もっと効率よく情報共有をしたい！3つのポイントでサクッと効率化

みなさんの会社では、社内の情報をどのように共有していますか？口頭、メモ書き、メール、最近ではSNSでの共有も増えてきましたね。情報共有の方法は会社によってそれぞれ違います。しかし、その情報共有がなかなかうまくいかない、というのは、どの会社でも共通の悩みです。

「誰にどの情報を伝えたか忘れてしまった」「部下が上司に基本的なやり方をいちいち聞かなきゃ業務が進まない」「伝えたつもりなのに伝わっていなかった」

情報共有における課題が積み上がるほど、仕事における効率が低下していきます。そこで今回は情報共有効率化のノウハウをご紹介します。情報共有の効率を改善しましょう。

情報共有を効率化することのメリット

そもそも、「情報共有を効率化する」と、どのようなメリットがあるのでしょうか？情報共有のノウハウを知るだけでなく、メリットを明確に理解しておくと、情報共有の効率化を進めることができます。はじめに、情報共有の効率化のメリットを理解し、そのメリットを得ることを意識して、効率化のノウハウを覚えましょう。そこでまず、情報共有の効率化によって得られるメリットを３つの身近な例を交えて紹介します。

①個人が持っているノウハウをみんなが活用できます

学生の頃、自分が時間をかけて解いた数式を友人は違う方法で素早く解答していた ――そんな経験ありませんか？「あの情報さえ知っていれば」と思うことありますよね。情報共有をすすめ、個人のノウハウをみんなに共有することで、社内の業務改善が図られます。

②教育の時間を短縮できる

新入社員が先輩上司に一から百まで聞いてしまい、大幅に時間をとられたことはありませんか？また、同じような内容を新入社員の人数分だけ教えるために、大幅な時間を使ってしまったことはありませんか？こうした課題は、情報共有で解決できます。情報共有の効率化は、業務時間を短縮し、組織の生産性を向上させます。

③瞬時に自分の求める情報が手に入る

Aさんの情報だけが欲しいが、他の情報が整理されておらず、欲しい情報だけを手に入れるのに時間がかかってしまう、ということはありませんか？この課題は、情報共有のやり方を効率化することによって、面倒なく情報を獲得することが可能となり、生産性の向上を実現します。

情報共有の効率化のための３つのポイント

では、上記のようなメリットを得るために、どのように情報共有を効率化したらいいのでしょうか。誰でもすぐできる、効率を良くする情報共有の３つのポイントを紹介します。

①情報共有ツールを導入する

まずは各々の会社に合った 情報共有ツール を一つ探してみてください。情報共有ツールを導入するだけで、情報共有の効率化は大幅に進みます。多くの情報共有ツールでは無料のトライアル期間を設けているので、いくつか利用してみることをお勧めします。導入にあたって注意すべきなのは、情報共有ツールの 統一化 です。社内で複数の情報共有ツールが使われていると、知りたい情報を手に入れるためにいくつかのツールを利用する必要があり、見つけるのに時間がかかってしまい効率がいいとは言えません。 まずは情報共有ツールを導入し、統一化した上で、社内の情報共有を効率化しましょう。 情報共有ツールのメリットに関してはこちらの記事も併せてご覧ください。

情報共有時における課題は情報共有ツールで解決しよう

②分かりやすいルールを設ける

自分の会社に合った 運用ルール を作って、マニュアルとして情報共有してしまいましょう。社員全員が同一の情報共有ツールを使ったとしても、ある程度のルールがないと情報共有が習慣化しません。ルールと言ってもそんなに堅苦しいものではなく、日報を毎日書くなど最初は簡単なもので十分です。また、日報、議事録、マニュアルなどテンプレートをいくつか用意しておくと、ドキュメントが誰でも簡単に作成できますので、共有される情報の品質が改善し、効率化にもつながります。 日報に関してはこちらの記事も併せてご覧ください。

＜仕事で差がつく＞日報の書き方と活用方法
 日報の管理は情報共有ツールを使ってラクラク効率化

③タグやグループ機能で情報を整理する

情報共有ツールを導入したはいいけれど、多数の情報の中から自分の探している情報を見つけようとすると、多大な労力を使ってしまうという心配をされる方もいるかもしれません。その時に便利なものが タグ機能 です。多くの情報共有ツールにはタグ機能が付いています。タグ機能を使うことによって、同じ種類の情報へのアクセスしやすさを改善することができます。もう一つお勧めしたいのが グループ機能 です。社内すべてに共有する必要のない情報、自分の部署の人だけに知ってもらえればいい情報などをこのグループ機能によって振り分けることができます。これで「自分に必要のない情報がたくさん入ってきて情報に埋もれてしまう」なんてことがなくなります。 こうした情報共有ツールのタグ機能・グループ機能で情報を整理し、適切なルールで運用することで、情報共有は大幅に効率化されます。情報共有ツール「QiitaTeam」でのグループ機能の使い方はこちらを参照してください。

まとめ

情報共有を効率化するためには、社員全員が同一の情報共有ツールを使うところが肝心です。次に情報をドキュメントに残し、情報の可視化することが情報共有の効率化への第一歩です。情報をドキュメントに残す際には、運用ルールに従う、タグやグループ機能といった機能を使う、というポイントも意識しましょう。情報をドキュメントに残すことについてはこちらの記事も併せてご覧ください。情報共有を効率的に行うことで、生産性を向上させましょう。