【状況別】上司へのメールの例文4選！作成する際の3つの注意点も解説

「上司へのメールのマナーを知りたい」「適切なメールを送って上司から評価されたい」入社間もない新入社員の中には、上司へどうやってメールを打つべきか悩んでいる人は多いのではないでしょうか？

上司へのメールは、ビジネスコミュニケーションにおいて欠かせないスキルです。しかし、適切なメールの書き方やマナーを知らないと、意思疎通がうまくいかず、仕事の進行に支障をきたすこともあります。

そこで本記事では、上司宛メールの例文を状況別に紹介します。また、作成する際の注意点やポイントなどもまとめました。ぜひご覧ください。

上司へのメールの書き方

上司へのメールは、慣れていないと手間と時間をかけてしまうものです。ここでは、はじめに押さえておきたい基本的な上司へのメールの書き方を解説します。

件名

件名は見ただけで内容が分かるように書きましょう。多くのビジネスパーソンは、一日に数百通ものメールを受信しています。たった１行の件名で内容が理解できるメールは、業務効率を上げるために重要です。

例えば「月末報告書提出のお願い」「◯月◯日の会議日程の確認」というように、いつ・何に関するメールなのかが分かるように用件や日付を書きます。他にも「至急〜について」と明記したり、メールの趣旨を【　】で強調するのも良いでしょう。

書き出し

上司に送るメールの書き出しは「お疲れ様です」という挨拶から始めましょう。メールの書き出しは、受信者が最初に読む文章であり、相手が受ける印象を左右しかねない重要な部分と言えます。

定期的にコミュニケーションを取っている相手でも、メールの目的や用件が変わるたびに、名乗るのがマナーです。しかし、同じ用件に関するやり取りが続く場合には、最初の送信時または返信時にのみ名乗ります。その後の名前部分は省略しても問題ありません。書き出しは、様々なシチュエーションに合わせ、臨機応変に変えることが大切です。

本文

書き出しができた後は、本文を書きましょう。本文の内容は、結論から書くようにし、要点を端的にまとめます。

本文の書き方に迷った場合は、PREP法を用いると良いでしょう。PREP法とは「結論（P）、理由（R）、具体例（E）、結論（P）」の4つの要素からなる文章構成の一つで、論理的で説得力のある文章を作ることができます。

締めくくり

上司宛メールの最後には、締めくくりの言葉を添えましょう。書き出しや本文が完璧でも、最後の締めくくりが抜けていたり、表現が不完全だったりすると、これまでの努力が水の泡になるかもしれません。

例えば、以下のようなフレーズを覚えておくと良いでしょう。

• お手数おかけしますが、どうぞよろしくお願いします。
• 以上、ご確認の程よろしくお願いします。
• ご検討くださいますようお願いいたします。

一般的に締めくくりの言葉は、定型文であることが多いため、過度に悩む必要はありません。メールの印象を良くするためにも、必ず締めくくりの言葉を書きましょう。

【状況別】上司へのメールの例文4選

ここからは「お礼」「謝罪」「依頼」「進捗報告」のパターン別に、具体的なメール文例を紹介します。

上司への感謝を伝える例文

上司への謝罪の例文

上司への依頼の例文

上司への進捗報告の例文

上司へのメールを作成する際の3つのポイント

この章では、上司宛のメールを作成する際に、気を付けておくべきポイントを３つ紹介します。

• 直接伝えるかメールで伝えるかを判断する
• クッション言葉を使う
• 正しい敬語を心がける

直接伝えるかメールで伝えるかを判断する

コミュニケーションにおいて、直接伝えるかメールで伝えるかを判断することは重要なポイントです。ビジネス上でのコミュニケーションの目的は、相手に判断を促したり、行動を起こしてもらうことにあります。そのため、メールを使うか、それとも直接対話するか選ぶことは慎重に行う必要があります。

次の章で、メールを使うべき場面と使わない方が良い場面について探っていきましょう。

メールを使ってOKな場合

忙しい上司に要件を伝えたいときは、メールを使ってOKな場面です。なぜなら、メールは情報を整理して伝えるのに適しており、相手に読みやすい形で提供できるからです。

さらに、相手の都合に合わせてメッセージを受け取ることができ、返信時間を選べます。ただし、上司が多くのメールを処理している場合、自分の送信したメールが見落とされたり、忘れられたりする可能性があるため、適切なタイミングでフォローアップが必要です。

メールを使うのがNGの場合

緊急の指示を仰ぎたい場合や微妙なニュアンスを伝えたい場合、メールの使用は適さないことがあります。メールではリアルタイムなコミュニケーションが難しく、相手の反応が遅れたり、誤解が生まれる可能性があります。

特に緊急性や感情的な要素が含まれる場合、対面や電話といった、リアルタイムなコミュニケーション手段の利用が望ましいです。状況に応じて使い分けることが大切です。

クッション言葉を使う

上司へのメールを送る際は、クッション言葉を使うことがポイントです。とくにメールでは相手の表情や声のトーンが分からないため、文章で伝える際は気を遣う必要があります。

相手がどのように感じるかを考慮しながらコミュニケーションをとりましょう。例えば「大変恐れ入りますが」「差し支えなければ」といった言葉を前置きとすることで、やわらかい表現になります。

正しい敬語を心がける

上司にメールを送る際は、正しい敬語を心がけましょう。敬語の誤った使用は、尊敬や礼儀を欠いている印象を与える可能性があります。適切な敬語を駆使することで、ビジネスパーソンとしての信頼性を高めることができます。

以下は、正しい敬語の一例です。

（誤）「ご苦労さまです」【正】「お疲れ様です」

（誤）「了解しました」【正】「承知しました」「かしこまりました」

（誤）「すみません」【正】「申し訳ありません」

円滑なコミュニケーションを確立するためにも、正しい敬語を使うように細心の注意を払いましょう。

まとめ

上司へのメールは、ビジネスコミュニケーションにおいて欠かせないスキルです。正しい書き方とマナーを習得することで、上司に好印象を与えるだけでなく、信頼関係を構築することもできます。

この記事では、上司へのメールを成功させるための具体的な例文や書き方のポイントを紹介しました。ビジネスメールのスキルを向上させ、上司との円滑なコミュニケーションを実現するために、ぜひこの記事をご活用ください。