情報共有を効率化するためのポイント

 

情報共有効率化

みなさんの会社では、社内の情報をどのように共有していますか?口頭、メモ書き、メール、最近ではSNSでの共有も増えてきましたね。情報共有の方法は会社によってそれぞれ違います。しかし、その情報共有がなかなかうまくいかない、というのは、どの会社でも共通の悩みです。

 

「伝えたつもりなのに伝わっていなかった」

「誰にどの情報を伝えたか忘れてしまった」

「部下が上司に基本的なやり方をいちいち聞かなきゃ業務が進まない」

 

情報共有における課題が積み上がるほど、仕事における効率が低下していきます。そこで今回は情報共有時における効率の悪さを改善するノウハウをご紹介します。

 

情報共有ツールで情報共有を効率化する

情報共有効率化

情報共有ツールを導入する

まずは各々の会社に合った情報共有ツールを一つ探してみてください。多くの情報共有ツールでは無料のトライアル期間を設けているので、いつくか利用してみることをお勧めします。導入にあたって注意すべきなのは、情報共有ツールの統一化です。社内で複数の情報共有ツールが使われていると、知りたい情報を手に入れるためにいくつかのツールを利用する必要があり、見つけるのに時間がかかってしまい効率がいいとは言えません。

 

分かりやすいルールを設ける

社員全員が同一の情報共有ツールを使ったとしても、ある程度のルールがないと情報共有が習慣化しません。そこで、自分の会社に合ったルールを作って、マニュアルとして情報共有してしまいましょう。ルールと言ってもそんなに堅苦しいものではなく、日報を毎日書くなど最初は簡単なもので十分です。また、日報、議事録、マニュアルなどテンプレートをいくつか用意しておくと、ドキュメントが誰でも簡単に作成できますので、情報共有の習慣化になり、同時に効率化にもつながります。

 

タグやグループ機能を使う

情報共有をしたはいいけれど、多数の情報の中から自分の探している情報をピンポイントで見つけようとすると、多大な労力を使ってしまうという心配をされる方もいるかもしれません。その時に便利なものがタグ機能です。多くの情報共有ツールにはこのタグ機能が付いています。タグ機能を使うことによって、同じような種類の情報をグループ化し、整理をすることができます。

 

もう一つお勧めしたいのがグループ機能です。社内すべてに共有する必要のない情報、自分の部署の人だけに知ってもらえればいい情報などをこのグループ機能によって振り分けることができます。これで「自分に必要のない情報がたくさん入ってきて情報に埋もれてしまう」なんてことがなくなります。

 

情報共有を効率化することのメリット

情報共有効率化

情報共有を効率化するために情報共有ツールの利用をお勧めしましたが、そのメリットを利用する人が明確に理解しておかないと、情報共有ツールの活用が進みません。そこで情報共有の導入にあたっては、合わせて以下のようなメリットを具体的に示すことが重要です。

 

瞬時に自分の求める情報が手に入ります

情報共有の効率化で課題となるのが、「どれだけ情報共有を進めても、欲しい情報を手に入れるのに時間がかかるのであれば意味がない」というものです。これは情報共有そのものに問題があるわけではなく、そのやり方に問題があります。この問題は、情報ツールのタグやグループ機能を利用して、面倒なく情報を獲得することが可能となり、生産性の向上を実現します。

 

教える時間が短縮できます

例えば、業務のマニュアルも重要な情報です。マニュアルがしっかりしていないと、新入社員は一から百までを先輩上司に聞くことになります。また、同じようなことを新入社員の人数分だけ教えるということになると、それだけで大幅な時間を使ってしまいます。こうした部分での情報共有を効率化するために、マニュアルをまとめておくことで、業務について教えるという手間が省けます。これは業務の時間短縮にダイレクトにつながります。

 

個人が持っている素晴らしいノウハウをみんなが活用できます

学生の頃、自分が時間をかけて解いた数式を友人は違う方法で素早く解答していた――そんな経験ありませんか?「あの情報さえ知っていれば」と思うことありますよね。情報共有を効率化するために、個人のノウハウをみんなに共有することで、社内の業務改善が図られます。

 

まとめ

まずは情報の分散を防ぐためにも、社員全員が同一の情報共有ツールを使うところが肝心です。次に情報をドキュメントに残して、可視化することが情報共有の効率化への第一歩です。