「テレワークでのコミュニケーションをどうやって活性化すればいいのか知りたい」
「テレワークのコミュニケーションを活性化させて、業務を円滑にしたい」
このような悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか？
テレワークが増える中、企業のなかではコミュニケーション不足が問題視されています。業務の滞りや情報共有の不足などが挙げられ、このままでは生産性の低下や不正行為の増加に繋がる可能性があります。
しかし、テレワークでもコミュニケーションを活性化させることで、生産性の向上や従業員の満足度の向上などのメリットがあります。
そこで本記事では、テレワークでのコミュニケーションが上手く行っていないけれども、何とか活性化させたいと思う担当者に向けて、テレワークでのコミュニケーションを活性化する方法を網羅的に解説します。
この記事を読めば、テレワークでのコミュニケーションを活性化させるための具体的な方法を理解でき、普段の業務に活かすことができるので、ぜひご一読ください。
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テレワークでのコミュニケーションはなぜ活性化させるべきなのか？
テレワークが普及する現代において、どうしてコミュニケーションの活性化は必要なのでしょうか？この章ではデータを見ながら、テレワークでのコミュニケーションの活性化が求められる理由について解説します。
コミュニケーションの不足で業務が滞るため
実はテレワークが普及すると、従来のオフィス業務と比べて、コミュニケーション不足で業務が滞るとされています。
以下は、HR総研の「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査の結果になります。
（出典：「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査 結果報告｜HR総研）
「図表1-1 社内コミュニケーション不足が業務の障害になるか」によると、社内のコミュニケーション不足は業務の障害になるという認識が企業の約95％にも及ぶことが調査で明らかになりました。この問題は、テレワークに移行したことで深刻化する可能性があります。
例えばリモート環境下では、社員同士が顔を合わせることが少なくなり、コミュニケーション不足に陥りがちです。これによって、業務の進行や問題解決に時間がかかってしまったり、ミスが生じるといった問題が発生する恐れがあります。したがって、テレワークでのコミュニケーション活性化が必要であり、ビジネスマンはそのための取り組みが求められています。
社内の情報共有がしにくいため
また、テレワークでのコミュニケーションを活性化させた方が良い理由には、社内の情報共有がしにくくなる点も挙げられます。
同じ調査で、「社内の情報共有の状況」については、「十分に共有できている」はわずか3％に留まっています。「ある程度は共有できている」が48％であり、「共有できている」と認識しているのは約半数です。
一方、「あまり共有できていない」が18％、「ほとんど共有できていない」が4％と、両者を合計すると4分の1の企業が社内の情報共有に課題を抱えていることが明らかになっています。
（出典：「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査 結果報告｜HR総研）
以上のデータから、情報共有という比較的シンプルなコミュニケーションでも、テレワークではコミュニケーションが阻害されやすいことが示唆されています。このような問題を解決するためには、テレワークに適したコミュニケーションの活性化を行い、情報共有を円滑にすることが求められます。
次章からは、テレワークを導入した際に、コミュニケーションが活性化しない理由について解説します。
テレワークのコミュニケーションが活性化しない3つの理由
近年、テレワークが浸透してきましたが、コミュニケーションが活性化せず、問題を抱える企業も少なくありません。そこでこの章では、テレワークのコミュニケーションが活性化しない3つの理由について解説します。
- 雑談しにくい
- 人事評価に不安がある
- 他の人の状況が分かりにくい
雑談しにくい
テレワークでコミュニケーションが活性化しない理由のなかには、雑談しにくい環境にある点があげられます。
オフィスで働く場合、休憩時間や移動時間など、ちょっとしたすきま時間に自然な形でコミュニケーションが生まれます。しかし、テレワークではそういった機会が限られているため、業務に直接関係する話題に限定されがちで、プライベートな話題や雑談になかなか発展しない傾向にあります。
雑談は、気軽な会話の中でお互いのことを知ることができる大切なコミュニケーション手段の一つです。しかしながら、相手の状況が見えにくいテレワークではその機会が限られてしまうため、社員同士の交流が上手くいかない恐れがあることを念頭に入れておきましょう。
人事評価に不安がある
テレワークは、働き方の自由度が高い反面、人事評価が曖昧になりがちです。
オフィスであれば、誰がどんな業務を行っているのか直接見えるため、可視化されやすいです。
しかし、テレワークの場合、直接顔を合わせる機会が減るため、業務の評価はマネージャーに伝わりにくい傾向にあります。
例えば従業員側の評価は、基本的に数値での成果評価が中心になります。そのため「あの人は○○な点を一生懸命やっていたな」など、非業績面での評価はされにくく、被評価者は不安に感じる可能性があります。逆に、評価する側も、従業員の業務状況を正確に把握できないため、評価の際に偏りが生じる恐れがあるでしょう。
他の人の状況が分かりにくい
テレワークでは対面でのコミュニケーションが少なくなるため、他の人の状況が分かりにくく、コミュニケーションが活性化しない可能性があります。
とくに進捗状況の共有が難しく、「この作業は進んでいるのか」、「誰が今どの程度担当しているのか」などの状況が把握しにくいため、コミュニケーションが困難になります。
例えば、メールやチャットなどのコミュニケーションツールを利用することで、情報共有することができます。しかし、これらのツールを活用しても「今連絡していいタイミングか分からない」など、ツールによっては限界があります。そのため、ツールと併せて自社に合ったコミュニケーションの活性化を行う方法を模索することが重要になります。
テレワークのコミュニケーションを活性化させる3つのメリット
この章では、テレワークのコミュニケーションを活性化させるメリットを以下３つに絞って解説します。
- 生産性が向上する
- 従業員の満足度が向上する
- 不正行為を抑制できる
生産性が向上する
テレワークのコミュニケーションを活性化させるメリットには、生産性が向上することが挙げられます。テレワークでは、オフィスのように直接顔を合わせてコミュニケーションをとることができません。しかし、テレワークでもチームメンバー同士が円滑にコミュニケーションをとることができるようになると、生産性の向上を狙えますミスを減らすことができます。
例えば、オンライン会議やチャットツールを利用することで、離れた場所にいる人同士でも簡単に意見交換ができ、スピーディな意思決定ができるでしょう。このように、チーム全体のコミュニケーションが円滑に行われ、ミスを減らすことができるため、生産性が向上し、効率的な業務が行えるようになるのです。
従業員の満足度が向上する
テレワークのコミュニケーションを活性化させるメリットのなかには、従業員の満足度を向上させる点があります。
テレワークのコミュニケーションが活性化すると、自分自身の進捗状況だけでなく相手の進捗や人事評価についてもクリアになるため、「周りの状況が分からない」といったストレスが軽減します。
加えて、そもそもテレワークはオフィス勤務に比べて通勤する必要がありません。このような快適な環境で仕事ができることは、従業員が働く上での満足度が上がる可能性があるのです通勤時間に追われずストレスが少ない傾向もあるため、コミュニケーションを活性化することで満足度がより向上するでしょう。
不正行為を抑制できる
テレワークのコミュニケーションを活性化すれば、不正行為を抑制できます。
オフィスでの仕事と比較して、テレワークでは従業員が孤立することがあるため、「これくらいならバレないだろう…」と不正行為が起こりやすくなる可能性があります。
しかし、コミュニケーションを活性化させることで、お互いがやっていることや考えていることを共有しやすくなり、孤立した状況を防ぐことができます。
このため、企業はテレワーク環境においても、コミュニケーションを重視し、従業員同士が協力し合えるようにすることが必要です。
例えば、チーム内での情報共有や、リモート会議の開催などが有効です。これにより、従業員同士が連携し、お互いが不正行為をすることがないように監視し合うことができます。
テレワークのコミュニケーションを活性化させる4つの方法
この章では、テレワークの環境下で、コミュニケーションを活性化するための具体的な方法を４つご紹介します。
- コミュニケーションツールを導入する
- テレワークでミーティングを開催する
- 定期的に1on1を行う
- スケジュールや進捗を見える化する
テレワークは、従業員同士のコミュニケーションが減少し、情報共有が難しくなることがあります。しかし、上記の方法を実践することで、テレワークでのコミュニケーションが上手く行っていない状況でも、コミュニケーションの活性化ができ、チーム全体の生産性向上につなげることができます。
コミュニケーションツールを導入する
テレワークでコミュニケーションを活性化させるためには、コミュニケーションツールを導入する方法が有効です。
テレワークでは、主な連絡手段がオンラインで行うコミュニケーションとなり、リアルタイムでやり取りすることが難しい傾向にあります。そこで、遠隔地にいても連絡が取り合えるコミュニケーションツールを導入することで、円滑に業務を進めることができます。
例えば、チャットツールやビデオ会議ツールを利用することで、どこにいてもメンバーとコミュニケーションを取ることができます。また、グループチャットやファイル共有機能を備えたコミュニケーションツールを使うことで、複数人でのプロジェクト管理やドキュメント共有も行えます。
ただし、このようなツールを数多く取り扱ってしまうと、従業員のストレスになってしまいます。ツールはなるべく統一して、複数のツールを使わないようにし、使用前のルールを事前に設定しておくようにしましょう。
テレワークでミーティングを開催する
テレワークでミーティングを開催することは、社員同士のコミュニケーションを促進する上で重要な要素になります。
テレワークでミーティングがほぼない場合、一人で業務に取り組むことになり、孤独感や業務の生産性が低下する恐れがあります。
しかし、例えばテレワークランチや、雑談の時間を設けることで、オフラインであっても従業員同士でコミュニケーションをとる機会が生まれます。
その結果、オフィスにいなくとも組織としての一体感を確保することができます。
ただし、ミーティングの頻度や時間帯などが過剰になると、社員の負担となる可能性もあるので注意が必要です。テレワークでミーティングを開催する際は、アジェンダを事前用意するなど、社員の負担にならないように工夫することで、参加者が準備をしやすくなり、ミーティングの効果も高まります。
定期的に1on1を行う
テレワークでのコミュニケーションを活性化する方法のなかには、定期的に1on1を行うことが挙げられます。1on1とは、上司と部下が1対1で面談を行い、業務の進捗状況や課題、フィードバックなどを共有することを指します。
1on1は、直接会って話すことが難しいテレワークでも、ビデオチャットや電話を利用して実施することができます。とくに、リモートワークに慣れていない人にとっては、上司とのコミュニケーションが不足することでストレスになる恐れがあります。
しかし、定期的な1on1を行うことで、業務の進捗状況を共有でき、万が一問題が発生しても上司からすぐにフィードバックをもらいやすくなります。また、上司と部下のコミュニケーションが円滑に行われることで、チーム全体のコミュニケーションも改善され、業務効率化につながります。
定期的に1on1を行うことは、テレワークでのコミュニケーションを活性化するために欠かせない要素といえるでしょう。
スケジュールや進捗を見える化する
テレワークのコミュニケーションを活性化させるには、スケジュールや進捗を見える化することが重要です。
テレワークでは、チームメンバーが同じ場所にいないため、スケジュールや進捗状況を共有することが難しくなります。しかし、業務をどこにいても必要なときに見えるような環境を作っておくことで、「このタスクが進んでいないが大丈夫だろうか」と、チームメンバー間でのコミュニケーションを促進することができます。
たとえば、情報共有ナレッジサービスのQiita Team(キータ チーム)を使うと、日々の進捗やタスクの管理がしやすくなるため、おすすめです。Qiita Teamでは、プロジェクトごとに投稿をまとめることができ、スケジュールや進捗状況、課題などを記録・共有できます。
さらに、チームメンバーがコメントや質問を投稿することもできるため、円滑なコミュニケーションが実現できます。
まとめ
今回はテレワークでのコミュニケーションを活性化させるための方法を解説しました。テレワークでのコミュニケーションを活性化させることにより、生産性の向上や従業員の満足度の向上、不正行為の抑制などのメリットがあります。
具体的な方法として、コミュニケーションツールの導入、テレワークでのミーティング開催、定期的な1on1の実施、スケジュールや進捗の見える化などが挙げられます。
テレワークでのコミュニケーションが上手く行っていないけれども、何とか活性化させたいと思う担当者は、これらの方法を取り入れ、その活性化にぜひ挑戦してみてください。
