ビジネスパーソンの日常業務である「業務日報」。何を書こう？と悩みながら作成していると、時間がかかってしまったり、適当に書いてしまう…という方も多いのではないでしょうか？また、そんな悩みを持つメンバーを指導するにあたって、日報のひな形やテンプレートを用意したい方もいるでしょう。
そこで、今回のコラムでは、「無料で利用できる日報のひな形」をご紹介します。また日報のひな形を有効活用するために、その「メリット」や「管理側の注意点」も合わせてまとめました。
日報作成を楽にしながら、内容をより良くするための施策の一つとして、ぜひご活用ください。
ひな形を使って日報を書くメリット・注意点
メリット
・全員が同じ項目で書くので、比較・評価しやすい
ひな形を使って日報を作成すれば、項目のバラつきを防ぐことができます。統一された項目で記載することで、業務達成度や進捗の比較・評価がしやすくなるでしょう。メンバー同士が互いの日報を見るケースにおいても、同じ項目の方がノウハウを得る際に参考になります。
・日報を書く時間を短縮し、生産性向上につなげることができる
ひな形があれば、日報に何を書こうか悩む時間を短縮できます。これまで日報作成にかかっていた時間を短縮することで、他の業務に注力することができ、結果的に生産性向上につなげることができるでしょう。
上司やリーダーなど見る側の注意点
・メンバーの日報作成のモチベーションが低下しないよう配慮する
日報は毎日の業務なので、慣れるにつれて新人のモチベーションが下がってしまいがちです。そのため、上司やリーダーとしては、「新人の日報を広く共有する」「やる気を促すようなコメントを残す」など、メンバーのモチベーションが低下しないよう配慮する必要があります。
・日報の目的を伝え、「生産性を意識した日報」の書き方を教示する
ひな形を使う＝毎日同じ項目なので、書く内容がなくなり、毎日同じような日報になってしまったり、前日の内容をそのままコピペしてしまうメンバーがいるかもしれません。日報は一日の振り返りのためにあります。なんとなく・適当に日報を書いていては、せっかく時間をかけて取り組んでいる日報が、意味のない業務となってしまいます。
そこで、上司やリーダーとしては、日報という業務が意義のあるものになるべく、日報をなぜ書くのか、その目的をしっかり伝えていきましょう。生産性を意識した・意味のある日報の書き方を教示していく必要があります。
日報を書く目的についてはこちらにご紹介していますので、ご覧ください。
日報の4つの目的を理解して、業務成果につなげよう
メール日報のひな形
メール日報は、メールの本文に日報を書くので、パソコンを使い慣れていない人でも簡単に始められるのがメリットです。ひな形としては「1日の流れ」「所感」「明日の予定」といった項目を設けます。
例
件名
【日報】5月1日 ●山△美
本文
営業部 △課長
お疲れ様です。営業部の●山です。
本日の業務につきまして、報告いたします。
【一日の流れ】
9:00～10:00 チームミーティング
10:00～12:00 新商品勉強会
12:00～13:00 昼食、移動
13:00～15:00 〇〇株式会社IT推進部□□部長とのアポ（目的：新商品の商談）
15:00～16:00 ▼▼株式会社IT企画部●●様とのアポ（目的：新商品の商談）
17:00～17:30 帰社、日報作成
【所感】
今日は2件のアポが入っており、共に新商品の商談でしたが、新商品に対して前向きなお返事は頂けませんでした。
その理由と、今後の対応は以下の通りです。
① 既存商品との違いが分からない。
→既存商品との比較表を作成し、後日持参する。
② 新商品を導入した際の効果が分からない。
→新商品によって、新たにリーチできるターゲット層を抽出し、どれぐらいの売上UPが見込めるかをまとめた資料を、後日持参する。
【明日の予定】
明日は、××株式会社販売促進部□□様とのアポが入っています。
新商品の商談を行う予定なので、今日のアポの反省を生かして、「既存商品との違い」「新商品を導入した際の効果」をご納得いただけるよう、しっかりと説明したいと思います。
なおメール日報のデメリットとしては、本文内に日報を書くという特性から、検索がしにくく、後から見返しにくい場合があります。メールは宛先に入れた人しか見られないというクローズドな特性があるため、社内展開がされにくく、貴重な日報の情報が埋もれてしまうケースも考えられます。
ワード日報のひな形
ワード日報は、パソコンを使い慣れていない人でも簡単に使える手軽さ、導入のしやすさがメリットです。ひな形としてはMicrosoftが無料で用意しているものもありますし、用途や目的に合わせて多くのひな形が検索で見つかります。ここでは3つご紹介しますが、ひな形をベースにチームや組織に合わせて使いやすくカスタマイズしていくことをお勧めします。
・業務日報テンプレート1
『業務報告』『業務内容』『進捗状況』『今日の反省』『明日の予定』の欄が設けられた、ベーシックなテンプレートです。この日報を記入するだけで、一日単位のPDCAサイクルを回すことができるので、業務の振り返りがしやすい形式と言えるのではないでしょうか。
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/template/result.aspx?id=13278
・業務日報テンプレート2
『主な業務』『所感』のみのシンプルなテンプレートです。項目は少ないものの、『業務報告』という日報の目的はしっかりと果たしており、スペースもたっぷりとあるので、新人が自分の好きなように記入できるのが特徴的なテンプレートと言えるでしょう。
https://template.k-solution.info/2006/07/02_word_1_11.html
・業務日報テンプレート3
社内業務と社外業務（営業業務）を分けて書くタイプのテンプレートです。社内業務、社外業務それぞれに『所感』欄が設けられているのが特徴です。社外業務に関しては、『目的』の欄が設けられているため、「何のために訪問したのか」を意識しながら一日の振り返りができます。
https://template.k-solution.info/2015/12/_02_word_7.html
なおワード日報のデメリットとしては、毎日、日報のドキュメントが増えていくことになるので、日数が経つとドキュメントの数が膨大になり、管理が面倒になるかもしれません。また、エクセル日報と比較した場合、カスタマイズの点では、エクセル日報の方が優れています。
エクセル日報のひな形
エクセル日報は、関数やマクロなど多種多様な機能があり、自動化などカスタマイズの幅が広いのがメリットです。また社内文書の多くをエクセルで作成・管理している場合は、エクセル日報の利用が最適です。
おすすめのエクセル日報のひな形は、以下の記事にまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
なおエクセル日報のデメリットとしては、メールやワードに比べると、操作方法においてやや難易度が高く、パソコンに慣れていない人は使いにくいのがデメリットと考えられます。
クラウドの日報サービス
クラウドの日報サービスとは、インターネットを介して利用できるクラウドを利用した日報のサービスのことです。
メールやワード＆エクセルにない特長
・インターネットを介して提供されるサービスのため、ブラウザからいつでもどこでも日報にアクセスできます。スマホやタブレット向けにアプリを提供しているタイプのサービスもあります。
・日報を一つのクラウド上に集約して共有できるようになるので、自分の書いた日報や他社員の書いた日報も合わせて、検索やタグを利用して、いつでも手軽に日報を見ることができるようになります。
・日報を読んだ人が「コメント」や「いいね」を付けられるので、書きっぱなし／読みっぱなしにならず、日報を軸にしたコミュニケーションが円滑になります。
・共有された社員の日報が貯まっていくことにより、事例やノウハウをまとめて別のドキュメントとして展開するといった、情報活用が簡単にできます。
クラウドの日報サービスを使えば、日報に書かれた情報はきっと「会社の宝」となることでしょう。もし、日報を最大限活用したければ、クラウドの日報サービスを検討してはいかがでしょうか？
まとめ
今回のコラムでは
・ひな形を使って日報を書かせるメリット・注意点
・メール日報のひな形
・ワード日報のひな形
・エクセル日報のひな形
・クラウドの日報サービス
を紹介しました。
ご活用いただければ嬉しく思います。