日新聞社デジタル・イノベーション本部商品企画事業部アプリチーム

木野正章（きのまさあき）Masaaki Kino

朝日新聞社デジタル編集部記者

朝日新聞デジタルとは

朝日新聞デジタルのサービスや事業内容について教えてください。

朝日新聞デジタルとは、朝日新聞社が提供するニュースサイトで、朝日新聞の記事とデジタル専用の記事を配信しています。割合としては、デジタル専用の記事の方が多く、より深掘りしている記事など一部のものは有料会員さま限定で公開しております。

収益モデルとしては“課金サブスクリプション”と“広告”の2つがあり、その売上を伸ばしていくのがわれわれのミッションです。
何度も来ていただけるサイトにするべく、UI・UXの改善だったり、コンテンツの魅力を継続的にかつこれまで以上、向上させていけるように日々尽力しています。

また、紙面を読まない若年層の方へのアプローチも積極的に取り込んでいきたいと思っています。

Qiita Team導入の経緯

Qiita Teamは2018年7月末からご利用いただいているのですが、どのようなきっかけで導入されたのでしょうか？

僕は、転職で去年この会社に入社しました。入社後、社内情報を得るためにドキュメントを探していたのですが、いろいろな情報が異なるファイルサーバーやシェアポイント上にあり、アクセシビリティが良くないなと思っていました。

アプリのアップデートや改修の履歴を、アクセスしやすい場所に、ドキュメントとして残していくために、都田さんにツールの導入を相談しました。

さまざまなツールがある中で、Qiita Teamを選んだ理由はありますか？

esa, confluence, Goolgle Driveといった、他のドキュメント管理ツールも使ってみて、比較検討しました。その結果、Qiita Teamが一番UIがとっつきやすく誰でも使いやすいのではないかと思い、こちらに決めました。

Qiita Teamの導入によって、情報のアクセシビリティが良くなりましたか？

良くなりましたね！
それまで、情報収集は『Slack』や『Outlook』のメールを使っていましたが、それだと通常業務の引き継ぎで情報が流れてしまうので、ノウハウの蓄積がうまくできていませんでした。

さらに昔と違って、今は『LINE NEWS』に配信する記事の選定や、Twitter投稿、ニュースレターの発行など、業務の範囲が広がりすぎていて、1冊に収まらず誰もマニュアル化できなくなって困っていました。

Qiita Teamの導入により、新しく入った人も過去のログを見られるようになり、とても便利になりました。分厚いマニュアルを作らなくても、投稿を見れば情報を得られるようになったので重宝しています。

部署内でQiita Teamが浸透するまでには時間がかかりましたか？

「Wiki(ウィキ)のようなツールです。Mark downなので書きやすいですよ！」と伝えて広めました。決められたCMSに入稿作業は行なっていますが、コードがわからなかったりデジタルに疎かったりする人もいるので、まずは最も苦手そうな人に使ってもらい、これならいける！という使い方を探り徐々に浸透させていきました。

Qiita Teamをマニュアルとして活用

Qiita Teamにはどんな投稿が多いのですか？

基本、マニュアル類の作成が多いですね。オペレーションマニュアルやトラブル対応マニュアルなどです。

使用頻度は高いですか？

結構業務の必須情報を入れてるので、触らざるを得ない状況になっていますね！
でも、投稿がもう少しされてもいいかなと思います。

フォーマットが決められているメールに慣れていて、まだ投稿に積極的ではない方もいます。それでも、徐々に浸透している感じはあります。
日々の業務の引き継ぎもQiita Teamにまとめれば効率化できるためいずれ移行できたらいいなと思っています。

紙ベースから移行して、良かった点はありますか？

そうですね、われわれは深夜も勤務する社員がいるため、情報が欲しいときにその情報を持っている人がいないことが起きてしまいます。その場合、まず情報がある場所を探すところから始めなければなりませんでした。しかしQiita Teamは検索機能があるため、情報を見つけやすくなったのが良かった点ですね。

また、これまでは情報共有の手段が主にメールだったので、容量がすぐにいっぱいになってしまい、数年前の引き継ぎは削除してしまっているという人も多かったのですが、ストック型にすることで容量の課題はなくなりました。

チーム間の情報共有が活性化

先ほど他部署の話もでてきましたが、チームをまたいで情報共有する場面も多いのでしょうか？

デジタル・イノベーション本部とデジタル編集部で、お互いの情報が見られるようになっています。以前、うちのチームで時間をかけて行っていた作業が、デジタルイノベーション本部の方の助けによって自動化できたことがあります。デジタル編集部だけでは出ないアイデアを共有いただいて、非常に助かりました。

あとは「どういった記事が良く読まれた」や「こういったトラブルがあったので気をつけましょう」といった、デジタル編集部の引き継ぎ資料も、Qiita Team上で閲覧することができるので、アプリの仕様検討のヒントになっています。

他にも、記者さんから「見出しの付け方マニュアル」を共有してもらった際には、記者視点でユーザーのことを考えることができ、大いに参考になりましたね。

部署間のアイデアやノウハウの共有が、業務効率化にもつながっているのですね。他にも、今後こういう使い方をしていきたい、などありますか？

僕がQiita Teamでいいなと思っているのは、ドキュメント上で議論ができる点です。メールでのやり取りだと、細かな対話は履歴として残しづらく、結局対面で集まり話し合うことが、必要になります。ですが、Qiita Teamだと記事にコメントが付き、そこに返信をしてコンセンサスをとっていく、というステップが踏めるので、コスト安で一つのことを決めれることがあります。

現在、カスタマーサポートの部署とはメールで連絡を取っているのですが、Qiita Teamを使って履歴を残しておけばもっとスピーディーに解決できるようなケースもあると思っていて、そういう部署とも連携できれば業務改善できるのではと思います。