【状況別】謝罪文の例文5選｜構成要素や使えるフレーズも解説

「謝罪文を書かないといけなくなったが、正式な文章の書き方がわからない」
「文例を参考にして謝罪文を書きたい」
「適切な謝罪文を書いて、相手から許しを得たい」

など、はじめて謝罪文を書くことになった社会人はさまざまな悩みを抱えているのではないでしょうか？

社会人であれば社内外のさまざまな人に謝罪文を書く機会が訪れます。そのときに適切な対応ができれば、相手から許しを得ることができ、関係性の修復も可能です。ただし、内容が不適切であったり、対応方法に誤りがあると、溝が深まることもあり得ます。

そこで今回は謝罪文を初めて書く人や、あまり書き慣れていない人に向けて、謝罪文の作成ポイント、構成要素などを解説します。使えるフレーズや具体的な例文も取り上げます。実践的な内容となっているので、効果的な謝罪文の作成方法をぜひ身につけてください。

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謝罪文を書く際に注意すべきポイント4選

謝罪文を書くということは、少なからず相手を怒らせているか迷惑をかけている場合が多いでしょう。そのため適切かつ迅速な対応が求められます。特に次の4点に注意して対応することが大事です。

誠実に謝罪文を作成する
問題点は明確に書く
言い訳をしない
なるべく早く謝罪する

誠実に謝罪文を作成する

謝罪文においてもっとも重要なのは、誠実な気持ちをもって文面を作成することです。相手の立場に立って考え、真摯な態度で謝罪の気持ちを表現することが重要になります。誠実な謝罪は相手の心に響き、信頼関係の修復へとつながるでしょう。

一方、上司に言われたから謝罪するという態度では文面に誠実さが表れないこともあります。機械的に謝罪したり、嫌々謝罪文を作成すると、文面にも不誠実さが出てしまう可能性があります。まずは、謝罪の気持ちを持って、文面を作成するようにしましょう。

問題点は明確に書く

謝罪文を書くときには、何に対して謝罪しているのかを具体的かつ明確に伝える必要があります。あいまいな表現を避け、受け手が納得できるように、内容を明確化しましょう。これにより、相手に対して真剣に問題に向き合っていることが伝わるはずです。

ただ謝罪の言葉を書き連ねると、相手に「分かっていない」と思われてしまう可能性があります。そうなると、さらに相手を怒らせたり、問題が深刻化するケースもあるので、気をつけましょう。

言い訳をしない

謝罪文の中で言い訳をすると、相手に「誠意がない」「反省していない」と思われてしまいます。問題の責任をしっかりと認め、その上で直接的に謝罪を表明することが大切です。謝罪の意思を明確にすることで、相手の理解と許しを得ることができるでしょう。

問題が起こった経緯や背景を書くことは大事ですが、「このような事情があったので仕方なかった」というような文面にならないように注意を払いましょう。

なるべく早く謝罪する

問題が発生した際、可能な限り速やかに謝罪を行うことが望ましいです。まずは電話やメールで迅速に謝罪の気持ちを伝えましょう。場合によっては、後から直接謝罪に行ったり、手書きの手紙などで謝罪する方法も検討しましょう。

トラブルを放置していると、時間の経過とともに問題が大きくなります。相手の不満や怒りが増大するおそれもあります。謝罪のスピードは誠意の表れともいえるので、迅速な対応が求められます。

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謝罪文を構成する要素

適切な謝罪文で問題を解決したい場合、ルールに則った文面を作成する必要があります。構成要素は次の4つです。この流れで謝罪文を作ることで要点を押さえられます。

【導入部分】謝罪の意思を示す
【本文①】問題を明確にする
【本文②】対応する方法を記載する
【締めくくり】改めて謝意を表明する

【導入部分】謝罪の意思を示す

謝罪文の冒頭では、まず謝罪の意思を明確に示すことが重要です。この部分で、謝罪の対象となる事象や行動に触れ、問題が起きてしまった理由を簡潔に述べます。

詳細は後に記載するので、ここでは謝罪の意思を誠実かつ真摯な態度をもって書くことが何よりも大事です。例えば、「このたびは、私どもの不手際により、ご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。」などの表現が考えられます。

【本文①】問題を明確にする

謝罪の本文では、まず問題点を具体的に説明します。どのような行動や事態が原因で問題が生じたのか、その結果どのような不都合や迷惑が発生したのかを明らかにしましょう。重要なのは相手が全容を理解できるように、具体的な事実を元に記載することです。前述の通り、背景を説明するときに言い訳がましくならないようにしましょう。

例えば、「当社製品の一部において、品質に問題が見つかりました。」など、こちらの不手際や品質の問題などを明確にすることが大切です。

【本文②】対応する方法を記載する

問題の説明に続き、その問題への対応策や解決策を記述します。すでに行われた対策や、今後予定している改善策を説明しましょう。

また再発防止に向けた取り組みに触れることで、同様の問題を未然に防ぐ姿勢を示すことができます。

例えば、「すでに不具合が確認された製品については、無償で交換対応を行っています。また、品質管理体制の見直しを行い、再発防止に努めて参ります。」などと記載することで、具体策や今後の姿勢を明確にすることが可能です。

【締めくくり】改めて謝意を表明する

謝罪文の最後には、再度謝意を表明し、文章を締めくくります。この部分で、改めて謝罪の意思を強調し、相手に対する敬意を表現します。また再度記載することで、深い反省の態度を示すことにもなります。

例えば、「このたびは、ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんでした。お客様には多大なるご不便をおかけしたことを深く反省し、今後このような事態が起きないよう、全社をあげて取り組んで参ります。皆様のご理解とご支援を、心よりお願い申し上げます。」とすることで、真摯な態度と反省の意思を表現できます。

謝罪で使えるフレーズ

ここでは謝罪で使える具体的なフレーズを、次の3パターンにわけて紹介します。

日常的に使いやすいフレーズ
やや重要な謝罪で使えるフレーズ
重大なトラブルに対して使うフレーズ

日常的に使いやすいフレーズ

申し訳ございませんでした。
失礼いたしました。
お詫び申し上げます。
お許しください。
大変反省しております。

これは日常的に使いやすいフレーズです。直属の上司や同僚への謝罪などは、比較的使いやすい上記のような文言で問題ないでしょう。「ごめんなさい」「すみませんでした」などはビジネスシーンでは使わないので注意しましょう。

やや重要な謝罪で使えるフレーズ

誠に申し訳ございませんでした。
大変失礼いたしました。
深く反省しております。
深くお詫び申し上げます。

これはやや重要な謝罪で使えるフレーズです。基本的に社外への謝罪では、軽めな謝罪のフレーズではなく、このような重要な場面で使用するフレーズが適しているでしょう。また役員や他部署の部課長などへの謝罪や社内で大きなトラブルを起こしてもらった時にも、こちらのフレーズを使ったほうがいいでしょう。

重大なトラブルに対して使うフレーズ

心からお詫び申し上げます。
深く反省し、誠心誠意対応させていただきます。
深くお詫び申し上げるとともに、速やかな解決に努めます。
多大なご不便とご心配をおかけしたこと、心よりお詫び申し上げます。

これは重大なトラブルに対して使うフレーズです。こちらに落ち度があり、弁解の余地がないケースではこのフレーズが効果的です。また、相手が怒っており、大きな不満を抱えているケースでも最大級の謝意を伝える意味で、このフレーズを使いましょう。

【状況別】謝罪文の例文5選

以下に、状況別の謝罪文を5つ紹介します。ビジネスシーンでよく使われる謝罪文なので、ぜひ参考にしてみてください。

対応へのクレームに対しての謝罪文
商品の不具合に対しての謝罪文
システム障害があった場合の謝罪文
SNSでの不適切な発言に関する謝罪文
社内向けの謝罪文

対応へのクレームに対しての謝罪文

宛先	qiita.team123@gmai1.com
件名	〇〇対応に関するお詫び
平素より大変お世話になっております。このたびは弊社の対応についての不手際で、〇〇様には大変ご迷惑をおかけしました。心よりお詫び申し上げます。特に、ご指摘の▲▲に関して、適切なサポートを提供できず申し訳ございませんでした。この問題を受けて、即座に対応マニュアルの見直しとスタッフ研修を強化し、サービス品質の向上に努めます。また、〇〇様のご自宅に謝罪に伺いたいと思いますので、お手数ですがご都合の良い日程をご教示ください。ご迷惑をおかけしたのにもかかわらず、貴重なご意見をたまわり、心より感謝申し上げます。〇〇様の信頼を少しでも早く回復できるよう、全力を尽くして参りますので、今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

商品の不具合に対しての謝罪文

宛先	qiita.team123@gmai1.com
件名	商品不具合に関するお詫び
平素より大変お世話になっております。このたびは当社製品の不具合により、〇〇様には大変ご迷惑をおかけしました。心よりお詫び申し上げます。当社で問題を調査したところ、▲▲に原因があることが判明いたしました。この問題に対応するため、製品の品質管理体制の見直しと、品質保証プロセスの強化を行います。また〇〇様への具体的な対応として、不具合製品の交換、または返金を進めさせていただきます。詳細につきましては、改めてご連絡を差し上げます。このたびの事態を重く受け止め、〇〇様にはご不便とご心配をおかけしましたことを、改めて深くお詫び申し上げます。今後、このような問題が再発しないよう全力を尽くして参りますので、引き続きご支援をたまわりますようお願い申し上げます。

システム障害があった場合の謝罪文

宛先	qiita.team123@gmai1.com
件名	システム障害に関するお詫び
平素より大変お世話になっております。このたびはシステム障害により〇〇様にご不便とご心配をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。突発的に発生したシステムの不具合により、サービスが一時的にご利用いただけなくなり、〇〇様の重要な業務に影響を与えてしまったことを深く反省しております。現在、技術チームが原因を徹底的に調査し、再発防止策を講じることを最優先事項として取り組んでいます。また、将来的に同様の問題が発生した際の迅速な対応計画も策定しております。〇〇様にはこのたびのシステム障害で大変なご迷惑をおかけしたことを、改めてお詫び申し上げます。今後、このような問題が再発しないよう全力を尽くして参りますので、引き続きご支援をたまわりますようお願い申し上げます。

SNSでの不適切な発言に関する謝罪文

宛先	qiita.team123@gmai1.com
件名	SNS上の不適切な発言に関するお詫び
平素は格別のご高配をたまわり、誠にありがとうございます。このたび、当社のSNSアカウントにおいて不適切な発言があり、〇〇様をはじめとする多くの皆様にご不快な思いをおかけしたこと、心よりお詫び申し上げます。現在、弊社はこの問題の原因を徹底的に調査し、再発防止策を講じるべく対策を進めております。具体的には、社内でのSNSガイドラインの再整備、社員教育を強化していく所存です。〇〇様にはこのたびの不適切な発言により不快な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございません。今後はより一層の注意を払い、適切にSNSを運用していけるように努めて参ります。今後、このような問題が再発しないよう全力を尽くして参りますので、引き続きご支援をたまわりますようお願い申し上げます。

社内向けの謝罪文

宛先	qiita.team123@gmai1.com
件名	業務上のミスに関するお詫び
お疲れ様です。〇〇です。このたびは、私の不注意による業務上のミスにつきまして、深くお詫び申し上げます。具体的には、重要な報告書の提出期限を誤り、プロジェクトのスケジュールに影響を与えてしまいました。このようなミスが生じた原因は、私のスケジュール管理と確認作業の不足にあります。このような事態を引き起こし、部署の運営に支障をきたしたこと、そして何よりも〇〇部長の貴重な時間と労力を無駄にしてしまったことを心よりお詫び申し上げます。今後このようなミスを繰り返さないために、スケジュール管理を徹底し、日々の業務の確認をより一層厳しく行うことをお約束いたします。また、不明点や不安点があれば、早めに相談することを心がけ、コミュニケーションの向上に努めます。今後は気を引き締め、責任をもって業務に取り組む所存です。今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。