【無料あり】日報管理ツールで日報作成を簡単に！メリットやおすすめツール比較15選

と考えているチームリーダーや管理者は多いのではないでしょうか？

日報管理ツールを導入することで、報告内容の標準化や自動保存機能により、作成から共有までの効率が向上します。これにより、現場やオフィスのチームメンバー全員がリアルタイムで進捗状況を把握し、データの確認や見直しが容易になります。

本記事では、無料で試せる日報管理ツールから、現場の状況に応じた機能を持つ各種ツールを幅広く紹介します。プロジェクト管理も可能なツールや自社で作成できるツールの活用も含め、チームに適した日報管理方法を検討する参考にしてください。

日報管理ツールとは？

日報管理ツールは、日々の業務内容や進捗をデジタルで記録・共有するシステムです。プロジェクトの進捗や作業状況をリアルタイムで確認できるため、業務データを一元管理しやすくなります。

また、ツールの導入によってデータの記録・保存が簡単になるほか、チーム内での迅速な情報共有も可能です。関係者全員がタイムリーに情報を閲覧・共有できるため、従来の紙やスプレッドシートでの管理よりも負担が少なく、業務を効率よく進められる環境を整えることができます。

紙ベース管理との違い

紙を使った日報管理は、手書きで作成し、回覧や承認を待つために手間や時間がかかることが多くあります。また、過去の報告書を探す際には、ファイルや書類を一つひとつ確認しなければならず、手間がかかる点も課題です。さらに、複数のチームや現場がある場合、情報が全員に行き渡るまでに時間がかかり、スムーズな情報共有が難しいこともあります。

一方、日報管理ツールはオンライン上で共有でき、関係者がいつでも確認できるため、遠隔地のチームや上司もすぐに報告内容を把握できます。また、日付やキーワードで報告を検索できるため、過去の記録も見つけやすいです。さらに、現場の写真やファイルを添付できるため、状況を記録でき、情報の伝達が正確に行われやすくなります。

日報管理ツールの種類

日報管理ツールは、企業の目的や使用シーンに応じて、大きく3つのタイプに分類されます。

1. コミュニケーション型
チーム内での情報共有や協力を促進するためのツールです。このタイプでは、コメントやリアルタイムでのフィードバック機能が充実しており、現場の状況や報告内容について即座に確認や意見交換ができます。プロジェクトの進行状況や課題をメンバー間で把握しやすく、業務の円滑化をサポートします。

2. システム連携型
既存の社内システムとの統合を重視したタイプで、勤怠管理やタスク管理などのツールと連携が可能です。これにより、情報が一箇所に集約され、業務全体の流れを管理することができます。また、システム連携型はデータ入力の二重作業を減らし、データの一貫性も確保できる点が特徴です。

3. 作業日報特化型
現場作業や外回り業務に特化した日報ツールで、GPS機能や写真・動画の添付機能が備わっていることが多いです。現場での作業内容や位置情報をリアルタイムで記録でき、遠隔地のチームや上司も現場の状況を詳細に把握することが可能です。

それぞれのタイプの特徴を理解し、自社の業務に適したものを選ぶことが効果的な運用につながります。

日報管理ツールに出来る5つのこと

ここでは、日報管理ツールを導入することで得られる5つの効果について解説します。

• 業務の効率化
• 社内コミュニケーションの活性化
•  進捗状況のリアルタイム共有
• セキュリティとバックアップ機能
• サポートとトライアル期間の活用

業務の効率化

日報管理ツールの導入は、日々の報告業務を進めるための強力なサポートとなります。ツール内にあらかじめ用意されたテンプレートを使用することで、報告に必要な情報を短時間で入力でき、記入漏れやデータの散逸も防げます。また、自動集計や記録の一元管理機能により、データをすぐに分析や報告に利用できる点が特徴です。

さらに、モバイル端末からもアクセス可能なツールであれば、外出先や現場からでも即座に記録ができるため、場所に制約されることなくタイムリーに報告が完了します。これにより、現場の作業と管理業務の間での連携が可能になり、作業時間の短縮や、報告内容の確認・承認の迅速化につながります。

社内コミュニケーションの活性化

日報管理ツールには、社内での情報共有を支える機能が充実しており、日々の報告や業務進捗の確認を通じたコミュニケーションがしやすくなります。例えば、コメント機能やリアクション機能を備えたツールでは、上司や同僚からフィードバックを迅速に受け取れるため、報告内容に対する意見交換も行いやすくなります。

また、リモートワークや多拠点での業務が増えるなか、メンバーの業務状況がリアルタイムで把握できるため、必要に応じてフォローアップが可能となり、業務上の連携をとりやすくする効果が期待できます。

さらに、こうした機能を活用することで、通常のメールや対面でのやり取りが減少し、コミュニケーションを目指しやすくなります。コミュニケーションが整いやすい環境を整備することで、日常業務の連携や相談がスムーズになり、業務の進行が支えられるでしょう。

進捗状況のリアルタイム共有

日報管理ツールの中には、業務の進捗をリアルタイムで確認できる機能を備えたものもあります。これにより、チームの作業状況が一目で把握でき、タスクの進行具合や遅延リスクが即時に分かるため、迅速なフォローが可能です。

また、メンバー間の進捗が見えることで、各自の役割や目標が明確になり、必要に応じたサポートやタスクの調整が円滑に行えます。こうしたリアルタイムの可視化機能は、特に複数のプロジェクトが進行する環境での情報伝達や、業務の滞りを防ぐ効果が期待されます。

セキュリティとバックアップ機能

日報管理ツールを導入する際には、データのセキュリティ対策とバックアップ機能がどの程度備わっているかを確認することが重要です。日報には企業の機密情報や業務上の重要なデータが含まれることが多く、アクセス制限やデータの暗号化機能、さらには不測の事態に備えた自動バックアップ機能が必須です。

たとえば、アクセス権限の細かい設定が可能なツールを利用することで、特定のメンバーのみが情報を閲覧・編集できるようにするなど、情報漏えいを防ぐ対策を講じることができます。また、バックアップ機能により、システム障害や操作ミスでデータが失われても迅速に復旧でき、安心して利用を続けることができるでしょう。

サポートとトライアル期間の活用

日報管理ツールの選定には、サポート体制やトライアル期間の有無も大切なポイントです。特にツール導入後の初期段階では、操作方法や設定の問い合わせが必要になることがあるため、電話やチャットでのサポートが利用できると安心です。ツールの中には24時間サポートや、導入時の初期設定を支援してくれるサポートサービスを提供しているものもあります。

また、日報管理ツールでは、無料のトライアル期間を提供しているツールもあるため、実際に操作してみることで、自社の業務に適した機能や使い勝手を確認することができます。トライアル期間中に社内のメンバーの反応をチェックし、必要に応じて他のツールとも比較して、導入後のイメージを掴んでおくと良いでしょう。サポートとトライアル期間を活用することで、最適な日報管理ツールを選ぶ判断材料になります。

日報管理ツールの主な機能

【比較表あり】おすすめ日報管理ツール14選

ここでは、日報管理に役立つおすすめのツールを14種類ご紹介します。

日報くん:現場の報告を簡単に作成・管理できるツール

（出典：日報くん）

「日報くん」は、スマートフォンやPCからアクセスできるクラウド型の日報管理ツールです。社員は外出先や出張先からでも簡単に日報を提出でき、管理者はリアルタイムで業務の進捗状況を確認することが可能です。また、プロジェクトごとに作業時間や工数を集計し、業務効率の把握や報告がスムーズに行えるよう工夫されています。特に、社外での業務が多い企業や専門職の従業員が多い場合に適しており、日報管理と集計作業を支援します。

日報くん公式サイトへ

Qiita Team:チーム間の情報共有に特化したシンプルで使いやすいツール

Qiita Teamは、社内の知識やノウハウを効率よく共有するための情報管理ツールです。日報作成だけでなく、業務に役立つ情報やナレッジをチーム全体で蓄積・共有できるのが特徴です。

シンプルなエディタを備え、直感的に使えるデザインのため、専門知識がなくても容易に操作できます。コメント機能やタグ付けが充実しており、プロジェクトやテーマごとに情報を整理して活用できるようになっています。また、Slackなど他の社内ツールと連携することで、業務の進捗確認や迅速なフィードバックが可能になり、リモートワークの環境でもスムーズに活用できる点も魅力です。

welog:簡単操作でプロジェクト管理も兼ね備えたツール

welogは、組織内の情報を一括して管理できる仕組みを提供します。画面は見やすく整理されており、初めて使う人でも迷わず日報を作成・共有できます。また、グループや作成者ごとに絞り込める検索機能を備え、必要なデータをすぐに見つけられます。この機能により、報告や進捗確認にかかる時間を短縮できます。

welog公式サイトへ

NICE営業物語Smart3:営業日報に特化し、マルチデバイス対応のツール

（出典：NICE営業物語Smart3）

NICE営業物語Smart3は、営業活動を支援する日報管理ツールで、営業日報の作成や顧客管理に特化しています。PC、スマートフォン、タブレットといった複数のデバイスに対応しており、外出先からでも営業状況をリアルタイムで記録・共有できます。

訪問予定や営業進捗の記録を簡単に入力できるため、営業担当者が活動できる環境が整います。上司やチーム内での情報共有もスムーズに行えるため、指示やフィードバックが迅速に伝わる仕組みが構築されます。さらに、データの分析機能を備えており、営業活動の傾向を可視化することで、今後の戦略策定や営業目標の改善に役立ちます。

NICE営業物語Smart3公式サイトへ

Zoho Projects:プロジェクトと日報を一元管理できるカスタマイズツール

（出典：Zoho Projects）

Zoho Projectsは、プロジェクト管理に優れたツールで、プロジェクトの進捗管理と日報を記録・確認できる柔軟なカスタマイズ機能が特徴です。タスクの割り当てや進捗状況の追跡が簡単に行えるだけでなく、プロジェクトごとに日報をまとめて報告できるため、管理者も全体の作業状況を把握しやすくなります。

ガントチャートやカレンダー機能でタスクの進行を確認でき、リモートワークや複数チームでの業務でもプロジェクトの連携が取りやすい設計です。Slackなどの他のツールと連携可能なため、作業効率の向上とコミュニケーションがスムーズに行える点もメリットといえます。

Zoho Projects公式サイトへ

わくレポ！:現場作業報告に特化し、スマホでの報告できるツール

（出典：わくレポ！）

わくレポ！は、特に建設現場や工事現場などでの利用に適した現場作業報告専用のツールです。スマートフォンから簡単に報告内容を入力でき、写真や動画の添付機能により、現場の状況を正確に報告することが可能です。

さらに、GPS機能を備えており、報告の位置情報も記録できるため、現場の進行状況や作業場所がわかりやすく、管理者が遠隔からも現場の様子を把握できます。リアルタイムで報告内容が確認できるため、迅速な対応が求められる現場環境でも重宝されるツールです。

わくレポ！公式サイトへ

kintone：高度なカスタマイズ機能を備えた業務管理プラットフォーム

（出典： kintone）

kintoneは、サイボウズが提供する業務管理プラットフォームで、ノーコードで業務アプリを構築できる高いカスタマイズが特徴です。日報管理にも応用でき、各社のニーズに合わせて入力項目や報告フォーマットを自在に設定できるため、業務に最適な日報システムが構築可能です。

コメント機能やリアクション機能も備えており、チームメンバー同士での情報共有やフィードバックがしやすく、進捗状況をリアルタイムで確認できます。さらに、他のシステムやアプリと連携してデータを一元化できるため、複数ツールを用いた管理が不要になり、情報の集約が容易に行える点もkintoneの強みです。

kintone公式サイトへ

Asana：プロジェクト管理も可能な日報ツール

（出典： Asana）

Asanaは、プロジェクト管理を中心に設計されたツールで、日報としても活用できる柔軟性が特徴です。タスクの管理や進捗確認が行えるため、チーム全体でプロジェクトの流れを把握しやすく、リモートワークでも情報共有がしやすい設計です。

日報として使用する場合、各メンバーがタスクを完了するとともに成果や進捗内容を記録し、チームメンバーや上司がリアルタイムで確認できるため、業務の透明性が高まります。また、チャットやコメント機能を通じて意見交換ができ、チームでのコミュニケーションをに進めることが可能です。

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Trello：ビジュアルで進捗管理ができるツール

（出典：Trello）

Trelloは、タスクをカード形式で管理するビジュアル重視のプロジェクト管理ツールで、日報や業務報告にも対応可能です。カンバンボード形式のインターフェースを備えており、タスクをドラッグ＆ドロップで移動できるため、進捗状況をひと目で把握できます。

各カードには、コメントや添付ファイル、チェックリストなどの機能を追加でき、日報としても活用が可能です。メンバー間の共有やフィードバックが容易に行えるため、タスクや進捗内容を管理できるのがポイントです。シンプルな操作性に加えて、SlackやGoogle Driveといった他ツールとの連携も豊富で、柔軟なチームワークが可能です。

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Backlog：タスク管理と日報共有の一体化

（出典：Backlog）

Backlogは、プロジェクト管理と日報機能を兼ね備えたツールで、特にITや開発プロジェクトにおいて利用されています。タスクの管理はもちろん、プロジェクトごとの進捗報告や問題点を視覚的に把握でき、必要に応じてコメントや添付ファイルで詳細を共有可能です。

また、課題管理やバージョン管理機能があり、特にチームでの開発やデバッグの進捗を共有するのに役立ちます。日報として活用する際も、各プロジェクトの進行状況や日々の作業報告を一元化できるため、チーム全体の作業状況が見えやすく、タスクの割り当てや優先順位付けも容易に行えます。

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Stock：ドキュメントと情報の一元管理

（出典：Stock）

Stockは、業務上の情報やドキュメントを簡単に一元管理できるツールで、特にノウハウの蓄積や共有に適しています。ノート形式でメモを残せる機能があり、日報や議事録、タスクの記録にも対応可能です。

シンプルな操作で、検索機能やフォルダ機能を使いながら情報にすぐアクセスできるため、メンバー間での情報共有がスムーズに行えます。メールのように情報が埋もれず、必要なときにすぐ確認できるため、忙しい現場でも活用できます。

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Notion：自由度の高いタスクと日報管理ツール

（出典：Notion）

Notionは、メモやタスク管理、日報作成などさまざまな用途に対応できるツールです。テンプレート機能が豊富で、日報やプロジェクト管理をカスタマイズして作成でき、ドキュメントやタスク、スケジュール管理を行うことが可能です。

テキストだけでなく、表や画像、データベースも統合できるため、チーム全体で情報を共有しやすくなります。シンプルな操作により、初心者から上級者まで幅広く使えるのが特徴です。

FieldPlus：シンプルで操作性が高い日報アプリ

（出典：FieldPlus）

FieldPlusは、現場での作業報告を効率化するために開発された日報管理アプリです。スマートフォンやタブレットから簡単に日報を入力・提出できるため、現場スタッフの報告負担を軽減します。

GPS機能により、作業場所の記録や訪問先の確認が可能で、外出先での作業内容を正確に把握できるのが特徴です。さらに、写真添付やコメント追加機能があるため、現場の状況を報告できます。直感的なインターフェースで操作がしやすく、ITに詳しくないスタッフでもすぐに使いこなせる設計となっています。また、データの自動集計機能も備わっており、管理者側も進捗管理や報告内容の確認が行えます。

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WowTalk：現場チームでのコミュニケーションツールとして最適

（出典：WowTalk）

WowTalkは、社内向けのコミュニケーションツールで、現場での迅速な連携を重視して設計されています。主な機能には、チャットやビデオ通話、ファイル共有が含まれており、特にモバイル環境での利用に適しています。

現場スタッフ同士の情報交換や報告がリアルタイムで行えるため、作業の進捗確認や問題発生時の迅速な対応が可能です。また、専用サーバーでの運用やアクセス制限機能があり、セキュリティ面でも配慮されています。日報機能と連携して、報告内容の確認やフィードバックができる点が現場チームにとって大きなメリットです。

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日報ツールを自作することも可能

日報管理ツールは、GoogleカレンダーやExcel、Microsoft Teamsなどを活用することで自作も可能です。既存のアプリケーションを利用してコストを抑えながら、必要な機能を持たせた日報ツールを構築できます。

ここでは、各ツールを利用した自作方法とその特徴について解説します。

Microsoft Teamsとoffice365を連携させて日報アプリを作る（有料）

Microsoft TeamsとOffice365を活用することで、日報管理の効率を高めるカスタムツールが作成可能です。Microsoft Teamsの「プライベートチャネル」を使えば、選定したメンバーのみで日報を共有でき、WordやExcelで作成した日報の編集や管理も行いやすくなります。

また、Microsoft Formsを使用して日報専用のフォームを作成することで、チームメンバーが日報を入力しやすい環境が整います。例えば、日報に必要な「作業内容」「所要時間」「成果」などの項目を組み合わせた入力フォームを設計することで、日報の収集が可能です。FormsのデータはExcelやTeamsでリアルタイムに確認・共有できるため、全体の進捗管理がスムーズになります。

※1 Microsoft Teams：コラボレーションツールとして提供されるサービス。チャット、ビデオ会議、ファイル共有、タスク管理などの機能を統合したプラットフォーム

​​​​​​​※2 Microsoft Form：Microsoftが提供する無料のWebベースのフォーム作成ツール

エクセルで日報ツールを作る（無料）

Excelを使用すると、カスタマイズ可能な日報テンプレートを作成でき、データの記録や集計も行いやすくなります。例えば、「業務内容」「担当者」「作業時間」などの項目を用意し、各担当者がそれぞれ入力できるシートを作成することで、日報として活用可能です。

さらに、VBAを活用することで、データの自動集計やメール送信などの自動化機能も追加できます。必要に応じて、条件付き書式を活用し、進捗やタスクの重要度に応じた色分けを設定することで、見やすい日報シートを構築できます。Excelの日報テンプレートはシンプルな運用がしやすく、小規模なチームやプロジェクトでの利用に適しています。

Googleカレンダーで日報ツールを作る（無料）

Googleカレンダーに「カスタムフィールド」を追加して日報として使用する方法もあります。例えば、日報に必要な「業務内容」「進捗状況」「担当者」などの項目をイベントに入力し、各メンバーが毎日の活動を記録することで、シンプルな日報管理を実現できます。

また、カレンダー上で日報を一元管理することで、日ごとの業務内容や進捗を視覚的に確認しやすくなります。ただし、Googleカレンダーには日報専用の機能はないため、より詳細な分析やレポート作成が必要な場合は他のツールとの併用が推奨されます。この方法は、日報管理に必要な機能を手軽に導入したいチームに向いています。

まとめ

日報管理ツールは、業務報告を効率化し、チーム全体で進捗状況や情報を共有するために役立つツールです。この記事では、日報管理ツールの主要な機能やおすすめツール、導入前に確認しておきたい機能のほか、業務内容に応じた選び方についても解説しました。

適切なツールの導入により、日報作成が標準化され、報告内容の確認や共有が円滑に進みます。各チームの業務に合ったツールを選定し、業務管理や報告業務の改善に役立ててください。

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