初めて進捗確認のメールをすることになった人の中には、「どうやって書けばいいのか分からない…」と悩む人は多いのではないでしょうか？
ビジネスにおいて、プロジェクトを時間通りに進めるためには、作業の進行状況をチェックする「進捗確認メール」が欠かせません。仕事では、すべてのタスクには期日が設定されており、これらの期日を守るためには、業務の進行具合を確認し、計画通りに物事を進める必要があります。
この記事では、相手を不快にさせずに進行状況を確認するためのマナーやポイントを解説します。また、すぐに利用可能な例文も紹介するため、ぜひ実務に役立ててください。
無駄を削ぎ落とした情報共有ツール【Qiita Team】
⇒【公式】https://teams.qiita.com にアクセスしてPDFを無料ダウンロード
【タイミング別】進捗確認メールの例文4選
プロジェクトや業務の進行状況を把握するために欠かせない進捗確認メールですが、その送信タイミングによって書き方や伝え方には細心の注意が必要です。この章では、状況に応じた適切な進捗確認メールの書き方について紹介します。
期日前の進捗状況確認メールの例文
期日にまだ余裕があっても、事前に進捗を確認することで、今後の円滑な取り組みが期待できます。このアプローチは、以下の状況にも適応可能で、早期の問題発見や解決に役立ちます。
- 締め切りが設けられていない
- 厳守すべき納期がある
- 先方での検討状況
- 依頼から相当期間が経過している
以下は、期日前に進捗状況の確認をしたい場合のメール例文です。
| 宛先 | qiita.team@gmai1.com |
| 件名 | ××プロジェクト提案書のご提出につきまして（△月△日まで） |
| ◯◯株式会社 ◯◯ 様 いつもお世話になっております。 〇〇（あなたの会社名）の〇〇（あなたの名前）です。 先日は貴重なお時間をいただき、心より感謝申し上げます。以前お話しした××プロジェクトに関する提案書のご提出期限が近づいておりますので、ご連絡しました。 ご進捗はいかがでしょうか。 ご多忙の中恐縮ですが、進捗に関するご報告をいただけますと幸いです。 また、何かお手伝いできることがございましたら、お声がけくださいませ。 引き続き、宜しくお願い申し上げます。 | |
期日の翌日の進捗確認メールの例文
期日を1営業日過ぎた際のフォローアップは、できるだけ早い時間帯に進捗確認メールを行うことで先方からの対応が得やすくなります。例えば、支払いや納品が遅れている場合でも、「現状を教えていただけると助かります」と伝えることで、相手が返信しやすくなり、次のステップを考えるきっかけになります。
また、自分たちが提供できるサポートを提示し、協調的な姿勢を示すことも重要です。
以下は、期日翌日の進捗確認メールの例文です。
| 宛先 | qiita.team@gmai1.com |
| 件名 | 【再確認】◯◯御見積書のご確認をお願いします |
| 株式会社◯◯ ●●様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の▲▲と申します。 先日、MM月DD日にお送りした「◯◯御見積書」は ご確認いただいておりますでしょうか。 念のため、前回のメールの内容と御見積書を再度添付いたします。 — （概要） — ご質問等ございましたら、お気軽にご連絡ください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 | |
3度目の進捗確認メールの例文
複数回のメール連絡にも関わらず、進捗の確認がまだ取れていない場合、慎重に次のステップを踏む必要があります。これまでのやり取りと状況を踏まえ、次の連絡では少々力を込めて状況を伝えることも考慮に入れましょう。
以下は、3度目に進捗確認のメールを送る場合の例です。
| 宛先 | qiita.team@gmai1.com |
| 件名 | 【再確認】◯◯プロジェクト進捗に関して/MM月DD日（〇）まで |
| 〇〇株式会社 〇〇様 いつも大変お世話になっております。株式会社△△の▲▲です。 度々のご連絡となり恐縮ですが、先日と先々日に進捗状況に関する メールを送信させていただきましたが、まだお返事を頂けていないようです。 プロジェクトのスケジュール上、早急に現状を把握したいと考えております。 お忙しい中恐れ入りますが、MM/DDまでにご対応いただけますと幸いです。 また、何かご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。 念のため、前回のメール概要と添付ファイルを再送いたします。 — 送信日時：MM/DD/YYYY 件名：◯◯プロジェクトに関するお願い 概要：プロジェクトの詳細と次のステップについて — よろしくお願いいたします。 | |
進捗確認メールに返信がない場合
進捗の確認について返事がない時でも、相手を圧迫するような催促は控えてください。前に送ったメールに返信する形で、そのメールの内容が下に見えるようにすると、これまでのやり取りを思い出す場合もあります。
相手が忙しいかもしれないことを考慮し、忍耐強く待つことも大切です。
| 宛先 | qiita.team@gmai1.com |
| 件名 | 【ご確認依頼】◯◯プロジェクト進捗について |
| 株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の〇〇です。 先日お送りした進捗確認のメールにつきまして、まだご返信を いただいておりませんでしたので、改めて確認させていただきたくメールいたしました。 万が一、既に対応いただいている場合や、何か誤解がある場合は、ご容赦ください。 このプロジェクトは私たちにとってとても大切なので、 現在の状況を教えていただけると助かります。 お忙しい中とは思いますが、△月△日までにお知らせいただけると嬉しいです。 また、何かご不明な点やご支援が必要な場合は、お気軽にお知らせください。 何卒、宜しくお願い申し上げます。 | |
無駄を削ぎ落とした情報共有ツール「Qiita Team」
リアルタイムで記事を編集・更新できるため、常に最新の情報を共有できます。これにより、メールの行き違いや情報の確認ミスを減らせます。
⇒【無料】https://teams-center.qiita.com/new にアクセスして試してみる
進捗確認への返信メールの例文2選
進捗確認メールへの返信は、プロジェクトの進行状況を伝えるだけでなく、相手とのコミュニケーションを維持し、信頼関係を築く重要な機会です。ここでは、期日前の進捗確認への返信と、期日を過ぎてしまった場合の返信メールの例文を2つ紹介します。
期日前の進捗状況確認への返信メール例文
進捗状況を問い合わせるメールを期日前に受け取った場合、現在の進捗を丁寧に報告し、必要に応じてサポートを求めることができます。
以下がその一例です。
| 宛先 | qiita.team@gmai1.com |
| 件名 | 【進捗報告】◯◯プロジェクトについて |
| 株式会社◯◯ ●●様 いつも大変お世話になっております。 株式会社△△の▲▲です。 先日いただいた進捗状況の確認に関するメールにつきまして、 現在の状況をご報告いたします。 ◯◯プロジェクトについては、現在予定していた工程に沿って進行中であり、 特に大きな遅れは発生しておりません。 （具体的な進捗状況） ご不明な点やさらに詳細な情報が必要な場合は、お気軽にご質問ください。 今後もスムーズに進行できるよう、引き続きご協力を賜りますようお願い申し上げます。 | |
期日が過ぎてしまってからのメール例文
期日を過ぎてしまい、進捗状況について問い合わせがあった場合、現状の説明と共に謝罪の意を示し、今後の対応を伝えることが大切です。
以下がその一例です。
| 宛先 | qiita.team@gmai1.com |
| 件名 | 【進捗報告とお詫び】◯◯プロジェクトについて |
| 株式会社◯◯ ●●様 いつもご協力いただき、誠にありがとうございます。 株式会社△△の▲▲です。 先日は進捗状況のご確認をいただき、ありがとうございました。 お手数をおかけして申し訳ございませんが、期日を過ぎてしまった現状と、 その理由についてご報告させていただきます。 （具体的な進捗と遅れの原因） この遅れによりご迷惑をおかけしていることを深くお詫び申し上げます。 今後の対応計画としては、（具体的な計画と期日）を予定しております。 何卒ご理解賜りますよう、お願い申し上げます。 | |
無駄を削ぎ落とした情報共有ツール「Qiita Team」
リアルタイムで記事を編集・更新できるため、常に最新の情報を共有できます。これにより、メールの行き違いや情報の確認ミスを減らせます。
⇒【無料】https://teams-center.qiita.com/new にアクセスして試してみる
進捗確認メールをする際に気をつけるべき3つのマナー
効果的に情報を伝えるためには、いくつかのマナーを守る必要があります。ここでは、進捗確認メールをする際に気をつけるべきマナーを３つ解説します。
- 内容は分かりやすく簡潔に書く
- 返信が欲しい場合は期日を記載する
- 行き違いの可能性を記載する
内容は分かりやすく簡潔に書く
進捗確認メールでは、内容を分かりやすく簡潔に書くことがマナーです。長すぎるメールは読むのが大変なため、重要な情報が埋もれてしまう可能性があります。
メールの目的を明確にし、必要な情報だけを簡潔にまとめましょう。具体的には、どのプロジェクトの何について進捗を確認したいのかなどを伝え、関連する詳細は簡潔に記述します。用件が明確であれば、相手も返信しやすくなります。
返信が欲しい場合は期日を記載する
進捗確認メールに返信が欲しいときは、返信期日を明記することもマナーです。たとえば「○月○日までにご返信いただけますと幸いです」と、期日を指定しましょう。期日を設けることで、メールの受け手は返信の優先度を把握しやすくなり、期限内に適切な対応をすることができます。
ただし、期日を設定する際は、受け手が返信を準備するのに十分な時間があることを確認し、現実的な期限を設けることが大切です。また、なぜその期日までに返信が必要なのか、理由を説明することも効果的です。これにより、メールの重要性が受け手に伝わり、返信を促すことができます。
行き違いの可能性を記載する
進捗確認メールを送る際は、行き違いの可能性も記載すると良いです。「行き違いになっていましたら申し訳ありません」といった表現を加えると、相手に配慮が伝わります。これは、あなたが既に情報を持っている可能性や、何らかの事情で既に問題が解決している可能性を考慮していることを伝えることができます。
進捗確認メールを作成する際の3つのポイント
ここでは、進捗確認メールを送る際に気をつけたい3つのポイントを解説します。
- 相手に配慮した書き方にする
- ギリギリになって確認しない
- 何度も催促のメールをしない
これらのポイントを押さえることで、メールの受け手は内容を理解しやすくなり、適切なアクションを取りやすくなります。ぜひ、取り入れてみましょう。
相手に配慮した書き方にする
進捗確認メールを書く際には、相手に配慮した表現を心がけましょう。要望を伝えつつも、相手を急かすような印象や、業務が遅れていると非難するようなニュアンスは避けることが大切です。このようにすることで、メールの受け手がプレッシャーを感じることなく、ポジティブに対応することができます。
ただし状況によっては、迅速な対応が必要な場合もあります。そのような時は、緊急の必要性を認識してもらうためにも、その理由を丁寧に説明し、理解と協力を求める姿勢を示します。相手の立場を尊重することを忘れずに、建設的なコミュニケーションを取ることがポイントです。
ギリギリになって確認しない
進捗確認メールは、締切の直前に行うのではなく、余裕をもって実施することが大切です。締め切りギリギリになって確認しないようにしましょう。
進捗確認メールを期限ギリギリにしてしまうと、たとえ小さな調整だけが必要だったとしても、時間的な余裕がなくなってしまい、結果としてプロジェクトが遅延する可能性があります。期限にゆとりをもって進捗を確認することで、予期せぬトラブルにも柔軟に対応できるようになります。
何度も催促のメールをしない
進捗確認メールは、頻繁に催促をする行為は控えましょう。特に、約束された期日を迎える前に何度も確認メールを送ることは、相手のプレッシャーになってしまったり、信頼関係を損ねる原因になりかねません。
進捗の確認は必要ですが、尊重と信頼を基にしたコミュニケーションを心がけることが大切です。状況に応じた柔軟な対応を心がけることで、スムーズなプロジェクト運営に寄与し、双方にとって建設的な関係を維持できます。
無駄を削ぎ落とした情報共有ツール「Qiita Team」
リアルタイムで記事を編集・更新できるため、常に最新の情報を共有できます。これにより、メールの行き違いや情報の確認ミスを減らせます。
⇒【無料】https://teams-center.qiita.com/new にアクセスして試してみる
まとめ
本記事では、進捗確認メールの書き方やマナーについて詳しく解説しました。進捗確認はプロジェクトをスムーズに進めるために欠かせない要素ですが、効率的な情報共有には適切なツールを選択することも時には有効です。
たとえば、進捗確認には「Qiita Team」のような情報共有ツールの活用がおすすめです。Qiita Teamを利用することで、進捗を確認したい情報を一元管理でき、チーム内のコミュニケーションが円滑に行われます。また、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで共有できるため、メンバー間の認識の齟齬を防ぎ、より効率的な作業進行が可能です。
