ノウハウや知識をオープンにすることで属人化を防ぎ、円滑なコミュニケーションを促す「情報共有ツール」。「会社全体の生産性向上を図る」、「チームや組織における業務改革を進める」など、さまざまな目的で利用されていますが、「情報共有ツール」とはそもそも何なのか、ご存じない方もいるでしょう。 この記事では情報共有ツールとは何なのかを理解いただき、企業に導入すると、どのような効果がもたらされるかご紹介します。
おすすめの情報共有ツール「Qiita Team」
Qiita Team（キータチーム） は、誰でも「かんたん」に読みやすい記事が書ける、社内向け情報共有サービス。チームのコミュニケーションを活性化し、ともに成長し合える場をご提供します。登録実績6,278社！！
情報共有を企業内で推進する理由とは？
情報共有を社内で推進するためには、社員が情報共有の重要性やその意味を理解する必要があります。
情報共有の重要性
チームや組織において情報共有は必須要素です。個々人の持つスキルやノウハウを連携して業務の効率化を図る、異なる専門性を持つ組織と組織がコラボレーションして新たな事業を起こすなど、改革や改善をもたらす手助けをするのが情報共有ツールです。
情報共有の本質的な意味
情報共有とは「蓄積・共有・活用」の3つの行為を意味しています。情報共有の実践においては、これら3つのキーワードを意識した施策を行うことが重要です。情報共有とは何かを深く考えず、機能が優れている情報共有ツールを導入しても、本来の意味が理解されていなければ、社内での情報共有をスムーズに行うことができません。 情報共有の本質的な意味について知りたい方は、こちらをご覧ください。
情報共有ツールの特長を理解する
情報共有ツールは、ファイルやドキュメントを簡単に共有することができるツールです。ファイルやドキュメントの共有が簡単になることで、複数人での共同作業が円滑になります。
情報共有ツールによっては、タスク管理、スケジュール管理、コメント投稿などが可能なので、ドキュメント共有にとどまらない活用ができます。さまざまな情報を共有することで、チームや組織内の業務連携が円滑になり、生産性向上へとつながります。
生産性を高めるファイル・ドキュメント共有機能
ファイル・ドキュメント共有機能は情報共有ツールの重要な機能です。ファイルやドキュメントを共有することで、個人のノウハウや知識が、ほかの社員にも利用できる価値ある情報となります。 例えばみなさんの周りには、ほかの社員と同じように仕事をしているにも関わらず成績のいい社員や、業務をこなすスピードが段違いに速い社員はいませんか？ そういった生産性の高い業務を実践している社員は、彼らなりにやり方を試行錯誤して、優れたコツやノウハウを身につけている可能性があります。 そこで彼らのノウハウや知識をマニュアルやFAQといったドキュメントにまとめて共有します。ほかの社員の業務改善につながり、結果としてチームや組織全体の生産性を高めることができます。
コメントいいね機能
情報共有ツールには他人の投稿にコメントを残したり、「いいね」などのリアクションをする機能がついているものもあります。コメントやいいね機能によって、メンバーに自分の投稿が見られている意識を持つことができるので、積極的に共有する姿勢が生まれます。また共有された情報はコメントを通じてブラッシュアップされていくことになり、ファイルやドキュメントの質が高められていきます。
ほかサービスとの連携機能
情報共有ツールは、外部サービスとの連携できるものもあります。Qiita Teamであれば、例えばメッセンジャーツールとして有名なSlackとの連携機能が用意されています。外部サービスとの連携によって業務効率を上げていくことが可能です。
企業が情報共有ツールを導入するメリット
企業が情報共有ツールを導入する際の判断基準として、費用対効果を考える必要があります。そこで企業が情報共有ツールを導入する際のメリットを簡単にまとめます。
属人化を防いで価値あるものにする
企業には、社員それぞれがさまざまな知識や業務ノウハウを持っています。情報共有ツールを使って、知識や業務ノウハウを個人レベルに留まらせず、チームや組織のもとにできます。その結果、社員全体で知識や業務ノウハウが共有され生産性の向上につながります。
円滑なコミュニケーション
情報共有ツールには、自分が書いたドキュメントに対してメンバーからのコメントをもらえる機能や「いいね」といった絵文字機能が実装されており、社員同士で円滑にコミュニケーションを図ることが可能です。円滑なコミュニケーションは、積極的な情報共有を推し進め、企業に点在している情報がより価値ある情報として活用できるようになります。
導入事例：株式会社サイバーエージェント（Qiita Team）
ここで株式会社サイバーエージェント様がQiita Teamを導入した事例を簡単に紹介します。 導入前の最初の課題として「子会社間の業務に関するノウハウの共有を容易にしたい」というのがありましたが、Qiita Teamの導入よってノウハウの共有が活発になり、企業文化が変わったと言います。
具体的には 1.「ドキュメントを残して共有しやすくなった」 2.「今まで関わりのなかった社員について人となりが分かるようになった」 3.「エンジニアの技術力向上につながった」 などがあります。
Qiita Teamを導入することで、些細な情報でも共有を行い、社員間でのより良いコミュニケーションが図られ、それまで接点のなかった社員との連携も生まれたようです。
また、エンジニアにとって関心が高い、他の社員が持つ技術に関するノウハウをQiita Teamに集約することで、業務の効率化にもつながっています。 詳しくは300人のエンジニア組織を横断下Qiita Teamの活用術とは！？にありますので是非参照してみてください。
まとめ
情報共有ツールは、ドキュメント共有機能に加えて、コミュニケーションの活発化など企業に多くの効果をもたらします。情報共有の重要性、本質的な意味、情報共有ツールの特長を理解した上で導入を検討されることをおすすめします。
