顛末書の書き方と例文2選｜作成の5つのポイントも解説

「仕事でミスをしてしまい顛末書を作ることになったが作成方法がわからない」「顛末書に何を書けばいいのだろう」「例文を参考にして、しっかりとした顛末書を作成したい」

など、顛末書を書いたことがない社会人は多くの悩みを感じたり、わからないことがたくさんあるのではないでしょうか？

顛末書を書くということはミスをしてしまったということです。ミスを挽回したり、今後同じミスを繰り返さないためにも、適切な顛末書を作成する必要があります。信頼を回復するための最初の1歩ともいえるでしょう。

そこで今回は、社内外向けの顛末書の例文を紹介し、顛末書と始末書の違い、顛末書に記載する項目などを解説します。合わせて、作成のための5つのポイントも紹介していきます。はじめて顛末書を書くことになった社会人にとって、役立つ情報を発信していきます。これを読んで、顛末書作成の不安を解消しましょう。

【状況別】顛末書の例文2選

顛末書は社内向けと社外向けの2つがあります。ここでは状況別の例文を2つ紹介しましょう。

社内向けの顛末書の例文

社外向けの顛末書の例文

顛末書とは

社会人にとって顛末書を書く機会はそう多くはないでしょう。そこで、ここでは顛末書とは何か、顛末書と始末書の違いは何かといった基本的なことも補足的に説明しておきましょう。

顛末書はトラブルや不祥事の際に作成するレポート

顛末書は企業や組織がトラブルや不祥事を起こしてしまった時に作成するレポートのことです。この文書は、経緯と原因、さらにそれに対する対応策などを詳細に記録することが目的です。

トラブルや不祥事が発生した場合、正確な情報の提供・共有が求められます。関係者間で適切な情報共有を行うことによって、問題の沈静化や失った信頼の回復につなげられるのです。

そのため、顛末書には客観的な事実のみを記載し、主観的な意見や感情的な表現は極力避ける必要があります。また顛末書は事実の記載や報告に留まらず、後日同様の問題が発生しないように対策を立てる際の重要な資料ともなるのです。

顛末書と始末書の違いとは

顛末書と似た文書に「始末書」があります。どちらもトラブルや不祥事の際に作成する文書です。顛末書は組織的な対応を示す報告書であり、始末書は個人の責任と反省を述べる謝罪の書類といえます。以下に、それぞれの特徴について、より詳細に解説していきましょう。

• 顛末書
• 始末書

顛末書

顛末書は企業や組織で発生したトラブル・不祥事について記録する文書です。事象の内容、経緯、原因、関係者、対応、再発防止策などを詳細に記述します。社内向けのものと社外向けのものがあります。

顛末書は組織内外の関係者に対して、正確かつ客観的な情報を提供し、信頼性の維持や同様の問題の再発を防止することを目的としています。

顛末書の作成と共有は、透明性の高いコミュニケーションを促し、組織の説明責任を果たすための重要な文書といえるでしょう。

始末書

始末書は個人の過ちやミスに対して作成する文書で、反省点や今後の改善策を中心に記述します。

始末書では個人がなぜそのような行動をとったのか、その結果どのような影響があったのかを振り返り、将来同じ過ちを繰り返さないための行動計画を提示します。

始末書は基本的に社内の関係者に提出する反省文といった意味があるだけでなく、組織内の他のメンバーへの教訓としても機能します。

【関連記事】一発で分かる！始末書の書き方マスター術：効果的な文体と具体的な例文

顛末書に記載する項目

顛末書に記載する一般的な項目は次の通りです。

• 発生日時
• 発生場所
• 内容
• 当事者
• 経緯
• 原因
• 影響
• 対応
• 再発防止策

顛末書に必ず記載しなければならない項目はありません。基本的に社内のフォーマットを使うことで、抜け漏れは防げるでしょう。ただし問題やトラブルの全体像を伝えるためには、ある程度細かい項目が必要になります。

上記の項目を押さえておけばおおむね問題ないでしょう。特に、社内外の関係者からの信頼を取り戻すためには、再発防止策について具体的に記載しておくことが重要になります。

顛末書の書き方5つのポイント

大きなミスを起こしてしまった時、適切な顛末書を作成できれば信頼回復につながる可能性があります。また取引先に対して誠意を示すこともできるでしょう。その際重要になるのが以下の5つの作成ポイントです。

• 社内のガイドラインを確認する
• 5W1Hを意識して書く
• 箇条書きを使ってシンプルに記載する
• 感想や感情を書かない
• 数字を使って定量的に書く

社内のガイドラインを確認する

社内のガイドラインやフォーマットがあれば、それに準じて作成しましょう。企業や部署ごとにルールや様式が異なるケースがあるので、先輩や上司に確認することが大事です。組織の規定に則った顛末書を作成することで、上長への説明がスムーズに行えるでしょう。

もし自分勝手に作ってしまうと、あとで修正作業が必要になる場合があります。修正のムダを防ぎ、一貫性のある報告をするためにもフォーマット・ガイドラインの遵守が大切です。

5W1Hを意識して書く

顛末書を作成する際には、次の6つの視点を意識して、漏れの無いような記述することが重要です。

• 誰が(Who)
• 何を(What)
• いつ(When)
• どこで(Where)
• なぜ(Why)
• どのように(How）

事実関係を明確に示すことで、ミスの内容や原因、再発防止策などが正確に伝わります。これらの視点を意識しながら客観的な情報を網羅的に記載することが求められます。

箇条書きを使ってシンプルに記載する

顛末書は上長や関係者が迅速に内容を理解できるように、箇条書きを活用するなど、簡潔かつわかりやすい記述を心がけましょう。

ポイントを整理して明確に示すことで、読み手に正確に伝わりやすくなります。長文でまとまりのない表現は避け、簡潔でわかりやすい記述にすると、誤読や認識の齟齬も防げます。

感想や感情を書かない

顛末書は客観的な事実関係の報告が主な目的です。そのため自身の感想や感情を含めてしまうと、中立性が失われてしまいます。ミスやトラブルの内容や原因、再発防止策などについて、客観的な事実に即した記述を心がけましょう。

さらに事実ベースの記述によって、今後の対策や改善策を立案する時に役立ちます。また読み手も事実のみに焦点を当てて、より客観的な判断が可能になるのです。

数字を使って定量的に書く

顛末書では可能な限り、数字を用いて事象を定量的に記述することが求められます。数字を用いることであいまいさを排除でき、トラブルやミスの程度を客観的に評価できます。

例えば、「多くのクレームがあった」と記述するよりも、「顧客から10件のクレームを受けた」とする方が問題の深刻さや緊急性を明瞭に伝えることができます。

また対策への評価を行う際、数値で表現することで、改善策がどれだけ効果を上げたかを定量的に示すこともできるのです。

報告する人と読み手の認識をそろえるためにも、定性的な書き方よりも定量的な記述を心がけることでわかりやすい文書が作成できます。

まとめ

本記事では、顛末書の書き方と具体的な例文を紹介し、顛末書作成の際に心がけるべき5つのポイントを解説しました。

顛末書は発生したトラブルやミスに対して、経緯、原因、再発防止策などを明確に記載し、関係者に報告するための文書です。社内外向けの例文を参考にしながら、ガイドラインに準じて、客観的に記述することが求められます。また数字を用いた定量的な表現を心がけることで、より具体的で信頼性の高い報告書が作成できるでしょう。

顛末書の正しい書き方を身につけることで、問題解決に向けた適切なアクションを実行し、失った信頼の回復につなげましょう。

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